Déclaration de confidentialité

Lorsque vous nous sollicitez pour la prestation de services professionnels, nous collectons et utilisons des données personnelles si nous disposons d’un motif commercial valable à cet égard, en relation avec ces services. Pour une présentation de nos services, cliquez ici.
Dans le cadre de la prestation de services professionnels à ses clients, EY traite également les données personnelles d’individus qui ne sont pas des clients directs (des employés, des clients ou les fournisseurs de nos clients, par exemple). Pour de plus amples informations, consultez la section « Personnes dont nous recueillons les données personnelles dans le cadre de la prestation de services à nos clients ».
La majorité des données personnelles que nous recueillons et utilisons pour la prestation de nos services sont fournies volontairement par (ou collectées par nos soins à partir de sources tierces à la demande de) nos clients. De ce fait, si vous êtes un client d’EY, les données personnelles que nous recueillons et utilisons seront généralement évidentes. Ces informations incluent :

• des informations de base, telles que votre nom, l’entreprise pour laquelle vous travaillez, votre poste et votre relation avec une personne en particulier ;
• des coordonnées, telles que votre adresse postale, votre adresse électronique et vos numéros de téléphone ;
• des informations financières, telles que des données de paiement ;
• toute autre donnée personnelle à votre égard ou à celui de tiers que vous nous fournissez dans le but de recevoir nos services.

Nous utilisons ces informations :

• pour vous fournir des services ;
• pour gérer nos rapports et entretenir des relations contractuelles ;
• à des fins comptables et fiscales ; 
• à des fins de développement marketing et commercial ;
• pour satisfaire à nos obligations juridiques et réglementaires ;
• pour établir, exercer ou défendre des droits juridiques :
• à des fins d’archivage et statistiques.

Compte tenu de la diversité des services que nous fournissons, nous traitons de nombreuses catégories de données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous des exemples (liste non exhaustive) de catégories de données à caractère personnel pour nos quatre principales lignes de service :

En outre, nous traitons des informations de base et d’identification dans le cadre de nos procédures d’acceptation des clients, des processus financiers, administratifs et marketing, y compris des contrôles concernant l’indépendance en matière d’audit, la lutte contre le blanchiment d’argent, les conflits d’intérêts, les aspects financiers liés à l'image, et pour satisfaire à toute autre obligation juridique ou réglementaire qui nous incombe.

Ces contrôles peuvent inclure ;

• la vérification d’identité (attestation d’identité et de domicile) ;
• la propriété effective de sociétés et d’autres entités juridiques ;
• des contrôles de conflit (pour éviter tout conflit d’intérêts avec un autre client) ;
• des contrôles en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, d’activités criminelles et de financement du terrorisme ;
• des contrôles concernant des personnes politiquement exposées (PPE), c’est-à-dire des personnes jouant un rôle majeur au sein du gouvernement, de la justice, des tribunaux, des banques centrales, des ambassades, des forces armées et des entreprises publiques, y compris les membres de leur famille et leurs proches collaborateurs.
• des contrôles sur l’image médiatique ;
• des contrôles des listes de sanctions gouvernementales ;
• des contrôles en matière d’indépendance.

Ces contrôles sont effectués pour des raisons juridiques, réglementaires ou commerciales et doivent être renouvelés tout au long de notre engagement. Dans le cadre de ces contrôles, nous sommes tenus de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple, pour vérifier si vous êtes une personne politiquement exposée ou pour collecter des informations sur des condamnations pénales, si la législation en matière de lutte contre le blanchiment d’argent l’exige). Il est important que vous nous fournissiez toutes les informations et tous les documents requis, faute de quoi la prestation de nos services sera affectée.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles de nos clients sont :

l’exécution d’un contrat ;

• la conformité à une obligation juridique ou réglementaire ;
• notre intérêt légitime à vous fournir des services transparents, cohérents et de grande qualité ainsi qu’à garantir le paiement ponctuel des frais, coûts et dettes y afférents ;
• notre intérêt légitime à appréhender tout conflit d’intérêts ou toute difficulté concernant la législation en matière d’indépendance ;
• notre intérêt légitime à protéger EY contre toute utilisation inopinée de produits d’activités criminelles ou participation à quelque autre activité illégale ou frauduleuse que ce soit (telle que le terrorisme).

