Om ca. 2 uger skal samtlige arbejdsgivere i Danmark registrere medarbejdernes arbejdstid. Den 1. juli træder ændringen af arbejdstidsloven nemlig i kraft. Det betyder, at der lige nu er massiv travlhed hos virksomhederne med at blive klar med de lovpligtige arbejdstidsregistreringssystemer, politik og information om arbejdstidsregistrering samt diverse tillæg til ansættelseskontrakterne.
Fire råd til at blive klar
Jeg vil i denne artikel tage de pragmatiske og praktiske briller på, og give mit bud på, hvordan den sidste slutspurt før den 1. juli udnyttes bedst muligt, så man som arbejdsgiver kan komme på plads.
Der skal styr på fire punkter:
- Arbejdstidsregistreringssystem
- Politik om arbejdstidsregistrering
- Hvem er undtaget?
- GDPR skal på plads.
Metodefrihed til at vælge arbejdstidsregistreringssystem
Det første arbejdsgiverne skal have styr på, er tidsregistreringssystemet. Loven bestemmer, at du som arbejdsgiver skal indføre ”et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”, der dokumenterer den enkelte medarbejders samlede daglige arbejdstid.
Den gode nyhed er, at der er metodefrihed til valg af system. Der er derfor ikke nødvendigvis krav om, at der skal investeres massivt i nye systemer, hvis de eksisterende systemer – evt. med tilføjelse af nye funktioner, retningslinjer og procedurer - kan dokumentere den faktiske udførte arbejdstid. Typisk vil tidsregistreringssystemerne for de timelønnede på mange danske arbejdspladser allerede nu leve op til de nye krav, men det skal selvsagt gennemgås.
Det helt afgørende er, at der ikke må være forskel på den registrerede arbejdstid og så den arbejdstid, som rent faktisk udføres. Al arbejdstid skal registreres – både den, som medarbejderen får betaling for og den, som medarbejderen ikke måtte modtage betaling for – fx fordi man er ansat på de såkaldte joblønskontrakter, hvor der ikke betales for arbejde, som udføres ud over den normale ugentlige arbejdstid.
Beskæftigelsesministeren har præciseret, at det er den samlede daglige arbejdstid, som skal registreres. Der er ikke krav om registrering af det tidsrum, hvor medarbejderen har udført sit arbejde.
En helt enkelt metode til at arbejdstidsregistrere er præudfyldt registrering, som mange arbejdsgivere forventes at benytte sig af. Arbejdsgiverne kan således vælge at præudfylde den samlede daglige arbejdstid i tidsregistreringssystemet med fx 7,5 timer pr. dag, såfremt der er aftalt en normal ugentlig arbejdstid med medarbejderen i ansættelseskontrakten. Så skal medarbejderne blot jævnligt - og det anbefales senest ved hver uges afslutning - markere en skriftlig godkendelse af denne præudfyldte tidsregistrering og tilføje evt. afvigelser pr. dag. En sådan registrering vil være fuldt ud lovlig.
Politik om arbejdstidsregistrering
Det næste arbejdsgiverne skal gøre er at udarbejde en politik om arbejdstidsregistrering, som skal meddeles til medarbejderne inden den 1. juli 2024. Der skal gives en såkaldt ”privacy notice” meddelelse efter GDPR-reglerne. Arbejdsgiverne skal give en forudgående information til medarbejderne om, at man som arbejdsgiver kontrollerer samt overvåger overholdelse af tidsregistreringen, og informationen skal oplyse medarbejderne om indsigtsret og adgang til oplysningerne og sletning.
Politikken kan typisk indgå i personalehåndbogen, som ansættelseskontrakterne i øvrigt henviser til. Politikken skal indeholde følgende hovedpunkter, hvor de klassiske hv-spørgsmål og svar er rigtig gode pejlemærker for, om man har fået det hele med:
Hvad skal registreres? Hvad er arbejdstid, og hvad er ikke arbejdstid? Hvornår og i hvilket omfang er transporttid og arbejdstid under tjenesterejser arbejdstid? Hvornår skal der registreres? Dagligt eller ugentligt? Hvem skal registrere, og hvem skal ikke registrere, da de er undtaget efter loven som såkaldte ”selvtilrettelæggere”? Hvordan skal der registreres? Hvordan udfører arbejdsgiver kontrol med medarbejderens tidsregistrering? Hvem hos arbejdsgiver skal godkende registreringen? Hvordan og hvornår? Hvad er sanktionerne, hvis medarbejderen ikke registrerer sin arbejdstid?
Hvem er undtaget kravet om tidsregistrering?
Tredje vigtige indsats er at kortlægge hvilke medarbejdere, som kan undtages kravet om tidsregistrering. Det er de såkaldte ”selvtilrettelæggere”, som arbejdsgiverne kan vælge at undtage de nye regler. Det klokkeklare udgangspunkt er imidlertid, at tidsregistreringskravet gælder alle medarbejdere, da hensynet bag registreringskravet er, at sikre overholdelse af de daglige og ugentlige hviletidsregler samt den gældende regel i arbejdstidsloven om maksimal ugentlig arbejdstid på 48 timer.
Medarbejderen er ifølge loven ”selvtilrettelægger”, når arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke kan måles og eller fastsættes på forhånd, eller når medarbejderen selv kan fastsætte hele arbejdstiden, når der er tale om personale med ledelsesfunktioner eller andet personale, der har beføjelse til at træffe selvstændige beslutninger. Gode eksempler er visse højere akademiske medarbejdere, visse executive ledende medarbejdere, visse projektansatte medarbejdere, kørende sælgere, som selv fastsætter hele deres arbejdstid, og som kan binde arbejdsgiveren med tilbud og ordrer mv.
Medarbejderen er dog først undtaget reglerne, når dette er aftalt direkte med medarbejderen i en aftale, som typisk indgås som et tillæg til medarbejdernes ansættelseskontrakt. Det skal fremgå af aftalen, at medarbejderen som selvtilrettelægger er undtaget reglerne om tidsregistrering og evt. også hviletidsreglerne og reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid.
