Cómo implementar indicadores en el equipo legal

No puedes mejorar lo que no puedes medir, pero no midas lo que no importa. Esto es lo que puedes hacer para implementar indicadores en tu equipo legal.

En resumen

• En este artículo te contamos las herramientas que usamos y cómo puedes empezar a estructurar indicadores para lo que sea que necesites medir en tu día a día.
• Si cumplimos con cada objetivo específico, estaremos cumpliendo con la visión general. 
• Los resultados clave te sirven para medir el cumplimiento final del objetivo, pero no son muy útiles para medir el día a día.

Uno de los problemas más comunes a la hora de fijar objetivos, ya sean en nuestros equipos jurídico o incluso a nivel personal, es que no determinamos cómo medir el progreso. Y esto, en el mediano plazo, es una de las causas típicas por las cuales se terminan abandonando los planes. Porque no sabemos si estamos más cerca o más lejos de cumplir con lo que nos estamos proponiendo. Dicho de otra forma, no tenemos una herramienta que nos esté dando una retroalimentación constante acerca de si el esfuerzo que estamos adelantado vale la pena o no y entonces, abandonamos.

Hace poco ayudamos al equipo jurídico de una de las compañías mineras más grande en América Latina a construir el mapa estratégico y los indicadores claves de gestión para el 2022. En este artículo te contamos las herramientas que usamos y cómo puedes empezar a estructurar indicadores para lo que sea que necesites medir en tu día a día.

Ser lo más específico posible

Casi siempre el punto de partida a la hora de estructurar un objetivo estratégico es una conversación abstracta acerca de la misión y la visión de la compañía. Las misiones y las visiones son herramientas que te sirven para inspirar una acción posterior, pero en sí mismas son tan generales que tienen poca utilidad. Por ejemplo, supongamos que alguien te dice que su visión para 2030 es “Convertirse en la empresa más reconocida en América Latina para nuestros clientes de interés” (más de una vez he leído visiones así).

Como podrás ver, generar un indicador que nos permita medir el progreso sobre esa visión es muy difícil porque al ser tan general, cualquier cosa podría parecer un progreso. ¿Salir más en las noticias se entendería como reconocimiento? Probablemente sí. Pero ¿Y qué pasa si mi empresa sale más en las noticias, pero por escándalos de corrupción? Quizás eso no sería precisamente lo que queríamos decir con “Convertirnos en la empresa más reconocida…”

¿Cómo ser más específico entonces?

A mí me gusta usar una herramienta tradicional del diseño de algoritmos llamada divide y vencerás. La premisa es muy simple: Si tienes un problema, divide ese problema en categorías más simples de tal forma que la solución de cada una de las partes sea la solución general.

En términos prácticos, esto significa que para ser lo más específico posible puedes tomar un gran objetivo o visión abstracta y la puedes descomponer en objetivos o conceptos más específicos. Si cumplimos con cada objetivo específico, estaremos cumpliendo con la visión general.

Te dejo este ejemplo:

• Visión: Para 2023 seremos la empresa más reconocida en América Latina para nuestros clientes de interés.
• Concepto específico 1: Definir reconocimiento como el índice de participación de mercado. La empresa más reconocida es por tanto la empresa con el mayor número en este índice.
• Concepto específico 2: Definir clientes de interés como las empresas del sector agropecuario que están ubicadas en el suroccidente colombiano.
• Nueva visión ajustada: Para 2023 seremos la empresa con el mayor índice de participación de mercado (market share) para las ventas a empresas del sector agropecuario ubicadas en el suroccidente colombiano.

Lo que sigue ahora es repetir el proceso para generar los objetivos secundarios o de soporte que ayudarán a que esa visión se materialice, pero tampoco se debe exagerar. No se trata de quedar con 100 objetivos porque a la larga solo te servirá para quitarte enfoque. Entre más corto sea el horizonte planeación del ejercicio, menos objetivos deberías tener. 

Para cada objetivo, definir un resultado clave

Esto es lo que John Doerr llama en su libro Measure What Matters como definir los OKR de la organización. Cada objetivo secundario, debe ser capaz de ser expresado en forma de resultado. El resultado clave lo puedes entender también así ¿Qué debería pasar si el objetivo se cumple?

Con un ejemplo queda más fácil de entender:

1. Objetivo específico: Disminuir el riesgo legal de la organización por medio del robustecimiento de una cultura de prevención.
2. Resultado clave: Cero sanciones o multas impuestas a la compañía por incumplimiento de la regulación aplicable.

De la misma forma que una visión puede tener varios objetivos específicos, un objetivo puede tener varios resultados clave. Sin embargo, una vez más, sin exagerar y mantén expresados los resultados clave de la forma más simple posible.

Menos siempre será mejor

Los resultados clave te sirven para medir el cumplimiento final del objetivo, pero no son muy útiles para medir el día a día. De hecho, lo normal es que, en periodos de planeación estratégica de 1 año, los resultados clave se midan como mucho 3 veces al año: Al inicio para determinar la línea base, en la mitad para hacer una evaluación parcial del avance y al final para saber si cumplimos o no con el objetivo.

Para medir la gestión del día a día vamos a implementar otra herramienta a la que llamaremos indicadores de gestión. Estos sirven para tener una idea más frecuente acerca de lo que está sucediendo y que nos den una guía, una indicación (por eso se llaman indicadores) acerca de si estamos más cerca o más lejos de cumplir el objetivo definido. 

Pero cuidado aquí: Entre menos indicadores de gestión tengas, mejor. Precisamente por ser indicadores con una periodicidad de medición muy corta, mensuales o hasta semanales, si no se tiene el equipo y las herramientas adecuadas, tomar cada medición puede ser muy desgastante. Por eso, menos es mejor. Te pongo un ejemplo final siguiendo la misma línea del ejemplo anterior:

• Objetivo específico: Disminuir el riesgo legal de la organización por medio del robustecimiento de una cultura de prevención.
• Resultado clave: Cero sanciones o multas impuestas a la compañía por incumplimiento de la regulación aplicable.
• Indicador de gestión: Requerimientos o notificaciones de entidades regulatorias dando cuenta del inicio de una investigación por una posible violación a la ley.

Si ves, la lógica causa-efecto es bastante clara. Si no recibes requerimientos por parte de entidades regulatorias, entonces no habrá sanciones y por tanto no tendrás riesgos legales de los cuales preocuparte. Por supuesto esta es una simplificación porque seguro habrá otros riesgos de los cuales preocuparse, pero seguro entiendes la idea general de la estructuración de objetivos, resultados clave e indicadores de gestión.