De la tinta al byte: El paso inevitable hacia la facturación electrónica

La facturación electrónica se ha convertido en una práctica cada vez más adoptada y valorada por las organizaciones.

La facturación electrónica ha experimentado un crecimiento significativo en las últimas décadas y continúa siendo una tendencia en constante evolución en todo el mundo. Con avances tecnológicos, cambios en la normativa y la creciente digitalización de los procesos empresariales, la facturación electrónica se ha convertido en una práctica cada vez más adoptada y valorada por las organizaciones.  Algunas de las últimas tendencias generales que se observan son:

1. Globalización y adopción a nivel mundial: la facturación electrónica está siendo adoptada cada vez más en diferentes países alrededor del mundo. Los gobiernos y las autoridades fiscales están implementando regulaciones para impulsar su uso y promover la modernización de los procesos de facturación.

2. Estándares y formatos electrónicos: existe una tendencia hacia la adopción de estándares y formatos electrónicos comunes para las facturas. Por ejemplo, el formato XML se utiliza ampliamente en muchos países para estructurar y transmitir datos de facturación electrónica de manera estandarizada.

3. Integración con sistemas empresariales: las soluciones de facturación electrónica se están integrando cada vez más con los sistemas de gestión empresarial y contabilidad. Esto permite una automatización más completa y un flujo de datos más eficiente desde la generación de la factura hasta su contabilización y seguimiento.

4. Mayor seguridad y autenticidad: las tecnologías de seguridad, como las firmas electrónicas y la encriptación, están siendo ampliamente utilizadas para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de las facturas electrónicas. Cuestión especialmente importante para cumplir con las regulaciones fiscales y prevenir fraudes.

En lo que respecta a la facturación electrónica en España se aprobó en junio de 2022 la creación la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial. que establece medidas para fomentar su utilización y simplificar los trámites administrativos en el ámbito empresarial. En su artículo 12 establece lo siguiente: “Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.

Sin embargo, aún falta cierto desarrollo reglamentario, entre otros, los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica a efectos de verificar la fecha de pago y obtener los periodos medios de pago, los requisitos de interoperabilidad mínima entre los prestadores de soluciones tecnológicas de facturas electrónicas, y los requisitos de seguridad, control y estandarización de los dispositivos y sistemas informáticos que generen los documentos.

Dicha ley presenta algunas implicaciones:

1. Impulso de la facturación electrónica: promueve activamente el uso de la facturación electrónica como una herramienta para agilizar y simplificar las operaciones comerciales. Reconoce los beneficios de la facturación electrónica en términos de eficiencia, reducción de costes y mejora de la competitividad empresarial.

2. Simplificación administrativa: busca simplificar los trámites administrativos para las empresas, incluyendo aquellos relacionados con la facturación. Fomenta la adopción de la facturación electrónica como una forma de reducir la carga administrativa y facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

3. Facilitación de la interoperabilidad: promueve la adopción de estándares y formatos electrónicos comunes para la facturación electrónica, con el fin de facilitar la interoperabilidad entre las empresas y las administraciones públicas. Esto permite un intercambio más fluido de información y una mayor automatización de los procesos comerciales.

4. Implicaciones fiscales: establece medidas para simplificar y agilizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con la facturación electrónica. Por ejemplo, se establecen plazos para la emisión y conservación de facturas electrónicas, así como requisitos para la firma electrónica y la autenticidad de las facturas.

5. Fomento de la digitalización: promueve la digitalización de las empresas y el uso de tecnologías avanzadas, incluyendo la facturación electrónica. Reconoce que la digitalización es clave para mejorar la eficiencia y la competitividad empresarial en un entorno cada vez más digital.

La facturación electrónica se beneficia cada vez más de tecnologías emergentes como la inteligencia artificial o la automatización de RPA. Estas tecnologías ayudan agilizar el procesamiento de las facturas y a reducir los errores y discrepancias durante el proceso de contabilización, ya que minimizan la posibilidad de errores humanos al registrar los datos de manera manual en el ERP financiero.

Existen varias soluciones disponibles para implementar la facturación electrónica en una empresa. Estas soluciones pueden adaptarse a diferentes necesidades y tamaños de negocio.

Existen numerosos programas y sistemas de software diseñados específicamente para generar, enviar y gestionar facturas electrónicas. Estas soluciones suelen incluir funciones como la creación de facturas en formato electrónico, la integración con sistemas contables, la gestión de clientes y proveedores, la generación de informes y el seguimiento de pagos.

Por otro lado, podemos encontrar en el mercado plataformas y portales de facturación electrónica. Estas soluciones proporcionan una infraestructura en línea para enviar y recibir facturas electrónicas. Las empresas pueden registrarse en estos portales y utilizarlos para intercambiar facturas electrónicas con sus clientes y proveedores, y suelen ofrecer características adicionales como la firma electrónica, la validación de facturas, la gestión de archivos adjuntos y el seguimiento de pagos.

También los sistemas ERP incluyen módulos o funcionalidades específicas para la facturación electrónica. Estos sistemas integran la generación y gestión de facturas electrónicas dentro de un conjunto más amplio de funciones empresariales, como la gestión de inventario, la contabilidad y la gestión de relaciones con los clientes.

Otra opción es contratar servicios de terceros especializados en facturación electrónica. Estas empresas se encargan de gestionar todo el proceso de facturación electrónica en nombre de la compañía, desde la generación y envío de facturas hasta la integración con los sistemas de gestión empresarial. Esto puede ser especialmente útil para sociedades que desean externalizar esta función o que buscan una solución llave en mano.

En el caso de optar por implementar alguna de las tecnologías expuestas para la gestión de la facturación electrónica, se requiere seguir una serie de pasos y considerar diferentes aspectos como familiarizarse con las regulaciones y los requisitos legales en el país o región respecto a cómo se deben generar, enviar, recibir y almacenar las facturas electrónicas.

Es necesario realizar desde el comienzo un análisis para comprender las necesidades y recursos de la compañía, teniendo en cuenta aspectos como el volumen de facturas y proveedores, los sistemas de información existentes, la infraestructura tecnológica, el personal y los conocimientos técnicos disponibles.

A la hora de seleccionar la solución de facturación electrónica que mejor se adapte a las necesidades de la compañía se puede optar por utilizar un software de facturación electrónica, externalizar el proceso con un proveedor de servicios de facturación electrónica o desarrollar una solución personalizada, por ello es necesario considerar factores como la escalabilidad, la facilidad de uso, la integración con otros sistemas, la seguridad y el cumplimiento normativo.

Si utiliza un software o una plataforma de facturación electrónica, asegúrese de integrarla con otros sistemas empresariales relevantes, como el sistema de contabilidad o el sistema de gestión de clientes y proveedores. Además de todo esto, en muchos países se requiere por normativa el uso de certificados y firmas electrónicas para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas.

Pero la tendencia hacia la mayor utilización de la factura electrónica no solo impacta en los procesos de gestión de esta, se observa también un mayor grado de digitalización de otros procesos relacionados, como la firma electrónica de contratos, la automatización de pagos y la gestión electrónica de documentos, que permite una mayor eficiencia y fluidez en todo el ciclo de vida de las transacciones comerciales entre empresas.