Miten ERP:n uudistus voisi mahdollistaa paremman taloudenohjauksen?

Moni ERP uudistus jää tekniseksi harjoitukseksi ilman realisoituneita hyötyjä

Lyhyesti:

• Organisaatiot kipuilevat ERP projekteista saatavien hyötyjen kanssa, linkitys laajempiin toiminta- ja ohjausmalliuudistuksiin puuttuu
• Talousjohtajilla on keskeinen rooli ERP projektien tavoitteiden asetannassa ja hyötyjen realisonnissa
• Määrittelemällä selkeästi projektilla tavoiteltavat hyödyt, selkeän prosessiomistajuuden sekä hyödyntämällä ERP projektia osana ohjaus- ja datamallipäivitystä, voivat organisaatiot luoda vahvan pohjan ERP projektissa menestymiselle

Yritykset kipuilevat ERP projektien hyötyjen realisoinnin kanssa

ERP-projektin hyötyjen realisoituminen on haasteellista; lisäksi päätöksenteko projektin aikana on vaikeaa, kun projektia edistetään ilman, että liiketoiminnan ja tukitoimintojen edustajat ymmärtävät täysin uuden järjestelmän tarjoamia etuja ja toiminnallisuuksia. Vaatimuksia ei ole aina määritelty siten, että ratkaisu tukisi koko yrityksen sekä talouden ohjausmallia. Mm. nämä ovat havaintoja ERP- projekteista, joita on lähdetty toteuttamaan suppealla valmistautumisella sekä ymmärtämättä mitä projektilla ylipäätänsä halutaan saavuttaa. Talousjohdolla on tärkeä rooli yllä määriteltyjen riskien minimoimisessa, ja tämän artikkelin tavoite on esitellä erilaisia lähestymistapoja, jotka auttavat talousjohtajia saavuttamaan tavoitteensa.

Tuleva ERP-projekti herättää monenlaisia toiveita ja ajatuksia organisaation eri puolilla. Usein puhtaasti teknisestä näkökulmasta pääasiallisia muutosajureita ovat pilvisiirtymä, huoli liiketoiminnan jatkuvuudesta ERP-järjestelmien päivitysaikataulu huomioiden sekä järjestelmäpäivitysten toteutussuunnitelma. Suunnittelua viedään usein eteenpäin järjestelmävetoisesti, eikä liiketoimintaa ja tukifunktioita kuten talousorganisaatiota välttämättä heti alkuvaiheessa osata ottaa tähän mukaan. 

Liiketoiminnan ja tukitoimintojen rajallinen ymmärrys ERP-järjestelmien mahdollisuuksista voi johtaa siihen, että heidän osallistumisensa projektin alkuvaiheen keskusteluihin ja suunnitteluun ei tuota odotettua lisäarvoa. Tämän välttämiseksi tässä artikkelissa tarkastellaan, kuinka talousorganisaatio voi tehokkaammin vaikuttaa ERP-järjestelmän päivityksen suunnitteluun. Lisäksi esittelemme erilaisia tapoja, joilla ERP-päivitys voidaan hyödyntää välineenä kokonaisvaltaisessa muutoksessa, perustuen yrityksen tärkeimpiin tunnistettuihin kehityskohteisiin. Tällä tavoin ERP-hankkeen potentiaaliset edut, kuten selkeämpi talouden ohjaus ja päätöksenteko, prosessien tehokkuus, automaation lisääntyminen, parantunut analytiikka ja kustannustehokkaammat operatiiviset toiminnot ovat saavutettavissa.

Minkälaisia lähestymistapoja talousorganisaatio voisi soveltaa mennessään kohti lähestyvää ERP-projektia?

Tutustutaan seuraavaksi taustatilanteisiin, joita talousorganisaatioissa tulee usein vastaan. Lisäksi käydään läpi, kuinka paremmin valmistautumalla ERP-projekteista voitaisiin saada enemmän irti.

Artikkelissa esitellään hyötylaskelmiin perustuva, prosessikehitysvetoinen sekä ohjaus- ja datamallivetoinen lähestymistapa. Ne eivät ole toisensa poissulkevia lähestymistapoja, vaan yhdistämällä nämä ei lähestymistavat yhdeksi kokonaisuudeksi hankkeen hallinnassa, liiketoimintahyötyjen realisoimisen todennäköisyyttä on mahdollisuus parantaa. Lähestymistavan valinnassa oleellista on tunnistaa minkä tyyppisiä haasteita yrityksen nykytilassa on.