Dans le cadre de la prestation de services professionnels par EY auprès de ses clients, nous traitons les données personnelles de personnes avec lesquelles nous n’entretenons aucune relation (contractuelle ou autre) directe. Par exemple, si nous procédons à un audit légal, notre équipe de mission devra auditer les registres de nos clients, ce qui peut inclure des données de paie concernant les employés du client, des données sur les fournisseurs et la gestion financière ainsi que des données concernant des requérants et des procédures judiciaires. Autre exemple : si nous procédons à une vérification préalable à l’acquisition d’une entité cible pour le compte d’un client, EY obtiendra des données personnelles concernant les employés, la direction et les clients de cette entité cible.

Nous demandons à nos clients de nous confirmer qu’ils sont autorisés à nous fournir des données personnelles dans le cadre de l’exécution des services et que toutes ces données personnelles ont été traitées conformément à la législation en vigueur.

Compte tenu de la diversité des services que nous proposons, nous traitons de nombreuses catégories de données à caractère personnel, telles que :

• des données personnelles (telles que le nom, l’âge, la date de naissance, le sexe, l’état civil et le pays) ;
• des coordonnées (telles que des numéros de téléphone, des adresses électroniques et postales) ;
• des données financières (telles que le salaire, la paie, les revenus, les investissements, les avantages et la situation fiscale) ;
• des données relatives à l’emploi (telles que le poste, l’échelon, l’expérience, les données de performance et des chiffres sur l’emploi).

Pour certains services, nous traitons également des catégories particulières de données. Par exemple, dans certains pays, les services de déclaration fiscale impliquent le traitement de données sur les paiements effectués par notre client, par son conjoint et par les personnes à sa charge dans le cadre d’une syndicalisation, d’un rattachement à un parti politique, de soins médicaux ou d’une adhésion à un organisme de bienfaisance religieuse. Ces données sont collectées intentionnellement et seront utilisées uniquement si cela est nécessaire pour la prestation du service pour lequel elles ont été recueillies, comme la détermination de la bonne imposition des revenus de notre client et la demande d’une déduction fiscale appropriée à l’égard de tels paiements.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles des personnes dont nous recueillons les données personnelles dans le cadre de la prestation de services à nos clients sont :

• la conformité à une obligation juridique ou réglementaire ;
• notre intérêt légitime à garantir que nos clients bénéficient de services transparents, cohérents et de grande qualité à travers le monde.

Lorsqu’une entreprise est en situation d’insolvabilité, un ou plusieurs praticiens d’EY exerçant dans ce domaine (c’est-à-dire des administrateurs et des liquidateurs) peuvent être nommés pour gérer les affaires, les activités ainsi que les biens de l’entreprise. De même, lorsqu’un débiteur est en situation d’insolvabilité ou de restructuration, un ou plusieurs praticiens d’EY en la matière peuvent être nommés pour gérer les affaires, les activités ainsi que les biens du débiteur.

Dans cette section :

• « mandataire » désigne le praticien d’EY pour l’insolvabilité ;
• « entreprise » désigne l’entité insolvable pour laquelle le mandataire a été nommé ;
• « débiteur » désigne la personne en situation d’insolvabilité ou de restructuration ;
• « vous » désigne les personnes concernées par la procédure d’insolvabilité de l’entreprise ou du débiteur.

Dans le cadre de la prestation de services en matière d’insolvabilité, EY traite vos données personnelles dans l’intérêt légitime d'assister les mandataires dans l’acquittement de leurs obligations juridiques et réglementaires à l’égard des procédures d’insolvabilité. Par souci de clarté, l’entreprise ou le débiteur reste seul responsable du traitement de vos données à caractère personnel à des fins non associées aux obligations juridiques et réglementaires qui incombent au mandataire.

