EY se refiere a la organización global, y puede referirse a una o más, de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited, cada una de las cuales es una entidad legal separada. Ernst & Young Global Limited, una compañía británica limitada por garantía, no presta servicios a los clientes.
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Aviso de privacidad de la aplicación EY My Day
12 noviembre 2019
Introducción
Este Aviso de privacidad tiene por objeto describir las prácticas que sigue EY en relación con la aplicación EY My Day (“Herramienta”) con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se procesan y almacenan en la Herramienta.
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"EY" se refiere a una o más de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad legal separada y puede actuar como controlador de datos por derecho propio. La entidad que actúa como controlador de datos al proporcionar esta Herramienta en la que se procesarán y almacenarán sus datos personales es la firma miembro local de EY que lo emplea o que es su anfitrión.
La herramienta se comunica con un sistema que administra los servicios en otros sistemas comerciales de EY y proveedores. Este sistema de integración está alojado en Amazon Web Services Private Cloud en Irlanda.
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El propósito de la herramienta es transformar su experiencia en EY Workplace al proporcionar un fácil acceso a una serie de servicios relacionados con edificios e instalaciones.
Sus datos personales procesados en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:
- Obtenga acceso a la oficina simplemente presentando su teléfono
- Encuentra espacios de trabajo y compañeros
- Reserve espacios para reuniones y registre su entrada/salida automáticamente
- Posicionamiento en interiores para permitir la navegación 2D y los servicios basados en la ubicación
- Reserva de comida y bebida en el restaurante
- Levantar tickets de asistencia/mantenimiento por problemas dentro del edificio
EY se basa en las siguientes bases para legitimar el procesamiento de sus datos personales en la Herramienta:
- Ha dado su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades descritas en este Aviso de Privacidad.
- El procesamiento es necesario para los fines de los intereses legítimos perseguidos por EY, excepto cuando dichos intereses sean anulados por los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran protección de datos personales. El interés legítimo que se persigue es el interés de EY de administrar eficientemente las instalaciones de las oficinas de EY de una manera innovadora y, por lo tanto, también para brindar servicios de transformación en el lugar de trabajo a empleados e invitados a través de una aplicación fácil de usar.
El uso de la Herramienta y el suministro de sus datos personales a EY es opcional. Sin embargo, si no proporciona todos o parte de sus datos personales, es posible que no podamos llevar a cabo los fines del procesamiento.
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Por defecto:
- Primer nombre
- Apellido
- Dirección de correo electrónico de EY
- Departamento
- Ubicación actual (posición geográfica y piso): esta es una opción de "suscripción"
Opciones recientes: para aumentar la usabilidad de la herramienta. Esto incluye:
- Opciones de menú de catering
- Salas de reuniones
Estadísticas de uso de la aplicación: estadísticas generales de uso para permitir futuras mejoras
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Los datos personales sensibles revelan su origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual.
EY no recopila intencionalmente ningún dato personal confidencial de usted a través de la Herramienta. La intención de la Herramienta no es procesar dicha información.
La herramienta contiene una funcionalidad de chatbot. No ingrese ningún dato personal confidencial en el chatbot.
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Las siguientes personas/equipos acceden a sus datos personales en la Herramienta:
Con el fin de respaldar la Herramienta y sus sistemas de back-end, el personal de soporte con derechos administrativos o elevados de Spica Technologies (con sede en el Reino Unido) e ISS tendrá acceso a sus datos personales.
Dado que la mayor parte de la funcionalidad de la Herramienta es proporcionar disponibilidad asistida a los sistemas EY e ISS existentes, los datos recopilados o proporcionados en la Herramienta fluirán a dichos sistemas y podrán ser vistos por los administradores y usuarios elevados de estos sistemas como se indica a continuación:
- Las Salas de Reuniones reservadas a través de la Herramienta estarán disponibles para los usuarios con los derechos correspondientes al sistema de reserva de salas de EY denominado Sistema de Reserva Empresarial (ERS);
- El pedido de comidas a través de la Herramienta estará disponible en el sistema de catering ISS Symphony, de modo que el personal de catering de ISS pueda preparar esas comidas;
- Las solicitudes de servicios de instalaciones planteadas a través de la Herramienta estarán disponibles en el sistema ISS TRIRIGA CAFM y el personal de servicios de instalaciones de ISS que brinda servicio en las oficinas de EY puede verlas para que puedan responder a esos tickets.
Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en varias jurisdicciones (incluidas jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY. Se puede acceder a una descripción general de las entidades de la red de EY que brindan servicios a clientes externos aquí (consulte la Sección 1 (Acerca de EY): "Ver una lista de las firmas miembro y afiliadas de EY"). EY procesará sus datos personales en la Herramienta de acuerdo con la ley y los reglamentos profesionales aplicables en su jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las Normas corporativas vinculantes de EY.
Transferimos o divulgamos los datos personales que recopilamos a los proveedores de soporte externos (y sus subsidiarias y afiliadas) que nos comprometemos a respaldar nuestros procesos auxiliares internos. Por ejemplo, contratamos a proveedores de servicios para que proporcionen, ejecuten y respalden nuestra infraestructura de TI (como servicios de administración de identidades, hospedaje, análisis de datos, respaldo, seguridad y almacenamiento en la nube) y para el almacenamiento y eliminación segura de nuestros archivos impresos. Es nuestra política utilizar solo proveedores de soporte externos que estén obligados a mantener niveles apropiados de protección de datos, seguridad y confidencialidad, y que cumplan con los requisitos legales aplicables para transferir datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.
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Nuestra política es conservar los datos personales solo durante el tiempo que sea necesario para los fines descritos en la sección "Por qué necesitamos sus datos personales". Tenga en cuenta que los períodos de retención varían en las diferentes jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos de retención profesional y reglamentarios locales.
Para cumplir con nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales, y para fines históricos y de archivo, debemos conservar la información durante períodos de tiempo significativos.
Si es un empleado de EY, sus datos personales se eliminarán una vez que abandone EY.
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EY protege la confidencialidad y seguridad de la información que obtiene en el curso de su negocio. El acceso a dicha información es limitado, y existen políticas y procedimientos diseñados para proteger la información de pérdidas, mal uso y divulgación inadecuada. Información adicional sobre nuestro enfoque para la protección de datos y la seguridad de la información está disponible en nuestro folleto Protección de sus datos (pdf).
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EY no transferirá sus datos personales a terceros (que no sean los terceros mencionados en la sección 6 anterior) a menos que tengamos su permiso o la ley nos exija hacerlo.
Tiene derecho legal a solicitar detalles de los datos personales de EY sobre usted.
Para confirmar si sus datos personales se procesan en la Herramienta o para acceder a sus datos personales en la Herramienta o (cuando corresponda) para retirar su consentimiento, comuníquese con su representante habitual de EY o envíe su solicitud por correo electrónico al equipo de protección de datos .
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Puede confirmar que sus datos personales son precisos y actuales. Puede solicitar la rectificación, el borrado, la restricción del procesamiento o una copia fácilmente portátil de sus datos personales poniéndose en contacto con su representante habitual de EY o enviando un correo electrónico al equipo de protección de datos .
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Si le preocupa una supuesta violación de la ley de privacidad o cualquier otra regulación, comuníquese con el líder de privacidad global de EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido o por correo electrónico al equipo de protección de datos o a su representante habitual de EY. Un líder de privacidad de EY investigará su queja y brindará información sobre cómo se manejará y resolverá.
Si no está satisfecho con la forma en que EY resolvió su queja, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos de su país. También puede remitir el asunto a un tribunal de jurisdicción competente.
Ciertas firmas miembro de EY en países fuera de la Unión Europea (UE) han designado a un representante en la UE para que actúe en su nombre si, y cuando, realizan actividades de procesamiento de datos a las que se aplica el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE. Para obtener más información y consultar los datos de contacto de estos representantes, disponible aquí .
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Si tiene preguntas o inquietudes adicionales, comuníquese con su representante habitual de EY o envíe un correo electrónico al equipo de protección de datos .