Como afrontar el reporting narrativo y legal mediante herramientas de Disclosure Management

Estas herramientas también ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos de presentación de informes de las agencias reguladoras y los organismos de gobierno.

Resulta cada vez más habitual que una gran cantidad de empresas experimenten problemas llegado el momento de realizar tanto sus informes financieros y no financieros como sus procesos de reporting, bien sean ellos a nivel interno como externo.

Muchos de los departamentos que intervienen en la confección de dichas memorias e informes deben trabajar en diferentes herramientas office recabando datos para su composición que provienen de multitud de orígenes distintos. Esto implica una inversión considerable en horas dedicadas al tratamiento manual de la información y conlleva un tráfico de archivos por medio de canales inseguros (mail, carpetas compartidas, USB, etc.), con infinidad de modificaciones y versionados hasta que los informes son completados y están listos para su proceso de validación interna.

Tanto combinar como validar toda esa información elaborada por diferentes actores (que a veces son elementos externos a la organización), con sus diagramas e innumerables tablas de Excel provenientes de diferentes fuentes de datos, genera como consecuencia una gran falta de transparencia y un absoluto descontrol de la información.

Si sumado a eso, añadimos la creciente demanda de los reguladores, que requieren la implementación de informes en Formato Electrónico Único Europeo (ESEF) y la directiva de la Unión Europea en materia de sostenibilidad, la presión que recae en las empresas para generar toda esta información más rápidamente y con mayor nivel de detalle aumenta de manera considerable.

Es por estos motivos, por lo que cada vez más empresas están invirtiendo en herramientas de Disclosure Management, las cuales permiten digitalizar y automatizar estos procesos, al mismo tiempo que permiten a los equipos trabajar en un entorno colaborativo con mayor trazabilidad y total transparencia, y además generan documentación adaptada a las nuevas (y futuras) normativas legales.

¿Qué es una herramienta de Disclosure Management?

Las herramientas de Disclosure Management (gestión de divulgación en español) son soluciones de software que ayudan a las empresas a crear, administrar y presentar informes financieros, no financieros y regulatorios de manera más eficiente y efectiva. Diferentes departamentos de la compañía pueden trabajar sobre un mismo documento en su elaboración, confección y diseño de una forma organizada y con total seguridad y trazabilidad en todo momento, pudiendo conectarse a diferentes orígenes de datos, automatizando y estandarizando su recopilación y presentación, lo que reduce los errores, aumenta la precisión y ahorra tiempo y costes en el proceso de divulgación.

Estas herramientas también ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos de presentación de informes de las agencias reguladoras y los organismos de gobierno, como la Comisión Nacional de Mercados y Valores (CNMV), la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en Estados Unidos, la Autoridad Europea de Valores y Mercados (ESMA) en Europa y la Comisión de Valores de Australia (SIC) en Australia.

Las principales funcionalidades que aportan las plataformas de reporting narrativo son: 

• Entorno colaborativo: Debido a que en la elaboración de estos documentos se requiere de la participación de diversas áreas dentro de la organización, la herramienta debe permitir trabajar en un entorno colaborativo en el que varios usuarios puedan acceder y modificar de forma simultánea un mismo documento y capítulo con total seguridad y trazabilidad.
• Maquetación avanzada de los documentos, permitiendo la elaboración de infografías y ediciones enriquecidas de los textos, pudiendo generar las versiones finales de las memorias dentro de la misma herramienta.
• Accesos y permisos para modificación/revisión/validación de documentos. Los roles que se otorgan a los usuarios pueden variar desde el acceso de sólo lectura hasta un rol total de administrador, permitiéndose un control total de los accesos incluso a capítulos específicos de informes determinados.
• Workflow de tareas: Permite la generación y gestión de un flujo de tareas y pasos a seguir en la elaboración de los documentos narrativos.
• Interfaces con sistemas externos: Automatización de la recogida de datos y conexión directa con los sistemas origen. Creación de vínculos dentro del propio documento que permiten garantizar la integridad y trazabilidad del dato.
• Control y validación automática: disponen de reglas de validación y control de los datos financieros presentes en el informe.
• Formatos de salida: Soporte de múltiples formatos de salida (PDF, PPT, XLS, HTML, XML…).
• Etiquetado XBRL: Ante las nuevas normativas comentadas para las empresas con cotización en bolsa de mercado europeo donde existe la obligatoriedad de etiquetar los Estados Financieros consolidados, las notas de la memoria, y el informe de sostenibilidad (a futuro), la mayoría de las herramientas de Disclosure Management se han ido adaptando a estos cambios añadiendo funcionalidades embebidas de etiquetado XBRL que les permita cumplir con la normativa. Además, cuentan con capacidad y agilidad en la adaptación ante nuevos cambios y evolución de los requisitos de etiquetado.

