Nueva factura electrónica obligatoria

En estos momentos hay una multitud de iniciativas en el ámbito nacional e internacional que afectan a los procesos de facturación

1. Antecedentes

En el proceso de digitalización de las empresas, un agente muy activo en todos los países han sido las distintas administraciones tributarias que, para poder acceder a más información, en menos tiempo y de mayor calidad, se han visto obligadas a avanzar en dos aspectos distintos.

En primer lugar, en la propia modernización y digitalización de los procesos internos de las administraciones tributarias, entre las cuales, la Agencia Estatal de la Administración Tributaria – AEAT– ha sido un modelo de eficacia y de innovación.

En segundo lugar, en la automatización y digitalización de los datos suministrados y solicitados por las administraciones. Este ámbito se ha ido extendiendo de forma que prácticamente la totalidad de las obligaciones tributarias han de ser cumplidas de manera digital, olvidando el soporte papel, y permitiendo realizar una validación de los datos e informaciones antes de su incorporación a las bases de datos tributarias.

Esta digitalización se fue extendiendo para todas las declaraciones tributarias, tanto para aquellas en las que se declara e ingresa los diferentes tributos como para las múltiples y cada vez más extensas declaraciones informativas, pero dejando a un lado, al menos al principio, el día a día de las empresas y sus procedimientos internos.

Por otro lado, los procesos de facturación son unos de los procedimientos de más relevancia desde el punto de vista fiscal. Suponen el elemento esencial tanto para el IVA como para la imposición directa, ya que a través de estos procesos se canalizan la mayoría de los ingresos y gastos de una entidad. Esto ha llevado a que las administraciones fiscales también se hayan marcado como objetivo el poder tener acceso a la información de esos procesos o, en su defecto, establecer sistemas que impidan su alteración y permitan su comprobación a posteriori.

Centrándonos en el ámbito español, el acceso por parte de la Agencia Tributaria a la información de los procesos de facturación se llevó a cabo mediante la implementación del Suministro Inmediato de Información (SII) en el año 2017.

La Agencia Tributaria española había conseguido importantes avances en la asistencia y en el control del IRPF y buscaba la forma de replicar ese modelo en otros impuestos, en especial en el IVA.

En el IRPF, los distintos suministros de información plenamente digitalizados, recibidos en su mayor parte entre enero y febrero de cada año, permiten a la Agencia Tributaria ofrecer a todos los contribuyentes unos datos fiscales con la información que la AEAT dispone de cada uno, así como realizar un borrador de su declaración, con un carácter completo en un amplio número de contribuyentes. De esta forma, la AEAT ofrece unos elevados niveles de asistencia al contribuyente y, al mismo tiempo, reduce considerablemente el fraude al transparentar la información en poder de la Agencia Tributaria.

Con la implementación del SII, la Agencia perseguía conseguir los mismos objetivos: -Aumentar la información sobre las facturas recibidas y emitidas de las empresas, con mayor celeridad y calidad del dato para obtener una suerte de datos fiscales en un primer momento y unos borradores de declaraciones-liquidaciones del IVA (pre303) con posterioridad.

A pesar de que había experiencias precedentes exitosas de la utilización de la factura electrónica obligatoria, básicamente en Hispanoamérica y en Portugal, el enfoque que se empleó en España fue diferente. La factura, aunque tiene una relevancia fiscal indiscutible, y el grueso de su regulación se produce dentro de la normativa tributaria, es un documento mercantil con efectos que van mucho más allá del mero justificante fiscal. Ante esto, se decidió -mediante una modificación jurídica aparentemente menor - establecer la obligación de llevanza de los libros registros de facturas recibidas y emitidas de manera electrónica en la sede de la AEAT.

¿Qué supuso esta modificación? Que, a partir de 2017, las empresas obligadas tuvieron que empezar a registrar todas y cada una de sus facturas emitidas y recibidas en el plazo de cuatro días en sede electrónica. De esta forma, la administración puede obtener la información en tiempo cuasi real, y gracias a las validaciones y comprobaciones establecidas, se asegura la calidad del dato.

El SII se estructura mediante unos diseños de registros en formato XML y una comunicación web service con la AEAT que permite enviar la información de manera automática y procesar elevados volúmenes de datos. Las empresas afectadas son aquellas que superan los 6 millones de euros de facturación, las asociadas al régimen de grupo en IVA, las que se acogen al régimen de devolución mensual de IVA y las que voluntariamente quieran adherirse (las menos). En definitiva, en torno al 70% de la facturación de las empresas españolas se encuentra incluida en el SII.

Con esta iniciativa, la AEAT se puso a la vanguardia de las administraciones fiscales europeas, pudiendo acceder a un nivel de información hasta ese momento inimaginable, permitiéndole confeccionar los borradores de declaraciones-liquidaciones  de IVA de la mayor parte de las empresas que no presentan situaciones especialmente complejas en este impuesto y anticipando procedimientos de control de manera interna a lo que anteriormente suponía el inicio de actuaciones de control por los órganos de la inspección.

