Privacybeleid – Taleo Recruitmentsite

Ons doel voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens is om uw geschiktheid te beoordelen voor een functie waarop u hebt gesolliciteerd, om contact met u op te nemen voor toekomstige potentiële functies die mogelijk interessant voor u zijn en om ons te helpen bij het ontwikkelen en verbeteren van ons wervingsproces.

De wettelijke basis waarop we ons baseren voor het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van de functie waarvoor u solliciteert, is artikel 6 (1) (b) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU, dat betrekking heeft op de verwerking die nodig is om een contract uit te voeren. of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat u een contract aangaat.

De wettelijke basis waarop we ons baseren voor het verwerken van uw persoonsgegevens in de context van toekomstige functies die voor u van belang kunnen zijn, is artikel 6 (1) (a) van de AVG, dat betrekking heeft op de verwerking waarvoor u toestemming hebt gegeven.  Stuur ons een e-mail als u uw toestemming wilt intrekken.

Als u ons informatie verstrekt over redelijke aanpassingen die u nodig heeft - bijvoorbeeld onder de UK Equality Act 2010 - is de wettelijke basis waarop we vertrouwen voor het verwerken van deze informatie artikel 6 (1) (c) AVG om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

De wettelijke basis waarop we ons baseren om alle informatie te verwerken die u verstrekt als onderdeel van uw aanvraag, die gegevens van bijzondere categorieën zijn, zoals informatie over gezondheid, religie of etniciteit, is artikel 9 (2) (b) van de AVG, dat betrekking heeft op onze verplichtingen in werkgelegenheid en de bescherming van uw fundamentele rechten.

EY Global Services Limited ("EYGS"), een besloten vennootschap met beperkte aandelen in Engeland en Wales, statutaire zetel, 6 More London Place, London SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, geregistreerd onder nummer 5483856, geeft licentie op het systeem van Oracle America, Inc., 500 Oracle Parkway, Redwood Shores, CA, 94065 Verenigde Staten ("Oracle"). Taleo beheert het Systeem namens EYGS ten behoeve van EY-lidfirma's over de hele wereld.

De informatie die u aan het Systeem verstrekt, kan door EYGS voor wervingsdoeleinden worden gedeeld met een of meer EY-lidfirma's wereldwijd (zie 'Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?'). EYGS treedt op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor elke EY-lidfirma dat een vacature adverteert op de vacaturesite van EY.com.

Toegang tot uw persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend op basis van behoefte. Alle recruitmentmedewerkers binnen de EY-lidfirma's over de hele wereld hebben toegang tot uw profiel in de database en kunnen uw gegevens vergelijken met actuele vacatures.

Oracle heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens voor zover dat nodig is om haar functies uit te voeren, maar mag geen informatie delen zonder eerst toestemming te hebben gekregen van EYGS. Tata Consultancy Services (TCS) in India en Mexico zal ook toegang hebben tot de Tool om systeemondersteunende diensten te verlenen.

IBM in Canada, China, Hongarije, India, Maleisië, Mexico, Oceanië, de Filipijnen, Polen, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten zullen ook toegang hebben tot het instrument voor het verlenen van IT-systeemondersteuning.

Af en toe moeten we naast Oracle mogelijk uw persoonlijke gegevens delen met andere derden (zie voor een voorbeeld het gedeelte over "IBM Watson" hieronder).We maken uw persoonlijke gegevens echter uitsluitend om de volgende redenen bekend:

• Wanneer het nodig is om een externe dienstverlener in te schakelen om wervingsdiensten te vergemakkelijken of uit te breiden.
• Wanneer het nodig is dat (interne of externe) auditors onze wervingsdiensten auditen.
• Wanneer u hier uitdrukkelijk om vraagt.
• Wanneer dit wettelijk verplicht is of verplicht is gesteld door een gerechtelijk bevel.