Hyötylaskelmiin perustuvaan lähestymistapaan kallistuvat yritykset, jotka haluavat ymmärtää talouden prosessien lähtötason. Ne asettavat selkeät tavoitteet tulevien prosessien tehokkuuden osalta, ja ovat valmiita ottamaan tämän tahtotilan tavoitetasoksi ERP-projektin talouden prosessien ja organisaation määrittelytyölle.

Mikäli organisaatio haluaa tarkentaa prosessien omistajuutta, prosessikuvauksia sekä määritellä tärkeimmät toiminnallisuudet, joita tulevien järjestelmien tulisi tukea, olisi suositeltavaa valita prosessikehitysvetoinen lähestymistapa ERP-projektin esiprojektina.

Monessa yrityksessä haasteina puolestaan ovat data- ja järjestelmärakenteet, jotka aiheuttavat paljon manuaalista työtä raportointiin ja allokointeihin. Myöskään kannattavuuden seurannan tasoja, mittareita ja johtamisjärjestelmää ei ole välttämättä selkeästi määritelty organisaation eri tasoille. Tällaisissa tilanteissa olisi hyvä aloittaa ohjaus- ja datamallin määrittelyllä, jotta organisaatio voisi mahdollistaa paremman taloudenohjauksen.

Mikäli yritys aloittaa projektin haluttavien hyötyjen määrittelyllä. Sen jälkeen yhdistää nuo määrittelyt selkeiden prosessiroolien ja vaatimusten asetantaan sekä ohjaus- ja datamallivetoiseen lähestymistapaan, luovat he vahvan perustan itse prosessien tarkemmalle suunnittelutyölle projektin aikana. Täten talouden johto vie faktapohjaisesti ERP- hanketta eteenpäin ja tukee tulevien prosessien suunnittelutyötä sekä koko yrityksen ja taloudenohjausmallia.

Eri lähestymistapoja tarkastellaan tulevissa kappaleissa seuraavien kysymysten valossa: Mistä lähestymistavassa on kyse, minkälaisiin tilanteisiin se sopii, ja minkälaisia hyötyjä sitä soveltamalla voidaan saavuttaa?

Hyötylaskelmiin perustuva lähestymistapa

Mistä lähestymistavassa on kyse?

Kun yritykset käynnistävät ERP-järjestelmän päivityksen tai uuden järjestelmän käyttöönoton, usein herää kysymys minkälaisia hyötyjä hankkeella voidaan saavuttaa. Saavuttaakseen jonkinlaisia hyötyjä, ERP-hankkeiden on kuitenkin mentävä pidemmälle kuin pelkkä teknologian uudistaminen; ne vaativat kokonaisvaltaisia parannuksia prosesseihin, datanhallintaan sekä organisaation rakenteisiin.

Hyötylaskelman luominen—joka määrittelee prosessien, datanhallinnan ja organisaatiorakenteiden nykytilan, kehityskohteet ja tulevaisuuden tavoitteet—on kriittistä, mikäli hankkeen kautta saavutettavia hyötyjä halutaan jollain tapaa mitata. Tämä mittaristo toimii perustana päätöksentekoprosessille ja mahdollistaa tavoitteiden realistisen asettamisen. Bench-marking eli suorituskyvyn vertaaminen muihin vastaaviin yrityksiin ja alan johtaviin käytäntöihin on tärkeää, sillä se osoittaa, mitä mahdollisia kvantitatiivisia hyötyjä ERP-projektilla voidaan saavuttaa, mikäli se integroidaan prosessien, datanhallinnan ja organisaatiorakenteiden muutokseen. Tämä integraatio ei ainoastaan mahdollista hyötyjen selkeää artikulaatiota vaan myös lisää onnistumisen mahdollisuuksia. Käynnistäessään laaja-alaisen transformaation, joka yhdistää teknologian päivityksen, prosessitehokkuuden parantamisen ja rakentaa organisaation, joka saa tehokkaasti hyödynnettyä niitä, se pystyy toteuttamaan merkittäviä parannuksia. Samalla nämä parannukset tukevat liiketoiminnan tavoitteita ja edistävät koko yrityksen kestävää kasvua ja tehokkuutta.

Minkälaisiin tilanteisiin se sopii?

