Politica privind confidențialitatea

Atunci când ne angajați pentru a vă presta servicii profesionale, colectăm și utilizăm date cu caracter personal, dacă avem un temei comercial valid pentru a proceda astfel în legătură cu serviciile respective. Pentru o prezentare generală a serviciilor noastre, faceți clic aici.În contextul prestării de servicii profesionale, EY procesează și date cu caracter personal ale unor persoane care nu sunt clienții noștri în mod direct (de exemplu, angajații, clienții sau furnizorii clienților noștri). Vizitați în secțiunea „Persoane ale căror date cu caracter personal le obținem în legătură cu prestarea de servicii către clienții noștri” pentru informații suplimentare.
Majoritatea datelor cu caracter personal pe care le colectăm și utilizăm pentru a presta servicii sunt furnizate în mod voluntar de către clienții noștri (sau sunt colectate de noi din surse terțe la solicitarea clienților noștri). Din acest motiv, dacă sunteți client al EY, în general vă puteți da seama ușor ce date cu caracter personal colectăm și utilizăm. Printre aceste informații se pot număra:

• Informații de bază, precum numele dvs., compania pentru care lucrați, funcția dvs. și relația dvs. cu o persoană
• Informații de contact, cum ar fi adresa poștală, adresa de email și numerele de telefon
• Informații financiare, precum informații legate de plăți
• Orice alte date cu caracter personal referitoare la dvs. sau la alte persoane, pe care ni le furnizați pentru a beneficia de serviciile noastre

Utilizăm aceste informații:

• Pentru a vă presta servicii
• Pentru a administra relația noastră și a menține relațiile contractuale
• În scopuri contabile și fiscale
• În scopuri de marketing și dezvoltarea afacerii
• Pentru a ne respecta obligațiile legale și de reglementare
• Pentru a constata, exercita sau apăra drepturi în justiție
• În scopuri istorice și statistice

Având în vedere diversitatea serviciilor pe care le prestăm, prelucrăm multe categorii de date cu caracter personal. Mai jos puteți consulta exemple (neexhaustive) de categorii de date cu caracter personal aferente celor patru linii de servicii principale oferite de noi:

În plus, prelucrăm și informații de identificare și de fond în cadrul proceselor noastre de acceptare a clienților, de finanțe, administrative și de marketing, inclusiv verificările privind independența auditului, combaterea spălării banilor, conflicte, de imagine și financiare, precum și în vederea respectării oricăror alte dispoziții legale sau de reglementare care ni se aplică.

Verificările pot să cuprindă următoarele:

• Verificarea identității: dovada numelui și adresei
• Beneficiarul real al persoanelor juridice și al altor entități juridice
• Verificări privind conflictele: în vederea evitării unui conflict de interese cu orice alt client
• Verificări aferente combaterii spălării banilor, referitoare la veniturile din activități ilicite și finanțarea actelor de terorism
• Verificări privind persoanele expuse politic (PEP): acele persoane cu roluri proeminente în cadrul aparatului guvernamental, sistemului judiciar, instanțelor de judecată, băncilor centrale, ambasadelor, forțelor armate și întreprinderilor de stat, inclusiv rudele și apropiații acestora
• Verificări legate de materiale de presă negative
• Verificări ale listelor de sancțiuni guvernamentale
• Verificări privind independența

Aceste verificări sunt efectuate din motive legale, de reglementare sau comerciale și trebuie repetate pe parcursul colaborării. În cadrul acestor verificări, este necesar să prelucrăm date din categorii speciale (de exemplu, pentru a verifica dacă sunteți o persoană cu expunere politică sau pentru a colecta informații legate de cazierul judiciar, dacă legislația privind combaterea spălării banilor impune acest lucru). Este important să ne puneți la dispoziție toate informațiile și documentele necesare, deoarece acestea afectează capacitatea noastră de a presta servicii în beneficiul dvs.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților noștri sunt:

