Déclaration de confidentialité – Site de recrutement (Taleo)

Le traitement de vos informations personnelles a pour but d'évaluer votre aptitude à occuper un poste pour lequel vous avez postulé, de vous contacter pour des postes potentiels futurs qui pourraient vous intéresser et de nous aider à développer et à améliorer notre processus de recrutement.

La base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles dans le cadre du rôle pour lequel vous avez postulé est l'article 6, paragraphe 1, point b), du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, qui concerne le traitement nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à l'accomplissement de démarches à votre demande, avant de conclure un contrat.

La base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de futures fonctions susceptibles de vous intéresser est l’article 6, paragraphe 1, point a) du RGPD, qui concerne le traitement pour lequel vous avez donné votre consentement. Veuillez nous envoyer un e-mail si vous souhaitez retirer votre consentement.

Si vous nous fournissez des informations sur les ajustements raisonnables dont vous avez besoin - par exemple en vertu de la loi britannique sur l'égalité de 2010 - la base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter ces informations est l'article 6(1)(c) GDPR pour nous conformer à nos obligations légales.

La base légale sur laquelle nous nous appuyons pour traiter les informations que vous fournissez dans le cadre de votre candidature et qui sont des données de catégorie spéciale, telles que des informations sur la santé, la religion ou l'ethnicité, est l'article 9(2)(b) du GDPR, qui concerne nos obligations en matière d'emploi et la sauvegarde de vos droits fondamentaux.

EY Global Services Limited ("EYGS"), une société privée limitée par des actions en Angleterre et au Pays de Galles, dont le siège social est situé à 6 More London Place, London SE1 2DA, Royaume-Uni, et dont le numéro d'enregistrement est 5483856, obtient une licence pour le Système auprès d'Oracle America, Inc. 500 Oracle Parkway, Redwood Shores, CA, 94065 États-Unis ("Oracle"). Oracle gère le Système au nom de EYGS pour le bénéfice des sociétés membres de EY dans le monde entier.

Les informations que vous fournissez dans le système peuvent être partagées par EYGS à des fins de recrutement avec une ou plusieurs sociétés membres d'EY situées dans le monde entier (voir la section " Pourquoi avons-nous besoin de vos informations personnelles ? " ci-dessous). EYGS agit en tant que responsable conjoint du traitement des données avec chaque cabinet membre d'EY qui publie un poste sur le site Careers d'EY.com.

L'accès à vos informations personnelles est limité par la nécessité. Tous les recruteurs des cabinets membres d'EY dans le monde ont accès à votre profil dans la base de données et sont en mesure de faire correspondre vos données aux postes vacants actuels et futurs.

Oracle peut accéder à vos informations personnelles dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de ses fonctions, mais ne peut partager aucune information sans avoir obtenu au préalable l'autorisation de l'AEGS. Tata Consultancy Services (TCS), situé en Inde et au Mexique, aura également accès à l’outil afin de fournir des services d’assistance au système. 

IBM situé au Canada, en Chine, en République tchèque, en Hongrie, en Inde, en Malaisie, au Mexique, en Océanie, aux Philippines, en Pologne, au Royaume-Uni et aux États-Unis aura également accès à l’outil dans le but de fournir un soutien aux systèmes informatiques.

De temps à autre, en plus d’Oracle, TCS et IBM, nous pouvons avoir besoin de partager vos informations personnelles avec d’autres tiers (voir, par exemple, la section « IBM Watson » ci-dessous). Néanmoins, nous divulguerons vos données personnelles uniquement si :

• Lorsqu'il est nécessaire de faire appel à un prestataire de services tiers afin de faciliter ou d'étendre les services de recrutement.
• Lorsqu'il est nécessaire pour les auditeurs (internes ou externes) de vérifier nos services de recrutement.
• vous en faites expressément la demande ;
• Si une ordonnance d'un tribunal ou toute autre exigence légale ou réglementaire l'exige.

Nous prenons des mesures de sécurité et des précautions juridiques appropriées afin de garantir la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel transférées au sein de l’organisation d’EY. EY a mis en place des Règles d’entreprise contraignantes (REC) prévoyant le transfert à l’international au sein de l’organisation d’EY de données à caractère personnel provenant de l’EEE, conformément à la législation européenne en vigueur en matière de confidentialité. Ces REC exigent que toutes les entités d’EY à travers le monde utilisent les mêmes normes de protection des données personnelles.
Vous pouvez consulter nos REC ici.

