Notificare de confidențialitate – Interviu digital și Instrument de evaluare cognitivă CodeVue și HireVue

Introducere

Această Notificare de confidențialitate are scopul de a descrie practicile pe care EY le urmează în legătură cu Interviul digital, Instrumentul de evaluare cognitivă CodeVue și HireVue („Tool”) cu privire la confidențialitatea tuturor persoanelor ale căror date personale sunt procesate și stocate în Tool. Această Notificare de confidențialitate trebuie citită împreună cu Declarația de confidențialitate eycom, iar în cazul oricărui conflict cu Declarația de confidențialitate eycom, termenii acestei Notificări de confidențialitate vor prevala. Vă rugăm să citiți cu atenție această Notificare de confidențialitate.

2. Cine administrează Tool?

„EY” se referă la una sau mai multe dintre firmele membre ale Ernst & Young Global Limited (“EYG”), fiecare dintre acestea fiind o entitate juridică separată și poate determina scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor în sine (adică, acționează în calitate de operator de date sau într-o calitate similară). Entitatea care acționează ca operator de date (sau capacitate similară) prin furnizarea acestui Tool prin care vor fi prelucrate și stocate datele dumneavoastră cu caracter personal este:

• Pentru datele personale ale personalului EY: Operatorul de date este entitatea EY care vă angajează.
• Pentru datele personale ale personalului terților (inclusiv clienții EY): Operatorul de date este firma locală membră EY cu care terțul are o relație.

Puteți găsi o listă a firmelor locale membre EY și a afiliaților în Declarația de confidențialitate eycom.

Datele personale pe care le furnizați în Tool sunt partajate de operatorii de date de mai sus cu una sau mai multe firme membre ale EYG (consultați „Cine vă poate accesa datele personale” secțiunea 6 de mai jos).

Tool este găzduit extern în SUA, în regiunea Amazon AWS SUA-Est, copiile de rezervă fiind ținute în alte facilități Amazon din Statele Unite.

3. Cum prelucrează Tool Datele personale?

Tool este împărțit în trei tipuri de funcționalități; (1) Interviu digital, (2) CodeVue și (3) Evaluări cognitive HireVue. Toate funcțiile sunt folosite pentru a ajuta procesul de recrutare prin utilizarea unui software video sau de interviu online. Acesta permite EY să vă intervieveze și să vă evalueze prin înlocuirea formularelor de cerere lungi sau a întrebărilor de pre-selecție și reduce nevoia de interviuri tradiționale față în față și de călătorie la locuri pentru a efectua teste, păstrând în același timp interacțiunea persoană cu persoană și luarea deciziilor umane. Interviul digital este folosit pentru a oferi interviuri online, CodeVue este folosit pentru evaluări de codificare, ceea ce permite recrutorilor să verifice în mod obiectiv talentul de codificare și programare, iar Evaluarea cognitivă HireVue este folosită pentru a vă evalua abilitățile cognitive.

Datele dumneavoastră personale prelucrate în Tool sunt utilizate după cum urmează:

• evaluează caracterul adecvat al candidatului pentru rol; şi
• vor fi păstrate în conformitate cu cerințele de păstrare a protecției datelor pentru oportunitățile de angajare viitoare.

EY se bazează pe următoarele baze pentru a legitima prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în Tool:

Pentru candidați: Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza consimțământului dumneavoastră. Furnizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal către EY este opțională. Cu toate acestea, dacă nu furnizați toate sau o parte din datele dumneavoastră cu caracter personal, este posibil să nu putem îndeplini scopurile prelucrării. Aveți dreptul să vă retrageți consimțământul în orice moment.

Furnizarea datelor dumneavoastră personale către EY este opțională (inclusiv, pentru a evita orice dubiu, imaginea și imaginea video). Cu toate acestea, dacă nu furnizați toate sau o parte din datele dumneavoastră cu caracter personal, este posibil să nu putem îndeplini scopurile prelucrării.