Executarea unui contract

• Îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare
• Interesul nostru legitim de a presta servicii de înaltă calitate, consecvente, fără vicii și de a asigura achitarea cu promptitudine a oricăror onorarii, costuri și obligații legate de serviciile noastre
• Interesul nostru legitim de a înțelege orice conflict de interese sau problemă legată de legislația privind independența auditorului
• Interesul nostru legitim de a proteja EY față de implicarea inadvertentă în tranzacții cu venituri din activități ilicite sau în sprijinirea oricăror alte activități ilicite sau frauduloase (de exemplu, acte de terorism)

În cadrul serviciilor profesionale prestate clienților săi, EY prelucrează date cu caracter personal ale persoanelor fizice cu care nu are o relație directă (contractuală sau de alt fel). De exemplu, dacă derulăm un audit legal, echipa de audit trebuie să auditeze evidențele clientului, care pot include informații salariale despre angajații clientului, date privind furnizorii, informații de administrare financiară, date referitoare la procedurile juridice și reclamanți. Un alt exemplu: dacă desfășurăm o analiză de due diligence în beneficiul unui client cu privire la o achiziție, EY obține date cu caracter personal care vizează angajații, conducerea și clienții companiei care face obiectul achiziției.

Solicităm clienților să confirme că dețin autoritatea de a ne pune la dispoziție date cu caracter personal în legătură cu executarea serviciilor și că orice date cu caracter personal pe care ni le furnizează au fost prelucrate în conformitate cu legea aplicabilă.

Având în vedere diversitatea serviciilor pe care le prestăm, prelucrăm multe categorii de date cu caracter personal, precum:

• Informații personale (cum ar fi numele, vârsta, data nașterii, genul, starea civilă și cetățenia)
• Informații de contact (cum ar fi numere de telefon, adresa de email și adresa poștală)
• Informații financiare (cum ar fi salariul, statul de plată, veniturile, investițiile, indemnizațiile și statutul fiscal)
• Informații privind contractul de muncă (precum funcția, gradul, vechimea, date privind performanțele și coduri de identificare a angajatului)

În cazul anumitor servicii, prelucrăm și categorii speciale de date. De exemplu, în anumite țări, prestarea de servicii de întocmire a declarațiilor fiscale presupune prelucrarea informațiilor despre plățile efectuate de clientul nostru, de soțul sau soția și persoanele aflate în întreținerea acestuia în legătură cu apartenența la un sindicat, la un partid politic, pentru tratamente medicale sau pentru o organizație caritabilă religioasă. Astfel de date sunt colectate în mod intenționat și sunt utilizate numai dacă este necesar în legătură cu prestarea serviciului pentru care au fost colectate datele, cum ar fi stabilirea nivelului corect de impozitare a veniturilor clientului nostru și a deducerilor fiscale corecte aferente plăților respective.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice ale căror date cu caracter personal le obținem în legătură cu prestarea de servicii către clienții noștri sunt:

• Îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare
• Interesul nostru legitim de a asigura prestarea de servicii de înaltă calitate, consecvente și fără vicii către clienții noștri, la nivel mondial

Atunci când o companie intră în insolvență, unul sau mai mulți practicieni în insolvență din cadrul EY (adică administratori și lichidatori) pot fi desemnați să gestioneze afacerile, activitățile și patrimoniul companiei. Totodată, când un debitor face obiectul insolvenței sau a unui regim de restructurare, unul sau mai mulți practicieni în insolvență din cadrul EY pot fi desemnați să gestioneze afacerile, activitățile și patrimoniul debitorului.

În această secțiune:

• Persoană mandatată înseamnă practicienii în insolvență din cadrul EY.
• Societate înseamnă persoana juridică aflată în insolvență în cazul căreia au fost numite persoane mandatate.
• Debitor înseamnă persoana fizică aflată sub incidența insolvenței sau a unui regim de restructurare.
• „Dvs.” înseamnă persoanele vizate afectate de procedura de insolvență a societății sau debitorului.

