Prosjektet ble gjennomført i faser, hvor hver fase innebar å forbedre utvalgte elementer i Skogns produksjonssystem. Eksempel på elementer i et produksjonssystem kan være møtestruktur, roller, KPI-struktur, HMS eller 5S-system for orden på arbeidsplassen m.fl.. Rekkefølgen for analyse og implementering av elementene bestemmes ofte basert på estimert forbedringspotensial, samt muligheten til å raskt skape synlige endringer for våre medarbeidere.
Et prioritert element i prosjektet var å etablere tydelige funksjons- og rollebeskrivelser for medarbeiderne på fabrikken. Hensikten med arbeidet var å optimalisere ressursbruken gjennom å tydeliggjøre forventinger til hver enkelt rolle og tilhørende ansvarsområder, samt unngå at ansvar overlapper eller faller mellom roller. RACI-matriser ble innført som et verktøy for å sikre effektiv ansvarsfordeling i oppgaver som historisk hadde vist seg å være utfordrende. For å løse utfordringene med for mange, langvarige og ustrukturerte møter som ikke leverte ønskede resultater, ble dagens møtestruktur revitalisert gjennom prosjektet. Den nye strukturen reduserte møtenes varighet betydelig gjennom maler for møtebeskrivelser og aksjonslister, hvilket førte til handlingsorienterte møter og høyere grad av organisert oppfølging. Gjennom innledende analyser ble det identifisert et behov for økt struktur på deler av fabrikken.
5S er et verktøy som raskt gir synlige resultater, hvilket bidrar til å skape tiltro til prosjektet hos våre folk på fabrikken. Det ble derfor prioritert å innføre 5S-løsninger tidlig i prosjektgjennomføringen.