Diez claves para adaptar las organizaciones y la gestión de las personas al “nuevo” teletrabajo

La nueva regulación del teletrabajo aprobada ayer por el Consejo de Ministros está llamada a despejar algunas dudas sobre esta modalidad de trabajo a distancia cuya implantación antes de la pandemia se situaba en niveles inferiores a la media de la Unión Europea pero que se ha acelerado de forma exponencial a consecuencia de la pandemia de la COVID-19. Sin embargo, los departamentos de recursos humanos afrontan el reto de la gestión de personas en organizaciones híbridas, donde ahora se configuran dos entornos de trabajo: uno físico y otro virtual en el que la tecnología jugará un papel fundamental para mejorar tanto la productividad como la seguridad y satisfacción de los empleados.

Con el fin de despejar algunas incógnitas de la nueva normativa, la práctica de People Advisory Services y el área de Derecho Laboral de EY resume a continuación las claves para aplicar la nueva regulación y como cambia el futuro del trabajo.

1. Smart Working: la búsqueda de la eficiencia y la satisfacción

En 2019, de acuerdo con los datos de la EU Labor Force Survey, tan solo un 8,3% de los ocupados en España optaban por trabajar desde casa, bien habitualmente o de forma ocasional. Esta es una cifra que se sitúa claramente por debajo de la media de la UE (16,1%) y de las economías líderes en teletrabajo de la eurozona, como los Países Bajos (37,1%) y Luxemburgo (33,1%). Como es sabido, la pandemia del coronavirus ha supuesto un extraordinario impulso del teletrabajo. Los usuarios diarios de plataformas para realizar videoconferencias han subido de 10 a 300 millones en tan solo cinco meses. De acuerdo con el Banco de España, un análisis de las características intrínsecas de cada ocupación permite estimar que el 30% de los ocupados en España podría teletrabajar, al menos ocasionalmente. Aquellas empresas que consigan implantarlo satisfactoriamente podrán sostener su capacidad productiva de manera más sólida, incrementar sus niveles de productividad, y facilitar unas condiciones laborales más flexibles, lo cual ofrecería a las personas la oportunidad de conciliar mejor su vida laboral con la vida familiar o la posibilidad de vivir en áreas más alejadas de las grandes ciudades. Para ello es imprescindible una regulación adecuada.

2. Una prestación de servicios, siempre voluntaria entre las partes

La nueva norma prevé la voluntariedad de esta forma de prestación de servicios. De esta forma la empresa y la persona trabajadora deben pactar por escrito esta forma de prestación del trabajo a distancia, al comienzo de la relación laboral o en un momento posterior. Es importante destacar, que no cabe la imposición de esta modalidad de prestación de servicios a través del proceso de modificación sustancial de las condiciones de trabajo, sin perjuicio de lo previsto en la negociación colectiva. La negativa de la persona trabajadora frente a este tipo de prestación de servicios no es causa que justifique un despido ni un proceso de modificación sustancial de las condiciones de trabajo.  

3. El trabajo a distancia no siempre es teletrabajo.

El trabajo a distancia es una forma de organización de la actividad laboral, que se desarrolla de forma total o parcial en el domicilio de la persona trabajadora o el lugar determinado por esta, de forma regular en el tiempo. El teletrabajo es una modalidad del trabajo a distancia que se desarrolla mediante el uso exclusivo o prevalente de sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.

4. El derecho a la desconexión digital como límite

Las personas trabajadoras que prestan servicios bajo esta modalidad tienen derecho a la desconexión digital en los términos previstos en la LO 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. La empresa previa audiencia de los representantes de los trabajadores elaborará una política interna que definirá las modalidades del ejercicio de desconexión y las acciones de formación y sensibilización al respecto. Los convenios colectivos o acuerdos de empresa podrán establecer medios y medidas adecuadas para garantizar el ejercicio del derecho de desconexión, y la organización adecuada de la jornada de forma que sea compatible con los tiempos de descanso.

