Hoe we de poortwachtersrol bij fraude aanzienlijk kunnen verbeteren

De kans op fraude neemt toe en daarmee wordt het belang van preventie en detectie van fraude in de wettelijke controle groter.

In het kort:

• Fraude is een breed maatschappelijk probleem.
• Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat.
• Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur.

Het signaleren en opvolgen van fraude(risico’s) is een belangrijke verantwoordelijkheid. Tijdens het webinar Focus op Fraude waar ik gastheer mocht zijn en Joep Stassen de moderator was, spraken we met een aantal interessante gasten over de vraag hoe we fraude in toom kunnen houden. De verwachting is dat de kans op fraude in de toekomst zal toenemen. Het is van belang om in de komende jaren structureel aandacht te geven aan preventie door ondernemingen en aan detectie en opvolging van frauderisico’s in de wettelijke controle. Dit bespaart organisaties op den duur veel geld en voorkomt reputatieschade en maatschappelijke disruptie.

Strengere interne controles voorkomt fraudes

Fraude kost de maatschappij enorm veel geld. Asset misappropriation vindt veelvuldig plaats maar verslaggevingsfraude heeft financieel gezien bijna zes keer zoveel impact. Welke ontwikkelingen nemen we waar en welke nieuwe vormen van fraude zien we? Jan Bouwens – Hoogleraar bij de Universiteit van Amsterdam: ‘Fraude doet zich in vele gedaantes voor, zowel intern, extern en in combinatie. Uit een klein onderzoek voorafgaand aan dit webinar is gebleken dat gelet op de macro-economische ontwikkelingen, ruim 84% van de ondervraagden in de toekomst meer fraude verwacht. Als belangrijkste aandachtspunt wordt met 68% de verwachting op een explosieve groei van cybercrime geduid. De impact is groot, wereldwijd kost fraude 5% van het nominaal Gross National Product (GPN): maar liefst vijf biljoen verdwijnt jaarlijks in de fraudepot en er wordt nog meer verwacht, we zien namelijk nieuwe ontwikkelingen op gebied van greenwashing, diefstal/phishing en corruptie.’ Ondernemingen kunnen nog veel stappen zetten om fraude en non-compliance met wet-, en regelgeving te voorkomen: het is van essentieel belang dat ondernemingen en accountants nog transparanter zijn over de frauderisico’s in de jaarverslaggeving en controleverklaring. Jan Bouwens: ‘Om fraude te voorkomen, moeten we ons bewust zijn van de fraude driehoek: gelegenheid, druk en rationalisatie; waarbij gelegenheid inperken het heetste hangijzer is. Dat kan door interne beheersing aan te scherpen.’

Accountant moet poortwachtersrol serieus nemen

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft een position paper over fraude gepubliceerd en stelt dat het signaleren en opvolgen van fraude(risico’s) een belangrijke verantwoordelijkheid van de accountant is. AFM wil de komende jaren duidelijke signalen zien dat accountantsorganisaties structureel aandacht geven aan detectie en opvolging van frauderisico’s in de wettelijke controle want ook AFM pleit dat frauderisico’s in de toekomst toenemen, gezien de fase van de conjunctuur waar we in zitten, digitalisering en meer focus op duurzaamheid. Melany Mull - Group Internal Audit, Risk & Compliance Director en ervaringsdeskundige: ‘Fraude komt voor in alle sectoren. Mijn ervaring is dat het overal kan gebeuren, enerzijds door de gelegenheid binnen een organisatie (zowel bij interne als externe fraude), anderzijds door gebrek aan interne beheersing of door de verkeerde (of onvoldoende goede) tone at the top. Als we deze aantallen willen beperken, moeten we aan de voorkant de interne beheersing intensiveren en inspelen op fraudegevoelige gelegenheden om de risico’s zo klein mogelijk te maken.’ Dat brengt ons de vraag hoe we dat het beste in een organisatie kunnen implementeren. Melany: ‘Het begint aan de top, het bestuur moet het goede voorbeeld geven. Hun ethische strategie sijpelt door alle lagen van de onderneming: dit zijn onze regels, zo doen we het en hier staan we voor als organisatie. Bovendien moeten mensen zich veilig voelen om aan te geven als ze grensoverschrijdend gedrag zien, er moet ruimte zijn voor de zogenaamde whistleblowers.’