În prestarea serviciilor de insolvență, EY prelucrează datele dvs. cu caracter personal în interesele legitime de sprijinire a persoanelor mandatate în executarea obligațiilor lor legale și de reglementare în ceea ce privește procedurile de insolvență. Pentru claritate, societatea sau debitorul rămâne operatorul datelor dvs. cu caracter personal prelucrate în scopuri care nu sunt legate de obligațiile legale și de reglementare ale persoanelor mandatate.

Majoritatea datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt obținute de la dvs. în mod direct, dar obținem și indirect date cu caracter personal care vă vizează.

Persoanele mandatate și EY prelucrează datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri (neexhaustive):

• Comunicarea cu creditorii persoane fizice și juridice ale societății sau debitorului: informații specifice esențiale pentru îndeplinirea obligațiilor legale (aceste informații sunt utilizate, de exemplu, pentru a evalua dreptul la dividende, dacă sunt datorate dividende)
• Furnizarea de referințe sau rapoarte către instituțiile guvernamentale, autoritățile de reglementare și organismele competente în legătură cu deținerea unor funcții publice sau răspunsul la solicitări
• Furnizarea de declarații conform legii
• În scopuri de administrare a speței, inclusiv valorificarea activelor, convenții privind creanțele și repartizarea sumelor
• Prelucrarea informațiilor despre angajați în scopuri personale în conformitate cu legea și cu politicile societății
• Administrarea statelor de plată, emiterea facturilor, controlul creditelor și alte date legate de finanțele societății
• Furnizarea de informații în mod justificat și legal către părțile interesate
• Preîntâmpinarea și detectarea infracțiunilor sau fraudelor
• Constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale, primirea de consultanţă juridică, inițierea sau apărarea în proceduri juridice
• Respectarea obligațiilor legale ale societății sau debitorului
• În scopuri de management al calității și riscului

Printre tipurile de date cu caracter personal prelucrate în scopurile de mai sus se numără (fără limitare) nume, adresă, informații de identificare, informații salariale, precum și orice informație despre relațiile dvs. cu societatea sau debitorul care este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale persoanelor mandatate în cadrul procedurii de insolvență.

Aveți anumite drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal. Dacă aveți o întrebare sau doriți să vă exercitați drepturile, vă rugăm să înaintați o cerere scrisă către partea responsabilă pentru datele dvs. cu caracter personal (societatea, debitorul sau persoana mandatată) prin intermediul datelor de contact furnizate în comunicările referitoare la insolvență.

Prelucrăm date cu caracter personal referitoare la persoanele de contact (foști, existenți și potențiali clienți și persoane fizice angajate în cadrul respectivilor clienți sau asociate cu aceștia și alte persoane de contact în interes de serviciu, cum ar fi foști colaboratori, consultanți, oficiali ai autorităților de reglementare și jurnaliști) în sistemele noastre CRM. Aceste sisteme CRM sprijină operațiunile de marketing ale EY. Persoanelor de contact din sistemele noastre CRM li se trimit materiale pe tema EY Thought Leadership, buletine informative, materiale de marketing, oportunități de cursuri, chestionare și invitații la evenimente.

În sistemele noastre CRM, prelucrăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

• Numele, funcția, adresa, adresa de email, numărul de telefon și de fax
• Denumirea angajatorului sau organizației cu care este asociată persoana fizică
• Preferințele de marketing și ale utilizatorului, inclusiv dacă persoana fizică a optat pentru comunicări de marketing
• Răspunsurile la invitații, activitatea de citire și confirmările de participare la evenimente prin utilizarea de cookie-uri și tehnologii similare pentru a ne personaliza comunicările

Nu colectăm în mod intenționat date din categorii sensibile, cu excepția cazului în care dvs. ne furnizați astfel de date (de exemplu, cerințe dietetice speciale care reflectă afilierea dvs. religioasă sau orice alergie la alimente), dacă participați la unul dintre evenimentele noastre.