La implementación del SII no fue sencilla, supuso un importante esfuerzo para la Agencia Tributaria, pero, sobre todo, para todas las empresas. El trasparentar en tiempo real sus procedimientos de facturación implicó revisar y actualizar todos sus procesos, analizar la alineación de sus ERPs con las obligaciones de facturación y de IVA, revisar y chequear todos sus mayores de clientes y proveedores y trabajar de manera conjunta sus equipos de fiscal, tecnología y facturación.

2. Ley Crea y Crece: factura electrónica obligatoria

Con el SII en pleno funcionamiento, con una explotación cada vez más intensa de la información obtenida -no sólo en el ámbito del IVA, sino también en el resto de las figuras tributarias- y con los borradores de las declaraciones-liquidaciones del IVA plenamente implantados, no parecía necesario impulsar ninguna nueva medida sobre la facturación de las empresas españolas, al menos desde la óptica fiscal.

Sin embargo, de manera un poco inesperada, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, dentro de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresa- la denominada Ley Crea y Crece-, vino a quebrar la paz en este ámbito.

Dentro de un proyecto de ley que pretendía otra serie de objetivos relacionados con favorecer la creación de empresas, facilitar el acceso a la financiación, la mejora del clima de negocios o la reducción de la morosidad comercial, se estableció la obligatoriedad de la factura electrónica en todas las relaciones B2B, esto es, entre empresarios y profesionales, desde un ámbito ajeno a la administración tributaria.

Sorprendentemente una iniciativa de este calado pasó prácticamente sin ningún tipo de observaciones en el trámite parlamentario y sin que, por parte de los operadores económicos, se hiciera ninguna manifestación al respecto.

Si bien el objetivo principalde esta obligatoriedad es luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales -ya que la factura electrónica permitirá tener constancia de las fechas de aceptación y pago de las facturas-, los efectos van mucho más allá puesto que pueden suponer un auténtico cambio en la relación entre clientes y proveedores.

La Ley 18/2022 regula la obligación de factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales en un único artículo y una Disposición Final.La regulación es muy somera y salvo apelaciones a la interconexión, interoperabilidad, gratuidad, seguimiento de las de los estándares europeos y respeto a la norma fiscal, se deja todos los aspectos específicos a un posterior desarrollo reglamentario, que en un claro exceso de confianza se esperaba tener finalizado en un plazo de seis meses después de la aprobación de la citada ley.

A medida que iba trascurriendo ese plazo, la comunidad empresarial iba haciéndose cada vez más consciente de los efectos de esta iniciativa, lo que podía suponer para sus procesos de facturación y la falta de suficiente coordinación con las obligaciones tributarias.

Cuando seis meses después se inició la tramitación del esperado Reglamento, la primera noticia que tuvimos fue que ya era un proyecto conjunto de los ministerios de Hacienda y el de Economía (o mejor dicho el Ministerio de Hacienda y Función Pública y el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital). Esto ponía negro sobre blanco una de las grandes dudas que se habían generado y consistía en dilucidar si el Ministerio de Economía tenía la capacidad tecnológica para llevar a buen puerto este proyecto o se tendría que implementar a través de la Agencia Tributara, ya que ésta es la única que en el seno de la Administración General del Estado tiene suficiente capacidad tecnológica para llevarlo a cabo.

El 15 de junio se hizo público el proyecto de Reglamento que contempla un modelo mixto. Por un lado, se regulan las plataformas privadas de factura electrónica, se establecen sus requisitos y funcionamiento y se detallan qué informaciones se han de suministrar, y por otro, se establece una solución pública de facturación que pretende tanto abarcar a las empresas que no utilicen operadores privados como servir de repositorio de la información de todas las facturas, de forma que se pueden cumplir los compromisos de interoperabilidad y accesibilidad de la factura electrónica y, sobre todo, de control de los periodos medios de pago.

Según las informaciones publicadas por el ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital en la actualidad, el uso de la factura electrónica es reducido, alcanzando a unos 14 millones de facturas, si bien en algunos sectores su uso está muy extendido como es el industrial -especialmente el automovilístico-, la industria farmacéutica y el sector del turismo -en especial de viajes hoteles-.

