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La gestión de nómina o payroll es clave para toda empresa. Este proceso tiene diversos factores a tomar en cuenta, conócelos aquí.
El pago de nómina o payroll es un componente clave en la gestión de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria. Se trata del proceso mediante el cual una organización calcula y distribuye los salarios y compensaciones a sus empleados. Este proceso incluye la contabilización de horas trabajadas, el cálculo de salarios, la deducción de impuestos, y la inclusión de beneficios y bonificaciones.
Principales funciones de un sistema de payroll o pago de nómina
Es la parte principal de cualquier sistema de nóminas. El sistema debe calcular de manera precisa el salario bruto, las deducciones y el salario neto de cada colaborador, teniendo en cuenta todos los factores relevantes como: tipo de contrato, salario base, horas extras, bonificaciones, prestaciones sociales, afectaciones tributarias, previsionales, entre otros. Así mismo, como el proceso es dinámico, debe tener las variaciones o novedades mensuales que se presentarán continuamente.
Un sistema de payroll puede automatizar muchas de las tareas relacionadas con la gestión de nóminas, lo que puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero a la empresa.
El sistema debe generar todos los documentos necesarios para el pago de la nómina, recibos de pagos por empleado, registros contables de la nómina, información para el pago de obligaciones tributarias y previsionales, certificaciones anuales, etc.
El sistema debe generar informes que permitan a la empresa controlar el proceso de nómina y cumplir con la normativa fiscal y laboral.
El sistema puede integrarse con otros sistemas de la empresa, como el sistema de recursos humanos o el sistema de contabilidad. Esto facilita el intercambio de información y la gestión de la nómina de forma integral.
El sistema puede integrarse con otros sistemas de la empresa, como el sistema de recursos humanos o el sistema de contabilidad. Esto facilita el intercambio de información y la gestión de la nómina de forma integral.
El sistema puede proporcionar información y análisis sobre la nómina, que pueden ayudar a la empresa a tomar decisiones estratégicas.
Importancia de un preciso registro de nómina de empleados
Los empleados tienen derecho a recibir su compensación de acuerdo con el contrato pactado con el empleado, que este sea justo y a tiempo. Un registro preciso de la nómina ayuda a garantizar que los empleados reciban lo que les corresponde.
La empresa está obligada a llevar un registro preciso de la nómina de sus empleados para cumplir con las leyes laborales y tributarias. El no hacerlo puede acarrear sanciones y multas.
La nómina es uno de los principales costos de una empresa. Llevar un registro preciso permite a la empresa controlar este costo y tomar decisiones informadas sobre la gestión de su personal.
Un sistema de nómina eficiente y preciso puede contribuir a motivar a los empleados, ya que les permite tener una visión clara de su remuneración y de los beneficios que reciben.
La acción mejora la toma de decisiones estratégicas en la gestión de recursos humanos, como el resultado de la fuerza laboral contratada, la definición de planes de compensación y beneficios, y la evaluación del desempeño.
Se pueden generar inconvenientes con los empleados, como reclamos y generando un mal clima laboral e incluso demandas laborales ante las entidades administrativas laborales.
Sanciones y multas por parte de las autoridades laborales y tributarias.
La empresa puede presentar problemas financieros si no se calcula correctamente la nómina y se proyectaría costos laborales errados.
Imposibilidad de tomar decisiones informadas sobre la gestión de recursos humanos.
Consideraciones para garantizar un adecuado procesamiento de nómina
Utilizar un software adecuado puede ayudar a automatizar el cálculo de la nómina y a reducir el riesgo de errores.
Tener un proceso de revisión predefinido (ejemplo, el uso de Check List) ayuda a establecer un proceso de revisión para comprobar que el cálculo de la nómina es correcto.
Mantener registros actualizados de la nómina permite reflejar los cambios en los salarios, las deducciones, entre otros, y homologadas con las entidades de las autoridades tributarias, previsionales y laborales.
Manuales documentados de políticas y procedimientos actualizados.
Identificación de la segregación de funciones, roles en la jerarquía de modificación de información, configuraciones, entre otros.
Innovación y tecnología en payroll
La IA y el ML se están utilizando para automatizar tareas repetitivas, como la validación de datos, la detección de errores y la generación de informes.
La adopción de soluciones de nómina en la nube está creciendo rápidamente, ya que ofrecen mayor flexibilidad de poder procesar las nóminas remotamente, escalabilidad y acceso a las últimas tecnologías.
La RPA se utiliza para automatizar descargas programadas de datos y ayuda a las tareas manuales, como la entrada de datos, la conciliación de cuentas y la generación de recibos de pago.
Las empresas están utilizando Big Data y análisis de datos para obtener información valiosa de la información de nóminas, consolidando la información en cuadros de mando y permite tomar mejores decisiones sobre la gestión de recursos humanos.
Desafíos en el manejo de nómina o payroll
Tema
Desafío
Solución
Cumplimiento de las regulaciones laborales
Mantenerse actualizado con la normativa laboral, incluyendo procedimientos de las entidades tributarias, previsionales e incluso del sector de la industria específica.
Gestionar un software de nómina confiable y versátil, que permita actualizar los cambios en las regulaciones.
Contar con asesoría legal especializada en derecho laboral.
Exactitud y eficiencia
Garantizar la precisión de los cálculos de nómina, incluyendo la carga de las novedades mensuales en forma automática.
Automatizar los procesos de nómina tanto como sea posible. Implementar controles de calidad y revisiones para garantizar la precisión.
Considerar el soporte de un Outsourcing reconocido de la nómina como EY.
Acotar procesos manuales.
Seguridad de la información
Proteger la información confidencial de los empleados, como datos bancarios, información fiscal y datos personales, evitando las filtraciones de datos que puedan dañar la reputación de la empresa e incumplimiento legal.
Implementar medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos, controles de acceso y protocolos de seguridad.
Mantener un plan constante de capacitación a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de la información.
Costos
Control permanente de los costos asociados a la gestión de nómina, incluyendo software, hardware, usuarios, mantenimiento y servicios externos.
Evaluar todos los procesos internos de nómina para identificar áreas de ineficiencia. Implementar soluciones tecnológicas que reduzcan los costos operativos, incluyendo interfases, automatizaciones, etc.
Aquí también se considera la opción de la tercerización de la nómina.
Gestión del tiempo y los recursos
Dedicar tiempo y recursos valiosos la gerencia de recursos humanos a tareas repetitivas y manuales de nómina, en lugar de actividades estratégicas.
Automatizar los procesos de nómina para liberar tiempo y recursos para tareas más estratégicas.
Implementar un software de nómina que sea fácil de usar y administre eficientemente las tareas de nómina.
La gestión de nómina es un proceso crítico en las organizaciones que implica calcular y distribuir los salarios de los empleados, pero no solo eso. Es vital para asegurar la satisfacción del personal, además una gestión eficaz de la nómina garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y laborales, evitando posibles sanciones. Un sistema de nómina preciso refleja la fiabilidad de la empresa y contribuye a su reputación como empleador responsable. En esencia, la gestión de nómina es fundamental para la operatividad y estabilidad financiera de cualquier organización.
