Aplicación de OCR/ICR en Auditoría Interna

Las áreas auditadas suelen interesarse por incorporar estas herramientas a su día a día y facilitarles el control sobre determinadas actividades.

Cuando hablamos de OCR (Optical Character Recognition) se tiende a pensar en una herramienta o software que escanea un documento y nos devuelve la información contenida en ese documento (normalmente ficheros .pdf). Hoy en día hay multitud de aplicaciones incluso gratuitas incorporadas a los teléfonos móviles que son capaces de hacer esto, pero si queremos realmente recibir un valor añadido, tenemos que ir un poco más allá.

Cuando el documento del cual queremos obtener/extraer la información está en formato imagen, contiene “ruido” (no está limpio bien porque incluye líneas, no está bien escaneado, está torcido, incluye el dedo de quien está haciendo la foto, etc.), está en algún idioma menos habitual o contiene incluso texto manuscrito, ahí se empieza a complicar la tarea.

No obstante, también existen hoy herramientas y software avanzados de los que podemos hacer uso que permiten obtener la información y devolverla de una manera estructurada (en formato base de datos, Excel, Access o cualquier otro formato) para poder ser tratada posteriormente solventando todos los potenciales problemas mencionados anteriormente (y otros que puedan surgir).

Parece lógico pues, que, si nuestras auditorías y análisis los vamos a realizar en base a los resultados que extraigamos de estas herramientas, le exijamos a las mismas un nivel de “acierto” muy alto y que, en caso de que la máquina no esté segura del dato que está proporcionando/extrayendo, nos lance un aviso para revisarlo manualmente y confirmar el dato correcto. Si además la herramienta aprende cada vez que la retroalimentamos en un resultado de esos en los que duda, podemos empezar a hablar de herramientas de ICR (Intelligent Character Recognition. Hay otros elementos que diferencian estos conceptos, pero no es el objeto de esta reflexión.

Por mi experiencia, deberíamos pedir al menos un 90-95% de acierto cuando se trate de información no manuscrita. Para la información manuscrita ya podemos encontrar porcentajes cercanos al 85%.

En cualquier caso, hablemos de aplicación de OCR o de ICR en nuestros trabajos de auditoría interna, debemos tener en cuenta al menos los siguientes aspectos:

a)       Lo primero es tener claro el uso que queremos dar a esos datos y pensar en una estructura funcional que nos sirva para poder sacar el máximo resultado y conseguir el objetivo buscado. Parece obvio, pero a veces tendemos a no dedicarle el tiempo suficiente.

b)      Como en cualquier trabajo que se haga basándose en datos, el aspecto más importante y que deberá suponer una mayor dedicación será la preparación y limpieza de los datos. Lo que en muchas ocasiones llamamos asegurar la calidad del dato (que puede tener connotaciones adicionales).

c)       Analizar la necesidad de datos de otros orígenes para poder automatizar en mayor porcentaje nuestras tareas de revisión y mejorar la eficiencia de la ejecución de las auditorías y la monitorización de los riesgos asociados.

d)      Otro punto a tener en cuenta debería ser la capacidad de generar un reporte adaptado o adaptable a las necesidades presentes y futuras.

La utilización de estas herramientas en los últimos años en compañías de distintos tamaños y sectores nos ha permitido identificar algunos de los casos de uso más comunes de estas tecnologías en auditorías y trabajos de revisión concretos:

1.       Auditoría de gastos (de viaje, comidas, taxis, hoteles, etc.). Cualquier ticket o documento de gasto es posible analizarlo con estas herramientas para extraer y volcar fácilmente la información (importes, fechas, conceptos, etc.) en una base de datos focalizando el trabajo del auditor en extraer valor de la información automáticamente obtenida, verificar el cumplimiento con las políticas de la compañía, etc. y no en “picar datos” o revisar los propios tickets físicamente.

2.       Auditorías y revisiones de contratos. Con las instrucciones adecuadas, las herramientas de ICR son capaces de extraer información de los contratos tal como condiciones (comerciales, de pago/cobro), fechas, datos de las partes firmantes, etc. Puede utilizarse tanto para un trabajo de auditoría enfocado en revisar si se están cumpliendo las condiciones y compromisos estipulados en el contrato como para hacer un trabajo más de consultoría y aporte de valor orientado a comparar las condiciones firmadas con clientes/proveedores de similar tamaño, etc.

3.       3-way-match. Todos nos hemos encontrado en algún momento ante la tediosa tarea de realizar este cruce de información revisando papeles en físico. Afortunadamente cada vez se hacen estas actividades de forma menos manual/física. La aplicación de ICR/OCR para la extracción de la información de esos pedidos, albaranes o facturas y poder hacer un cruce mucho más sencillo y rápido es cada vez más común. En este sentido, ya está bastante extendido incluso el uso de herramientas que contabilizan las facturas de manera automática.

4.       Revisión de descuentos incluidos en factura: con frecuencia nos hemos encontrado últimamente con compañías que han utilizado estas herramientas para, en línea con lo indicado en el punto 2. Auditorías y revisiones de contratos, deciden hacer análisis de las condiciones aplicadas, su alineamiento con las acordadas en los contratos o las aplicadas a otros clientes.

Esta relación no pretende ser una lista cerrada, sino simplemente quería trasladar aquí los casos que, en mi caso particular, me he encontrado con más frecuencia.

Seguro que cada uno de los que podáis estar leyendo esto, tenéis una experiencia y os pueden estar viniendo a la cabeza otras potenciales aplicaciones al caso particular de vuestra empresa que podrían ayudar a reducir los tiempos y la efectividad del trabajo manual realizado y dedicar el tiempo del auditor al análisis y hacer uso de la “materia gris”.

Creo que este sigue siendo uno de los retos a los que tenemos que seguir enfrentándonos en los próximos años: conseguir hacer un uso más efectivo del tiempo y enfocarlo a tareas de alto valor.

No obstante, no debemos olvidar la tantas veces comentada necesaria capacitación de los equipos para la realización de estas actividades. En nuestras organizaciones deberíamos ser capaces de traducir este hándicap de falta de capacitación en una herramienta de motivación, atracción y captación de talento.

Una vez implementados estos modelos o formas de trabajar, la realidad es que las áreas auditadas suelen interesarse por incorporarlas a su día a día y facilitarles el control sobre determinadas actividades.

En este punto se abre un nuevo escenario en el que cada organización, en función de sus objetivos y recursos, podrá optar por ampliar el alcance o mantenerlo solo como una herramienta utilizada por la tercera línea.

¿Estáis utilizando este tipo de herramientas como parte de los trabajos de auditoría interna? ¿Vuestra experiencia es parecida?