Intern structureel toezichtthema

Om frauderisico’s te beperken moeten er preventieve maatregelen genomen worden. De rol van bestuurders, commissarissen, compliance officers, interne en externe accountants en de uitwisseling van informatie zijn cruciaal in de gehele keten. Commissaris Petri Hofsté -- Lid RvC bij onder andere Rabobank, Achmea en Pon Holdings: ‘Het is noodzakelijk om alle stakeholders mee te nemen in risicobestrijding. Ik merk dat ondernemingen zich steeds bewuster worden om stakeholders mee te nemen in risico’s en respons. Samen bespreken wat de bevindingen zijn, waar de hiaten liggen, hoe de cultuur verbeterd kan worden en of mensen naar voren kunnen treden als ze iets willen melden. Het is vooral goed dat de accountant transparanter in de controleverklaring is omdat dit het gesprek met de Audit committee bevordert. Als interne toezichthouders toetsen we integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, en vertrouwelijkheid. Het fraudevraagstuk moet intern een vast agendapunt zijn en een structureel toezichtthema worden.’

Fraudepreventie en detectie

Waar moet op worden ingezet om fraudepreventie en detectie nog effectiever te maken? Remco de Groot - Associate Partner at Ernst & Young en forensisch accountant – doet veel fraude onderzoek en wil bewustzijn in de controlepraktijk vergroten. ‘Zodra accountants fraude vermoeden, kunnen zij een forensisch expert inzetten die hen ondersteunt bij aanvullende controlewerkzaamheden, bijvoorbeeld met gebruik van data-analyse, of die samen met hen het gesprek aangaat met de client over het door de onderneming in te stellen feitenonderzoek. Binnen EY zijn wij een aantal jaren geleden begonnen met de inzet van forensische expertise in de audit, waarbij wij een riskbased approach hebben gehanteerd. Forensische experts worden nu ingezet bij circa 200-250 audits, veelal organisaties van openbaar belang, financiële instellingen, cliënten met een verhoogd risicoprofiel en cliënten waarbij sprake is van (een vermoeden van) fraude. Afhankelijk van het risicoprofiel kan de inzet worden uitgebreid tot bijvoorbeeld het analyseren van het integriteitbeleid van cliënt, specifieke forensische controlemaatregelen zoals op corruptie, anti money laundering procedures of data-analyse en het analyseren van het incident management systeem. Wij zien het aantal meldingen bij ons Fraude en Non-Compliance panel toenemen, tot vele honderden per jaar. En dit leidt natuurlijk ook weer tot een toename van onze externe meldingen, bijvoorbeeld bij Financial Intelligence Unit.’

Er zijn bepaalde trends in fraude te zien. Remco: ‘Ten eerste zorgt de internationalisering van het bedrijfslevenvoor complexere en omvangrijkere transacties, soms in landen met andere cultuur. Ten tweede is in veel landen nieuwe wet en regelgeving op het gebied van financieel economische criminaliteit ingevoerd en zijn de straffen verhoogd. Ten derde is sprake van verhoogde aandacht voor de opsporing en vervolging niet naleving van wet- en regelgeving. En tot slot ontstaan er nieuwe vormen van fraude door veranderingen in de maatschappij, waaronder explosieve groei van cybercrime, COVID gerelateerde fraude, het niet naleven van sanctieregelgeving en wellicht in de nabije toekomst fraude met energie subsidies.’