Pentru personalul EY: Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operatorul de date sau de un terț, cu excepția cazului în care aceste interese sunt supuse intereselor sau drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate care necesită protecția datelor cu caracter personal. Interesul (interesele) legitim(e) specific(e) urmărit(e) este pentru managementul resurselor umane al EY, inclusiv evaluarea performanței și recrutarea. Cu toate acestea, înregistrările efectuate în unele jurisdicții vor fi supuse consimțământului dumneavoastră, care va fi obținut înainte de înregistrare. 

4. Ce tip de date cu caracter personal sunt prelucrate în Tool?

Instrumentul poate prelucra aceste categorii de date cu caracter personal:

• Prenumele dvs.;
• Numele dvs. de familie;
• Adresa dvs. de e-mail;
• RequestID individual;
• Vocea dvs.;
• Imaginea dvs.;
• Imaginile dvs. video;
• rezultatele testelor care vă arată talentele și abilitățile cognitive în scopul implementării Codevue și HireVue Cognitive Assessment;
• numărul IP al computerului dvs.; şi,
• alte informații care pot fi dezvăluite în timpul interviului, cum ar fi istoricul dvs. de muncă, numele colegilor de muncă, educația, hobby-urile și interesele dvs., precum și informații despre abilitățile și personalitatea dvs. (puncte tari și puncte slabe, printre altele). 

Aceste date provin dintr-un flux de la alte sisteme EY cunoscute sub numele de GRMS – Yello and SuccessFactors (SF) Recruitment; sau direct de la voi înșivă.

5. Date personale sensibile

Datele personale sensibile dezvăluie originea dumneavoastră rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filozofice, apartenența la sindicat, date genetice, date biometrice, date referitoare la sănătate sau date privind viața sexuală sau orientarea sexuală.

Următoarele date personale sensibile sunt colectate și procesate în Tool pentru interviul digital al Tool:

Instrumentul utilizează imagini video care includ elemente de date personale, de exemplu, videoclipuri înregistrate cu dvs., numele dvs., prenumele dvs., istoricul dvs. de angajare anterior, hobby-urile și interesele dvs. Puteți decide să vorbiți sau să abordați categorii de date personale sensibile, cu toate acestea, intervievatorul nu va pune întrebări care se referă la categorii de date personale sensibile.

Există, de asemenea, o casetă de text în care puteți scrie răspunsul la o întrebare. Deși scopul acestei casete de text este să nu scrie astfel de date personale sensibile, puteți include astfel de date personale în răspunsul dumneavoastră.  Vă rugăm să rețineți că niciuna dintre întrebări nu vă solicită în mod direct originea rasială/etnică, opiniile politice, convingerile religioase, informații legate de sănătate.

Tool nu solicită sau colectează în mod intenționat date personale sensibile despre dvs. și nici nu vi se va cere direct să furnizați date personale sensibile.  Cu toate acestea, folosind acest Tool pentru a finaliza orice interviuri video sau pentru a completa orice formulare sau pentru a oferi răspunsuri scrise prin Tool, puteți alege să furnizați informații despre dvs., care sunt date personale sensibile.  Dacă furnizați date personale sensibile, fie prin video sau în scris, atunci când completați o casetă de text, luați la cunoștință că aceste date sunt înregistrate și colectate de Tool și sunteți de acord cu colectarea, prelucrarea și stocarea acestora. În afară de informațiile solicitate în urma acestei evaluări (de exemplu, prenumele, numele, adresa de e-mail și detaliile anterioare de angajare), vă rugăm să nu introduceți alte informații care ar putea fi considerate confidențiale. De asemenea, vă rugăm să nu introduceți date personale sensibile, așa cum este descris în prima teză a acestei secțiuni de mai sus.