Datele contactelor de afaceri din bazele noastre de date de marketing care nu au fost angajate în mod activ cu EY vor fi șterse periodic, în conformitate cu cerințele de reglementare aplicabile. Dacă ați optat să nu mai primiți comunicările EY, informațiile dvs. de contact de bază vor rămâne în lista noastră cu persoanele care au optat să nu mai primească comunicări.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor de contact în interes de serviciu sunt:

• Consimțământul explicit al persoanei de contact în interes de serviciu
• Interesul nostru legitim în gestionarea relației cu persoanele de contact în interes de serviciu și în furnizarea de informații despre EY, despre serviciile noastre și evenimentele pe care le organizăm

Prelucrăm datele cu caracter personal referitoare la participanții la întrunirile, conferințele, evenimentele și seminariile (evenimentele). Utilizăm diverse aplicații pentru a gestiona procesele de înscriere la evenimente, aplicații care conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm participanților să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în aplicațiile respective.

În cadrul proceselor noastre de gestionare a evenimentelor, prelucrăm următoarele date cu caracter personal (dar numai în măsura în care sunt necesare pentru un anumit eveniment):

• Nume, vârsta sau data nașterii
• Informații despre personalul clientului (informații despre adresa de domiciliu, adresa sediului și informații privind activitatea desfășurată)
• Numărul cardului de credit sau debit
• Informații despre client (informații despre adresa de domiciliu, adresa sediului și informații privind activitatea desfășurată)
• Adresa de email
• Genul
• Adresa de domiciliu sau altă adresă poștală
• Denumirile angajatorilor (EY sau companie)
• Ocupație (denumirea postului)
• Numărul de pașaport
• Adresa site-ului personal (dacă aveți un site personal pe care doriți să îl comunicați)
• Numere de telefon sau fax
• Date legate de evenimente, cum ar fi: Restricții alimentare sau cerințe speciale, statutul de înregistrare, statutul/tipul participantului, prezența la interviuri cu presa, experiența anterioară la eveniment, ora de sosire/plecare, ora de check-in/check-out la hotel, informații despre zbor (compania aeriană, datele de sosire și de plecare).

Nu colectăm în mod intenționat date din categorii sensibile, cu excepția cazului în care dvs. ne furnizați astfel de date (de exemplu, cerințe dietetice speciale care reflectă afilierea dvs. religioasă sau orice alergie la alimente sau orice alte date referitoare la starea dvs. de sănătate necesare pentru a oferi asistență participanților, dacă este nevoie, de exemplu dacă este necesar un scaun cu rotile).

Participanții la evenimentele EY organizate în afara sediului trebuie să aducă un document de identitate cu fotografie în vederea identificării în scopul de a proteja persoanele, bunurile și informațiile noastre și de a preîntâmpina accesul persoanelor neautorizate la evenimentele EY organizate în afara sediului.

EY poate realiza fotografii și înregistrări audio sau video în zonele publice din cadrul evenimentelor EY. Utilizăm aceste înregistrări în materialele noastre de marketing. Imaginile și vocile participanților sunt înregistrate. Înregistrările sunt editate, copiate, expuse, publicate sau distribuite.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale participanților sunt:

• Consimțământul explicit al participantului
• Interesul nostru legitim de a organiza evenimente și de a gestiona procesul de înscriere la acestea.
• Interesul nostru legitim de a ne proteja angajații, bunurile și informațiile și de a preîntâmpina accesul persoanelor neautorizate la evenimentele EY organizate în afara sediului.
• Interesul nostru legitim de a oferi informații despre EY, despre serviciile noastre și evenimentele pe care le organizăm

Asigurăm utilizatorilor externi acces la diverse aplicații administrate de noi (cum ar fi Portalul My EY). În cazurile în care astfel de aplicații prelucrează date cu caracter personal care depășesc informațiile de contact de bază utilizate în scopul autentificării aplicației, aceste aplicații vor conține propriile notificări de confidențialitate care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de către respectivele aplicații. Recomandăm persoanelor care utilizează aplicațiile noastre să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în aplicațiile respective.