La plupart des données personnelles que nous traitons sont collectées directement auprès de vous. Toutefois, nous obtenons aussi des données personnelles à votre sujet de façon indirecte.

Les fins auxquelles sont traitées vos données personnelles par les mandataires et EY sont, entre autres :

• la communication avec les créanciers de l’entreprise ou du débiteur et les créanciers individuels d’informations spécifiques indispensables à la satisfaction d’obligations légales (ces informations doivent être utilisées pour évaluer, par exemple, un droit à un dividende éventuellement exigible) ;
• la remise de documents de référence ou de rapports aux administrations publiques, aux autorités de réglementation et aux organismes appropriés dans le cadre de l’exercice d’une fonction publique ou à la suite de requêtes ;
• la remise de déclarations légales ;
• la gestion des dossiers, y compris la réalisation de l’actif, l’accord sur les réclamations et le versement des distributions ;
• les fins personnelles des employés, conformément à la législation et aux politiques de l’entreprise ;
• la gestion de la paie, l’émission de factures, le contrôle de crédit et d’autres données financières de l’entreprise ;
• la communication raisonnable et licite d’informations aux parties intéressées ;
• la prévention et la détection d’activités criminelles ou frauduleuses ;
• l’établissement, l’exercice ou la défense de droits juridiques, la consultation juridique, l’engagement ou la contestation d’actions en justice ;
• le respect des obligations légales qui incombent à l’entreprise ou au débiteur ;
• la qualité et la gestion du risque.

Les types de données à caractère personnel traitées aux fins susmentionnées comprennent (sans toutefois s’y limiter) le nom, l’adresse, les informations d’identification, les informations relatives à la paie ainsi que toute information concernant vos relations avec l’entreprise ou le débiteur nécessaire à l’exécution des obligations légales du mandataire durant la procédure d’insolvabilité.

Vous jouissez de certains droits à l’égard de vos données personnelles. Si vous avez une requête ou souhaitez exercer vos droits, veuillez adresser une demande écrite à la partie responsable de vos données à caractère personnel (l’entreprise, le débiteur ou le mandataire), à l’aide des coordonnées fournies dans les communications relatives à l’insolvabilité.

Nous traitons des données personnelles concernant les contacts (clients anciens, actuels et potentiels, personnes employées par ou associées à de tels clients et autres contacts commerciaux, tels que des anciens collaborateurs, des consultants, des régulateurs et des journalistes) de nos systèmes CRM. Ces systèmes CRM contribuent aux opérations marketing d’EY. Les contacts de nos systèmes CRM recevront des supports sur le leadership éclairé d’EY, des newsletters, des supports marketing, des opportunités de formation, des enquêtes ainsi que des invitations à des événements.

Dans nos systèmes CRM, nous traitons les catégories de données personnelles suivantes :

• nom, intitulé du poste, adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone et de fax ;
• nom de l’employeur ou de l’organisation à laquelle l’individu est associé ;
• Marketing et préférences des utilisateurs, y compris si la personne a choisi de recevoir des communications marketing
• les réponses aux invitations, les activités de lecture et les confirmations de participation à des événements via l'utilisation de cookies et de technologies similaires afin de personnaliser nos communications.

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sensibles, sauf si vous nous fournissez de telles données (par exemple, un régime alimentaire particulier qui révèle votre appartenance religieuse ou d’éventuelles allergies alimentaires) dans le cadre de votre participation à nos événements.

Les données des contacts professionnels qui n’ont pas interagi activement avec EY au cours des 18 derniers mois seront supprimées de nos systèmes CRM. Si vous vous êtes désabonné des publications EY, vos coordonnées de base resteront sur notre liste de désabonnement.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles des contacts professionnels sont :

• le consentement exprès de ceux-ci ;
• notre intérêt légitime à entretenir des relations avec nos contacts professionnels et à fournir des informations sur EY, nos services et les événements que nous organisons.