5. La cuestión de la dotación de medios y la compensación de gastos

La empresa deberá proveer de dotación y mantenimiento adecuado de medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad, debiendo garantizarse la atención técnica precisa. El desarrollo de esta modalidad de prestación de servicios deberá ser sufragado o compensado por la empresa, sin que pueda suponer la asunción por la persona trabajadora de los costes de los equipos asociados a la prestación de servicios. Los convenios colectivos podrán establecer el sistema de compensación de gastos.   

6. La aparición de las organizaciones híbridas con un entorno físico y virtual

Aunque los nuevos modelos de trabajo tienden a aumentar el uso de entornos virtuales, el contacto físico seguirá siendo muy relevante para desempeñar determinadas actividades clave. En muchos casos, los profesionales de un mismo equipo trabajarán de manera distribuida, haciendo uso de la oficina y de otras localizaciones distintas. Esta situación tiene implicaciones importantes en la manera de trabajar, de relacionarse y de gestionar personas. Debemos asegurar que los empleados tienen una única experiencia de trabajo que integre el entorno físico y el entorno virtual, donde la gestión del talento sea homogénea en ambos casos y donde el modelo de trabajo que se acabe instaurando cubra las necesidades de las distintas realidades organizativas existentes en cada compañía.

7. La tecnología, clave para aumentar la productividad y la satisfacción del empleado.

La tecnología jugará un papel clave. Por un lado, como habilitador de la interacción y colaboración entre personas, por otro, como elemento disruptor del puesto del trabajo tal y como lo conocemos. Las nuevas tecnologías permitirán personalizar el puesto de trabajo y aumentar las capacidades de la fuerza de trabajo incorporando mayor automatización, datos e inteligencia en el día a día de la actividad profesional. En este contexto, adicionalmente, emergen con fuerza la necesidad de intensificar la escucha del empleado y las conversaciones con empleados a través de canales digitales apoyados en herramientas de escucha activa del empleado, así como las herramientas para el control de la productividad del empleado que nos ayuden a gestionar con eficiencia las nuevas formas de trabajo

8. Una regulación que impacta de lleno en las políticas de compensación

Las personas que desarrollan trabajo a distancia no podrán sufrir perjuicio alguno en sus condiciones laborales en materia de retribución. Dichos trabajadores a distancia tendrán derecho al abono y compensación de los gastos, lo que implica que el desarrollo del trabajo a distancia deberá ser soportado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte del trabajador de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral. Por medio de convenio colectivo o de acuerdo entre la empresa y la representación legal de los trabajadores podrá establecerse el mecanismo para la determinación y compensación de estos gastos.

9. El reto de liderar a distancia

La aceleración de la transformación digital y de la implantación del teletrabajo que ha impuesto la respuesta a la pandemia generada por el COVID-19 ha provocado la necesidad de una comunicación más clara y transparente con todos nuestros empleados y la necesidad de ejercer un liderazgo más humanista, que sabe escuchar las preocupaciones de los empleados. En este contexto, el teletrabajo debe servir para dar respuesta a las preocupaciones de nuestros empleados, velando por su seguridad, pero también va a provocar un cambio profundo en la mentalidad de los directivos, que van a tener que aprender a liderar desde la distancia, y a mantener el compromiso de sus empleados en un entorno económico de alta incertidumbre. El teletrabajo debe servir para ganar eficiencia y productividad en muchos sectores, pero no debe imponerse, mediante la legislación, un incremento de costes de nuestras empresas que les reste competitividad.

10. El poder de la comunicación y el learnability

En este entorno es vital que las empresas dibujen un nuevo escenario en el que la comunicación con los empleados se convierte en vital para generar compromiso y potenciar la cultura empresarial en un entorno diferente. Asimismo, apostar por el learnability y la capacidad de aprendizaje de los empleados es esencial para el desarrollo de las organizaciones en un entorno en constante cambio.

En la elaboración de este documento han participado: Jaime Sol, socio responsable de People Advisory Services de EY, junto con los socios de su equipo Juan Pablo Riesgo, Pedro Egea, Olga Cecilia, Luis Gali, y Raúl García, socio responsable del área Laboral de EY Abogados.