EY utilizează o varietate de instrumente pentru a menține securitatea infrastructurii noastre IT, inclusiv a serviciilor noastre de email. Printre exemplele de astfel de instrumente se numără:

• Sisteme care scanează emailuri recepționate de destinatarii EY pentru a identifica atașamente și URL-uri suspecte, în vederea preîntâmpinării atacurilor cu programe malware
• Instrumente care asigură detectarea amenințărilor la adresa terminalelor pentru a identifica atacurile rău intenționate
• Instrumente care blochează anumite conținuturi sau site-uri

În cazul în care corespondați prin email cu un destinatar EY, emailurile dvs. sunt scanate de instrumentele operate de EY în vederea menținerii securității infrastructurii IT, ceea ce ar putea conduce la citirea conținutului de către persoane autorizate din cadrul EY, diferite de destinatarul dorit.

Temeiuri legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal al persoanelor fizice care corespondează cu EY prin email:

• Interesul nostru legitim de a ne proteja infrastructura IT împotriva accesului neautorizat sau a scurgerilor de date
• Interesul nostru legitim de a analiza traficul email

Serviciul de telefonie EY este găzduit intern. Atunci când apelați personalul EY, doar numărul dvs. de telefon va fi stocat pe serverele EY și va fi livrat destinatarului apelului dvs. pe telefonul acestuia și prin intermediul unui e-mail. Nu se colectează alte informații care să permită identificarea personală, dar jurnalele și rapoartele tehnice pot fi stocate în scopul identificării problemelor.

Serviciul de mesagerie vocală al EY este furnizat de Microsoft. Atunci când sunați personalul EY și lăsați un mesaj vocal, acesta și orice date personale conținute în el vor fi stocate pe serverele globale Microsoft Azure și vor fi livrate destinatarului apelului dvs. sub forma unui clip vocal în format MP3 într-un e-mail. Microsoft nu va păstra jurnale de apeluri în legătură cu apelurile dvs. către personalul EY.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor care corespondează cu EY prin intermediul serviciilor de telefonie și mesagerie vocală:

• Interesul nostru legitim în menținerea rețelelor de comunicare

Colectăm informații de la și despre candidați în legătură cu oportunitățile de angajare disponibile în cadrul EY. Informațiile pe care le colectăm, modul în care sunt utilizate și momentul în care sunt colectate variază în funcție de țara în care vă depuneți candidatura. În general, printre datele pe care le colectăm cu privire la candidați se numără CV-urile, documentele de identitate, documentele de studii, istoricul în câmpul muncii, informații despre locurile de muncă anterioare și referințe.

Utilizăm datele dvs. cu caracter personal pentru a armoniza abilitățile, experiența și studiile dvs. cu posturile specifice oferite de EY. Aceste informații sunt transmise către manageri și persoanele implicate în procesul de recrutare, pentru a decide dacă să vă invite la un interviu. EY colectează și alte informații dacă sunteți invitat(ă) în etapa de interviu (sau etapa echivalentă) și în etapele ulterioare. Printre aceste informații se numără notițele luate la interviu, rezultatele evaluării, feedbackul și detaliile ofertei.

În legătură cu activitățile noastre de recrutare, inclusiv candidaturile și angajarea, colectăm și date din categorii speciale de la candidați, dacă avem această obligație conform legislației muncii. Aceste informații sunt relevante pentru mediul de lucru viitor din cadrul EY sau pentru acordarea viitoarelor indemnizații sau sunt colectate cu consimțământul explicit al persoanei respective, dacă legea permite colectarea unor astfel de informații. De exemplu, dacă legea incidentă permite, colectăm informații despre handicapurile unei persoane pentru a analiza diversitatea forței noastre de muncă. Odată angajat, informațiile furnizate de o persoană cu privire la un handicap sunt utilizate și la asigurarea unui mediu de lucru adecvat. De asemenea, este necesar să efectuăm verificări ale cazierului judiciar în cazul anumitor candidați pentru a evalua eligibilitatea acestora de a lucra în cadrul EY sau pentru clienții EY. În anumite țări, solicităm angajaților să ne furnizeze informații privind rasa și etnia și orientarea lor sexuală în scopuri de monitorizare a diversității, dar furnizarea acestor informații este pe deplin voluntară. Totuși, dacă un candidat nu furnizează în mod voluntar astfel de informații, este posibil ca legea să ne impună să realizăm propria evaluare a respectivelor criterii.