We treffen passende technische en juridische beveiligingsmaatregelen voor het beschermen van de veiligheid en integriteit van persoonsgegevens die binnen de EY-organisatie worden overgedragen. EY heeft bindende bedrijfsvoorschriften (BCR's) geïmplementeerd die wereldwijde overdracht binnen de EY-organisatie van persoonsgegevens uit de EER mogelijk maken in overeenstemming met de toepasselijke Europese privacywetgeving. Deze BCR's verplichten alle EY-entiteiten wereldwijd om dezelfde beveiligingsnormen voor persoonsgegevens te hanteren.
⏎ Onze BCR's zijn hier te vinden.

Ernst & Young LLP, VS, en de aan haar gelieerde Amerikaanse entiteiten, houden zich aan de EU-VS en Zwitsers-VS Privacy Shield Frameworks die zijn gepubliceerd door het Amerikaanse ministerie van Handel. Voor meer informatie, zie Ernst & Young LLP's Privacy Shield Data Privacy Statement.

Voor zover uw persoonlijke informatie afkomstig uit de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland wordt doorgegeven aan locaties van Oracle, TCS en IBM buiten de EER of Zwitserland die geen bindend besluit inzake adequaatheid hebben ontvangen van de Europese Commissie of van een bevoegde nationale gegevensbeschermingsautoriteit, zijn dergelijke doorgiften onderworpen aan de voorwaarden van de EU-modelclausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie en die van toepassing zijn op de overeenkomst tussen EYGS en Oracle, EYGS en TCS en EYGS met IBM.

Het is uw verantwoordelijkheid om te zorgen dat u correcte gegevens in het Systeem invoert en dat u deze informatie up-to-date houdt. Hiervoor gebruikt u het 'Kandidaatprofiel'. Voor het Kandidaatprofiel hebt u een geldig e-mailadres nodig als inlognaam. Daarnaast moet u andere gegevens invoeren, waarvan een deel verplicht is. Verplichte informatie wordt als zodanig aangegeven. Via uw e-mailadres kunnen wij contact met u opnemen als uw kwalificaties en/of voorkeuren passen bij een vacature, of als u ervoor kiest om automatisch bericht te ontvangen over vacatures bij een EY_lidfirma.

Bovendien kunt u dankzij uw Kandidaatprofiel toegang krijgen tot het Systeem, zodat u de voortgang van de sollicitatieprocedure kunt volgen en desgewenst uw persoonsgegevens kunt aanpassen of bijwerken.

Als u wilt solliciteren naar een functie in een ander land dan uw eigen land, moeten we mogelijk enkele vragen stellen die specifiek zijn voor het desbetreffende land. Dit komt doordat we in sommige landen bepaalde aanvullende vragen moeten stellen voordat we iemand een baan mogen aanbieden. Deze vragen zijn relevant en noodzakelijk voor de vacature en komen overeen met de waarden van EY.

Wanneer u solliciteert naar een baan in Polen, gaat u akkoord en stemt u in met de verwerking van uw persoonlijke gegevens die in het systeem zijn verzameld om actief deel te nemen aan huidige en toekomstige wervingsprocessen die worden uitgevoerd door EY-lidfirma's in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet van 10 mei 2018 betreffende de bescherming van persoonsgegevens. Bovendien stemt u ermee in om informatie over wervingsprocessen via e-mail of telefoon te ontvangen. Om gedetailleerde informatie te ontvangen over de verwerking van persoonsgegevens door de bij EY aangesloten firma's in Polen, raden we u aan het privacybeleid van EY Polen te lezen.

Bij het solliciteren naar een baan in Peru wordt uw instemming en toestemming verkregen in overeenstemming met artikel 12 van wet nr. 29733 Bescherming van persoonsgegevens. Verdere informatie is te vinden door naar deze webpagina te gaan .

Wanneer u solliciteert naar een functie in Mexico, worden uw goedkeuring en uw toestemming verkregen volgens de Federale Wet ter Bescherming van Persoonsgegevens in de Particuliere Sector d.d. 6 juli 2010.