Ernst & Young LLP et ses entités affiliées aux États-Unis adhèrent aux cadres du bouclier de protection des données (Privacy Shield) UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, publiés par le ministère américain du Commerce. Pour en savoir plus, veuillez consulter la déclaration de confidentialité d’Ernst & Young LLP vis-à-vis du bouclier de protection des données.

Dans la mesure où vos informations personnelles provenant de l'Espace économique européen (EEE) ou de la Suisse sont transférées vers des sites Oracle et TCS situés en dehors de l'EEE ou de la Suisse qui n'ont pas reçu de décision d'adéquation contraignante de la part de la Commission européenne ou d'une autorité nationale compétente en matière de protection des données, ces transferts sont soumis aux conditions des clauses types de l'UE approuvées par la Commission européenne qui s'appliquent à l'accord entre EYGS et Oracle et EYGS et TCS.

Vous êtes tenu de garantir l’exactitude des informations que vous fournissez dans le Système et de tenir celles-ci à jour. Vous pouvez effectuer cette action via votre profil de candidat. La création d’un profil de candidat nécessite une adresse e-mail valide, qui sera utilisée comme identifiant, ainsi que d’autres informations, dont certaines sont obligatoires. Les informations obligatoires seront signalées en conséquence. Votre adresse e-mail nous permet de vous contacter si vos qualifications et/ou préférences correspondent à des offres d’emploi ou si vous décidez de recevoir des notifications automatisées concernant des offres d’emploi pour une société membre d’EY.

Votre profil de candidat vous permet également d’accéder au système afin de suivre le statut de votre candidature ou de modifier vos informations personnelles si vous le souhaitez.

Si vous souhaitez postuler à un emploi hors de votre pays d’origine, des informations spécifiques concernant le pays où se situe le poste seront peut-être nécessaires. En effet, dans le cas de certains pays, nous avons besoin d’informations supplémentaires de la part du candidat avant de lui proposer un poste. Nous lui poserons des questions appropriées et nécessaires pour l’offre d’emploi, dans le respect des valeurs d’EY.

Lorsque vous postulez à un emploi en Pologne, vous acceptez et consentez au traitement de vos données personnelles collectées dans le système afin de participer activement aux processus de recrutement actuels et futurs menés par les cabinets membres d'EY conformément au règlement général sur la protection des données et à la loi du 10 mai 2018 sur la protection des données personnelles. En outre, vous acceptez de recevoir des informations concernant les processus de recrutement par e-mail ou par téléphone. Afin de recevoir des informations détaillées concernant le traitement des données personnelles par les cabinets membres d'EY en Pologne, nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité d'EY Pologne.

Lorsque vous postulez à un emploi au Pérou, votre accord et votre consentement sont obtenus conformément à l’article 12 de la loi n° 29733 sur la protection des données personnelles. Des informations complémentaires sont disponibles sur la page suivante.

Si vous postulez un emploi au Mexique, votre accord ainsi que votre consentement seront recueillis conformément à la loi fédérale du 6 juillet 2010 sur la protection des données personnelles détenues par des parties privées.

Lorsque vous postulez à un emploi en Colombie, votre accord et votre consentement seront obtenus conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données. Vous n'êtes pas obligé de répondre aux questions relatives aux données de la catégorie spéciale. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre politique locale de protection des données.

Si vous postulez un emploi en Malaisie, votre accord ainsi que votre consentement seront recueillis conformément à la loi malaisienne de 2010 sur la protection des données personnelles (Act 709). Des informations complémentaires sont disponibles sur la page suivante.

Lorsque vous postulez à un emploi au Japon, toutes les informations personnelles fournies par les candidats seront traitées de manière appropriée conformément aux règles suivantes, en accord avec toutes les lois et réglementations pertinentes et la politique de confidentialité d'EY Japan .

