Política de privacidad global – Sitio de reclutamiento de Yello

Enero 2023

1. Introducción

Este Aviso de privacidad tiene por objeto describir las prácticas que sigue EY en relación con la aplicación EY My Day (“Herramienta”) con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se procesan y almacenan en la Herramienta. Este Aviso de Privacidad debe leerse junto con la Declaración de Privacidad de ey.com, y en caso de conflicto con la Declaración de Privacidad ey.com, prevalecerán los términos de este Aviso de Privacidad. Por favor, lea atentamente este Aviso de Privacidad.

Tenga en cuenta que parte del contenido de esta Política de privacidad no es aplicable si solicita un puesto en una de las entidades de EY en la UE que están sujetas al Reglamento General de Protección de Datos ("GDPR").  El contenido correspondiente está marcado con un (*). 

2. ¿Quién gestiona la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad legal separada y puede determinar los fines y medios para el procesamiento de datos (es decir, actuar como controlador de datos o en una capacidad similar). La entidad que actúa como controlador de datos (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se procesarán y almacenarán sus datos personales es la entidad de EY que publicó el puesto para el que está solicitando, o la entidad de EY con la que está comprometido de cualquier otra manera.

Puede encontrar una lista de las firmas miembro y afiliadas locales de EY en la Declaración de privacidad de ey.com. Los datos personales de la Herramienta son compartidos por el controlador de datos mencionado anteriormente con una o más firmas miembro de EYG (ver “Quién puede acceder a sus datos personales" sección 6 infra).

La Herramienta está alojada en los servidores de Amazon Web Services en Irlanda y Frankfurt.

3. ¿Cómo procesa la Herramienta los datos personales? 

La herramienta apoya a EY en la realización de sus actividades de reclutamiento. La Herramienta tiene dos funcionalidades: (i) actuar como herramienta de reclutamiento para la presentación de solicitudes de empleo; y (ii) actuar como un grupo de solicitantes para puestos de trabajo.

Si usted es un candidato o solicitante, o hace uso de la Herramienta en otra capacidad, sus datos personales que se procesan en la Herramienta se utilizan para uno o más de los siguientes propósitos:

• Creación de cuenta;
• Iniciar sesión en Yello;
• Enviar invitaciones y administrar eventos del campus;
• Presentación de solicitudes de empleo;
• Realización de entrevistas digitales;
• Procesamiento, evaluación y gestión de solicitudes de empleo;
• Gestionar la formación y la comunicación de los candidatos (por ejemplo, correos electrónicos de marketing con respecto a los candidatos/solicitantes que han optado por formar parte de la reserva de talento);
• Hacer ofertas de trabajo;
• Programación de entrevistas; y
• Proporcionar actualizaciones después de las entrevistas.

Basamos el tratamiento de sus datos personales (en función del país y la fase del proceso de contratación) en el contexto de esta Herramienta en uno de los siguientes fundamentos jurídicos:

En el ámbito del RGPD, los datos se tratan sobre la base de una relación precontractual, su consentimiento, obligaciones legales y/o interés legítimo.

En la medida en que procesemos sus datos personales sensibles, esto solo se hará para cumplir con una obligación legal a la que esté sujeto el controlador respectivo o, si ha proporcionado voluntariamente la información, sobre la base de su consentimiento explícito. Sin embargo, si no nos proporciona la totalidad o parte de sus datos personales, es posible que no podamos cumplir con algunos de los fines del procesamiento. Tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento. Póngase en contacto con: global.data.protection@ey.com.

Si usted es un usuario interno de EY de la Herramienta, sus datos personales que se procesan en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

• Creación de cuenta;
• Iniciar sesión en Yello;
• Creación de solicitudes de trabajo y eventos;
• Enviar invitaciones y administrar eventos del campus;
• Realización de entrevistas digitales;
• Evaluación de las solicitudes de empleo;
• Gestionar la nutrición y la comunicación de los candidatos; y
• Selección de los candidatos seleccionados para la contratación;
• Programación de entrevistas;
• Proporcionar actualizaciones después de las entrevistas; y
• Identificación de entrevistadores.

El tratamiento de sus datos personales es necesario para la satisfacción de los intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, salvo que dichos intereses prevalezcan sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de los datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

• Gestión de recursos humanos, incluidos los exámenes de desempeño y la contratación; y
• Éxito de las prácticas de reclutamiento de EY, incluyendo abastecimiento, reclutamiento, selección y contratación.