Wanneer u solliciteert naar een baan in Colombia, wordt uw instemming en toestemming verkregen onder de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. U bent niet verplicht om vragen te beantwoorden die betrekking hebben op de speciale categoriegegevens. Raadpleeg voor meer informatie ons  lokale gegevensbeschermingsbeleid.

Wanneer u solliciteert naar een functie in Maleisië, worden uw goedkeuring en uw toestemming verkregen volgens de Maleisische Wet ter Bescherming van Persoonsgegevens d.d. 2010 (Wet 709). Verdere informatie is te vinden door naar deze webpagina te gaan .

Bij het solliciteren naar een baan in Japan, zal alle persoonlijke informatie die door sollicitanten wordt verstrekt op de juiste manier worden behandeld in overeenstemming met de volgende regels, in overeenstemming met alle relevante wet- en regelgeving en het privacybeleid van EY Japan.

1. Doeleinden waarvoor persoonlijke informatie wordt gebruikt

De persoonlijke gegevens van de aanvrager worden alleen gebruikt binnen de reikwijdte van de volgende doeleinden:

1. Aankondiging en ontvangst van sollicitaties voor verschillende seminars en andere evenementen met betrekking tot werving
2. Screenen van sollicitanten voor werving
3. Contact opnemen met sollicitanten over en afhandelen van administratieve zaken met betrekking tot de screening van sollicitanten voor aanwerving
4. Statistische analyse voor toekomstige wervingsactiviteiten
5. In geval van sollicitanten die aangenomen zijn, zullen de volgende doelen na het begin van hun dienstverband

• Audit- en andere assurance-activiteiten, adviesactiviteiten, risicobeheer en controlegerelateerde activiteiten, transactiedienstengerelateerde activiteiten en diverse andere serviceactiviteiten
• Aankondiging van en activiteiten betrokken bij de uitvoering van diverse seminars en studiebijeenkomsten
• Personeelszaken, boekhouding en andere managementactiviteiten
• Interne controleactiviteiten, zoals onafhankelijkheid en kwaliteitscontrole

2. Gedeeld gebruik van persoonsgegevens binnen de EY-lidfirma's

Persoonlijke informatie die door aanvragers wordt verstrekt, wordt opgeslagen op de servers van Taleo in de VS en wordt gedeeld met de EY-lidfirma's (inclusief die in het buitenland), inclusief EY Global Services Limited (VK), voor de doeleinden vermeld in (1) bovenstaande.

Persoon verantwoordelijk voor het beheer van gedeelde persoonlijke gegevens:

• Chairman, Ernst & young ShinNihon LLC.
• Leider, Ernst & Young Tax Co.
• President, Ernst & Young Transaction Advisory Services Co., Ltd.
• Representatives, EY Advisory & Consulting Co., Ltd.
• President, EY Japan Co., Ltd.

Items met gedeelde persoonlijke informatie: naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, opleiding, werkervaring, etc.

Ga naar deze webpagina voor de omvang van de bij EY aangesloten firma's.

Ga naar deze webpagina voor de omvang van de EY-lidfirma's in Japan.

3. Veiligheidsmanagement van persoonlijke informatie

Om te voorkomen dat de persoonlijke informatie van sollicitanten wordt onthuld of anderszins misbruikt, zullen we dergelijke persoonlijke informatie veilig behandelen onder strikt beheer in overeenstemming met ons "Beleid voor het beschermen van persoonlijke informatie" en "Controleregels voor de bescherming van persoonlijke informatie".

Persoonlijke informatie van degenen die worden aangenomen na screening voor aanwerving, zullen op de juiste manier worden beheerd als basisinformatie nadat ze bij ons zijn gekomen. Persoonlijke gegevens van degenen die niet zijn aangenomen, worden op de juiste manier verwijderd of verwijderd na voltooiing van de screeningactiviteiten.

