Overgang til ny økonomisystemsløsning – hvordan gribes det an?

Flere virksomheder står overfor beslutningen om et nyt økonomisystem. Markedets mange løsninger gør det ressourcekrævende at skabe det nødvendige overblik.

Opsummering: 

• Den nye bogføringslov øjner nye muligheder og digitaliseringskrav til økonomisystemet, der medfører, at en gennemgang af nuværende og fremtidige systemkrav kan være nødvendig.
• Manglende support og sikkerhedsopdateringer på ældre økonomisystemer medfører et behov for udskiftning af økonomisystemer.
• Det anbefales, at virksomhedens overordnede forretningsstrategi kan adopteres til at tænke digital udvikling og skalerbarhed ind i virksomhedens systemer.

Det kan virke uoverskueligt og overvældende for virksomheder, der står overfor beslutning om at vælge nyt økonomisystem. Markedet byder på mange løsninger, hvorfor det kan være tids- og ressourcekrævende at skabe det nødvendige overblik. Flere virksomheder ender derfor ofte med en løsning, som ikke opfylder virksomhedens fremtidige og eller endda nuværende behov.
 

Ved overgang til ny økonomisystemsløsning bør virksomheden overveje enten at søge den nødvendige sparring og ekspertise eller sikre at virksomheden har tid og ressourcer, så projektet prioriteres. Denne ressource skal også være ansvarlig for at udforme et procesoverblik eller en kravsspecifikation, der kan være med til at skabe grundlaget for en markedsafsøgning, der i sidste ende sikrer, at virksomheden vælger et system på et oplyst grundlag. Med en kravspecifikation kan virksomheden få afdækket markedet for potentielle systemleverandører, og herved sikre det rette økonomisystem, der giver muligheden for at vækst og skalere sin virksomhed.

Digital omstilling eller implementering af nye værktøjer

Har virksomheden et ønske om at implementere eller integrere et nyt digitalt værktøj til det eksisterende økonomisystem, anbefaler vi, at virksomheden tilpasser deres overordnede forretningsstrategi, så systemet understøtter en digital udvikling fremadrettet. En løsning på dette kan være en opdatering til en nyere platform af økonomisystem. Typiske årsager til at udskifte sit økonomisystem kan være:
 

• Systemet er blevet for småt og mangler skalerbarhed 
• Ønsket om større fleksibilitet og muligheden for specialtilpasninger
• Systemet supporteres/serviceres ikke og mangler integrationsmuligheder
   

Når vores team i Finance Operate & Transformation rådgiver virksomheder i integrationer og opsætninger af diverse digitale løsninger, fokuseres der på at tage en strategisk dialog med henblik på at fastlægge virksomhedens nuværende og fremtidige behov. Vi rådgiver uvildigt og matcher ikke kun virksomhedens nuværende behov, men efterstræber at opnå et set-up, der også matcher virksomhedens ønsker omkring fremtidig vækst og udvikling.  

Den nye bogføringslov medfører en række digitaliseringskrav, der kan resultere i, at virksomheden bliver tvunget til at overveje et systemskifte. Den nye lov vedrører blandt andet krav til opbevaring og sikkerhedskopiering af bogføringsmateriale, generelle krav til IT-sikkerhed og automatiserede administrative processer.

En anden årsag til at udskifte økonomisystem er, hvis økonomisystemets support og sikkerhedsopdateringer ophører, som det var eksemplet med C5 og i nyere tid flere andre Microsoft Dynamics Navision produkter, herunder Dynamics NAV 2013, Dynamics NAV 2013 R2 og Dynamics AX 2012 R3. Ens for dem alle er, at de i løbet af 2023 på trods af systemets forsatte anvendelsesmulighed, ikke længere vil blive opdateret og supporteret.  
 

Tilgå Microsofts liste over versioner, hvor support og opdateringer ophører i 2023

For at være på forkant med sådanne situationer, er det vores forslag, at virksomheden allerede i god tid gør følgende overvejelser:

• Dækker nuværende økonomisystem eksisterende såvel som fremtidige behov?
  
• Kan systemets nuværende system understøtte skalerbarhed og vækst?
• Er der mulighed for at modtage den nødvendige support og ekspertise krævet? 
• Overholder virksomheden de skærpede digitaliseringskrav i den nye bogføringslov? 
   

Hvis svaret er nej til et eller flere af ovenstående punkter, kan det være en god ide at overveje andre muligheder.

Hvor kan virksomheden få uvildig ekspertrådgivning?  

EY’s team i Finance Operate & Transformation har mange års erfaring med uvildig rådgivning og implementering af ERP-løsninger for virksomheder i vækst og forandring – store som små. Vi har assisteret mange virksomheder med at afklare behov til fremtidige systemløsninger, samt assistere med sammensætning og integration af disse. Teamet udmærker sig på fuldkommen uvildig rådgivning, et stort og bredt funderet markedskendskab, samt indsigt i ’best practice’ inden for mange administrative arbejdsprocesser.  
 

I EY’s Finance Operate & Transformation kan vi bidrage med den ekstra projektressource, der kan være svær at sideløbende den daglige drift, og teamets konsulenter har stor erfaring inden for projektledelse af både afklarings- og implementeringsprojekter. Vi tilbyder assistance til digitaliseringskravene samt sparring på de ændrede forhold medført af den nye bogføringslov. For nogle virksomheder er det muligt at søge tilskudspuljer til implementering af nyt økonomisystem. Vi kan yde assistance til vurdering af disse krav og om puljerne kan være relevante for jer.

Det er vores erfaring, at den digitale omstilling understøttes bedst, når der tages hensyn til hele organisationen, således virksomheden tager højde for både mennesker (HR), processer og systemer/IT samt deres indbyrdes relationer.

Læs her hvordan tilskudspuljer kan igangsætte din digitale omstilling 

Kontakt EY’s team i Finance Operate & Transformation for et uforpligtende sparringsmøde om et set-up der matcher jeres behov: 
 

Ketil M. Lemming, Senior Consultant, tlf. 2529 6671 og Paolo C. Månsson, Senior, tlf. 25294148