todo lo que debes saber

Todo lo que debes saber sobre la gestión de nómina o payroll

Retrato fotográfico de Alicia Hurtado
Alicia Hurtado

Tax Partner – Outsourcing Services Leader, EY Peru

5 minute read 23 jul. 2024
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Pagos

La gestión de nómina o payroll es clave para toda empresa. Este proceso tiene diversos factores a tomar en cuenta, conócelos aquí. 

El pago de nómina o payroll es un componente clave en la gestión de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o industria. Se trata del proceso mediante el cual una organización calcula y distribuye los salarios y compensaciones a sus empleados. Este proceso incluye la contabilización de horas trabajadas, el cálculo de salarios, la deducción de impuestos, y la inclusión de beneficios y bonificaciones.

Principales funciones de un sistema de payroll o pago de nómina

Importancia de un preciso registro de nómina de empleados

Cómo EY puede ayudar

Consecuencias de una mala gestión de nómina

  • Se pueden generar inconvenientes con los empleados, como reclamos y generando un mal clima laboral e incluso demandas laborales ante las entidades administrativas laborales.
  • Sanciones y multas por parte de las autoridades laborales y tributarias.
  • La empresa puede presentar problemas financieros si no se calcula correctamente la nómina y se proyectaría costos laborales errados.
  • Imposibilidad de tomar decisiones informadas sobre la gestión de recursos humanos. 

Consideraciones para garantizar un adecuado procesamiento de nómina

  • Utilizar un software adecuado puede ayudar a automatizar el cálculo de la nómina y a reducir el riesgo de errores.
  • Tener un proceso de revisión predefinido (ejemplo, el uso de Check List) ayuda a establecer un proceso de revisión para comprobar que el cálculo de la nómina es correcto.
  • Mantener registros actualizados de la nómina permite reflejar los cambios en los salarios, las deducciones, entre otros, y homologadas con las entidades de las autoridades tributarias, previsionales y laborales.
  • Manuales documentados de políticas y procedimientos actualizados.
  • Identificación de la segregación de funciones, roles en la jerarquía de modificación de información, configuraciones, entre otros.

Innovación y tecnología en payroll

Desafíos en el manejo de nómina o payroll

Tema

DesafíoSolución
Cumplimiento de las regulaciones laboralesMantenerse actualizado con la normativa laboral, incluyendo procedimientos de las entidades tributarias, previsionales e incluso del sector de la industria específica.
  • Gestionar un software de nómina confiable y versátil, que permita actualizar los cambios en las regulaciones.
  • Contar con asesoría legal especializada en derecho laboral.
Exactitud y eficienciaGarantizar la precisión de los cálculos de nómina, incluyendo la carga de las novedades mensuales en forma automática.
  • Automatizar los procesos de nómina tanto como sea posible. Implementar controles de calidad y revisiones para garantizar la precisión.
  • Considerar el soporte de un Outsourcing reconocido de la nómina como EY.
  • Acotar procesos manuales.
Seguridad de la informaciónProteger la información confidencial de los empleados, como datos bancarios, información fiscal y datos personales, evitando las filtraciones de datos que puedan dañar la reputación de la empresa e incumplimiento legal.
  • Implementar medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos, controles de acceso y protocolos de seguridad.
  • Mantener un plan constante de capacitación a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de la información.
Costos

Control permanente de los costos asociados a la gestión de nómina, incluyendo software, hardware, usuarios, mantenimiento y servicios externos.

  • Evaluar todos los procesos internos de nómina para identificar áreas de ineficiencia. Implementar soluciones tecnológicas que reduzcan los costos operativos, incluyendo interfases, automatizaciones, etc.
  • Aquí también se considera la opción de la tercerización de la nómina.

Gestión del tiempo y los recursos

Dedicar tiempo y recursos valiosos la gerencia de recursos humanos a tareas repetitivas y manuales de nómina, en lugar de actividades estratégicas.

  • Automatizar los procesos de nómina para liberar tiempo y recursos para tareas más estratégicas.
  • Implementar un software de nómina que sea fácil de usar y administre eficientemente las tareas de nómina.

Alicia Hurtado

Tax Partner – Outsourcing Services Leader, EY Peru
Ayuda a las empresas a rediseñar la función tributaria, financiera y laboral. Es una apasionada por los viajes.
Lima, PER

Resumen

La gestión de nómina es un proceso crítico en las organizaciones que implica calcular y distribuir los salarios de los empleados, pero no solo eso. Es vital para asegurar la satisfacción del personal, además una gestión eficaz de la nómina garantiza el cumplimiento de las regulaciones fiscales y laborales, evitando posibles sanciones. Un sistema de nómina preciso refleja la fiabilidad de la empresa y contribuye a su reputación como empleador responsable. En esencia, la gestión de nómina es fundamental para la operatividad y estabilidad financiera de cualquier organización.

Acerca de este artículo

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Ayuda a las empresas a rediseñar la función tributaria, financiera y laboral. Es una apasionada por los viajes.
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