Instrumentele și site-urile noastre de recrutare conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm persoanelor care utilizează instrumentele și site-urile noastre de recrutare să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în instrumentele și site-urile respective.

În funcție de țara în care vă depuneți candidatura, EY colectează date cu caracter personal despre candidați („dvs.”) din următoarele surse:

• Direct de la dvs.: de exemplu informații pe care le-ați furnizat când v-ați depus candidatura pentru un post direct prin intermediul site-ului pentru cariere al EY (pentru informații suplimentare despre prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal prin intermediul sistemului nostru global de management al recrutării, vă rugăm să citiți informarea privind confidențialitatea datelor disponibilă în respectivul sistem)
• De la agențiile de recrutare: de exemplu, când o agenție de recrutare care deține informațiile despre dvs. ne contactează pentru a vă propune drept potențial candidat;
• Prin sursele disponibile public online: de exemplu, în cazul în care aveți un profil profesional postat online (cum ar fi pe site-ul actualului dvs. angajator sau pe un site de socializare profesională, precum LinkedIn)
• Prin recomandare: de exemplu, printr-o recomandare din partea unui fost angajat sau angajator sau din partea unei persoane indicate de dvs. pentru referințe
• Rezultate ale verificărilor de istoric în vederea selectării

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidaților la locurile noastre de muncă sunt:

• Consimțământul explicit al candidatului
• Interesul nostru legitim de a atrage, identifica și angaja resurse umane cu abilități de specialitate
• Interesul nostru legitim de a atrage, identifica și angaja resurse umane cu abilități de specialitate
• Interesul nostru legitim de a prelucra și gestiona candidaturile pentru posturile din cadrul EY, inclusiv trierea și selectarea candidaților
• Interesul nostru legitim de a administra site-urile noastre dedicate carierelor (inclusiv realizarea de analize statistice)
• Respectarea unei obligații legale sau de reglementare (când efectuăm verificări ale istoricului pentru a constata dacă un candidat este eligibil pentru post)

EY dorește să păstreze o relație reciproc avantajoasă, permanentă cu foștii colaboratori EY (foști parteneri ai firmelor membre, foști angajați şi foști contractanți). Dacă vă invităm în comunitatea foștilor noștri colaboratori, numele, informațiile de contact, rolul, ultimul birou EY, gradul, linia de servicii și țara dvs. vor fi utilizate pentru a crea o înregistrare într-una dintre bazele noastre de date cu foști colaboratori, cu excepția cazului în care ați indicat că nu sunteți interesat(ă) să participați la programul pentru foștii colaboratori ai EY. Aveți posibilitatea de a crea un profil mai detaliat și de a decide cât de multe informații suplimentare doriți să împărtășiți cu EY și cu comunitatea foștilor colaboratori.

Bazele noastre de date cu foști colaboratori conțin propriile informări privind confidențialitatea care explică de ce și cum sunt colectate și prelucrate datele cu caracter personal de respectivele aplicații. Recomandăm persoanelor care utilizează bazele noastre de date cu foști colaboratori să consulte informările privind confidențialitatea disponibile în aplicațiile respective.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale foștilor noștri colaboratori sunt:

• Consimțământul explicit al fostului colaborator
• Interesul nostru legitim de a menține o relație solidă cu foștii noștri colaboratori, de a trimite informații despre EY și serviciile noastre, de a invita foștii colaboratori la evenimente și de îi a ajuta pe aceștia să păstreze legătura cu alți foști colaboratori

Prelucrăm date cu caracter personal cu privire la furnizorii noștri (inclusiv sub-contractanții și persoanele fizice asociate cu furnizorii și contractanții noștri) în vederea gestionării relației noastre și a contractului și pentru a beneficia de servicii din partea furnizorilor noștri.

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt în general limitate la informații de contact (nume, denumirea angajatorului, număr de telefon, adresă de email și alte informații de contact) și informații financiare (informații legate de plată).