Tämä lähestymistapa sopii erityisesti tilanteisiin, joissa halutaan realisoida koko talouden transformaation hyödyt prosessi-, data- ja organisaatiomallien päivityksen kautta. Se tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää ERP-projektia talousorganisaation muutoksessa kohti tehokkaampia toimintatapoja, ja yhdistää muutokset teknologiapäivitykseen. Hyötylaskelmiin perustuvassa lähestymistavassa on ensiarvoisen tärkeää, että talousorganisaatio ymmärtää oman roolinsa muutosten läpiviennin kannalta. Talousjohdon on tehtävä töitä, jotta visio ja tahtotila ovat selkeitä. Myös organisaatiolla tulee olla riittävä ymmärrys muutospotentiaalista, jota lähdetään tavoittelemaan. Talousorganisaation on myös ymmärrettävä teknologioiden tarjoamat mahdollisuudet, jolloin ne saadaan valjastettua tehokkaasti osaksi mahdollisia prosessi-, data- ja organisaatiomalliuudistuksia. 

Minkälaisia hyötyjä sitä soveltamalla voidaan saavuttaa?

Yhdistämällä hyötylaskelmiin perustuvan lähestymistavan talousorganisaatio voi saada faktaperusteisen pohjan ERP- transformaatiolle. Pelkän kululaskelman rinnalle on mahdollista tehdä arvio eri prosessialueittain hyödyistä, joita eri alueiden vetäjät voivat erinäisten kehitysaihioiden kautta tavoitella. Näin ollen arviota voidaan hyödyntää tehokkaana muutosjohtamisen työkaluna ja perusteluna projektin toteuttamiselle.

Prosessivetoinen lähestymistapa

Mistä lähestymistavassa on kyse?

Lähestymistavan tavoitteena on ymmärtää eri talouden prosessien tavoitetila sekä tarvittavat toiminnallisuudet ennen tarkempaan prosessisuunnittelutyöhön ryhtymistä. Usein ERP- hankkeissa ohjaavana periaatteena on hyödyntää järjestelmän vakiotoiminnallisuuksia mahdollisimman pitkälle. Jotta tähän tavoitetilaan päästäisiin, täytyy prosessien, että niiden omistajuuden olla selkeästi määritelty. Prosessivetoisessa lähestymistavassa määritellään ylätasoilla prosesseille tavoitetila ja kirkastetaan mitä toiminnallisuuksia tarvitaan liiketoiminnan hyötyjen saavuttamiseksi. Lisäksi katsotaan miltä näiden toteutukselle vaadittava järjestelmäarkkitehtuuri ylätasolla voisi näyttää. Sisäiset kontrollit suunnitellaan myös integroidusti osana prosessien määrittelytyötä. Näin saadaan johdettua valmiudet, joilla varsinainen fit-to-standard työ aloitetaan. 

On tärkeää ymmärtää suurimmat erot järjestelmän vakiotoiminallisuuksien ja ylätason vaatimusten välillä, sekä minkälaisia vaatimuksia eri prosessialueilla on datan suhteen. Yksi edellytyksistä prosessivetoiselle lähestymistavalla on se, että yrityksellä on prosessivetoinen ajattelutapa sekä niiden omistajuus, unohtamatta prosessiomistajien roolien ja vastuiden selkeää määrittelyä. Mikäli näin ei ole, tulisi talousorganisaation aloittaa edellä mainittu esiprojekti, jottei riskinä ole epäselvyys prosessien suunnittelutyöpajojen alkaessa. Lisäksi haasteena voi olla ymmärtää kenellä tulisi olla kokonaiskuva prosessin kehityksestä sekä miten ja mitä tavoitetilaa vasten tehdään mahdolliset päätökset eri prosessin design vaihtoehdoista.

Minkälaisiin tilanteisiin se sopii? 

Tavoiteprosessien määrittelyssä haasteena on usein, että eri prosessialueet katsovat omia prosessivaiheitaan omissa siiloissaan ymmärtämättä, kuinka kokonaisuus vaikuttaa koko yrityksen arvonluontilogiikkaan. Strategista tavoitetilaa ei välttämättä ole usein edes kirkastettu eri prosessiosa-alueiden vetäjille ERP-projektissa. Lisäksi prosessityöhön ryhdytään valitettavan usein kiireellä. Niinpä eri järjestelmän toiminnallisuuksiin ja mahdollisuuksiin jää rajallinen aika tutustua ja usein tällöin huomataan mahdolliset ongelmat prosessien osalta vasta, kun niiden kehitykseen on jo käytetty huomattava määrä talouden asiantuntijoiden resursseista. Lisäksi haasteena voi olla usein, että yrityksessä ei ole määritelty prosesseja, eikä omistajuutta niiden osalta. Tämä tekee suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä on riskialtista, sillä päätöksenteko prosessien osalta ei perustu ennalta määriteltyihin hallintamalleihin.

