Transformación digital y control interno: una alianza estratégica para la función financiera

La transformación digital de la función financiera está revolucionando la manera en que las empresas gestionan su información, permitiendo mejoras en eficiencia, precisión y capacidad de análisis. Sin embargo, la digitalización de la función financiera no debería implementarse en un vacío. Los proyectos de transformación digital ganan robustez cuando se alinean con un diseño sólido e implementación de un sistema de control interno de la información financiera (SCIIF). Esta integración permite capitalizar las sinergias entre ambos proyectos, fortaleciendo la confiabilidad de los datos y facilitando el cumplimiento normativo.

Transformación Digital en finanzas: objetivos y retos

La digitalización de la función financiera busca optimizar los procesos de cierre, consolidación y reporting mediante el uso de herramientas avanzadas como la automatización de procesos mediante RPA, data analytics y la inteligencia artificial. Estas tecnologías ayudan a reducir los tiempos de ciclo, minimizar errores humanos y a enfocar los esfuerzos de los equipos financieros en el análisis estratégico en lugar de en tareas manuales y repetitivas.

Sin embargo, estos proyectos de transformación suelen enfrentarse a varios retos: garantizar la calidad y consistencia de los datos, gestionar el cambio organizacional y mitigar los riesgos inherentes a los nuevos sistemas, como el aumento de ciberamenazas o la dependencia de datos erróneos. A medida que las empresas digitalizan sus procesos, el volumen de datos también aumenta considerablemente, lo que dificulta la supervisión y la auditoría de la información financiera.

El Sistema de Control Interno: pilar de la confiabilidad financiera

Un sistema de control interno de la información financiera (en adelante SCIIF) tiene como objetivo asegurar la veracidad e integridad de la información reportada. El SCIIF contribuye a reducir el riesgo de errores materiales en los estados financieros y facilita el cumplimiento con las normativas locales e internacionales.

Entre los controles más comunes se encuentran la segregación de funciones, las revisiones periódicas de los reportes y el aseguramiento de que solo personas autorizadas puedan realizar ciertas acciones en los sistemas financieros.

La importancia del SCIIF radica en que cualquier error o falta de control puede tener consecuencias significativas para las compañías, desde sanciones legales hasta una pérdida de confianza de los inversores. Sin embargo, al igual que ocurre con la digitalización, un sistema de control interno necesita adaptarse y evolucionar para estar en línea con las nuevas herramientas y riesgos que surgen con la digitalización.

Sinergias entre Digitalización y Control Interno

La integración de un proyecto de transformación digital con un proyecto de control interno financiero permite a las empresas gestionar ambos frentes de forma más cohesionada. Algunas de las principales sinergias entre estos proyectos son:

1. Automatización y controles integrados: con la digitalización, muchos controles pueden automatizarse, lo que no solo reduce la carga de trabajo en tareas manuales, sino que también asegura su consistencia. Por ejemplo, las revisiones de datos y reconciliaciones se pueden programar y ejecutar automáticamente, reduciendo el margen de error humano.
2. Mayor transparencia y trazabilidad: las soluciones digitales permiten un mayor nivel de trazabilidad en los datos, lo cual es esencial para un sistema de control interno. La trazabilidad permite seguir cada transacción y cambio realizado en el sistema, ayudando a identificar cualquier anomalía de manera ágil.
3. Detección temprana de errores: las herramientas de análisis de datos integradas en los procesos financieros facilitan la identificación de inconsistencias en tiempo real. Esto permite corregir problemas antes de que afecten los estados financieros, optimizando la labor de auditoría interna y mejorando la precisión del reporting.
4. Mitigación de riesgos de ciberseguridad: un sistema de control interno adaptado a un entorno digitalizado permite proteger mejor los datos financieros de accesos no autorizados en los sistemas de información. La digitalización debe ir acompañada de controles de ciberseguridad adecuados para mitigar riesgos asociados al acceso y manipulación de la información.
5. Cumplimiento regulatorio: con el aumento de normativas, los sistemas de control interno deben adaptarse a cumplir con los requisitos regulatorios. La digitalización facilita este proceso al integrar estándares de cumplimiento directamente en las herramientas financieras.

Integración exitosa: un enfoque colaborativo

Para que un proyecto de transformación digital y la implementación de un sistema de control interno se integren eficazmente, es crucial que los líderes de ambas iniciativas colaboren estrechamente desde las primeras etapas del proyecto. La gestión del cambio también debe ser prioritaria, involucrando a los usuarios finales y proporcionando formación para que puedan adaptarse a los nuevos procesos y herramientas tecnológicas.

Además, el monitoreo continuo y la auditoría interna son fundamentales para asegurar que tanto los nuevos sistemas tecnológicos como el SCIIF operen de acuerdo con las expectativas y regulaciones. Esto no solo facilita la adaptación a los cambios tecnológicos, sino que también impulsa la cultura de cumplimiento dentro de la organización.

En conclusión, al vincular un proyecto de transformación digital con la implementación de un sistema de control interno, las empresas pueden crear una función financiera más eficiente, segura y confiable. Esta sinergia no solo fortalece la precisión y transparencia de la información financiera, sino que también mejora la capacidad de las organizaciones para adaptarse a un entorno regulatorio y tecnológico en constante evolución.