Ernst & Young ShinNihon LLC

Ernst & Young Tax Co Tax

Ernst & Young Transaction Advisory Services Co., Ltd

EY Advisory & Consulting Co., Ltd

EY Japan Co., Ltd.

In India, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten gebruiken we IBM Watson Recruitment Express ("IBM Watson") om te helpen bij het screenen van kandidaten voor banen binnen EY. Uw persoonsgegevens worden door IBM Watson verwerkt voor het volgende doel: om een AI-analyse uit te voeren en een geschiktheidsscore van uw sollicitatie beschikbaar te stellen aan de recruiters van EY. Hoewel IBM Watson een geautomatiseerde aanbeveling geeft op basis van de geschiktheidsscore van een kandidaat, is het verplicht dat een EY-recruiter handmatig de uiteindelijke beslissing neemt over de goedkeuring van kandidaten.

EY Global Services Limited heeft een licentie voor IBM Watson van IBM Global Business Services, PO Box 41, North Harbor, Portsmouth, PO6 3AU, Verenigd Koninkrijk. IBM Watson wordt in de Verenigde Staten gehost op servers in Sterling, Virginia en op een colocatiefaciliteit (Cyxtera) in Washington DC en San Jose, Californië. Voor zover uw persoonlijke gegevens worden overgedragen aan IBM Watson buiten de EER die geen bindend adequaatheidsbesluit hebben ontvangen door de Europese Commissie of door een bevoegde nationale gegevensbeschermingsautoriteit, zijn dergelijke overdrachten onderworpen aan voorwaarden van de EU-modelclausules die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie die van toepassing zijn op de overeenkomst tussen EYGS en IBM Watson.

IBM Watson verwerkt alle categorieën persoonsgegevens die u in het Systeem invoert. Dit omvat alle gevoelige persoonsgegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, vakbondslidmaatschap, genetische en biometrische gegevens en gegevens over gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid, voor zover u deze hebt toegevoegd aan het Systeem. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard voor zover ze nodig zijn voor de zakelijke behoeften van EY. IBM Watson bewaart uw persoonsgegevens niet meer nadat de vacature is afgesloten. IBM Watson bewaart uw persoonlijke gegevens alleen zolang de vacature open staat voor sollicitaties, zodat uw geschiktheidsscore kan worden vergeleken met die van andere kandidaten. Uw persoonsgegevens worden regelmatig opgeschoond volgens het beleid voor gegevensbewaring van het Systeem, dat wordt beschreven in het gedeelte 'Gegevensbewaring' van dit Privacybeleid. Wanneer het Systeem wordt opgeschoond, worden uw persoonsgegevens ook verwijderd uit IBM Watson (zelfs als de vacature nog open staat voor sollicitaties). U kunt te allen tijde vragen uw persoonsgegevens handmatig uit IBM Watson te laten verwijderen.

Uw persoonlijke gegevens zijn toegankelijk voor:

• externe IBM-gebruikers met toegang tot de IBM Watson-instantie van EY, om op verzoek van EY technische ondersteuning te bieden; en
• interne EY-recruiters die de geschiktheidsscores verwerken in het kader van het screeningsproces van kandidaten.

Deze verwerking is noodzakelijk voor de rechtmatig belangen die wij nastreven (behalve wanneer deze belangen minder zwaar wegen dan uw belangen of de grondrechten en fundamentele vrijheden die de bescherming van persoonsgegevens vereisen). Het specifieke rechtmatig belang dat wij nastreven, is als volgt: human resource management, met inbegrip van prestatiebeoordelingen en recruitment.