Minkälaisia hyötyjä sitä soveltamalla voidaan saavuttaa?

Prosessilähtöisen lähestymistavan avulla on mahdollista tarkentaa, mitkä ovat tärkeimmät strategiset vaatimukset, joissa järjestelmän täytyy ehdottomasti kyetä tukemaan organisaatiota. Se antaa organisaation eri osille valmiudet lähteä prosessien suunnittelutyöhön yhteinen tahtotila mielessään, sekä prosessien omistajuus kirkastettuna. Samalla tunnistetaan jo mihin osa-alueisiin kannattaa itse suunnittelutyössä eniten aikaa ja onko organisaatiolla ylipäätään vielä valmiuksia siirtyä usein työpajaintensiiviseen fit-to-standard vaiheeseen ERP projektissa.

Ohjaus- ja datamallivetoinen lähestymistapa

Mistä lähestymistavassa on kyse?

Ohjausmallivetoinen lähestymistapa yhdistää yrityksen ohjausrakenteet, suunnittelu- ja raportointimallin, informaatio- ja prosessimallin sekä IT arkkitehtuurin ja sen hallintamallin yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Sen tavoitteena on, että data- ja prosessirakenteet tukevat mahdollisimman tehokkaasti yrityksen ohjaukseen ja johtamiseen käytettäviä mittareita. Mittarit tulee olla määriteltynä järkeville tasoille siten, että niiden linkitys organisaatiorakenteisiin on suunniteltu järjestelmän standarditoiminnallisuuksia hyödyntäen.  Näin ollen erilaisia kustomointeja sekä mahdollisesti monimutkaisia allokointirakenteita tarvittaisiin mahdollisimman vähän. Jotta tämä onnistuisi, täytyy yrityksen arvonluontilogiikka sekä johdon prioriteetit yrityksen ohjauksessa tunnistaa. Niiden avulla määritellään sitä tukevat datarakenteet hyödyntäen ERP- järjestelmän vakiotoiminnallisuuksia mahdollisimman pitkälle.

Minkälaisiin tilanteisiin se sopii? 

Kyseinen lähestymistapa on relevantti kaikille yrityksille, jotka haluavat kirkastaa yrityksen ohjaus- ja datamallin linkityksen. Samalla se avaa mahdollisuuden linkittää ne järjestelmän standardikyvykkyyksiin, mahdollistaen myös joustavuuden esimerkiksi raportointivaatimusten täyttämisessä. Se sopii yrityksille, jotka tunnistavat seuraavat haasteet; Nykyisiä raportointivaatimuksia ei saada täytettyä ilman monimutkaisia datan muokkausoperaatioita, datarakenteet eivät tue yrityksen tehokkuuden mittaamista optimaalisella tavalla tai organisaatiossa ei ole kirkastettu sitä mihin sen ohjauksessa tulisi keskittyä. Usein esimerkiksi tarve runsaalle allokaatioiden tarpeelle organisaation eri osien välillä voi olla merkki siitä, että ohjaus- ja datamallia ei ole määritetty riittävän hyvin talouden ohjausta tukemaan. Liiketoiminta tai strategian muutos voi myös olla yksi ajuri sille, että ohjaus- ja datarakenteita täytyy tarkastella ja määritellä paremmin koko liiketoiminnan ohjausta tukevaksi. 

Minkälaisia hyötyjä sitä soveltamalla voidaan saavuttaa?

Yrityksen ohjauksen tavoitetilan kirkastaminen eri organisaatiotasoille, kompaktit ja joustavat rakenteet erilaisiin raportointivaatimuksiin, yhteisen kielen käytettävien mittaristojen osalta suunnittelu ja raportointivaatimuksia ajatellen, ja lisää läpinäkyvyyttä mittareihin ja niihin liittyvän monimutkaisuuden vähentäminen. Näin ollen talous pystyy selkeästi viestimään vaatimukset, jotka ovat linjassa koko yrityksen strategisten ohjausmekanismien kanssa. Kun tahtotila on määritelty selkeästi, on mahdollista ottaa ne mukaan järjestelmän suunnittelutyöhön niin, että järjestelmän vakiotoiminnallisuuksia voidaan hyödyntää mahdollisimman pitkälle. Siirtyminen esimerkiksi pilvipohjaisiin ERP-ratkaisuihin on näin ollen helpompaa ja auttaa huomioimaan järjestelmän mahdollisuudet prosessi- ja datamallien osalta paremmin.