Principales desafíos y problemas de este tipo de herramientas.

Aunque las herramientas de Disclosure Management pueden ser muy útiles para las empresas sobre todo en la gestión de los informes financieros, también pueden presentar algunos desafíos y problemas potenciales como:

1. Complejidad: estas herramientas pueden ser complejas y requieren de una curva de aprendizaje significativa, lo que puede ser difícil para los usuarios nuevos o menos experimentados.
2. Falta de personalización: unido a lo anterior, esta este punto y quizá sea el más destacable, y es que estas herramientas generalmente no son lo suficientemente flexibles para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Es un imperativo que el usuario se adapte al 100% a las especificaciones de su herramienta y trabaje in-situ en la elaboración de los documentos, sobre todo en lo relativo al wording y estilos para obtener unos informes acordes a sus necesidades.
3. Costo: los fees tanto en licencias como en implantación y soporte, son a menudo elevados, por lo que puede ser un hándicap importante para empresas pequeñas o con presupuestos limitados.
4. Integración de sistemas: la integración de estas herramientas con la tecnología existente de una empresa para la automatización de los datos, puede ser un proceso complicado y costoso tanto en tiempo y en dinero. Por este motivo, a menudo se le plantea a la empresa, y sobre todo en los primeros años de uso de un Disclosure Management, que esa integración se realice vía ficheros y no de manera nativa.
5. Gestión de datos: la calidad y consistencia de los datos puede ser un desafío para las herramientas de disclosure management lo que puede generar errores y problemas en los informes.
6. Actualizaciones y mantenimiento: mantener la herramienta actualizada y en buen funcionamiento puede requerir tiempo y recursos significativos. Es imprescindible en este sentido tener conciencia de lo que significa y las implicaciones que tiene una herramienta así instalada en modo SaaS (software as a Service) o en modo on-premise (instalada en los servidores del cliente).
7. Problemas de seguridad: se pueden presentar problemas de seguridad, ya que la información financiera y de cumplimiento normativo es altamente confidencial y debe ser protegida adecuadamente. Se deberá reparar en el tipo de instalación elegida (SaaS u on-premise) para determinar y exigir en cada caso la seguridad adecuada.
8. Integración/inclusión de documentos externos: suele ser habitual que el cliente emplee este tipo de herramientas para confeccionar una parte del conjunto de documentos que requieren los organismos, mientras que el resto de ellos se abordan mediante otras vías o incluso se externaliza su elaboración. Las herramientas de disclosure management permiten incluir estos documentos externos al final del proceso para poder tener un único reporte; sin embargo, es necesario conocer desde el primer momento y al máximo nivel de detalle la forma de integración y los formatos de inclusión que permite la herramienta para evitar sorpresas de última hora, ya que, dependiendo de sus características, este último paso que parece sencillo puede suponer alguna dificultad.

Cómo afecta el uso de estas herramientas al departamento financiero.

El uso de una herramienta de disclosure management tiene un gran impacto en la eficiencia, precisión, tiempos de ejecución y colaboración del departamento financiero de una empresa.

Hasta hace poco tiempo, bastaba obtener esta información en un documento con formato “imprimible” (Word o pdf), pero en la actualidad las presentaciones legales y reglamentarias requieren etiquetado y presentación electrónica, especialmente a través de formato XBRL. Es aquí donde estas herramientas cobran mayor relevancia aportando rapidez, seguridad y garantizando un entorno totalmente controlado y auditable, al mismo tiempo que permite abordar un etiquetado y una confección del informe en paralelo.

La conexión directa con sistemas origen donde reside el dato y los hipervínculos dentro del propio documento facilitan cualquier cambio de última hora en los mismos, garantizando la integridad en todo momento y facilitando la autonomía y agilidad en su modificación.

Al ser los requisitos exigidos por los organismos reguladores cada vez mayores, lo que resulta evidente es que no sólo los departamentos financieros, sino las empresas en su globalidad van a requerir de mecanismos de ayuda para confeccionar todo lo exigible por la ley en unos plazos de tiempo que incluso serán menores a los que había hasta ahora.