Tiene derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, al tratamiento de los datos personales que le conciernen sobre la base de los intereses legítimos anteriores. Póngase en contacto con: global.data.protection@ey.com.

Si usted es un representante del campus, sus datos personales que se procesan en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

• Creación de cuenta;
• Iniciar sesión en la herramienta;
• Enviar invitaciones y administrar eventos del campus; y
• pueden ser procesados durante la selección de candidatos seleccionados para la contratación.

¿Qué tipo de datos personales se procesan en la Herramienta?

Si usted es un candidato o solicitante, o hace uso de la Herramienta en otra capacidad, y si EY lo permite legalmente en virtud de la ley aplicable, la Herramienta puede procesar estas categorías de datos personales:

• Información del perfil del candidato (nombre, datos de contacto, información educativa, currículum vitae, idiomas hablados, preferencias geográficas, ubicación, trabajo solicitado/puesto ofrecido; 
• Información sobre diversidad, foto;
• Información del solicitante para una solicitud de trabajo específica, información de la entrevista (*incluso a través de entrevistas en video/grabadas), información de evaluación, información relacionada con los requisitos reglamentarios u operativos específicos del país;
• Datos personales sensibles (origen racial y étnico, datos de salud, orientación sexual);
• Identificadores gubernamentales, como números de pasaporte, detalles de visa y números de identificación nacional); y
• Se recopilarán datos relacionados con (para el trabajo) condenas penales (para el trabajo), pero solo en forma de "sí" o "no". No se procesará más información sobre condenas penales.

Obtenemos sus datos personales de diversas formas:

• Proporcionado por usted. Algunos datos personales los recibimos directamente de usted. Los ejemplos incluyen información en sus mensajes a nosotros e información que ingresa en un formulario de contacto web o portal en línea.
• Obtenido internamente. Es posible que obtengamos sus datos personales de otros sistemas de EY. Un ejemplo para los clientes son los datos que se incluyen en nuestro sistema CRM. Estos datos pueden provenir de las siguientes fuentes:
  • Los propios candidatos/solicitantes a través del registro en Yello; 
  • Socios, empleados o contratistas de EY (como referencia);
  • SuccessFactors/Central de Empleados;
  • Reclutamiento de SF; y
  • Herramientas de EY como CappFinity, Saville, Pymetrics y HireVue.

Si usted es un representante del campus, la Herramienta procesa estas categorías de datos personales:

• Nombre, dirección de correo electrónico, título, número de teléfono, departamento de la universidad. Estos datos se obtienen de:
• Tú mismo; y
• Sitios web de colegios/universidades o el propio colegio/universidad.

5. Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles revelan su origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual.

La recopilación y el procesamiento de datos personales sensibles o especiales también pueden ser necesarios en algunos países donde esto es obligatorio o requerido por la ley aplicable:

• Origen racial o étnico
• Datos de salud;
• Orientación sexual;
• Identificadores gubernamentales, como números de pasaporte, detalles de visa y números de identificación nacional; y
• Datos relacionados con condenas penales (tenga en cuenta que solo se registra un "sí" o un "no" a través de la Herramienta en relación con las condenas penales; no se registra más información o detalles de esas condenas). 
  

6. ¿Quién puede acceder a sus datos personales?

Las siguientes personas/equipos acceden a sus datos personales en la Herramienta:

• Empleados, socios y contratistas de EY
• Gerentes de contratación de EY
• Reclutadores
• Reclutamiento de Talento, Servicios Compartidos y Coordinadores de Reclutamiento
• Súper usuario de abastecimiento
• Soporte de sistema global
• Informes globales
• Candidatos / Solicitantes
• Personal de soporte de Yello
• Servicios de Consultoría de Tata (TCS)
• Equipo de soporte de TI de IBM

Es nuestra política utilizar solo proveedores de soporte externos que estén obligados a mantener niveles apropiados de protección de datos, seguridad y confidencialidad, y que cumplan con los requisitos legales aplicables para transferir datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.

Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en varias jurisdicciones (incluidas jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se enumeran en www.ey.com/ourlocations ). EY procesará sus datos personales en la Herramienta de acuerdo con la ley y los reglamentos profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las Normas corporativas vinculantes de EY.

