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Optimierung der Ressourcen und Anpassungsfähigkeit an dynamische Umfeldbedingungen. Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Lean Portfolio Management auch Sie unterstützen kann.
In Kürze
Was sind die wesentlichen Vorteile und Herausforderungen bei der Anwendung von Lean Portfolio Management (LPM) im öffentlichen Sektor?
Welche Kernaspekte sollten in einem Lean Portfolio Management Prozess in Organisationen enthalten sein?
Welche Werkzeuge und Techniken können im Rahmen des Lean Portfolio Managements eingesetzt werden und wie unterstützen sie die Führungseffizienz?
Oeffentliche Institutionen stehen vor der Herausforderung, sich mit knappen Ressourcen an sich wandelnde politische Bedingungen und Erwartungen der Bürger anzupassen. Dies erfordert den Einsatz passender Strategien und technologischer Lösungen, um optimal auf das dynamische Umfeld zu reagieren. Schlüssel zur optimalen Ressourcenplanung ist ein effizientes Portfoliomanagement, das eine Priorisierung wichtiger Projekte ermöglicht, das Risikomanagement optimiert und Transparenz fördert. Lean Portfolio Management (LPM) hat sich in der Privatwirtschaft als wirksamer Ansatz etabliert, der durch eine strukturierte Methodik hilft, Portfolios besser zu planen und kontinuierlich an die zunehmende Komplexität und Dynamik anzupassen.
Im vorliegenden Beitrag werden auf Basis des aktuellen EY-Whitepapers die wichtigsten Aspekte vertieft.
Whitepaper des Fachbereichs „Government & Public Sector“ – Lean Portfolio Management
Laden Sie das Whitepaper herunter, um unsere Ausführungen in voller Länge zu lesen:
Das LPM basiert auf der Lean-Methode, deren Grundgedanke der Fokus auf die Schaffung von Kundennutzen ist. Ziel ist es, Verschwendung in den Prozessen (Prozessschritte ohne Mehrwert für die Kundschaft) in den Prozessen zu minimieren, einen kontinuierlichen Wertstrom zu entwickeln und die Effizienz sowie Produktivität zu steigern. Die Lean-Methode umfasst fünf Grundprinzipien einer effektiven und effizienten Wertschöpfungskette:
Our Government & Public Sector community brings together more than 20,000 EY people from over 100 countries. All of us share a passion to help governments work better for their people.
Wert definieren: Der erste Schritt besteht darin, den Wert des Produkts oder der Dienstleistung zu definieren und allen Beteiligten klar zu kommunizieren.
Wertstromübersicht schaffen: Eine Wertstromanalyse oder ein Value Stream Mapping (VSM) hilft, den aktuellen mit dem idealen Arbeitsablauf zwischen der Projektinitiierungs- und der Projektabschlussphase zu vergleichen und Inkonsistenzen aufzuzeigen.
Wertefluss entwickeln: Das Flussprinzip ist eines der zentralen Elemente des Lean Thinkings und zielt auf die Eliminierung von Verschwendung ab. Die im zweiten Punkt genannten Inkonsistenzen müssen angegangen und beseitigt werden, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu ermöglichen.
Pull System: Das Pull-Prinzip ist neben dem Flussprinzip ein weiteres zentrales Element des Lean Thinkings. Ziel ist es, dass Aktivitäten nur dann entstehen, wenn ein tatsächlicher Bedarf dafür besteht und nicht aufgrund von Prognosen. Dadurch wird die Abhängigkeit vom tatsächlichen Bedarf reduziert und eine Verschwendung von Ressourcen vermieden.
Stetige Verbesserungen «Kaizen»: Das «Kaizen» Prinzip ermutigt die Mitarbeitenden, einen Zustand der kontinuierlichen Verbesserung zu erreichen. Dabei werden die vier vorhergehenden Lean-Prinzipien immer wieder überprüft und hinterfragt.
Das LPM ist eine Weiterentwicklung basierend auf der Lean-Methode. Es integriert die fünf Lean-Prinzipien mit den Planungsstrategien und Finanzierungsmechanismen von Organisationen und Unternehmen. LPM bietet einen dynamischen und zielgerichteten Ansatz, der einen kontinuierlichen Fluss der Wertschöpfung fördert. Im Mittelpunkt steht dabei die Maximierung der Wertschöpfung durch die Priorisierung wichtiger Projekte und Aufgaben. LPM konzentriert sich auf das Management des Backlogs (Aufgabenrückstands), um diesen auf die Ziele des Unternehmens oder der Organisation mit dem höchsten Wert zu fokussieren. Durch eine klare Priorisierung der Vorhaben, Projekte und Aufgaben, die den grössten Wert für die Bürgerinnen und Bürger sowie die Organisation generieren, wird die Wertschöpfung maximiert.
