Diligencia de Terceras Partes: clave en la Gestión Empresarial

Una nueva perspectiva clave en la evaluación de los riesgos

La Real Academia Española define “Diligencia” como el “cuidado y actividad en ejecutar algo”, en el caso que nos trae, ese “algo” es la relación empresarial con Terceras Partes.

Este tipo de programas tiene como objeto establecer mecanismos adecuados y proporcionales para dotar a la organización de un conocimiento idóneo sobre la integridad y reputación de las terceras partes con las que pretende interactuar y facilitar, así, la toma de decisión.

Además, constituyen uno de los pilares básicos de las directrices internacionales en materia de Cumplimiento (véase por ejemplo las directrices marcadas por el Departamento de Justicia Estadounidense – DOJ - relativa a la Evaluación de los Programas de Cumplimiento del año 2020, o las directrices de la UK Bribery Act del año 2010). 

Pero no son solo estas directrices anticorrupción las que marcan la importancia de estos programas, sino la tendencia global en cuanto a la necesidad de establecer relaciones empresariales con terceros que compartan unos principios éticos y morales comunes.

Prueba de ello es la propuesta de la directiva de 'Debida diligencia empresarial y responsabilidad corporativa' aprobada por el parlamento europeo el pasado mes de marzo, dirigido a que las organizaciones y los terceros con los que mantienen relaciones comerciales cumplan con su deber de respetar el medioambiente, los derechos humanos y el buen gobierno. 

Conscientes de la importancia de esta cuestión, EY ha celebrado el 10 febrero un webinar para abordar, de una forma práctica, las claves para el desarrollo e implantación de un Programa de Diligencia de Terceras Partes.

La Diligencia de Terceras Partes: 4 pilares básicos

1. Consistencia. Los criterios sobre los que se fundamenta el Programa de Diligencia son comunes a todo el universo de terceras partes, son evidenciables, comprobables, repetibles y verificables. Igualmente es importante, preservar los resultados y la decisión tomada a través de evidencias trazables como prueba de que el análisis no pueda ser alterado o eliminado.
   
2. Intencionalidad: la naturaleza de las diligencias a realizar debe ser reflejo de la voluntad e intención inequívoca de la organización para prevenir relacionarse con terceros que no estén comprometidos a rechazar prácticas inmorales o poco éticas.
   
3. Independencia. La decisión sobre la aprobación de las relaciones con terceros debe ser objetiva e independiente para prevenir posibles conflictos de interés.
   
4. Razonabilidad. La razonabilidad responde a la pregunta ¿Cuánto es suficiente? Existiendo recursos limitados, un proceso de debida diligencia enfocado en riesgos permite una mejor administración de recursos.

Las claves para el desarrollo de un Programa de Diligencia de Terceras Partes

Así, las organizaciones se encuentran ante el reto de estructurar y clasificar el “universo en bruto” de terceras partes con las que interactúan (complejo, numeroso y heterogéneo), en categorías homogéneas e identificar aquellos inductores propicios para ordenarlas en función del riesgo: bien de la tercera parte, bien de la naturaleza de la relación pretendida, o bien de una combinación de estas dos últimas.

Una vez se tenga claro cuál es ese orden de prelación, se estará en disposición de establecer el grado de rigor y profundidad de las diligencias a que someter a cada tercera parte, siguiendo la lógica de a mayor riesgo, mayor grado de diligencia.
Igual de relevante será la delimitación de las responsabilidades dentro de la Organización, debiéndose concretar, quién es responsable de realizar las indagaciones pertinentes y el momento en el que deben realizarse, así como aquél responsable de evaluar la levedad o gravedad de los hallazgos encontrados y el escaldo en la organización a medida que se puedan ir poniendo de manifiesto aspectos de riesgo en relación con la reputación o integridad del tercero.

Integrity Due Diligence

Por último, en el webinar se abordaron de forma independiente cuestiones relativas a las “Integrity Due Diligence” centradas en contexto de una operación corporativa y complementaria a otras “Due Diligence” de naturaleza financiera, fiscal o medioambiental; y centrada en tres elementos clave: 

• El perfilado de riesgo inherente del “target” objeto de análisis y sus stakeholders 
• Evaluación de la idoneidad del Programa de Cumplimento y del marco de control interno
• La identificación y evaluación de antecedentes en materia de integridad

En este sentido, se observa un aumento en la costumbre y recurrencia a la hora de realizar este tipo de diligencias de forma previa a la adquisición. Siendo esta tendencia un signo claramente positivo, se aprecia ciertas limitaciones en el desarrollo de estas diligencias en cuanto al acceso a determinada información interna de la “compañía objetivo” que facilite el perfilado de riesgo y un mejor entendimiento de su programa de cumplimiento.

Siendo así, se considera que todavía queda una asignatura pendiente en las organizaciones y es la referida a la realización de estas Diligencias de Integridad, una vez se ha producido la adquisición (expost) y que es, precisamente, cuando los registros empresariales son accesibles facilitando, a través de su análisis concienzudo, la identificación y evaluación de operaciones y situaciones concretas que pudieran ser constitutivas de fraude o prácticas irregulares, cuya pronta identificación permita ejercer los derechos o reclamaciones oportunas.

Si lo deseas, a través de este enlace podrás acceder a la presentación que se expuso en el webinar celebrado el pasado 10 de febrero.