Nous traitons les données personnelles des participants aux réunions, conférences, événements et sessions de formation d’EY (les « événements »). Nous utilisons diverses applications pour gérer l’inscription aux événements. Celles-ci disposent de leurs propres déclarations de confidentialité, lesquelles expliquent les motifs ainsi que les modes de collecte et de traitement des données personnelles par ces applications. Nous invitons les participants à consulter les déclarations de confidentialité disponibles sur ces applications.

Dans le cadre de la gestion des événements, nous traitons les données personnelles suivantes (uniquement dans la mesure nécessaire pour un événement spécifique) :

• nom, âge ou date de naissance ;
• renseignements personnels sur le client (informations concernant le domicile, le lieu de travail et l’entreprise) ;
• numéro de carte de crédit ou de débit ;
• renseignements sur le client (informations concernant le domicile, le lieu de travail et l’entreprise) ;
• adresse électronique ;
• sexe ;
• domicile ou autre adresse postale ;
• noms des employeurs (EY ou entreprise) ;
• profession (intitulé du poste) ;
• numéro de passeport ;
• URL Web personnelle (si vous souhaitez partager un site Web personnel) ;
• numéros de téléphone ou de fax.
• Les données liées à des événements telles que : Restrictions alimentaires ou exigences particulières, statut d'inscription, statut/type de participant, participation aux interviews des médias, expérience antérieure de l'événement, heure d'arrivée/départ, heure d'arrivée/départ de l'hôtel, informations sur le vol (compagnie aérienne, dates d'arrivée et de départ)

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sensibles, sauf si vous nous transmettez de telles données (par exemple, un régime alimentaire particulier qui révèle votre appartenance religieuse ou d’éventuelles allergies alimentaires, ou d’autres informations relatives à votre état de santé nécessaires à des fins d’assistance, le cas échéant, comme la mise à disposition d’un fauteuil roulant).

Les participants aux événements d’EY organisés sur des sites externes sont tenus de se munir d’une pièce d’identité avec photographie à des fins d’identification afin de protéger nos collaborateurs, nos actifs ainsi que nos informations et d’empêcher l’accès aux événements d’EY se déroulant à l’extérieur aux personnes non autorisées.

EY est autorisé à prendre des photos ainsi qu’à effectuer des enregistrements audio ou vidéo dans les zones publiques des événements d’EY. Nous utilisons ces fichiers multimédias dans nos supports marketing. Les images et voix des participants seront enregistrées. Les enregistrements seront modifiés, copiés, exposés, publiés ou distribués.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles des participants sont :

• le consentement exprès de ceux-ci ;
• notre intérêt légitime à organiser des événements et gérer les inscriptions à ces derniers ;
• notre intérêt légitime à protéger nos collaborateurs, nos actifs ainsi que nos informations et empêcher l’accès aux événements EY se déroulant à l’extérieur aux personnes non autorisées ;
• notre intérêt légitime à fournir des informations sur EY, nos services et les événements que nous organisons.

Nous fournissons aux utilisateurs externes l'accès à diverses applications gérées par nous (telles que le portail client EY et la plateforme My EY). Dans les cas où ces applications traitent des données à caractère personnel qui vont au-delà des coordonnées de base utilisées à des fins d'authentification de la demande, ces applications contiendront leurs propres avis de confidentialité expliquant pourquoi et comment les données à caractère personnel sont collectées et traitées par ces applications. Nous invitons les utilisateurs de nos applications à consulter les déclarations de confidentialité disponibles sur celles-ci.

EY utilise divers outils pour garantir la sécurité de son infrastructure informatique, y compris de ses systèmes de messagerie, dont :

• des systèmes analysant les courriers électroniques entrants destinés aux membres d’EY et recherchant des pièces jointes et des URL suspectes, afin d’empêcher les attaques de programmes malveillants ;
• des outils détectant des menaces pour les points de terminaison afin d’identifier des attaques malveillantes ;
• des outils bloquant certains contenus ou sites Web.

