El impacto contable de los canales de denuncias

Es necesario que existan en las organizaciones una serie de protocolos que velen por una correcta comunicación entre los departamentos de Compliance y los Departamentos Financieros.  

Los canales de denuncias, también conocidos como whistleblowing, llevan ya un tiempo conviviendo con nosotros en el ecosistema empresarial. 

Podríamos definirlos, de manera sencilla y sin entrar en consideraciones jurídicas, como aquel canal que permite a las organizaciones recibir información (tanto de usuarios de la organización como de usuarios ajenos a la organización) sobre potenciales infracciones normativas o potenciales irregularidades cometidas en su seno. De los mismos podríamos destacar, entre otras, las siguientes características:

• Su importancia en las organizaciones para detectar casos de fraude. En el último reporte de ACFE (Occupational Fraud 2022: A Report to the Nations), el 42% de los fraudes son detectados gracias a denuncias recibidas en estos canales.
• Deben reunir determinados requisitos de independencia, autonomía, exhaustividad, integridad, confidencialidad de la información y protección del informante.
• Deben llevar asociados procedimientos y prácticas adecuadas de investigación de los hechos denunciados, así como de comunicación de los resultados finales.
• Resulta indispensable que exista una figura responsable que se encargue de velar por el cumplimiento de los anteriores requisitos. Esta figura en las organizaciones suele recaer en los responsables de Cumplimiento Normativo o Compliance Officers.

De lo anterior se pone de manifiesto que una de las claves en la gestión de los canales de denuncia por parte de los Compliance Officer es la confidencialidad de todo el proceso, desde que se recibe la denuncia hasta que se termina la investigación de los hechos denunciados.

Desde un punto de vista contable, en la medida que los canales de denuncia contienen información sobre potenciales infracciones normativas o irregularidades, el objetivo es determinar si dicha información podría ser constitutiva de hechos que puedan tener impacto en la contabilidad de las organizaciones y pudiera suponer un riesgo en lo concerniente a que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la organización.

Existe, por lo tanto, un reto en las organizaciones para conciliar, por una parte, los objetivos de confidencialidad que debe llevar asociado la gestión del canal de denuncias y, por otro, el objetivo de imagen fiel de los registros contables.

Por ello es necesario que existan en las organizaciones una serie de protocolos que velen por una correcta comunicación entre los departamentos de Compliance y los Departamentos Financieros. 

Estos protocolos deben considerar las siguientes cuestiones:

Cada denuncia investigada por la organización debe tener una evaluación inicial —que se irá actualizando a medida que avance la investigación— de los potenciales impactos contables que podrían resultar de la investigación a realizar, ya sea porque dicha información estuviera relacionada con potenciales manipulaciones de cifras contables (por ejemplo, fraudes relacionados con el reconocimiento de ingresos); porque la información estuviera relacionada con potenciales incumplimientos normativos que pudieran suponer algún tipo de multa o sanción que diera lugar a provisiones o pasivos contingentes; o bien porque la información ponga de manifiesto una debilidad en los procesos contables de control interno.

• Dependiendo de los resultados de cada evaluación realizada, se establecerán líneas de actuación adecuadas que permitan asegurar que la contabilidad refleja la imagen fiel.
  
• Además, hay que tener en consideración que en ocasiones el mencionado análisis de impactos contables es complejo, dado que implica análisis técnicos, legales u otros, por lo que es necesario la creación de comités o reuniones entre diferentes departamentos para la realización de dichos análisis, lo que requerirá cumplir con compromisos de confidencialidad adecuados. 
• La evaluación de los aspectos contables es especialmente importante en aquellos casos en los que la investigación de la denuncia no esté concluida a la fecha de emisión de cuentas anuales o de información financiera intermedia, puesto que, dependiendo del grado de avance de la investigación y de la información disponible, se desprenderá el tipo de información que se debe incluir en la información financiera y publicar en relación con la investigación en curso. 
• Documentar las evaluaciones realizadas para tener evidencia de estas y poder justificar ante terceras partes, si fuera necesario, el criterio aplicado.

En resumen, si una organización quiere gestionar adecuadamente los riesgos que suponen los canales de denuncias a efectos de la información financiera, es fundamental la colaboración entre los departamentos financieros y de cumplimiento, y el establecimiento de protocolos comunicación entre ambos y de cooperación en el análisis de impactos contables de las cuestiones que lleguen a los canales de denuncias.