1. Fins auxquelles les informations personnelles seront utilisées

Les informations personnelles du candidat ne seront utilisées que dans le cadre des objectifs suivants :

1. Annoncer et recevoir des candidatures pour divers séminaires et autres événements liés à l'embauche.
2. Présélectionner les candidats à l'embauche
3. Contacter les candidats concernant la présélection des candidats à l'embauche et s'occuper des affaires administratives qui s'y rapportent.
4. Analyse statistique pour les futures activités de recrutement
5. Dans le cas des candidats qui ont été embauchés, les fins suivantes après le début de leur emploi

• Activités d'audit et autres activités d'assurance, activités de conseil, activités liées à la gestion et au contrôle des risques, activités liées aux services de transaction et autres activités de services divers.
• Annonce et activités liées au fonctionnement de divers séminaires et réunions d'étude
• Affaires du personnel, comptabilité et autres activités de gestion
• Activités de contrôle interne, telles que l'indépendance et le contrôle de la qualité

2. Utilisation partagée des données personnelles au sein des sociétés membres d'EY

Les informations personnelles fournies par les candidats seront stockées dans les serveurs de Taleo situés aux États-Unis et seront partagées entre les cabinets membres d'EY (y compris ceux situés dans des pays étrangers), y compris EY Global Services Limited (Royaume-Uni), aux fins énumérées au point (1) ci-dessus.

Personne responsable de la gestion des données personnelles partagées :

• Président, Ernst & Young ShinNihon LLC.
• Leader, Ernst & Young Tax Co.
• Président, Ernst & Young Transaction Advisory Services Co., Ltd.
• Représentants, EY Advisory & Consulting Co., Ltd.
• Président, EY Japan Co., Ltd.

Éléments d'informations personnelles partagées : Nom, adresse électronique, adresse, numéro de téléphone, formation, expérience professionnelle, etc.

Pour connaître l'étendue des cabinets membres d'EY, veuillez consulter cette page web.

Pour connaître l'étendue des cabinets membres d'EY Japan, veuillez consulter cette page web.

3. Gestion de la sécurité des informations personnelles

Afin d'éviter que les informations personnelles des candidats ne soient divulguées ou utilisées à mauvais escient, nous traiterons ces informations personnelles en toute sécurité et sous une gestion stricte, conformément à nos "Politiques de protection des informations personnelles" et à nos "Règles de contrôle de la protection des informations personnelles".

Les informations personnelles de ceux qui sont embauchés après la sélection seront gérées de manière appropriée comme des informations de base après avoir rejoint notre entreprise. Les informations personnelles des personnes qui ne sont pas embauchées seront éliminées ou supprimées de manière appropriée après la fin des activités de sélection.

Ernst & Young ShinNihon LLC

Ernst & Young Tax Co Tax

Ernst & Young Transaction Advisory Services Co. Ltd.

EY Advisory & Consulting Co. Ltd

EY Japan Co., Ltd.

En Inde, au Royaume-Uni et aux États-Unis, nous utilisons IBM Watson Recruitment Express ("IBM Watson") pour faciliter la sélection des candidats à des postes au sein d'EY. Vos données personnelles seront traitées par IBM Watson dans le but suivant : effectuer une analyse d'intelligence artificielle et fournir un score d'adéquation aux recruteurs d'EY en relation avec votre candidature. Bien qu'IBM Watson fournisse une recommandation automatisée sur la base du score d'aptitude d'un candidat, un recruteur d'EY doit prendre manuellement la décision finale concernant les candidats retenus.

EY Global Services Limited obtient une licence pour IBM Watson auprès d'IBM Global Business Services, PO Box 41, North Harbour, Portsmouth, PO6 3AU, Royaume-Uni. IBM Watson est hébergé sur des serveurs à Sterling, en Virginie, dans une installation de colocation (Cyxtera), à Washington, D.C., et à San Jose, en Californie. Dans la mesure où vos informations personnelles sont transférées vers des sites IBM Watson situés en dehors de l'EEE qui n'ont pas reçu de décision d'adéquation contraignante de la part de la Commission européenne ou d'une autorité nationale compétente en matière de protection des données, ces transferts sont soumis aux conditions des clauses types de l'UE approuvées par la Commission européenne qui s'appliquent à l'accord entre l'AEJG et IBM Watson.