La regulación concerniente a los plataformas privadas busca precisamente preservar su uso en esos sectores en los que se están empleando con éxito. Mediante la utilización de campos específicos ligados con los albaranes, órdenes de reserva o de pedido u otros se han conseguido automatizar numerosos procesos y se busca que esa información adicional se pueda seguir incluyendo en la nuevas factura electrónicas

3. Contenido del borrador de Reglamento

En primer lugar, hay que señalar que el borrador de Reglamento que regula la obligación de Factura Electrónica es el texto que ha sido sometido a información pública, en el seno del cual fue objeto de numerosas observaciones y aportaciones que deben ser valorados por el Ministerio de Asuntos Económicos y, en su caso, integradas en el texto definitivo que se remita al informe del Consejo de Estado.

Ese texto definitivo aún no se ha hecho público y se desconoce si ya ha sido remitido al Consejo de Estado. Teniendo en cuenta el tiempo necesario para su tramitación y los necesarios informes que han de solicitarse, la tramitación será de como mínimo tres meses. Por tanto, muy probablemente el Reglamento no será aprobado de manera definitiva hasta finales de este año o principios de 2024.

La factura electrónica será obligatoria en todas las relaciones B2B, por ello se excepcionan los supuestos en los que se emitan facturas simplificadas (tiques) o en los que no existe obligación de emitir factura. Por otro lado, sólo será exigible cuando tanto el destinatario como el emisor estén establecidos en España al encontrarse aquí a la sede de su actividad económica o tener un establecimiento permanente.

Como comentamos anteriormente, el sistema público de facturación electrónica estará integrado por un lado por el conjunto de plataformas privadas de intercambio de factura y por otro por la solución pública de facturación. Las empresas deberán hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas. En caso de que no se indique nada, se entenderá que se está utilizando la solución pública.

Para garantizar la interoperabilidad de los distintos sistemas de facturación se acotan a cuatro las sintaxis autorizadas:

a) Mensaje XML del CEFACT/ONU de factura aplicable a toda la industria tal como se especifica en los esquemas XML 16B (SCRDM — CII).

b) Mensajes UBL de factura y nota de crédito tal como se definen en la norma ISO/IEC 19845:2015.

c) Mensaje EDIFACT de factura de acuerdo con la norma ISO 9735.

d) Mensaje Facturae, en la versión para facturación entre empresarios y profesionales vigente en cada momento.

Para la solución pública de facturación y para las copias de las facturas que las plataformas privadas deben remitir al repositorio público, el borrador del reglamento prevé que se deba seguir Facturae. Sin embargo, las última declaraciones de los responsables de la Administración parecen que se decantan hacia sea la sintaxis UBL como la que deba ser utilizada, al estar ésta más en la línea de los siguientes pasos que quieren adoptar las instituciones europeas.

Las facturas electrónicas se identificarán mediante un código único que estará constituido por el número de identificación fiscal del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Para las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas se regulan los requisitos técnicos para que puedan operar como tales (requisitos que pueden resultar muy exigentes):

a) Estar en posesión de la certificación ISO/IEC 27001 para su sistema de gestión de la seguridad de la información.

b) Utilizar protocolos seguros para la transmisión de la información con especificaciones AS2 o AS4.

c) Operar con firma electrónica avanzada de las facturas electrónicas.

d) Tener capacidad de intercambiar facturas electrónicas en todas las sintaxis admitida.

e) Tener un plan de continuidad de negocio.

f)  Asegurar la disponibilidad del servicio (al 99%) y contar con recursos de soporte disponibles en todo momento.

g) Asegurar las normas de gobernanza del dato y confidencialidad.

h) Tener capacidad y garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuitas con otras plataformas.

Los emisores que empleen plataformas privadas deberán remitir al repositorio público (el sistema público de facturación) una copia fiel de las facturas.

Cuando las plataformas correspondientes al emisor y al receptor empleen una sintaxis diferente entre las autorizadas, la obligación de convertir o transformar los mensajes recaerá en la plataforma del emisor, salvo que éste emplee la sintaxis de las solución pública, en cuyo caso esa obligación pasaría el receptor.

Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar de manera obligatoria al emisor de los siguientes estados de la factura: la aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha, y el pago efectivo completo de la factura y su fecha.

Asimismo, de manera voluntaria se podrán incorporar estados adicionales, como pueden, entre otros, la aceptación o rechazo comercial parcial de la factura; el pago parcial de la factura, el importe pagado y su fecha; o la cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago.

No se regula en este borrador de Reglamento el plazo para emitir las facturas, por lo que habrá que estar a la normativa actual para ello. Lo que si se regula es el plazo para informar de los estados de las facturas, para lo que, en línea con el SII, se establece un máximo de 4 días (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales).

Por su parte, la solución pública de facturación que será gestionada por la AEAT servirá para la interconexión entre los operadores que no utilicen plataformas privadas y como repositorio de las copias de las facturas que han optado por las plataformas privadas. De esta forma se garantiza que la AEAT cuenta con información completa de todas las facturas del sistema español de facturación electrónica.