6. Cine vă poate accesa informațiile?

Datele dumneavoastră personale sunt accesate în Tool de către următoarele persoane/echipe:

Recrutori, manageri de angajare și administratori de sistem – permisiunile vor fi acordate altor membri EY în funcție de rolul lor, de exemplu, dacă un rol este anunțat pentru echipa de criminalistică, unui membru al echipei de criminalistică i se poate cere să conducă interviul și aceștia i se va acorda acces. Furnizorii externi, Tata Consultancy Services (TCS), Caption First și IBM vor avea, de asemenea, acces la Tool.

Drepturile de acces detaliate mai sus implică transferul de date cu caracter personal în diferite jurisdicții (inclusiv jurisdicții din afara Uniunii Europene) în care operează EY (locațiile birourilor EY sunt listate la https://www.ey.com/en_gl/locations). O prezentare generală a entităților din rețeaua EY care furnizează servicii clienților externi este accesibilă aici (prin intermediul site-ului ey.com UK) (Consultați Secțiunea 2 (Despre EY) - „Vizualizați o listă a firmelor membre EY și a afiliaților”). EY va prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal în Tool, în conformitate cu legislația aplicabilă și reglementările profesionale din jurisdicția dumneavoastră. Transferurile de date cu caracter personal în cadrul rețelei EY sunt guvernate de Regulile corporative obligatorii ale EY.

Transferăm sau dezvăluim datele cu caracter personal pe care le colectăm furnizorilor de asistență externă (și filialelor și afiliaților acestora) care sunt angajați de noi pentru a ne sprijini procesele auxiliare interne. De exemplu, angajăm furnizori de servicii pentru a furniza, rula și susține infrastructura noastră IT (cum ar fi managementul identității, găzduirea, analiza datelor, backup-ul, securitatea și serviciile de stocare în cloud) și pentru stocarea și eliminarea în siguranță a fișierelor noastre în format fizic. Politica noastră este de a utiliza numai furnizori de asistență terți care sunt obligați să mențină niveluri adecvate de protecție, securitate și confidențialitate a datelor și care respectă orice cerințe legale aplicabile pentru transferul datelor cu caracter personal în afara jurisdicției în care au fost colectate inițial.

În măsura în care datele cu caracter personal au fost anonimizate în așa fel încât dvs. sau dispozitivul dvs. să nu mai puteți fi identificat în mod rezonabil, astfel de informații vor fi tratate ca date nepersonale și nu se vor aplica termenii acestei Notificări de confidențialitate.

Pentru datele colectate în SEE sau care se referă la persoane vizate din SEE, EY solicită un mecanism de transfer adecvat, după cum este necesar pentru a respecta legislația aplicabilă. Transferul datelor cu caracter personal de la Tool către IBM este guvernat de un acord între EY și IBM care include clauze standard de protecție a datelor adoptate de Comisia Europeană.

7. Păstrarea datelor

Politica noastră este de a păstra datele cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru scopurile descrise în secțiunea "Scopurile pentru care prelucrăm datele cu caracter personal". Rețineți că perioadele de păstrare variază de la o jurisdicție la alta și sunt stabilite în conformitate cu cerințele locale de reglementare și de păstrare profesională.

Pentru a ne îndeplini cerințele profesionale și legale, pentru a ne stabili, exercita sau apăra drepturile legale și în scopuri de arhivare și istorice, trebuie să păstrăm informațiile pentru perioade semnificative de timp.

Politicile și/sau procedurile pentru păstrarea datelor cu caracter personal în Tool sunt de trei (3) ani de activitate absentă a utilizatorilor de date. Pentru mai multe informații despre perioada de păstrare aplicabilă datelor dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să contactați reprezentantul dumneavoastră obișnuit EY.

Jurnalele de acces ale utilizatorilor sunt păstrate pentru o perioadă de Trei (3) ani.

Datele dumneavoastră personale vor fi păstrate în conformitate cu legile și reglementările privind confidențialitatea. După încheierea perioadei de păstrare a datelor, datele dumneavoastră personale vor fi șterse. Pentru a afla mai multe, descărcați prezentarea generală a păstrării datelor (pdf).

