EY syftar på den globala organisationen och kan referera till ett eller flera av medlemsföretagen till Ernst & Young Global Limited som vart och ett är en separat juridisk enhet. Ernst & Young Global Limited, ett bolag registrerat i Storbritannien, tillhandahåller inte tjänster till kunder.
Lönekartläggning skapar bra underlag för lönesättning och lönerevision
Alla arbetsgivare måste enligt lag göra en lönekartläggning varje år. Det kan vara en tidskrävande process, men fördelarna är många.
Förskott på lön och lån till anställd hanteras olika
När vi ställs inför denna fråga måste vi först avgöra om det rör sig om ett förskott på lönen eller ett lån. Dessa två alternativ kommer att påverka både den anställda och företaget på olika sätt. Om transaktionen kan likställas med ett kreditköp hos arbetsgivaren, bör det ses som ett löneförskott och inte ett lån. Om transaktionen påminner om ett kreditavtal mellan anställd och arbetsgivare, definieras det som ett lån. Gäller det ett lån behöver företaget säkerställa att den anställda inte tillhör den förbjudna kretsen, det vill säga de personer som det är förbjudet för aktiebolag att låna ut pengar till. Utöver att säkerställa detta är det bra om företaget gör en analys utifrån risken att återbetalningen uteblir.
Scenario 1: Förskott på lön
Anställd frågar om den övertid som redan utförts och som ska utbetalas i samband med nästa lön, kan betalas ut redan nu, det vill säga som ett förskott på kommande lön. Då räknas övertidsersättningen fram och skatteavdraget proportioneras utifrån vad hela löneutbetalningen bör hamna på nästkommande utbetalningstillfälle. Vid nästa ordinarie lönetillfälle räknas förskottet av och skatteavdraget stäms av. Tänk även på hur AGI-rapportering hanteras, beroende på om förskottet betalas ut inom samma månad eller i en senare månad. Kontantprincipen gäller.
Scenario 2: Lån till anställd
Anställd frågar om denne kan få låna en summa pengar och betala tillbaka under ett antal månader. Då pengarna inte ska återbetalas vid nästa ordinarie lönetillfälle är detta ett lån, kreditavtal, och hanteringen blir mer komplex för båda parter. Om det visar sig att den överenskomna räntan ligger under en marknadsmässig ränta uppstår en ränteförmån. Den anställda beskattas då för värdet av ränteförmånen under inkomst av tjänst. För företaget är ränteförmånen en grund för arbetsgivaravgifter. Vid räntebetalning ska även en kontrolluppgift för ränteutgift (KU25) skapas för den anställda. Vad som är marknadsmässig ränta beror på om det är ett lån med fast eller rörlig ränta. Om lånet har fast ränta är det statslåneräntan vid lånetillfället + 1,5 procentenheter som gäller. Om det är ett lån med rörlig ränta är det statslåneräntan den 30 november året innan som är riktlinjen.
Upprätta ett låneavtal
Lånet och hanteringen av ränta och amortering (kvittning) bör dokumenteras i ett låneavtal som parterna skriver under. Det underlättar om en tvist uppstår i efterhand kring hur överenskommelsen såg ut. I avtalet kan det vara viktigt att även komma överens om hur återbetalningen ska ske om anställningen upphör innan lånet är återbetalt. Den resterande skulden går inte att kvitta mot slutlön utan ett kvittningsmedgivande.
Sammanfattande frågor att ta ställning till:
Är transaktionen ett förskott (kreditköp) eller ett lån (kreditavtal)?
Hur ska återbetalningen ske och är det en rimlig plan?
Vilken risk löper företaget om återbetalning uteblir?
För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.