Preventief en proactief

Hoe kijkt de accountant hier tegenaan en wat kunnen zij nog anders doen? Mustapha Abdellati - Partner bij EY: ‘Er is een palet aan aspecten waar je rekening mee moet houden. Zo zijn wij bij het aannemen van een nieuwe klant bijvoorbeeld al zeer alert, met in sommige gevallen een enhanced client due-diligence. Het is belangrijk om preventief een risico inschatting te maken zodat je niet onaangenaam verrast wordt. Ik ben voorstander om bij een organisatie langs te gaan, in de praktijk de cultuur te voelen en te proeven wat er in een organisatie speelt.’ Petri: ‘Een commissaris staat op afstand, een accountant zit in de haarvaten van het bedrijf, daarom is het zo ontzettend belangrijk om in de gehele keten informatie en kennis te delen en alles in openheid te bespreken. Mustapha: ‘Cultuur speelt ook een belangrijke rol, maar het is heel complex om zaken als soft controls te meten. Als voorbeeld, tijdens en na de COVID-19 crisis werkten veel mensen vanuit huis. Dan ontstaat er afstand en kan loyaliteit aan het bedrijf minder worden, maar het heeft ook impact op de interne beheersing. Als accountants steunen we echter steeds minder op de interne beheersing, maar zetten we zaken als data-analyses in om fraudes te ontdekken. Daar vormt zich wel een spanningsveld.’

Cybercriminaliteit explosief gegroeid

Remco: ‘Als forensic experts komen we steeds verder in het ontwikkelen van methoden om met AI ook fraude in jaarrekeningen op te sporen. We maken gebruik van externe bronnen in de audit. Hierbij moet gedacht worden aan het begrijpen van de tegenpartijen zoals achtergrondonderzoek bij bepaalde transacties. Wie zijn er bij betrokken? Hoe zijn ze gelinkt aan elkaar? Maar ook gestructureerd gebruik maken van open bronnen, bijvoorbeeld shortseller reports. En hiervan melding maken aan extern accountants. We zijn bezig met een pilot om met een tool de cultuur in de audit mee te nemen. Een andere tool om de echtheid van elektronische documenten vast te stellen is de zogenaamde document authentification tool. We gebruiken data analyse, waarmee we alle transacties bekijken en een cash analyzer om bankfraude mee op te sporen.’ Mustapha: ‘Gezien de geopolitieke spanningen zijn er nog steeds veel rode vlaggen te detecteren op fraudegebied. Met name in het buitenland blijft cultuur en gedrag een behoorlijke uitdaging, op dat terrein valt nog veel te winnen.’

Over fraude kunnen we nog uren doorpraten. Auke de Bos: ‘Het heeft duidelijk een behoorlijke impact op organisaties en de maatschappij. Fraudes zijn complex en worden opgezet om niet ontdekt te worden, dit betekent dat we met zijn allen maximaal moeten inzetten om fraudes wel te ontdekken en voor te zijn. Mijn kernboodschap aan accountants is om het paper van de AFM te omarmen, met diverse stakeholders in gesprek te gaan en informatie te delen, bewust te zijn van biases, forensische expertise te gebruiken en nieuwe technologie te benutten. We moeten ontwikkelingen in de gaten houden, naar de toekomst kijken en met elkaar in gesprek blijven, zodat we met elkaar weten wat er speelt en daarop kunnen inspelen. Graag deel ik de lessons learned van de experts ter inspiratie.’

Lessons learned

• Fraude blijft maatschappelijk een belangrijk thema 
  
• Ontwikkelingen in maatschappij leiden tot mogelijk tot meer (mogelijke recessies, sanctieregels) en nieuwe fraudes (cybercrime) 
  
• Wees alert op de gelegenheid tot fraude: de cultuur en het gedrag vertellen veel over een organisatie (soft skills)
  
• Deel informatie en kennis binnen de gehele keten (ondernemingen, interne en externe toezichthouders, de overheid en natuurlijk accountants)
  
• Zet nieuwe technologieën in; continu verbeteren en innoveren
  
• Betere interne beheersing voorkomt frauderisico’s
  
• Wees preventief en proactief
  
• Bestuurders moeten in control zijn ten aanzien van frauderisico’s 
• Commissaris moeten daarop toezicht houden, nauw in contact staan met de accountant en zorgen dat het fraudevraagstuk een structureel agendapunt/toezichtthema wordt
• Zorg dat vanuit het bestuur en management de ethische regels nageleefd worden
• Verschillende invalshoeken van diverse experts zorgen voor een volledig pallet
• Zorg voor een veilige cultuur zodat werknemers vermoedens van fraude kunnen melden