Para los datos recopilados en el EEE o relacionados con los interesados en el EEE, EY requiere un mecanismo de transferencia apropiado según sea necesario para cumplir con la ley aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a RECSOLU, Inc., DBA Yello, y de la Herramienta a TCS e IBM, se rigen por acuerdos entre EY y estos proveedores de servicios que incluyen cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

Puede ponerse en contacto con nosotros a través de global.data.protection@ey.com si desea información adicional sobre la forma en que legitimamos la transferencia de sus datos personales a países fuera del EEE. 

7. Retención de datos

Nuestra política es conservar los datos personales solo durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en la sección "Por qué necesitamos sus datos personales". Tenga en cuenta que los períodos de retención varían en las diferentes jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención profesional y reglamentarios locales.

Para cumplir con nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales, y para fines históricos y de archivo, debemos conservar la información durante períodos de tiempo significativos.

Las políticas y/o procedimientos para la retención de datos personales en el Sistema son:

• Si usted es un candidato, solicitante o hace uso de la Herramienta en otra capacidad, sus datos se mantendrán de acuerdo con las respectivas políticas locales de retención de EY. Una vez finalizado el período de retención de datos, sus datos personales se eliminarán o anonimizarán (en cuyo caso sus datos ya no serán datos personales y no será identificable a partir de dichos datos anónimos). Si tiene alguna pregunta sobre nuestras prácticas de retención de datos, póngase en contacto con nosotros a través de global.data.protection@ey.com.
• Si usted es un usuario de EY de la Herramienta, sus datos se mantendrán de acuerdo con las Políticas Globales de Retención de Registros de EY y el Programa de Retención de País (CRS) correspondiente. Una vez finalizado el período de retención de datos o en caso de revocación del consentimiento, sus datos personales se eliminarán o anonimizarán (en cuyo caso sus datos ya no serán datos personales y no será identificable a partir de dichos datos anónimos).

Después del final del período de retención de datos, sus datos personales serán eliminados.

8. Seguridad

EY protege la confidencialidad y seguridad de la información que obtiene en el curso de su negocio. El acceso a dicha información es limitado, y existen políticas y procedimientos diseñados para proteger la información de pérdidas, mal uso y divulgación inadecuada. Información adicional sobre nuestro enfoque para la protección de datos y la seguridad de la información está disponible en nuestro folleto Protección de sus datos (pdf).

El control de sus datos personales

EY no transferirá sus datos personales a terceros (que no sean los terceros mencionados en la sección 6 anterior) a menos que tengamos su permiso o la ley nos exija hacerlo.  

10. Sus derechos en relación con los datos personales

Dependiendo de la jurisdicción aplicable, es posible que tenga ciertos derechos en relación con sus datos personales, entre ellos:

• Para solicitar detalles de los datos personales que EY procesa sobre usted y para acceder a los datos personales que EY procesa sobre usted
• Para corregir tus datos personales, por ejemplo, si están incompletos o son incorrectos
• Para restringir u oponerse al procesamiento de datos personales o solicitar la eliminación de sus datos personales
• Recibir una copia de los datos personales que ha proporcionado a EY en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina que pueda reutilizar para sus propios fines (conocido como "portabilidad de datos")
• En caso de que haya dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, el derecho a retirar su consentimiento.
• El derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos (consulte la sección "Quejas")

Si tiene alguna pregunta sobre cómo EY procesa sus datos personales o sus derechos relacionados con sus datos personales, envíe un correo electrónico al equipo de protección de datos.

11. Quejas

Si le preocupa una supuesta violación de la ley de privacidad o cualquier otra regulación, comuníquese con el líder de privacidad global de EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido o por correo electrónico al equipo de protección de datos o a su representante habitual de EY. Un líder de privacidad de EY investigará su queja y brindará información sobre cómo se manejará y resolverá.

Si no está satisfecho con la forma en que EY resolvió su queja, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede tener derecho a remitir el asunto a un tribunal de jurisdicción competente.

Ciertas firmas miembro de EY en países fuera de la Unión Europea (UE) y el Reino Unido han designado representantes en la UE y el Reino Unido, respectivamente, para actuar en su nombre si, y cuando, realizan actividades de procesamiento de datos a las que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR) y/o el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (GDPR del Reino Unido). Para obtener más información y consultar los datos de contacto de estos representantes, disponible aquí .

Representante de protección de datos de la UE

Representante de protección de datos de la UE

12. Contáctenos

Si tiene preguntas o inquietudes adicionales, comuníquese con su representante habitual de EY o envíe un correo electrónico al equipo de protección de datos .