Si vous correspondez par voie électronique avec un membre d’EY, vos courriers électroniques seront analysés par les outils utilisés par EY pour garantir la sécurité de son infrastructure informatique, ce qui pourrait entraîner la lecture du contenu par des personnes autorisées par EY autres que le destinataire initial.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles de personnes correspondant avec EY par voie électronique sont :

• notre intérêt légitime à protéger notre infrastructure informatique contre les accès non autorisés ou les fuites de données ;
• notre intérêt légitime à analyser le trafic de messagerie.

Le service téléphonique d'EY est hébergé en interne chez EY. Lorsque vous appelez le personnel d'EY, seul votre numéro de téléphone sera stocké sur les serveurs d'EY et sera transmis au destinataire de votre appel sur son combiné et par courrier électronique. Aucune autre information permettant de vous identifier personnellement n'est collectée, mais les journaux et rapports techniques peuvent être stockés à des fins de dépannage.

Le service de messagerie vocale d'EY est fourni par Microsoft. Lorsque vous appelez le personnel d'EY et que vous laissez un message vocal, ce message vocal et toutes les données personnelles qu'il contient seront stockés sur des serveurs mondiaux Microsoft Azure et seront transmis au destinataire de votre appel sous forme de clip vocal MP3 dans un courriel. Microsoft ne tiendra pas de journal d'appels en relation avec vos appels au personnel de EY.

Fondements juridiques du traitement des données à caractère personnel des personnes qui correspondent avec EY par le biais de services de téléphonie et de messagerie vocale :

• Notre intérêt légitime à maintenir les réseaux de communication

Nous recueillons des informations de la part et au sujet de candidats en relation avec les opportunités d’emploi disponibles chez EY. Les informations que nous collectons, la manière dont elles sont utilisées et le moment de leur collecte varient en fonction du pays dans lequel vous postulez. De manière générale, les données que nous collectons concernant nos candidats incluent les CV, les pièces d’identité, les dossiers de formation, les parcours professionnels, les renseignements sur l’emploi ainsi que les références.

Nous utilisons vos données personnelles pour comparer vos compétences, votre expérience et votre formation par rapport aux postes spécifiques proposés par EY. Ces informations sont transmises aux responsables d’embauche correspondants et aux personnes impliquées dans la procédure de recrutement afin de décider d’un éventuel entretien. EY collectera des informations supplémentaires si vous êtes convié à un entretien (ou à une étape similaire) et aux phases suivantes. Ces informations comprennent les notes prises lors de l’entretien, les résultats d’évaluation, les commentaires et les détails de l’offre.

Dans le cadre de nos activités de recrutement, y compris des candidatures et de l’intégration, nous recueillons également des catégories particulières de données à caractère personnel, pour lesquelles nous avons une obligation juridique en matière de droit du travail. Ces informations sont pertinentes pour le futur environnement professionnel chez EY ou pour la prestation ultérieure d’avantages sociaux, ou avec le consentement exprès de l’individu, tant que la collecte de telles informations est autorisée par la loi. Par exemple, lorsque la législation en vigueur le permet, nous collecterons des informations sur les handicaps d’un individu afin d’analyser la diversité de notre personnel. Une fois l’intégration effectuée, les informations concernant ses handicaps seront également utilisées dans le but de créer un environnement de travail approprié. Nous devrons également procéder à la vérification des casiers judiciaires de certains candidats afin de déterminer s’ils peuvent travailler chez EY ou ses clients. Dans certains pays, nous demanderons également aux candidats de fournir des informations relatives à la diversité, concernant leur ethnicité et leur orientation sexuelle, à des fins de contrôle en matière de diversité. Ces informations seront néanmoins entièrement données de manière volontaire. Cependant, si un candidat ne fournit pas volontairement de telles informations, nous pourrons procéder à notre propre évaluation de ces critères, si la loi l’exige.