IBM Watson traite toutes les catégories de données personnelles que vous ajoutez au Système. Cela inclut toutes les données personnelles sensibles relatives à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, à l'appartenance syndicale, aux données génétiques, aux données biométriques, aux données concernant la santé ou aux données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle, dans la mesure où vous les avez ajoutées au Système. Ces données personnelles seront conservées uniquement en fonction des besoins commerciaux d'EY. IBM Watson ne conserve pas vos données personnelles une fois que l'offre d'emploi est fermée aux candidatures et ne les conserve que pendant que l'offre d'emploi est ouverte aux candidatures afin de pouvoir mettre à jour votre score d'adéquation par rapport aux autres candidats. Vos données personnelles sont purgées périodiquement sur la base de la politique de conservation des données du Système exposée dans la section intitulée "Conservation des données" de la présente Politique de confidentialité. Une fois le Système purgé, vos données personnelles seront supprimées d'IBM Watson (même si l'offre d'emploi reste ouverte aux candidatures). Vous pouvez demander à tout moment que vos données personnelles soient supprimées manuellement d'IBM Watson.

Vos données personnelles sont accessibles par :

• des utilisateurs tiers d’IBM ayant accès à l’instance IBM Watson d’EY, dans le cadre de services d’assistance technique à la demande d’EY ;
• des recruteurs internes d’EY traitant les scores des candidatures dans le cadre du processus de sélection.

Ce traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes (sauf lorsque ceux-ci sont supplantés par vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux qui impliquent la protection de vos données personnelles). Notre intérêt légitime spécifique est la gestion des ressources humaines, y compris l’analyse de la performance et le recrutement.

Il se peut que vous souhaitiez transmettre à un ami une offre d’emploi publiée dans le Système. Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien « PARTAGER », situé sous chaque description de poste. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, votre adresse e-mail ainsi que celle du destinataire, c’est-à-dire de votre ami, vous seront demandées. Nous recueillons ces informations afin de transmettre la description du poste ainsi que votre adresse e-mail et d’éviter que ces informations ne soient traitées comme du spam. Par ailleurs, nous enverrons au destinataire toutes les informations concernant l’utilisation de ses données, en particulier des renseignements sur ses droits ainsi que sur la société membre d’EY agissant en tant que responsable du traitement, conformément à la présente Déclaration de confidentialité.

Toutes les données soumises dans le système, à moins qu'elles ne soient supprimées plus tôt sur demande écrite, seront conservées aussi longtemps que vous aurez manifesté de l'intérêt pour EY ou jusqu'à ce que vous ayez obtenu un poste chez EY (c'est-à-dire que vous aurez obtenu le statut "embauché" dans notre système). Toutefois, veuillez noter que vos données ne seront pas conservées plus de 36 mois après le dernier contact avec vous. Nous vous donnerons la possibilité de vous réinscrire tous les 36 mois. Si vous ne le faites pas, vos données seront supprimées du système.

Certains pays sont soumis à une période de conservation différente :

• 4 semaines : Pays-Bas (à compter de la finalisation du processus de recrutement ; avec un consentement explicite, les données des candidats peuvent être conservées pendant 12 mois)
• 6 mois : Allemagne, Danemark et Groenland, Finlande, Islande & Suède ; Belgique (à partir de la finalisation du processus de recrutement ; avec un consentement explicite, les données des candidats peuvent être conservées pendant 12 mois).
• 12 mois : Inde, Autriche & Suisse
• 18 mois : Luxembourg, Irlande, Royaume-Uni, Italie, Portugal, Espagne, Norvège.
• 24 mois : France
• 48 mois : États-Unis

Veuillez nous envoyer un courriel si vous souhaitez que vos informations personnelles soient supprimées du système. Nous nous conformerons à votre demande dans les meilleurs délais, à moins que nous n'ayons une raison légale ou réglementaire de conserver vos informations personnelles. Si vous avez postulé à un emploi dans plusieurs pays, nous devrons tenir compte des exigences légales et réglementaires de tous ces pays.

Après la fin de la période de conservation des données spécifiée dans les politiques et/ou procédures énoncées ci-dessus, vos données personnelles seront supprimées.

Durant les premières étapes du processus de recrutement, nous ne collecterons pas de catégories particulières de données à caractère personnel (« données sensibles »). Les données sensibles comprennent des informations révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou les convictions, l’appartenance syndicale, des informations génétiques ou biométriques dans le but d’identifier de manière unique une personne physique, l’état de santé, la vie sexuelle, l’orientation sexuelle et, dans certains cas, des numéros de sécurité sociale ou des informations financières.

