Thuiswerken – ook als ik niet in Nederland woon?

Thuiswerken gaat niet meer weg en lijkt ook voor grenswerkers een diep gekoesterde wens. Het probleem is echter dat de huidige wetgeving niet meer van deze tijd is.

In het kort:

• De huidige wetgeving voor grenswerkers is niet meer van deze tijd.
• Op dit moment geldt een tijdelijke goedkeuring waardoor thuiswerken in een ander EU land geen impact heeft op de sociale zekerheidspositie.
• Voor de Belastingverdragen met onze buurlanden, heeft Nederland de wens uitgesproken om een drempelregeling af te spreken.
• Tot die tijd is het formuleren van solide beleid een absolute must. Denk hierbij onder meer aan; de loonheffingen, sociale zekerheidsuitkeringen, registratie, vaste inrichting, immigratie.

Nu het begint te vriezen en veel mensen willen besparen op de stookkosten, neemt werken op kantoor weer in populariteit toe. Vooral op dinsdag en donderdag staan we weer allemaal massaal in de file, op weg naar onze cubicle of belvloer. Echter in veel kantoren kun je op maandag en vrijdag een speld horen vallen en gaat de verlichting uit als je te lang (in je eentje) stilzit. Voor werknemers met een kantoorbaan, is thuiswerken een belangrijke arbeidsvoorwaarde geworden, hetgeen ook wel blijkt uit de vele afspraken die hierover gemaakt worden in CAO’s. Hoewel 2 dagen vanuit thuis en 3 dagen op kantoor werken inmiddels gangbaar is geworden, kunnen werknemers die in een ander land wonen voor verrassingen komen te staan. In situaties waarbij een grens ligt tussen thuis en de werkvloer is goed thuiswerkbeleid een absolute must. Zoals wel blijkt uit onderstaande praktijksituatie.

Complexe administratie

Welke HR manager heeft het nog niet mee gemaakt? Een werknemer spreekt met zijn teamleider af dat maandag en vrijdag de vaste thuiswerkdagen zijn en dat hij de overige drie dagen op kantoor werkt. Zich onbewust van de eventuele gevolgen gaat hij voortvarend aan de slag. Echter, als de werknemer tijdens een spreekuur samen met een medewerker van de belastingdienst zijn belastingaangifte invult, schrikt hij zich een hoedje. De werknemer woont niet in Nederland maar is een grenswerker en woont in België. Nu blijkt dat het salaris dat ziet op de thuiswerkdagen (40%) in België belast is. Het salaris dat ziet op de in Nederland gewerkte dagen (60%) is in Nederland belast. Hij heeft dus een heel ander netto salaris dan wanneer hij fulltime in Nederland gewerkt zou hebben. Daarnaast komt hij niet meer in aanmerking voor hypotheekrenteaftrek. En sterker nog, op basis van zijn werkpatroon zou hij eigenlijk in zijn woonland sociaal verzekerd moeten zijn. Dit heeft gevolgen voor de premies die hij en zijn werkgever moeten betalen (en dus ook op het netto salaris), maar ook op zijn uitkeringsrechten; denk aan zorgverzekering, kinderbijslag, ouderdomspensioen enzovoorts. Werkgever en werknemer krijgen daarnaast te maken met verhoogde administratieve complexiteit. Zo is de werkgever verplicht om in België te registreren voor de afdracht van de Belgische premies en moet er een zogenoemde schaduw salarisadministratie gevoerd worden. Tevens wordt de aangifte van de werknemer complexer doordat hij een teruggave voor de teveel ingehouden Nederlandse loonbelasting moet vragen en in België een aftrek ter voorkoming van dubbele belastingheffing.

Al met al niet iets waar de werknemer en zijn leidinggevende bij stil hadden gestaan – want het werk wordt immers uitgevoerd met een laptop en telefoon van de zaak en door alle online meetings maakt het sowieso niet uit waar gewerkt wordt. Gevoelsmatig wordt het werk in Nederland verricht. Het enige wat “buitenlands” aanvoelt, zijn de achtergrond filters van een tropisch strand die de werknemer tijdens online meetings gebruikt.

Beleid formuleren

In dit geval is er sprake van een voldongen feit en klopt de leidinggevende bij HR aan voor hulp. Gedane zaken nemen geen keer en er zal geanalyseerd moeten worden wat de gevolgen precies zijn en hoe hier mee om te gaan. Niemand zal ontkennen dat niks zo naar is als onverwachts geconfronteerd worden met een impact op het netto salaris dat vooraf niet was ingecalculeerd. Om nog maar te zwijgen over eventuele boetes, verkeerd opgebouwde pensioenrechten en een onjuiste ziektekostenverzekering.

Daarom is het advies om vooraf beleid te vormen over wat in een internationale situatie kan en wat niet. Bovendien, biedt internationaal hybrid work ook mooie kansen. Vooral in tijden van krapte op de arbeidsmarkt wordt de visvijver waarin naar talent gevist kan worden, groter als het werk ook (deels) op afstand kan gebeuren.

Vragen die bij het formuleren van beleid gesteld moeten worden, zijn onder andere;

• Welke doelstellingen wil ik met het beleid realiseren en wie komt ervoor in aanmerking?
• Hoe om te gaan met verschillen in netto salaris als gevolg van internationaal thuiswerken? En de toegenomen administratieve complexiteit?
• Wat is de impact van internationaal thuiswerken op de sociale zekerheidspositie van de werknemer? Wat betekent dit voor de uitkeringsrechten en hoe verhouden deze zich tot bovenwettelijke regelingen?
• Zijn er administratieve verplichtingen in het buitenland? Wat is de impact voor de payroll?
• En natuurlijk; kan ik van mijn grenswerkers vragen dat zij meer op kantoor in Nederland komen werken vergeleken met de collega’s die gewoon in Nederland wonen?
• Hoe zorg ik er voor dat iedereen van dit beleid en de gevolgen van internationaal thuiswerken op de hoogte is en hoe monitor ik dat iedereen zich er aan houdt?
• Daarnaast zijn er nog diverse andere onderwerpen die spelen, denk aan arbeidsrecht, immigratieverplichtingen voor niet EU-burgers, vennootschapsbelastingrechtelijke implicaties (het vaste inrichtingsvraagstuk), data privacy, enzovoorts.