Como comentamos anteriormente, se ha abierto una duda sobre la sintaxis a seguir en la solución pública de facturación sobre si mantener la solución pública Facturae o evolucionar hacia UBL.

Respecto de la información de los estados de la factura, en la solución pública se establece una suerte de aceptación presunta de las facturas ya que sólo se considerará que ha habido rechazo si se emite y enviar una factura rectificativa.

Por su parte, para informar del pago efectivo de la factura, y su fecha, los destinatarios de la facturan SII deberán informar del pago completo de las facturas recibidas mediante una remisión de información al libro de registro de facturas recibidas del SII. Esta información será accesible al emisor de factura y se establecerán mecanismos para que pueda comunicar retrasos o impagos de las facturas.

Para los operadores que no se encuentren en el SII, o que tengan una facturación inferior a 6 millones de euros y estén acogidos al Régimen de Devolución Mensual, no se concreta la forma en que se informara del estado del pago de factura, remitiéndole a un posterior desarrollo mediante Orden Ministerial.

4. ¿Para cuándo será obligatoria la factura electrónica?

La factura electrónica será obligatoria para las empresas con un volumen d facturación superior a los 8 millones de euros a los 12 meses de la aprobación del Reglamento (que cómo hemos indicado no se espera antes de finales de 2023 o principios de 2024, por lo que probablemente no será hasta 2025 cuando sea efectiva esta obligación). Para las restantes empresas, las de menos de 8 M€ será obligatorio 24 meses después de la aprobación.

Durante los primeros 12 meses, las empresas obligadas a emitir facturas electrónicas deberán enviar adicionalmente documento en formato PDF que asegure la legibilidad de las facturas para las empresas y profesionales para los que esta obligación aún no es exigible, salvo que acepten voluntariamente recibirlas en el formato original.

Por otra parte, como la remisión de la información sobre el estado de pago de la factura en las empresas no incluidas en el SII se ha vinculado a una futura Orden Ministerial, se establece un régimen transitorio adicional para informar sobre el pago de la facturas de 36 meses desde la aprobación del reglamento para los empresarios cuya facturación anual sea inferior a 6 millones de euros y de 48 meses para los profesiones con un volumen de facturación también inferior ese importe.

5. Control de la morosidad

Con la información disponible en el sistema público de facturación la AEAT extraerá información estadística que permita monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial y la hará llegar al Observatorio Público de la Morosidad Privada.

Este Observatorio publicará anualmente un listado con aquellas empresas que hayan incumplido los plazos de pagos establecidos en la normativa sobre morosidad, cuando concurran las siguientes circunstancias:

• Que a 31 de diciembre el importe de total de las facturas no pagadas dentro de plazo supere los 600.000 euros.
• Que el porcentaje de facturas pagadas durante el año en plazo sea inferior al 90% del total.
• Que se trate de sociedades con personalidad jurídica que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada

Por otro lado, hay que tener en cuenta la relevancia que va a tener la transparencia sobre la realización de las operaciones y la fecha de pago de las facturas que va a suponer la implantación de la factura electrónica obligatoria. Esta información será de especial relevancia para la detonación de los períodos medios de pago a proveedores que ha de incluirse en la memoria de cuentas anuales de las sociedades mercantiles, acreditar el cumplimiento de los periodos de pago para acceder a las convocatoria de subvenciones públicas o para el acceso a la contratación pública.

6. ¿Y esto es todo?

Pue nos tememos que no.  En estos momentos hay una multitud de iniciativas en el ámbito nacional e internacional que afectan a los procesos d facturación.

A nivel de la UE, la Comisión Europea presentó en diciembre de 2022 el Proyecto ViDA (VAT in the Digital Age), un paquete de medidas que, entre otras cuestiones, propone en línea con el proyecto español convertir la factura electrónica en formato estructurado como la regla general para la documentación de operaciones. Además, dicha factura será la base sobre la que pivotará el nuevo sistema de suministro de información inmediato de las operaciones intracomunitarias.

En España, las haciendas forales vascas están impulsando el sistema TicketBAI, que exige a las empresas utilizar unos sistemas informáticos -softwares- de facturación certificados y remitir a la Administración los ficheros de facturación con unos determinados requisitos. En Vizcaya, el sistema se complementará en 2024 con Batuz, que requerirá el suministro electrónico de los denominados Libros Registro de Operaciones Económicas.

Además, también está próxima la aprobación del nuevo Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas informáticos de facturación y los registros de facturación generados por ellos, de modo que no puedan ser alterados por ningún medio. Adicionalmente, los sistemas deberán tener la capacidad de remitir a la Administración los registros de facturación en tiempo real y de forma continua (“sistema VERI*FACTU”), permitiendo la configuración de determinados libros registros en la sede electrónica de la AEAT y la comprobación de la factura por parte del emisor y destinatario, en una suerte de extensión del SII a todos los colectivos.