EY se refiere a la organización global, y puede referirse a una o más, de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada. Ernst & Young Global Limited, una compañía británica limitada por garantía, no presta servicios a los clientes.
Resulta cada vez más habitual que muchas empresas experimenten problemas llegado el momento de realizar tanto sus informes financieros como sus procesos de reporting.
Resulta cada vez más habitual que una gran cantidad de empresas experimenten problemas llegado el momento de realizar tanto sus informes financieros como sus procesos de reporting, tanto a nivel interno como externo.
Muchos de los departamentos que intervienen en la confección de dichas memorias e informes deben trabajar en diferentes herramientas office recabando datos para su composición que tienen multitud de orígenes distintos. Esto implica una inversión considerable en horas dedicadas al tratamiento manual de la información y conlleva un tráfico de archivos por medio de canales inseguros (mail, carpetas compartidas, USB, etc.), con infinidad de modificaciones y versionados hasta que los informes son completados y están listos para su proceso de validación interna.
Tanto combinar como validar toda esa información elaborada por diferentes actores (que a veces son elementos externos a la organización), con sus diagramas e innumerables tablas de Excel provenientes de diferentes fuentes de datos, genera una gran falta de transparencia y un descontrol de la información.
Si sumado a eso añadimos la creciente demanda de los reguladores, que requieren la implementación de informes en Formato Electrónico Único Europeo (ESEF), y la directiva de la Unión Europea del 21 de abril de 2021 sobre la información corporativa en materia de sostenibilidad, la presión que recae en las empresas para generar toda esta información más rápidamente y con mayor nivel de detalle aumenta de manera considerable.
Por todo ello, cada vez más empresas están invirtiendo en herramientas de Disclosure Management, las cuales permiten digitalizar y automatizar estos procesos, al mismo tiempo que permiten a los equipos trabajar en un entorno colaborativo con mayor trazabilidad y total transparencia, además de generar documentación adaptada a las nuevas (y futuras) normativas legales.
Que es una herramienta de Disclosure Management
Una herramienta de Disclosure Management es una plataforma de reporting narrativo que permite a las empresas trabajar en un entorno colaborativo en el que los diferentes departamentos de la compañía pueden trabajar sobre un mismo documento en su elaboración, confección y diseño, de manera eficiente y organizada con total seguridad y trazabilidad en todo momento, pudiendo conectarse a diferentes orígenes de datos, tanto financieros como no financieros.
Con este tipo de herramientas obtendremos entre otras cosas, una automatización de los procesos lo que simplificará la presentación de informes (memoria consolidada, memoria individual, informe de sostenibilidad…) reduciendo los riesgos por incumplimiento normativo, error o retraso y teniendo un mayor control de la información.
Las principales funcionalidades que aportan las plataformas de reporting narrativo son:
- Entorno colaborativo: Debido a que en la elaboración de estos documentos se requiere de la participación de diversas áreas dentro de la organización, la herramienta debe permitir trabajar en un entorno colaborativo en el que varios usuarios puedan acceder y modificar de forma simultánea un mismo documento y capítulo con total seguridad y trazabilidad.
- Maquetación avanzada de los documentos, permitiendo la elaboración de infografías y ediciones enriquecidas de los documentos, pudiendo generar las versiones finales de las memorias dentro de la misma herramienta.
- Accesos y permisos para modificación/revisión/validación de documentos. Los roles para otorgar a los usuarios pueden variar desde el acceso de sólo lectura hasta el rol de administrador. Además, los permisos se pueden llegar a restringir a capítulos e informes específicos.
- Workflow de tareas: permite la generación y gestión de un flujo de tareas y pasos a seguir en la elaboración de los documentos narrativos.
- Interfaces con sistemas externos: automatización de la recogida de datos y conexión directa con los sistemas origen. Creación de vínculos dentro del propio documento que permiten garantizar la integridad y trazabilidad del dato desde el origen.
- Control y validación automática: disponen de reglas de validación y control de los datos financieros presentes en el informe.
- Formatos de salida: Suelen soportar múltiples formatos de salida (PDF, PPT, XLS, HTML, XML, etc.).
- Etiquetado XBRL: Ante las nuevas normativas comentadas para las empresas con cotización en bolsa de mercado europeo donde existe la obligatoriedad de etiquetar los Estados Financieros consolidados, las notas de la memoria y el informe de sostenibilidad (a futuro), la mayoría de las herramientas de Disclosure Management se han ido adaptando a estos cambios añadiendo funcionalidades embebidas de etiquetado XBRL que les permita cumplir con la normativa. Además, cuentan con capacidad y agilidad en la adaptación ante nuevos cambios y evolución de los requisitos de etiquetado.
Cómo afecta el uso de estas herramienta al departamento financiero.
Todas estas funcionalidades permiten al departamento financiero ser mucho más eficiente a la hora de elaborar su informes anuales, así como cumplir con la normativa vigente en la actualidad.
En el pasado, el resultado puede haber sido solo un formato imprimible, como un documento de Word o un archivo PDF, pero en los últimos tiempos, las presentaciones legales y reglamentarias requieren etiquetado y presentación electrónica, especialmente a través de formato XBRL. Es aquí donde estas herramientas cobran mayor relevancia aportando rapidez y un entorno totalmente controlado y auditable que permite abordar un etiquetado y confección de informe en paralelo.
La conexión directa con sistemas origen donde reside el dato y los hipervínculos dentro del propio documento facilita cualquier cambio de última hora en los mismos, garantizando la integridad en todo momento y facilitando la autonomía y agilidad en su modificación.
Si a esto le añadimos la obligatoriedad de etiquetar notas de la memoria en el ejercicio 2022 y el etiquetado del informe de sostenibilidad en el ejercicio de 2023, resulta más que evidente que, no sólo los departamentos financieros, sino las empresas en su globalidad van a requerir de mecanismos de ayuda para confeccionar todo lo exigible por la ley en los mismos plazos de tiempo que había hasta ahora.
Resumen
Resulta cada vez más habitual que muchas empresas experimenten problemas llegado el momento de realizar tanto sus informes financieros como sus procesos de reporting. Por ello, cada vez más empresas están invirtiendo en herramientas de Disclosure Management, las cuales permiten digitalizar y automatizar estos procesos, al mismo tiempo que permiten a los equipos trabajar en un entorno colaborativo con mayor trazabilidad y total transparencia, además de generar documentación adaptada a las nuevas (y futuras) normativas legales.