În plus, utilizăm datele cu privire la furnizorii noștri și pentru a verifica dacă există un conflict de interese sau o restricție privind independența auditului în desemnarea unui furnizor. Înainte de a accepta un nou furnizor, efectuăm de asemenea verificări pe tema independenței auditului și alte verificări de fond impuse de lege sau reglementări, de exemplu verificări legate de materiale de presă negative, verificări în domeniul legislației privind mita și corupția și alte verificări în domeniul criminalității financiare.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale clienților noștri sunt:

• Executarea unui contract
• Îndeplinirea unei obligații legale sau de reglementare
• Interesul nostru legitim de a administra plățile, onorariile și tarifele și de a încasa și recupera sume de bani datorate către EY
• Interesul nostru legitim de a înțelege orice conflict de interese sau problemă legată de legislația privind independența auditorului
• Interesul nostru legitim de a proteja EY față de implicarea inadvertentă în tranzacții cu venituri din activități ilicite sau în sprijinirea oricăror alte activități ilicite sau frauduloase (de exemplu, acte de terorism)

EY/Ethics oferă angajaților și clienților EY și altor persoane din afara EY un mijloc de a raporta, în mod confidențial și fie sub protecția anonimatului, fie prin declinarea identității, o activitate care presupune o conduită lipsită de etică sau ilegală care încalcă standardele profesionale sau este în orice alt mod neconformă cu Codul de conduită global al EY. Raportările se pot face fie online, fie prin intermediul unei linii telefonice speciale.

EY/Ethics conține propriul formular de  informare și consimțământ privind confidențialitatea, care descrie practicile pe care le urmează EY în legătură cu EY/Ethics. Recomandăm persoanelor care utilizează EY/Ethics să consulte acest formular de informare și consimțământ.

Când vizitați un birou EY, prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pentru a vă pune la dispoziție anumite facilități (precum acces în clădirile și sălile noaste de conferințe sau la Wi-Fi), pentru a controla accesul în clădirile noastre și pentru a ne proteja sediile, personalul, bunurile și informațiile confidențiale (de exemplu, prin utilizarea sistemelor de televiziune cu circuit închis).

Datele cu caracter personal pe care le colectăm se limitează în general la numele dvs., informațiile de contact, locul și ora la care intrați și ieșiți din sediul nostru.

Înregistrări vizitatori și ecusoane de acces
Solicităm vizitatorilor sediilor noastre să se înregistreze la recepție și păstrăm evidența vizitatorilor pe o perioadă scurtă de timp. Vizitatorilor sediilor noastre li se pune la dispoziție o cartelă de acces temporară pentru a intra în sediile noastre. Evidențele privind vizitatorii noștri sunt utilizate pentru a verifica returnarea cartelelor de acces, pentru a analiza un incident de securitate și în situații de urgență (de exemplu, dacă un sediu trebuie evacuat).

Wi-Fi
Monitorizăm și înregistrăm traficul de pe rețelele noastre Wi-Fi. Acest lucru ne permite să vedem informații limitate despre comportamentul în rețea al unui utilizator, dar și cel puțin adresele de origine și de destinație de la care și la care se conectează utilizatorul.

CCTV
EY utilizează monitorizarea prin CCTV, acolo unde legea permite acest lucru. Imaginile CCTV sunt stocate în mod securizat și sunt accesibile numai persoanelor autorizate (de exemplu, pentru a analiza un incident). Putem să divulgăm imaginile CCTV către organele de aplicare a legii. De asemenea, divulgăm imaginile CCTV asigurătorilor noștri în vederea procesării unei cereri de despăgubire ca urmare a unui incident. Înregistrările CCTV sunt de obicei șterse sau suprascrise automat după o scurtă perioadă de timp, cu excepția cazului în care se identifică o problemă care necesită investigații suplimentare.

Temeiurile legale pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale vizitatorilor sediilor EY sunt:

• Interesul nostru legitim de a ne proteja birourile, personalul, bunurile și informațiile confidențiale
• Interesul nostru legitim în prevenirea și detectarea infracțiunilor, precum și în stabilirea, exercitarea și apărarea creanțelor legale