Recuperar capacidad productiva requiere transformación digital

La pandemia ha supuesto un punto de inflexión en nuestra forma de trabajar

En el último año, la forma de trabajar ha cambiado para siempre. Con el inicio de la pandemia y el confinamiento, muchos trabajadores tuvieron que adaptarse a un trabajo completamente remoto y ahora, a medida que recorremos el camino hacia la “nueva normalidad”, estamos viendo que algunos de esos cambios han venido para quedarse.

Seguramente todos sabemos qué beneficios a traído el teletrabajo, pero ¿volveremos a la situación anterior en la que el teletrabajo era una rara avis que despertaba desconfianza entre los empresarios? ¿El trabajo digital va a ser la norma en el futuro? ¿Todo son ventajas?

El trabajo 100% remoto trajo beneficios a los trabajadores como el ahorro en tiempos de desplazamiento o el poder dedicar más tiempo a la familia. Además, la complejidad de las situaciones personales y familiares de cada uno durante esta etapa fomentó la flexibilidad en los horarios de trabajo.

Por su parte, las compañías que ofrecen plataformas digitales de colaboración respondieron con agilidad evolucionando sus soluciones para ofrecer funcionalidades que ayudan a combatir los retos del trabajo remoto. Se han puesto a nuestra disposición distintos canales, medios y herramientas que favorecen el sentimiento de conexión, la experiencia de usuario en los encuentros digitales, e incluso agilizan el trabajo. Las posibilidades a la hora de comunicarnos de manera tanto síncrona como asíncrona se han disparado.

Los empleados valoran dichos beneficios. En su índice de tendencias laborales, Microsoft concluye que a un 73% de las 30.000 personas incluidas en su reciente estudio sobre Trabajo Híbrido les interesa que a medida que se normalice la situación, se mantengan la flexibilidad y las opciones de trabajar de forma remota; a su vez, a un 67% le gustaría dedicar más tiempo presencial con sus equipos.

En este contexto, muchas empresas están optando por implantar un modelo híbrido, es decir, un modelo que combinará el trabajo remoto con el presencial. Pero también hay que ver el otro lado de la moneda. La digitalización, las nuevas tecnologías y la flexibilidad son elementos que, sin duda, han jugado un papel crucial para que muchas empresas pudieran dar continuidad a su negocio y mantener los puestos de trabajo de sus empleados durante la pandemia.

Sin embargo, estos avances han tenido lugar tan rápido y han sido empujados por una situación con una carga emocional de incertidumbre y miedo a perder el trabajo que los trabajadores han llevado la responsabilidad profesional al extremo de “la esclavitud digital”, sintiendo la necesidad de estar permanentemente disponibles. Según un estudio de GlobalWebIndex, el 74% de los teletrabajadores revisa su correo fuera del horario de trabajo, frente al 59% de los trabajadores presenciales. También Eurofound expone que las personas que trabajan desde casa habitualmente son más del doble de propensas a superar el máximo de 48 horas de trabajo semanales.

A corto plazo las consecuencias han sido un aumento en la productividad autopercibida y, como muestra el estudio de Microsoft, un constante aumento del número de reuniones y conexiones entre los equipos: entre febrero de 2020 y febrero de 2021, el número de reuniones en Teams (la plataforma de Microsoft para trabajo colaborativo) aumentó en 2,5 veces, con un promedio de 10 minutos más de duración y se enviaron un 42% más de chats por persona fuera del horario de trabajo.

Pero si miramos a medio plazo, los equipos declaran mayor incertidumbre sobre quién es responsable de qué, las fechas límites y qué se espera de ellos. Por este motivo, a medida que la intensidad digital se está manteniendo en el tiempo, la productividad se está transformando en fatiga informática, ansiedad y aislamiento de los equipos.

A esta situación, se le suma el agravante de que el exceso de aplicaciones que buscan recrear las formas de trabajo tradicionales obstaculiza la agilidad: las personas cambian entre 10 aplicaciones un promedio de 25 veces al día para realizar el trabajo. Esto supone continuos cambios de atención que impactan negativamente en la concentración y que muchas veces derivan en duplicidad de tareas y, por ende, jornadas laborales más largas y menos productivas.

Aunque esta hiperconexión digital ya existía antes, a partir de la pandemia se ha intensificado sin planificación y de manera desestructurada, lo que está lastrando la salud psicológica de muchas personas, que se ponen en manos de profesionales porque padecen tecnoestrés laboral. Y es probable que esta realidad empeore, ya que, según una encuesta de Monster, la mayoría de los empleados no esperan tomarse el tiempo necesario para descansar.