Aufbau eines Lean Portfolio Managements
Das LPM verfolgt wesentliche Prinzipien, um agile Ansätze und Lean-Prinzipien auf Portfolioebene in Organisationen zu integrieren und sicherzustellen, dass Projekte effizient durchgeführt werden sowie dass ein kontinuierlicher Wert für die Abteilung geschaffen wird. Zu den Kernpunkten gehören insbesondere:
Alle Aktivitäten im Portfolio sind mit den strategischen Zielen und Prioritäten verknüpft.
Agile Prinzipien ermöglichen Flexibilität und schnelle Anpassung an sich verändernde Bedingungen.
Es wird kontinuierlich Wert für die Abteilung und die Gesellschaft geschaffen.
Das Portfoliomanagement wird auf allen Ebenen transparent geführt und fördert eine gute Zusammenarbeit.
Redundante Aktivitäten werden vermieden.
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess sichert die Wirksamkeit der Aktivitäten.
Die Kernpunkte des LPMs werden in der Praxis durch drei Hauptdimensionen des SAFe Frameworks operationalisiert. Diese drei ineinandergreifende Dimensionen bilden die Grundpfeiler für eine erfolgreiche Umsetzung strategischer Ziele:
Bei der Strategie und Budgetzuweisung geht es darum, wie finanzielle Ressourcen auf Initiativen innerhalb der Abteilung verteilt werden, um sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen entsprechen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teamleitern und dem Abteilungsmanagement, den IKT-Architektinnen und -Architekten sowie sämtlichen Beteiligten des Portfolios.
Agile Portfoliomassnahmen betonen die Notwendigkeit einer agilen Umsetzung und Anpassungsfähigkeit innerhalb der Abteilung, um schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können, indem agile Arbeitsmethoden in das Portfoliomanagement integriert werden. Diese Dimension koordiniert und unterstützt die dezentrale Ausführung von Agile Release Trains (ART) und fördert die Dezentralisierung der Strategieausführung. Gleichzeitig findet hier die Koordination der Wertströme statt.
Die Lean Governance Dimension konzentriert sich darauf, eine effiziente Governance zu gewährleisten, um die Ziele des Portfolios ohne überflüssige Bürokratie zu erreichen. Die Mitglieder des Abteilungsmanagements, die Mitarbeitenden der agilen Teams und die IKT-Architektinnen und -Architekten befassen sich mit der dynamischen Budgetierung und Prognose und legen Mindestmetriken für jedes Abteilungsportfolio fest. Dadurch wird sichergestellt, dass die Strategie umgesetzt wird, die Ergebnisse kontinuierlich verbessert werden und die Ausgaben den Erwartungen entsprechen.
Zukunftsweisende Perspektiven
Projekte im öffentlichen Sektor sind häufig der Herausforderung ausgesetzt, den effektiven Einsatz begrenzter Ressourcen sicherzustellen und einen sichtbaren und nachhaltigen Wert für die Öffentlichkeit zu gewährleisten. Dabei müssen stets Qualitätsstandards eingehalten und strategische Ziele sowie der Leistungsauftrag verfolgt werden. Das LPM bietet dem öffentlichen Sektor vielversprechende Möglichkeiten, die Effizienz und Effektivität von Projekten zu optimieren. LPM zielt darauf ab, begrenzte Ressourcen optimal zu nutzen und eine klare Priorisierung von Projekten zu fördern, die einen maximalen Wert für die Organisation und ihre Stakeholder generieren. Durch den Einsatz agiler Methoden wird die Flexibilität im Umgang mit Veränderungen und den Bedürfnissen der Bürger gewährleistet und ein kontinuierlicher Prozess der Verbesserung ermöglicht.
Fazit
Das Lean Portfolio Management (LPM) unterstützt den öffentlichen Sektor dabei, sich effizient an dynamische Umgebungen anzupassen. Die Nutzung der Lean-Methode mit agilen Prinzipien ermöglicht eine effiziente Priorisierung von Projekten, eine optimale Ressourcenverteilung und eine verbesserte Transparenz.
Partner, Government & Public Sector Leader | EY Switzerland
Axel is transforming organizations in different Industries, implementing ERP Applications around the globe. As trusted Advisor and Business Unit Leader he advises on Technology and Digitalization.
