Почему мышление, ориентированное на процессы, играет важную роль в преобразовании процессов учета и отчетности

Для того, чтобы повысить эффективность, увеличить стоимость инвестиций и обеспечить более корректное закрытие отчетного периода, компании должны задуматься над тем, что и почему им необходимо исправить в рамках своих учетных процессов.

Коротко

• Преобразование процессов учета и отчетности — это крупная инвестиция не только для итогового результата компании, но и для причастных лиц.
• Настоящий успех при преобразовании достигается в том случае, если компания начинает с адаптации необходимых процессов.

Технологии играют центральную роль для компаний, стремящихся модернизировать свои финансовые службы. Однако приступать к корпоративной трансформации, ориентируясь на технологии, - дело рискованное. Предприятия могут пострадать от снижения рентабельности инвестиций, если упор на технологии будет превалировать над тщательным анализом процессов, лежащих в основе финансовой функции, и сотрудниками ответственными за выполнение и контроль этих процессов. Как бы ни были важны технологии, подход к преобразованиям, ориентированный в первую очередь на процесс — это то, что способствует повышению эффективности работы персонала, оптимизации стоимости инвестиций и более корректному финансовому закрытию. Пандемия COVID-19 и вызванный ею рост популярности удаленной работы только подчеркнули первостепенную роль процессов в финансовой службе. 

Ниже приводятся некоторые из ключевых преимуществ, которые могут получить предприятия, применяя методологию, ориентированную на процессы:

Более эффективное использование ресурсов

Компании, уделяющие особое внимание получению более глубокой аналитической информации от своей финансовой службы, получают больше в перспективе– они увеличивают возможность привлечения и удержания талантливых сотрудников. Если вначале сосредоточиться на согласовании политик и процессов, затем внедрить технологию, которая избавит сотрудников от рутинных рабочих задач, тем самым освободив время для более приоритетной работы, это позволит специалистам по финансам работать в качестве стратегических бизнес-партнеров. Например, ведущая система управления эффективностью финансовой деятельности предприятия (FCPM) может обеспечить надлежащий контроль в рамках закрытия финансового периода, при этом автоматизируя сверки и снимая с бухгалтерии тяжелое бремя внесения записей в бухгалтерские книги. Вместо этого бухгалтеры могут сосредоточиться на оценке бизнес-тенденций и определении потенциальных рисков - не просто выявляя просроченную дебиторскую задолженность, а изучая причины и последствия для бизнеса. До проведения технологической модернизации следует предусмотреть вопросы обучения и управления изменениями; дальновидные компании будут тщательно обучать пользователей новым технологическим возможностям и переосмыслять, как должны выглядеть их учебные программы в условиях удаленной или гибридной модели работы.

Кроме того, с увеличением числа сделок по приобретению возрастают требования к специалистам по финансам, поэтому как никогда важно оценить, какие процессы можно автоматизировать, чтобы высвободить кадровый потенциал. Надлежащая система управления эффективностью финансовой деятельности предприятия может обеспечить более быструю автоматизацию финансового закрытия и может использоваться в сочетании с другими технологиями, такими как роботизированная автоматизация процессов, для расширения уровня автоматизации в других областях предприятия. 

Повышение доступности данных и возможности прогнозирования  

Подход к преобразованию, ориентированный на процесс, помогает организациям оттачивать технологии для повышения доступности данных. Это, в свою очередь, помогает финансовому отделу делать более точные прогнозы и принимать более эффективные решения для бизнеса в целом. С новообретенной гибкостью для совершения маневра, финансовые специалисты могут сосредоточиться на оптимизации точности отчетов первостепенной важности и c наибольшим уровнем риска, имеющих значительное влияние на бизнес. Таким образом, финансовый отдел может сфокусироваться на более эффективных инвестиционных решениях, которые способствуют росту бизнеса, нежели быть источником, тормозящим процессы. 

Инновация, привнесенная пандемией, которая показала особые перспективы некоторым организациям, — это командный центр виртуального закрытия, система, в которой организации отказываются от ежемесячного жесткого процесса закрытия отчетных периодов. Введение более плавного ежемесячного закрытия - и переход от сжатых сроков закрытия на ежеквартальную основу - освобождает финансовый отдел от выполнения задач сомнительной ценности, выполняемых по принципу «всегда так делалось». Вместо этого специалисты по финансам могут изучить процессы имеющие несовершенства, например, те, из-за которые вынуждают вести бухгалтерские проводки вручную, и проанализировать происхождение транзакций. Командный центр виртуального закрытия также обеспечивает контроллерам возможность отслеживать статус процесса закрытия в режиме реального времени, что позволило некоторым организациям не продлевать процесс закрытия, даже когда первоначальный шок от COVID-19 потряс мир.  

Усовершенствованные механизмы контроля и корпоративного управления

Централизованная, четко определенная структура корпоративного управления играет жизненно важную роль в успешном преобразовании финансовой службы. Обязательным условием является активная поддержка со стороны руководства с самого первого этапа. Это позволит вести инициативу на должном уровне и сфокусировать все внимание на желаемом результате, а централизованная структура не позволит организации стать жертвой хаоса разрозненных процессов согласования, в которых отсутствует ответственное лицо. 

Технология, в основе которой лежат передовые нормы, может помочь стандартизировать процессы в финансовой службе (например, автоматическая сертификация учетных записей с минимальной активностью) и снизить риски для организации со стороны бизнес-подгрупп, которые в противном случае могут попытаться настроить функции по мере расширения внедрения на предприятии. Имея лучшее представление о рисках и большую уверенность в финансовых показателях, бизнес может лучше контролировать и соблюдать политику, регулирующую процедурные изменения.  

Итог

Даже размышляя о множестве доступных им технологических возможностей, финансовые руководители в первую очередь должны иметь четкое представление обо всех процессах, выполняемых их командами, и о том, как их следует улучшить, чтобы их службы осуществили действенную трансформацию. Это понимание будет основано на оценке будущего организации и ее технологического ландшафта. Будут ли приобретения играть все большую роль в росте компании? Если да, то будет ли бизнес консолидирован в единую систему планирования ресурсов предприятия? Изменится ли способ управления и оценки рисков в финансовом отделе? Ответы на эти и другие вопросы о целях организации должны определять окончательное решение о том, какие технологии внедрять и как их внедрять.