Los expertos advierten de que estos efectos en la salud mental provocados por la pandemia serán más duraderos que los efectos físicos; por eso es importante que las empresas tomen medidas para hacer frente a la problemática de hiperconexión digital derivada de la vida laboral. Este reto al que se enfrentan las áreas de Recursos Humanos se ve agravado por el hecho de que el 41% de la fuerza laboral mundial está considerando cambiar de trabajo, según demuestran numerosos estudios.

En un contexto donde los empleados buscan tener el control de dónde, cuándo y cómo trabajan, para hacer frente a la situación, será necesario analizar los impactos del modelo híbrido en todo el ciclo de vida del empleado y tomar medidas específicas para cada momento. Desde el punto de vista de la atracción del talento, habrá que tener en cuenta que la flexibilidad y el trabajo híbrido serán elementos clave a la hora de valorar la aceptación de un puesto de trabajo.

Pero no sólo la oferta a futuros empleados se ve impactada, también las políticas de retención deben ser replanteadas para evitar que parte de ese 41% se materialice y provoque una fuga de talento e inestabilidades que afecten negativamente a la moral y compromiso de la plantilla.

Para ello, será necesario hacer ajustes en el modelo operativo de las compañías, de manera que la desconexión digital se convierta en parte de su cultura, ofreciendo a los empleados un equilibrio real entre el trabajo síncrono y asíncrono. Es decir, establecer qué tareas o procesos se pueden realizar de manera digital e individual a través de documentos compartidos y herramientas colaborativas para reducir el número de videoconferencias y su duración y, a su vez, fomentar las reuniones presenciales para aquellas tareas creativas o colaborativas.

Si se logra este equilibrio, parte del tiempo que hoy se emplea en reuniones improductivas podrá emplearse en tareas que requieren concentración, se reducirá la fatiga y se generará mayor compromiso con los equipos. En este balance será importante fomentar los descansos que, como indica el Dr. Donohue, fundador de The Digital Wellness, en un mundo remoto e híbrido cobran mayor importancia.

Para impulsar la desconexión digital y promover los momentos de colaboración presenciales, en esta nueva realidad donde convivirán el mundo físico y digital, los espacios físicos tendrán que aportarnos unos beneficios que no podamos obtener desde casa. Un entorno atractivo que favorezca las interacciones sociales informales será crucial para acercarnos a este equilibrio y generar mayor sentimiento de pertenencia en las plantillas.

Otras iniciativas enfocadas a ayudar a los empleados a desconectar del mundo digital mediante la mejora del bienestar se pueden desarrollar en el ámbito de la salud, por ejemplo, proporcionando facilidades de acceso a terapia; o en la compensación tanto a nivel económico, con ayudas al desplazamiento o a cubrir gastos de conexión desde casa, como a nivel “emocional”, por ejemplo, con “días de bienestar”.

La clave estará en lograr un cambio mental y cultural, comenzando por iniciativas de sensibilización a la plantilla sobre la importancia de dicha desconexión y las mejores prácticas para empoderarles a la hora de ponerlo en marcha cada uno desde su rol. Este camino ya se ha empezado a recorrer: en 2020 entró en vigor el derecho a la desconexión digital como parte de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derecho Digitales (LOPDGDD). En base a ello, las empresas están planteándose políticas e iniciativas que fomenten el tiempo de descanso y respeto a la intimidad personal y familiar de los empleados.

Según el Top Employers HR Best Practice Survey, un 56% de las 103 compañías incluidas en el Top Employers de España ya cuentan con buenas prácticas que impulsan la desconexión digital de su plantilla, lo que representa un 23% más que el año anterior.

Entre las acciones que han puesto en marcha, un 41% de estas empresas han desarrollado medidas de limitación de horarios y duración de reuniones y han implantado políticas de “no molestar” durante las vacaciones.

A nivel global también se están tomando medidas, por ejemplo, la compañía Volkswagen ha implantado el bloqueo del acceso al email desde el móvil en los teléfonos de empresa entre las 18:15h y las 7h.

En definitiva, las áreas de Recursos Humanos tienen un reto por delante, deben ser capaces de actualizar sus políticas para responder a las nuevas necesidades del modelo híbrido que se está estableciendo a raíz de la pandemia. Para ello, tendrán que ser capaces de replantear la experiencia de empleado con protocolos y campañas de sensibilización que contemplen su bienestar más allá de la oficina.

Este cambio de mentalidad y de modelos operativos debe tener un enfoque experimental y ágil, como apunta George Anders de LinkedIn, “esté preparado para crear un nuevo plan, no solo una vez, sino quizás dos, tres, cuatro veces. Lo que funcionó para su gente y su empresa en abril puede no ser lo mismo que en noviembre”. Y ahí necesitamos el compromiso de todos, organizaciones, directivos y empleados para conseguir un equilibrio entre vida personal y profesional en un mundo eminentemente digital.

Publicado en La Voz de Galicia