Nos outils de recrutement ainsi que nos sites Web disposent de leurs propres déclarations de confidentialité, lesquelles expliquent les motifs ainsi que les modes de collecte et de traitement des données personnelles opérés par ces applications. Nous invitons les utilisateurs de nos outils de recrutement et de nos sites Web à consulter les déclarations de confidentialité disponibles sur ceux-ci.

Selon le pays dans lequel vous postulez, EY collecte des données personnelles sur les candidats (« vous ») :

• directement auprès de vous. Ces données comprennent, entre autres, les informations que vous fournissez directement lors de votre candidature pour un poste sur le site carrière d’EY (pour plus d’informations sur le traitement de vos données à caractère personnel via notre système international de gestion du recrutement, veuillez consulter la déclaration de confidentialité disponible pour ce système) ;
• auprès d’agences de recrutement, lorsque l’une d’elles dispose d’informations vous concernant et nous contacte pour nous suggérer votre profil, par exemple ;
• par le biais de sources publiques en ligne, si vous disposez d’un profil professionnel en ligne, par exemple (sur le site Web de votre employeur actuel ou sur un réseau professionnel, tel que LinkedIn) ;
• par recommandation, de la part d’un ancien collaborateur ou employeur, ou d’un pair que vous avez identifié ;
• à partir des résultats de vérifications d’antécédents.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles de nos candidats sont :

• le consentement exprès de ceux-ci ;
• notre intérêt légitime à attirer, identifier et recruter des talents ;
• notre intérêt légitime à traiter et gérer les candidatures pour les postes chez EY, y compris la présélection et la sélection des candidats ;
• notre intérêt légitime à embaucher et intégrer des candidats, en faisant une offre aux candidats retenus et en effectuant des vérifications préalables à l’embauche ;
• notre intérêt légitime à gérer nos sites carrière (y compris la réalisation d’analyses statistiques) ;
• la conformité à une obligation juridique ou réglementaire (lors de la vérification des antécédents afin de garantir l’éligibilité d’un candidat au travail).

EY espère entretenir une relation durable et mutuellement bénéfique avec ses anciens collaborateurs (anciens partenaires de sociétés membres, employés et prestataires). Lorsque nous vous invitons à rejoindre notre communauté d’anciens collaborateurs, votre nom, vos coordonnées, votre poste, votre dernier bureau EY, votre échelon, votre ligne de service ainsi que votre pays seront utilisés pour créer un dossier à votre égard dans l’une de nos bases de données d’anciens collaborateurs, sauf si vous avez indiqué ne pas vouloir participer à ce programme. Vous avez la possibilité de créer un profil plus détaillé et de décider de la quantité d’informations supplémentaires que vous souhaitez partager avec EY et l’ensemble de la communauté des anciens collaborateurs.

Nos bases de données d’anciens collaborateurs disposent de leurs propres déclarations de confidentialité, lesquelles expliquent les motifs ainsi que les modes de collecte et de traitement des données personnelles par ces applications. Nous invitons les utilisateurs de nos bases de données d’anciens collaborateurs à consulter les déclarations de confidentialité disponibles sur celles-ci.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles de nos anciens collaborateurs sont :

• le consentement exprès de ceux-ci ;
• notre intérêt légitime à entretenir une relation solide avec nos anciens collaborateurs, à envoyer des publications sur EY et nos services, à inviter d’anciens collaborateurs à assister à des événements et à permettre à ces derniers de rester en contact.

Nous traitons les données personnelles de nos fournisseurs (y compris des sous-traitants et des personnes associées à nos fournisseurs et prestataires) afin de gérer notre relation avec eux, ainsi que notre contrat et recevoir des services de leur part.

Les données personnelles que nous traitons se limitent généralement aux coordonnées (nom, nom de l’employeur, numéro de téléphone ou encore adresse électronique) et aux informations financières (en matière de paiement).