U kunt een vacature in het Systeem doorsturen naar een vriend of collega. Hiervoor klikt u op de 'Delen'-link, die bij elke functieomschrijving wordt weergegeven. Wanneer u deze functie gebruikt, hebben we mogelijk uw e-mailadres en het e-mailadres van de ontvanger (uw vriend of collega) nodig. We verzamelen deze informatie zodat we de functieomschrijving en uw e-mailadres kunnen doorsturen zonder dat het e-mailbericht als spam wordt behandeld. Wanneer we contact opnemen met uw vriend of collega, wordt deze bovendien uitgebreid geïnformeerd over de manier waarop zijn of haar gegevens zullen worden gebruikt, over zijn of haar rechten, en over de EY-lidfirma die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke conform dit Privacybeleid.

Alle gegevens die in het systeem worden ingediend, tenzij eerder op schriftelijk verzoek verwijderd, worden bewaard zolang u interesse heeft getoond in EY of totdat u een positie bij EY heeft verworven (dat wil zeggen, u heeft een 'huur'-status in ons systeem verkregen) . Uw gegevens worden echter niet langer dan 18 maanden na het laatste contact met u bewaard. Elke 18 maanden bieden we u de gelegenheid om opnieuw toestemming te geven voor het bewaren van uw gegevens. Als u deze toestemming niet geeft, worden uw gegevens uit het Systeem verwijderd.

Voor de onderstaande landen geldt een afwijkende bewaarperiode:

• 4 weken: Nederland (gemeten vanaf afronding wervingsproces; met uitdrukkelijke toestemming kunnen de gegevens van sollicitanten 12 maanden worden bewaard)
• 6 maanden: Duitsland, Denemarken en Groenland, Finland, IJsland en Zweden; België (gemeten vanaf afronding rekruteringsproces; met uitdrukkelijke toestemming kunnen de gegevens van sollicitanten 12 maanden bewaard worden)
• 12 maanden: India, Oostenrijk en Zwitserland
• 18 maanden: Luxemburg, Ierland, Verenigd Koninkrijk, Italië, Portugal, Spanje, Noorwegen
• 24 maanden: Frankrijk
• 48 maanden: Verenigde Staten

 Stuur ons een e-mail als u wilt dat uw persoonlijke gegevens uit het systeem worden verwijderd. We zullen zonder onnodige vertraging aan uw verzoek voldoen, tenzij we een wettelijke of regelgevende reden hebben om uw persoonlijke gegevens te bewaren. Als je in meerdere landen hebt gesolliciteerd, zullen we rekening moeten houden met de wettelijke en regelgevende vereisten in al deze landen.

Na het einde van de bewaartermijn voor gegevens die is gespecificeerd in het beleid en / of de procedures hierboven uiteengezet, worden uw persoonsgegevens verwijderd.

In de beginfase van het wervingsproces verzamelen we geen bijzondere categorieën persoonsgegevens van u (ook wel 'gevoelige persoonsgegevens' genoemd). Bijzondere categorieën persoonsgegevens omvatten informatie over raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische of biometrische gegevens met als doel het uniek identificeren van een natuurlijke persoon, gegevens over gezondheid, seksleven of seksuele geaardheid van personen en in sommige gevallen sofinummers of financiële informatie.

Het is mogelijk dat we in een later stadium van het wervingsproces bijzondere categorieën persoonsgegevens van u moeten verzamelen als dit verplicht is volgens de ter plaatse geldende arbeidswetten of -voorschriften. Voor zover u ons bijzondere categorieën persoonsgegevens verstrekt ter ondersteuning van uw sollicitatie of als onderdeel van uw persoonlijke profiel, geeft u ons toestemming om deze informatie te gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke plaatselijke wet- en regelgeving en dit Privacybeleid.

Uw Kandidaatprofiel bevat vakken waarin u vrije tekst kunt invullen. Als u ons persoonsgegevens verstrekt ten behoeve van uw sollicitatie of als onderdeel van uw Kandidaatprofiel, let er dan op dat u geen bijzondere categorieën persoonsgegevens vermeldt. Als u ons toch dergelijke informatie verstrekt, geeft u ons toestemming om deze informatie te gebruiken in overeenstemming met de toepasselijke plaatselijke wet- en regelgeving en dit Privacybeleid.

