Decisiones fundamentadas: convirtiendo datos en información

¿Tomamos las decisiones empresariales de manera fundamentada? ¿Somos capaces de entender su impacto en todos los aspectos del negocio?

Continuamos asimilando el nuevo modelo que la tercera década del S.XXI trae consigo. Terminamos 2020 trabajando de un modo completamente diferente a lo que fue 2019 y 2021 ha sido el año del afianzamiento de estas nuevas maneras de vivir y de actuar.

Todos recordamos el 5 de marzo de 2020 como el día en que todo empezó. Cada uno tenemos grabado en la memoria el momento en el que empezó nuestro confinamiento, las sensaciones que nos invadieron, los miedos y la incertidumbre. Estamos cerca de cumplir el segundo aniversario de aquellos acontecimientos ya lejanos. Acostumbrados ya al uso de mascarilla y a mantener la distancia, es momento de plantearnos si nuestra manera de trabajar se ha adaptado debidamente a las circunstancias del momento.

Hace años que escuché una frase que me hizo entender el propósito de mi trabajo. La persona en cuestión era el CFO de uno de los clientes para los que yo trabajaba y nos encontrábamos definiendo un plan para la actualización de su ERP a la versión más reciente. La frustración era más que evidente en su rostro, no estaba entendiendo el 80% de lo que se hablaba en la mesa y el otro 20% solo le daba pistas de que la inversión no iba a ser pequeña. Llegado cierto momento, tomó la palabra y enunció una frase que me quedó grabada para siempre: “Para nosotros el ERP es un sitio donde metemos datos y del que luego tratamos de obtener información”. Demoledora descripción del sistema que debería ayudarles a gestionar el negocio.

Esta sensación de trabajar para el sistema y no obtener de él más que una pequeña parte de lo esperado está más extendida de lo que podríamos imaginar. ¿Cuáles son los motivos más habituales? Las razones son múltiples y van desde una definición incorrecta del mapa de aplicaciones hasta proyectos inconclusos por distintos motivos que dejan a las compañías trabajando con sistemas sin terminar.

¿Tener datos es tener información de negocio?

No. Cuantos más datos tengamos sin tratar debidamente menos información de negocio tendremos. Más compleja será su interpretación y menos valor obtendremos de ellos. Por tanto, el modelo de acumulación de datos sin definir un modelo de análisis que nos permita obtener información de valor para el negocio es, simplemente, seguir una política de acumulación “por si acaso”.

¿Es el ERP el centro de la inteligencia de negocio?

Los ERP de mercado están concebidos como herramienta para la captura y gestión de datos transaccionales. Además, permiten la automatización de ciertos procesos, contabilización automática e, incluso, la planificación de ciertas operaciones con capacidades muy específicas en algunos casos.

Existen editores de software que comercializan soluciones verticalizadas para los distintos sectores de actividad y dotan a estos paquetes de capacidades analíticas sobre tecnologías de visualización de datos. Bajo este prisma podríamos pensar que contamos con un sistema preparado para facilitar la toma de decisiones. Siempre que queramos basar nuestras decisiones en el pasado. Toda transacción reflejada en el sistema ERP de una compañía está referida a hechos que ya sucedieron y sobre los que poco podemos influir, si aún queda alguna posibilidad. Podemos conducir mirando permanentemente al espejo retrovisor, pero solo entenderemos lo que ha pasado hasta el momento y nunca veremos los retos que se aproximan ni podremos prepararnos para afrontarlos debidamente. Entonces, ¿Por qué gestionar nuestros negocios mirando solo el pasado?

La Importancia de la planificación

Impactos como la pandemia de COVID-19 han modificado los patrones de consumo de la mayoría de los ciudadanos. Millones de personas han pasado de rehusar la compra on-line a convertirse en expertos compradores y receptores de paquetes a diario. ¿Qué planificador basado en datos históricos hubiera previsto esto? Absolutamente ninguno. Este es uno de los motivos que invitan a utilizar el dato histórico como un integrante más del conjunto de fuentes a utilizar en la planificación financiera del negocio. Las capacidades de predicción de las herramientas de planning y la infinita cantidad de datos disponibles on-line, en muchos casos de manera gratuita, invitan a pensar en modelos mucho más avanzados que nos ayuden a afrontar el futuro a partir de las siguientes variables:

• Entender el pasado, analizando con herramientas de Business Intelligence aquellos indicadores que pensamos que son relevantes para nuestro negocio de forma sencilla, gráfica y con capacidad de ver la evolución de los mismos. De este modo sabremos si nuestras decisiones están ayudándonos a acercarnos al objetivo determinado y podremos identificar la necesidad de tomar medidas alternativas que nos ayuden a corregir el rumbo. Si utilizamos un símil automovilístico, estaríamos hablando de pasar del mapa en papel a los primeros navegadores GPS con posicionamiento por satélite. Debíamos preocuparnos de actualizar los mapas antes de salir o nos exponíamos a encontrar carreteras cortadas y no encontrar nuevos caminos por carreteras que aún no estaban en nuestro dispositivo. ¿Era mejor que el mapa en papel? Sin duda. ¿Mejorable? También.
• Proyectar el futuro, utilizando los datos disponibles en el mercado y combinándolos con nuestra realidad. De este modo podremos planificar nuestra reacción a los eventos que puedan ser proyectados, actuar con agilidad minimizando nuestros tiempos de reacción y mitigar los impactos que pudieran tener los cambios inesperados en el horizonte. Volviendo al símil del GPS, estaríamos llegando a los navegadores conectados que disponen de los mapas actualizados constantemente y, además, nos muestran la información de cortes y eventos en la ruta.
  
• Descubrir correlaciones. Llegados a este punto estamos pasando al análisis de cruces de datos que, al ojo humano pueden pasar inadvertidos pero que pueden ser de valor. ¿Puede afectar el clima a las ventas de una máquina de vending? ¿Y los eventos próximos en su radio de influencia? Efectivamente, ambos condicionantes afectarán a la cifra de ventas en una fecha concreta. ¿Cómo lo harán cuando confluyan distintas combinaciones de eventos y climatología? Volviendo de nuevo a nuestro viaje con GPS, estamos añadiendo la hora de llegada, los atascos, accidentes, controles policiales, radares de tramo, etc. Aparte de la comodidad que nos aporta que el propio navegador “intuya” que el martes por la mañana vamos a trabajar y directamente nos sugiera este destino.
  

En este escenario, ¿Existe una solución capaz de ajustarse a compañías de todo tamaño y sector de actividad? Definitivamente no, pero gracias a los servicios en la nube contamos con infinidad de soluciones a problemas concretos que aportan capacidades de integración muy potentes. Enfoquemos la composición de las soluciones a través de la integración de componentes adaptados a la necesidad y dediquemos el tiempo necesario a mejorarlo. Será el mejor camino para aprovechar de manera inteligente la información que aportan los datos y por ende, para mejorar en términos de eficiencia.