Par ailleurs, nous utilisons des données concernant nos fournisseurs afin de vérifier s’il existe un conflit d’intérêts ou une restriction à la sollicitation de ces derniers en termes d’indépendance d’audit. Avant d’engager tout nouveau fournisseur, nous effectuons également des vérifications requises par la loi ou la réglementation concernant l’indépendance d’audit et les antécédents, comme des contrôles sur une éventuelle image médiatique négative, la corruption et les délits financiers.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles de nos fournisseurs sont :

• l’exécution d’un contrat ;
• la conformité à une obligation juridique ou réglementaire ;
• notre intérêt légitime à gérer les paiements, frais et dépenses ainsi qu’à collecter et à recouvrer certaines sommes dues à EY ;
• notre intérêt légitime à appréhender tout conflit d’intérêts ou toute difficulté concernant la législation en matière d’indépendance ;
• notre intérêt légitime à protéger EY contre toute utilisation inopinée de produits d’activités criminelles ou participation à quelque autre activité illégale ou frauduleuse que ce soit (telle que le terrorisme).

EY/Ethics fournit aux collaborateurs et clients d’EY ainsi qu’aux personnes externes la possibilité de signaler de manière confidentielle, anonyme ou par divulgation, une activité impliquant un comportement non éthique ou illégal, contraire aux normes professionnelles ou autrement incompatible avec le Code de conduite mondial d’EY. Ces signalements peuvent être effectués en ligne ou via une hotline.

EY/Ethics dispose de ses propres déclaration et formulaire de consentement en matière de confidentialité, lesquels définissent les pratiques suivies par EY concernant EY/Ethics. Nous invitons les utilisateurs d’EY/Ethics à consulter cette déclaration de confidentialité et ce formulaire de consentement.

Lorsque vous vous rendez dans un bureau EY, nous traitons vos données personnelles afin de vous fournir certains équipements (tels que l’accès à nos bâtiments et salles de conférence ou le Wi-Fi), de contrôler l’accès à nos bâtiments et de protéger nos bureaux, notre personnel, nos biens et nos informations confidentielles (en utilisant la vidéosurveillance, par exemple).

Les données personnelles que nous collectons se limitent généralement à votre nom, à vos coordonnées, à votre localisation géographique et à l’heure à laquelle vous entrez dans notre bureau et en sortez.

Dossiers sur les visiteurs et badges d’accès
Nous demandons aux personnes se rendant dans nos bureaux de s’enregistrer à la réception. Nous conservons ces informations pendant une courte période. Ces personnes se verront remettre un badge temporaire leur permettant d’accéder à nos bureaux. Les dossiers sur nos visiteurs seront utilisés pour vérifier que les badges d’accès sont bien restitués, pour enquêter sur un incident de sécurité et en cas d’urgence (si un bureau doit être évacué, par exemple).

Wi-Fi
Nous surveillons et enregistrons le trafic sur nos réseaux Wi-Fi. Ainsi, non seulement nous avons accès à des informations limitées sur le comportement d’un utilisateur sur le réseau, mais nous pouvons également consulter au minimum les adresses d’origine et de destination auxquelles l’utilisateur se connecte.

Vidéosurveillance
EY utilise la vidéosurveillance dans la limite permise par la loi. Les images de vidéosurveillance sont stockées de manière sécurisée et sont uniquement accessibles en cas de nécessité (pour enquêter sur un incident, par exemple). Nous sommes autorisés à divulguer des images de vidéosurveillance à des organes de répression. Nous transmettrons également des images de vidéosurveillance à nos assureurs aux fins de traitement de demandes d’indemnité suite à un incident. Les enregistrements de vidéosurveillance sont généralement supprimés ou automatiquement écrasés après une courte période, sauf si un problème est identifié et nécessite une enquête approfondie.

Les bases juridiques pour le traitement des données personnelles de personnes se rendant dans nos bureaux sont :

• notre intérêt légitime à protéger nos bureaux, notre personnel, nos biens et nos informations confidentielles ;
• notre intérêt légitime à identifier et empêcher les activités criminelles ainsi qu’à établir, exercer et défendre des droits juridiques.