Tipología de fraudes en el área de gastos de personal

En el presente artículo vamos a realizar un análisis de los principales esquemas de fraude que pueden ocurrir en la gestión de gastos de personal

En el presente artículo vamos a realizar un análisis de los principales esquemas de fraude que pueden ocurrir en la gestión de gastos de personal.  En el marco de referencia del fraude ocupacional que define ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), los fraudes en el área de gastos de personal se enmarcan en los esquemas de apropiación indebida de activos.

Los gastos de personal suelen ser una de las principales partidas en las cuentas de resultados de las empresas. Sin embargo, estos gastos se componen de importes muy atomizados, como pueden ser el número de empleados, la multitud de contratos diferentes, con diferentes categorías y retribuciones, indeterminados justificantes de gastos de múltiples desplazamientos… ingredientes que dificultan la detección de esquemas de fraudes.

Según indica el “OCCUPATIONAL FRAUD 2024: A Report to the Nations” de ACFE-Association of Certified Fraud Examiners:

• La pérdida y duración mediana de estos esquemas de fraude es de 50.000 dólares y de 18 meses.
• El sector que más sufre esta tipología de fraude es el sector de empresas de construcción.
• El departamento en el que más ocurre este tipo de fraude es en la alta dirección.

Si bien se trata una tipología de fraude que en general no tiene un impacto cuantitativo muy significativo, al menos de manera individual, en los estados financieros de las organizaciones, esta tipología de fraudes son un indicador de la cultura corporativa de las mismas, y por tanto es muy importante el establecimiento de procedimientos para el control, la mitigación y detección de esquemas de fraude en de los gastos de personal

¿Cómo ocurren estos fraudes?

Los principales esquemas de fraude en esta área son los siguientes:

Empleados fantasmas:

El nombre de este esquema de fraude procede de que en su origen se incluían como gastos de personal y se pagaban nóminas a personas ficticias. Estos esquemas eran por lo general fáciles de detectar y han ido evolucionando, de tal manera que en la actualidad se trata de un fraude en el que se está pagando el salario de una o varias personas reales, pero en realidad esas personas no están trabajando en la organización.

Este tipo de fraude es muy habitual en entornos de corrupción como pago de favores a cambio de la concesión de contratos. También es muy común en el entorno de empresas de menor tamaño cuando un socio mayoritario y a cargo de la gestión incluye en nómina a personas vinculadas (principalmente cónyuge, hijos y otros familiares) sin el conocimiento del resto de socios y apropiándose por tanto de unos recursos corporativos de manera indebida.

Fraudes en las nóminas

Estos fraudes vienen producidos por las siguientes situaciones:

• Como una variante al esquema anterior de empleados fantasma. Puede ocurrir que estén trabajando con una retribución muy superior al tipo para la categoría y tareas que realiza en la organización.
• Que un empleado dentro de una categoría profesional reciba, sin justificación aparente, una retribución, ordinaria o extraordinaria, superior al resto de empleados de esa categoría.
• Fraudes relacionados con horas extras falsas y que conlleva que la organización acabe pagando horas no realizadas.

Fraudes relacionados con los gastos de empleados pagados por la empresa (gastos de viaje, de representación…)

En relación con los gastos, los fraudes ocurren cuando el empleado reclama más gastos de los realmente incurridos en nombre de la organización. Esto se materializa generalmente mediante la imputación de gastos personales camuflados dentro de gastos corporativos.

¿Cómo prevenir y detectar estos fraudes?

Si bien el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal en términos de pago de tasas e impuestos, y de información a reportar, ha motivado históricamente que las organizaciones tengan marcos de control interno adecuado para cumplir con esas obligaciones.

Estos marcos de control si bien ayudan a mitigar y detectar potenciales fraudes no están diseñados de manera general para ello, por lo que las organizaciones deben incluir en los mismos procedimientos y controles preventivos y defectivos para combatir los fraudes en esta área.

Estos procedimientos entre otros deben enfocarse a:

• Aprobación de las necesidades de contratación de personal.
• Evaluación de los candidatos para establecer procesos de evaluación de estos en términos de capacitación y también en términos de potenciales conflictos de interés.
• Establecimiento de políticas de retribución variable cuantificables en términos de cumplimiento individual y corporativo (KPIs a establecer para los bonus, comisiones de ventas...).
• Mecanismos que permita identificar responsabilidades a nivel función/departamento en cuanto a la gestión del número de empleados y del trabajo efectivo de los mismos.
• Políticas de gestión y aprobación de gastos.
• Formación.

Auditorías o monitorización del área mediante procedimientos de análisis de datos, revisiones de KPIs por categorías y un mayor control que ayude a prevenir el reto del fraude.