Nous pourrons être amenés à collecter des données sensibles à votre égard à une étape ultérieure du processus de recrutement, si les lois ou réglementations locales en matière d’emploi nous y obligent. Dans la mesure où vous nous fournissez de telles données afin d’étayer votre candidature ou de compléter votre profil personnel, vous acceptez que nous puissions les utiliser conformément à la législation ou à la réglementation locale en vigueur ainsi qu’à la présente Déclaration de confidentialité.

Votre profil de candidat contient des champs de texte libre. Si vous nous fournissez des informations personnelles pour étayer votre candidature ou compléter votre profil de candidat, veuillez ne pas mentionner de données sensibles dans ces champs. Dans le cas où vous renseignez de telles informations, vous acceptez que nous puissions les utiliser conformément à la législation ou à la réglementation locale en vigueur ainsi qu’à la présente Déclaration de confidentialité.

Si vous fournissez des informations au sujet de tiers ou de référents, vous êtes tenu d’obtenir leur consentement et de les informer de la transmission ainsi que de l’utilisation de leurs données par le réseau EY.

EY ne collecte ni ne compile aucune donnée personnelle obtenue par ce site dans un but de diffusion ou de vente à des tiers à des fins de marketing ou de publipostage pour le compte de tiers.

Vous disposez des droits suivants en ce qui concerne vos informations personnelles :

• pour accéder aux informations personnelles vous concernant détenues par EY
• de faire corriger vos informations personnelles, par exemple si elles sont incomplètes ou incorrectes (nous vous donnons la possibilité de vous assurer que vos informations personnelles sont exactes et à jour dans le système grâce à votre profil de candidat).
• de restreindre ou de s'opposer au traitement des informations personnelles ou de demander l'effacement de vos informations personnelles (dans certaines circonstances et sous réserve des lois et règlements applicables)
• Recevoir une copie des données personnelles que vous avez fournies à EY, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (connu sous le nom de "portabilité des données") (dans certaines circonstances et sous réserve des lois et règlements applicables).
• Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos informations personnelles pour des rôles futurs qui pourraient vous intéresser.
• le droit de porter plainte auprès d’une autorité de protection des données (voir la section « Réclamations »).

Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter l'équipe chargée de la protection des données de EY.

EY s’engage à garantir la sécurité de vos données personnelles traitées dans le Système et déclare avoir mis en œuvre des mesures techniques ainsi que des politiques de sécurité acceptables qui protègent les informations sous son contrôle contre :

• les accès non autorisés ;
• les utilisations ou divulgations abusives ;
• les modifications non autorisées ;
• la destruction illégale ou la perte accidentelle.

L’ensemble du personnel d’EY ainsi que tous les tiers impliqués dans le traitement de vos données personnelles sont tenus de respecter la confidentialité de celles-ci.

L’utilisation de ce site par des personnes mineures n’est pas autorisée. Nous sommes très attachés à la protection des informations des personnes mineures, en particulier dans un environnement en ligne. Par conséquent, nous ne collectons et ne conservons volontairement aucune donnée à leur égard.

EY se réserve le droit de modifier cette Déclaration de confidentialité si nécessaire. Si des modifications sont apportées, un délai de 30 jours peut être nécessaire à la mise en œuvre des nouvelles mesures de confidentialité. Consultez régulièrement cette page pour rester au fait d’éventuelles modifications.

Si vous êtes préoccupé par une violation présumée de la loi sur la confidentialité ou de tout autre règlement par EY, vous pouvez contacter le bureau du conseil général et/ou le Global Privacy Leader d’EY à l’adresse suivante : 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume-Uni. Vous pouvez également vous rapprocher de l’équipe de protection des données d’EY. Un responsable de la confidentialité d’EY sera chargé d’étudier votre requête et vous informera quant au traitement de celle-ci.

Si la gestion de votre requête par EY ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte devant l’autorité de protection des données de votre pays. Vous pouvez également renvoyer l’affaire devant un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres d’EY basées en dehors de l’Union européenne (UE) ont désigné un représentant au sein de l’UE qui agit en leur nom dans le cadre d’activités de traitement de données soumises au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE. Des informations complémentaires ainsi que les coordonnées de ces représentants sont disponibles ici.

Pour toute question ou si vous estimez que la présente Déclaration de confidentialité ne répond pas à votre problème, veuillez contacter votre représentant EY habituel ou l’équipe de protection des données d’EY.