El rol del CFO en la identificación y mitigación de los riesgos de Fraude (Parte III)

En esta ocasión, analizamos la fase de recepción, análisis y tratamiento de la documentación que soporta el registro contable de las transacciones asociadas al proceso.

En esta ocasión, en el marco de la serie de artículos iniciados en el newsletter de julio sobre el riesgo de fraude en el proceso de contratación y pagos de bienes y servicios, vamos a analizar la fase de recepción, análisis y tratamiento de la documentación que soporta el registro contable de las transacciones asociadas al proceso.

En esta fase las tareas relacionadas con la contabilización de las transacciones son, por lo general, realizadas en su totalidad por el departamento financiero, y por otro lado que la mayoría de documentación que soportará el correcto registro contable de las operaciones proviene de las de las fases anteriores del proceso de contratación y debe ser proporcionada de manera adecuada por los responsables de la contratación de los bienes y servicios contratados.

A los efectos de la fase objeto de análisis, los fraudes de apropiación indebida de activos y de corrupción asociados al proceso de contratación, se podrían clasificar en dos categorías:

• Fraudes con origen en las fases anteriores del proceso de contratación y que en caso de no ser detectados se estarían registrando en la contabilidad y por tanto permitiendo el pago de esa contratación fraudulente en el futuro.
• Fraudes propios de esta fase realizados por personal del departamento financiero o con su estrecha colaboración.

Con respecto a los fraudes de la primera tipología, la mayoría de los fraudes relacionados con la corrupción o con la apropiación indebida de activos tienen en común, entre otras, las siguientes características:

- No existen pruebas documentales de la efectiva realización del servicio (por ejemplo, no hay informes asociados a los servicios de consultoría o son informes de una calidad muy baja con relación al coste de estos).

- Los bienes adquiridos no tienen relación con la actividad de la Sociedad.

- Contrataciones realizadas por el procedimiento de urgencia y que han seguido el proceso habitual establecido.

- Proveedores con vinculaciones accionariales con directivos o empleados de la organización o con familiares de estos últimos.

- Proveedores con un alto grado de dependencia de la facturación realizada a la organización.

- Falsificación de las firmas de aprobación de facturas o falta de las firmas correspondientes en la cadena de aprobaciones.

En relación con los fraudes realizados por el propio personal del departamento financiero tienen como denominador común una inapropiada segregación de funciones, o una falta de supervisión en el propio departamento.

Hay que tener en cuenta que la fase de análisis y registro contable es prácticamente la última oportunidad de detectar los fraudes producidos en el proceso de contratación por lo que es fundamental que se establezcan una serie de protocolos para asegurar su adecuada ejecución.  Estos protocolos, entre otros, deben como objetivo asegurar:

- Que existe un soporte documental adecuado que asegure propósito empresarial de los bienes y servicios contratados.

- Que los bienes han sido entregados correctamente o que los servicios han sido efectivamente prestados a la organización según lo estipulado en los contratos firmados entre las partes, de acuerdo con las fases previas del proceso de contratación de bienes y servicios.

- Que la valoración económica, es decir el coste de estos bienes y servicios, es acorde con lo estipulado en los contratos firmados entre las partes y según los criterios de mercado que se puedan validar en la fase de petición de ofertas, por ejemplo.

- Que cualquier cambio o modificación contractual que pudiera haber afectado a la entrega del bien o prestación de servicios, haya sido tratado de acuerdo con lo estipulado tanto en los contratos firmados como con los protocolos establecidos en el proceso de contratación de bienes y servicios de la organización.

Para el cumplimiento de los anteriores objetivos el departamento financiero tiene que asegurarse que los responsables de la contratación de los bienes y servicios supervisan que se hayan cumplido de manera adecuada todos los requisitos exigidos por el proceso de contratación de la organización. También que proporcionen toda la documentación necesaria y las aprobaciones requeridas.

Alguna de las medidas más importantes que el departamento financiero puede utilizar para detectar o mitigar las casuísticas anteriores son las siguientes:

- Apoyar el establecimiento de planes antifraude y anticorrupción en la organización que permitan que el proceso de contratación cuente con unos sólidos cimientos en cuanto a la identificación de necesidades, petición de varias ofertas y procesos de diligencia debida en la selección de proveedores, de seguimiento de los bienes recibidos y/o servicios recibidos, y de requisitos de documentación y aprobaciones necesarias para soportar todo lo anterior.

- Identificar cuáles son aquellos productos o servicios que no siguen los flujos normales de aprobaciones o requisitos del proceso de contratación con el objeto de identificar anomalías o irregularidades.

- Establecer una serie de indicadores de riesgo que a través del análisis de datos permita:

•  Identificar pautas no habituales entre las fechas de realización del pedido, la entrega de los materiales y la fecha de emisión de factura por parte del proveedor.
•  Identificar pautas no habituales en las facturas recibidas por el proveedor como, por ejemplo:Muchas facturas recibidas del mismo proveedor en un mismo día y con un número de factura sucesivo y con explicaciones vagas o muy genéricas día de proveedores no habituales o no relacionados con la actividad principal de la Sociedad.
  • Muchas facturas recibidas del mismo proveedor en un mismo día y con un número de factura sucesivo y con explicaciones vagas o muy genéricas día de proveedores no habituales o no relacionados con la actividad principal de la Sociedad.
  • Proveedores que emiten facturas mensuales y cuya numeración es sucesiva e indicativa de que solo podría estar facturando a la organización.
  • Facturas de diferentes proveedores recibidas desde una misma dirección de mail.
  • Identificación de proveedores con un accionista o socios comunes.
  • Proveedores cuyas facturas y pagos son siempre registrados por un determinado usuario dentro del departamento financiero.
  • Facturas recibidas de forma recurrente a la hora de realizar el cierre contable mensual y para las que existen presiones para contabilizar rápidamente con la excusa de abonar el pago para evitar problemas con el proveedor.
  • Proveedores introducidos en el maestro de proveedores con datos incompletos o incorrectos.

En definitiva, el departamento financiero debe tener unos procedimientos robustos en esta fase y una autoridad notable en la organización. Así exigirá a los diferentes actores de la organización el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso de contratación que permita un adecuado registro contable de las transacciones de contratación de bienes y servicios y de la existencia de una evidencia robusta que las soporte.

En la siguiente entrega analizaremos la tipología de fraudes que se pueden cometer en la fase de Gestión del Pago de las facturas recibidas.