8. Securitate

EY protejează confidențialitatea și securitatea informațiilor pe care le obține în cadrul activității sale. Accesul la astfel de informații este limitat, iar politicile și procedurile sunt concepute pentru a proteja informațiile împotriva pierderii, a utilizării abuzive și a divulgării necorespunzătoare. Informații suplimentare privind abordarea noastră în materie de protecție a datelor și de securitate a informațiilor sunt disponibile pe pagina noastră Protejarea datelor dumneavoastră (pdf).

Controlul datelor dvs. personale

EY nu va transfera datele dumneavoastră cu caracter personal către terți (altele decât orice părți externe menționate în secțiunea 6 de mai sus) decât dacă avem permisiunea dumneavoastră sau suntem obligați prin lege să facem acest lucru.

10. Drepturile dvs. privind datele cu caracter personal

În funcție de jurisdicția aplicabilă, este posibil să aveți anumite drepturi în legătură cu datele dumneavoastră personale, inclusiv:

• Pentru a solicita detalii cu privire la datele personale pe care EY le prelucrează despre dumneavoastră și pentru a accesa datele personale pe care EY le prelucrează despre dumneavoastră
• Dreptul de a obține rectificarea datelor dvs. cu caracter personal, de exemplu dacă acestea sunt incomplete sau incorecte
• Pentru a restricționa sau a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal sau a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal
• Pentru a primi o copie a datelor cu caracter personal pe care le-ați furnizat către EY într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit de mașină, pe care îl puteți reutiliza în propriile scopuri (cunoscut sub numele de „portabilitatea datelor”)
• În cazul în care ați dat consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, dreptul de a vă retrage consimțământul.
• Dreptul de a depune o reclamație la o autoritate de supraveghere în domeniul protecției datelor (a se vedea secțiunea „Reclamații”)
• Dacă aveți întrebări despre modul în care EY vă prelucrează datele personale sau despre drepturile dumneavoastră legate de datele dumneavoastră cu caracter personal, vă rugăm să trimiteți un e-mail echipei de protecție a datelor.

11. Reclamații

Dacă sunteți îngrijorat de o presupusă încălcare a legii privind confidențialitatea sau a oricărei alte reglementări, contactați Global Privacy Leader al EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, Londra, SE1 2DA, Regatul Unit sau prin e-mail la echipa de protecție a datelor sau prin intermediul dvs. reprezentantul obișnuit al EY. Un lider de confidențialitate EY va investiga reclamația dvs. și vă va oferi informații despre modul în care va fi tratată și rezolvată.

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care EY a soluționat reclamația dvs., este posibil să aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de protecție a datelor din țara dumneavoastră. De asemenea, este posibil să aveți dreptul de a sesiza problema unei instanțe cu jurisdicție competentă.

Anumite firme membre EY din țări din afara Uniunii Europene (UE) și Regatul Unit și-au desemnat reprezentanți în UE și, respectiv, în Regatul Unit pentru a acționa în numele lor dacă și când desfășoară activități de prelucrare a datelor conform Regulamentului general al UE privind protecția datelor ( Se aplică GDPR) și/sau Reglementul general privind protecția datelor din Regatul Unit (GDPR din Regatul Unit). Informații suplimentare și datele de contact ale acestor reprezentanți sunt disponibile aici.

Reprezentant pentru protecția datelor UE

Reprezentant pentru protecția datelor UK

12. Contactați-ne

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri suplimentare, contactați reprezentantul EY obișnuit sau echipa de protecție a datelor prin e-mail .

13. Recunoaștere și consimțământ

Făcând clic pe butonul „Da, sunt de acord” de mai jos, sunteți de acord ca informațiile dvs. personale să fie procesate și utilizate așa cum este descris în această Notificare de confidențialitate. Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul sau de a vă opune prelucrării ulterioare a informațiilor dumneavoastră personale în orice moment, contactând reprezentantul dumneavoastră obișnuit EY sau echipa de protecție a datelor prin e-mail.