Als u informatie over derde personen of referenten verstrekt, dient u hun toestemming te verkrijgen en te zorgen dat zij zich ervan bewust zijn dat hun gegevens worden doorgestuurd naar en gebruikt door het EY-netwerk.

Persoonsgegevens die via deze website zijn verkregen, worden nooit door EY verzameld of samengesteld voor verspreiding of verkoop aan externe partijen ten behoeve van consumentenmarketing of mailings namens derden.

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Om toegang te krijgen tot de persoonlijke informatie die EY over u bezit
• Om uw persoonlijke informatie te laten corrigeren, bijvoorbeeld als deze onvolledig of onjuist is (wij bieden u de mogelijkheid om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke informatie correct en up-to-date is in het systeem via uw kandidaatprofiel).
• Om de verwerking van persoonlijke gegevens te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking ervan of om verwijdering van uw persoonlijke gegevens aan te vragen (in bepaalde omstandigheden en conform de toepasselijke wet- en regelgeving)
• Om een kopie te ontvangen van de persoonlijke gegevens die u aan EY hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat (bekend als 'dataportabiliteit') (in bepaalde omstandigheden en onderhevig aan toepasselijke wet- en regelgeving)
• Het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens in te trekken voor toekomstige functies die mogelijk interessant voor u zijn
• Het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit (zie onder 'Klachten')

Als u een vraag hebt of uw rechten wilt uitoefenen, neemt u contact op met het EY data protection team.

EY doet er alles aan om te zorgen voor veilige opslag van uw persoonsgegevens die in het Systeem worden verwerkt. EY heeft technische maatregelen en beveiligingsbeleid volgens geaccepteerde normen geïmplementeerd om de door EY beheerde informatie te beschermen tegen:

• Onbevoegde toegang.
• Onjuist gebruik of openbaarmaking.
• Onbevoegde wijziging.
• Onwettige vernietiging of onbedoeld verlies.

Alle medewerkers van EY en alle externe partijen die door EY worden ingeschakeld om uw persoonsgegevens te verwerken, zijn verplicht de vertrouwelijkheid van uw informatie te respecteren.

Deze website is niet bedoeld voor gebruik door kinderen. We zijn ons bewust van het belang van goede bescherming van de gegevens van kinderen, vooral in een online omgeving, en we verzamelen of bewaren nooit bewust informatie over kinderen.

EY kan zo nodig wijzigingen aanbrengen in dit Privacybeleid. Als er wijzigingen in het Privacybeleid worden aangebracht, kan het tot 30 werkdagen duren voordat de nieuwe privacyprocedures ingevoerd zijn. Controleer deze pagina regelmatig als u op de hoogte wilt blijven van wijzigingen.

Als u zich zorgen maakt over een vermeende schending van de privacywetgeving of andere wet- en regelgeving door EY, kunt u contact opnemen met het kantoor van de General Counsel van EY en/of de Global Privacy Leader van EY op dit adres: 6 More London Place, Londen, SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, of via het data protection team van EY. Een EY Privacy Leader zal dan uw klacht onderzoeken en u informeren over de afhandeling van de klacht.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop EY uw klacht heeft afgehandeld, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit in uw land. U kunt de zaak ook voorleggen aan een bevoegde rechtbank.

Bepaalde EY-lidfirma's in landen buiten de Europese Unie (EU) hebben een vertegenwoordiger in de EU aangesteld om namens hen op te treden als en wanneer zij gegevensverwerkingsactiviteiten uitvoeren waarop de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de EU van toepassing is. Meer informatie en contactgegevens van deze vertegenwoordigers zijn hier te vinden.

Als u nog vragen hebt of meent dat er in dit Privacybeleid geen aandacht wordt besteed aan uw zorgen of bezwaren, neem dan contact op met uw gebruikelijke contactpersoon bij EY of met het EY data protection team.