Política de Privacidade Global — Site de Recrutamento Yello

Janeiro 2023

1. Introdução

O presente Aviso de Privacidade pretende descrever as práticas da EY relativamente à Yello ("Ferramenta") no que se refere à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. O presente Aviso de Privacidade deve ser lido em conjunto com a Declaração de Privacidade da ey.com e, em caso de qualquer conflito com a Declaração de Privacidade da ey.com, prevalecerão os termos do presente Aviso de Privacidade. Por favor, leia atentamente este aviso de Privacidade.

Tenha em atenção que alguns conteúdos desta Política de Privacidade não são aplicáveis se se candidatar a uma posição numa das entidades da EY na UE que estejam sujeitas ao Regulamento Geral de Proteção de Dados (“RGPD”).  O conteúdo correspondente é marcado com um (*). 

2. Quem gere a Ferramenta?

A “EY” refere-se a uma ou mais das firmas membro da Ernst& Young Global Limited (“EYG”), cada uma das quais uma entidade jurídica distinta e pode determinar as finalidades e os meios para o tratamento de dados (i.e., atuar como responsável pelo tratamento de dados ou em capacidade semelhante). A entidade que está a atuar como responsável pelo tratamento de dados (ou capacidade similar) ao disponibilizar esta Ferramenta sobre a qual os seus dados pessoais serão processados e armazenados é a entidade EY que afixou o cargo a que se candidata, ou a entidade EY com a qual se encontra empenhado de outra forma.

Pode encontrar uma lista de empresas membros e afiliadas da EY na Declaração de Privacidade ey.com. Os dados pessoais na Ferramenta são partilhados pelo responsável pelo tratamento de dados acima com uma ou mais empresas membros da EYG (ver “Quem pode aceder aos seus dados pessoais” secção 6 abaixo).

A Ferramenta é alojada nos servidores da Amazon Web Services na Irlanda e em Frankfurt.

3. Como é que a Ferramenta trata os dados pessoais? 

A Ferramenta apoia a EY na condução das suas atividades de recrutamento. A Ferramenta possui duas funcionalidades: (i) agir como um instrumento de recrutamento para a apresentação de candidaturas a empregos; e (ii) agir como um leque de candidatos a funções de emprego.

Se é candidato ou candidato, ou faz uso da Ferramenta noutra qualidade, os seus dados pessoais que são tratados na Ferramenta são utilizados para uma ou mais das seguintes finalidades:

• Criação de conta;
• Iniciar sessão na Yello;
• Envio de convites para eventos do campus e gestão dos mesmos;
• Envio de candidaturas a empregos;
• Realização de entrevistas digitais;
• Processamento, avaliação e gestão de candidaturas a emprego;
• Gerir o desenvolvimento e as comunicações dos candidatos (por exemplo, e-mails de marketing em relação aos candidatos/requerentes que optaram por fazer parte do leque de talentos);
• Fazer ofertas de emprego;
• Agendamento de entrevistas; e
• Fornecimento de atualizações após as entrevistas.

Baseamos o tratamento dos seus dados pessoais (dependendo do país e da fase do processo de recrutamento) no contexto desta Ferramenta num dos seguintes fundamentos legais:

No âmbito do RGPD, os dados são tratados com base numa relação pré-contratual, no seu consentimento, obrigações legais e/ou interesse legítimo.

Na medida em que tratamos os seus dados pessoais sensíveis, tal apenas será feito para cumprir uma obrigação legal a que o respetivo responsável pelo tratamento esteja sujeito, ou - se tiver fornecido voluntariamente a informação - com base no seu consentimento explícito. No entanto, se não nos fornecer a totalidade ou parte dos seus dados pessoais, poderemos não conseguir cumprir algumas das finalidades do tratamento. Tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer altura. Por favor contacte: global.data.protection@ey.com.

Se for um utilizador da EY da Ferramenta, os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

• Criação de conta;
• Iniciar sessão na Yello;
• Criação de requisições de emprego e eventos;
• Envio de convites para eventos do campus e gestão dos mesmos;
• Realização de entrevistas digitais;
• Avaliação de candidaturas a empregos;
• Gerir o desenvolvimento e a comunicações dos candidatos; e
• Seleção de candidatos aprovados para contratação;
• Agendamento de entrevistas;
• Fornecimento de atualizações após as entrevistas; e
• Identificação de entrevistadores.

O processamento dos seus dados pessoais é necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, exceto quando esses interesses forem sobrepostos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do sujeito dos dados que requeiram processamento dos dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) é(são):

• Gestão de Recursos Humanos, incluindo avaliações de desempenho e recrutamento; e
• Sucesso das práticas de recrutamento da EY, incluindo a adjudicação, o Recrutamento, a Seleção e a Contratação.

Tem o direito de se opor a qualquer altura, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao processamento dos dados pessoais que lhe dizem respeito com base no(s) interesse(s) legítimo(s) supracitado(s). Por favor contacte: global.data.protection@ey.com.

Se for um representante do campus, os seus dados pessoais processados na Ferramenta são utilizados da seguinte forma:

• Criação de conta;
• Criação de conta;
• Envio de convites para eventos do campus e gestão dos mesmos; e
• podem ser processados durante a seleção dos candidatos aprovados para contratação.

4. Que tipo de dados pessoais é processado na Ferramenta?

Caso seja candidato ou candidato, ou faça uso da Ferramenta noutra qualidade, e se legalmente permitido pela EY nos termos da lei aplicável, a Ferramenta poderá tratar estas categorias de dados pessoais:

• Informação do perfil do candidato (nome, dados de contacto, informações educacionais, currículo, CV, idiomas falados, preferências geográficas, localização, emprego candidato/emprego oferecido; 
• Diversidade de informação, fotografia;
• Informações do requerente para uma requisição de emprego específica, informações da entrevista (incluindo através de vídeo/entrevistas gravadas), informações de avaliação, informações relativas a requisitos regulamentares ou operacionais específicos do país;
• Dados pessoais sensíveis (origem racial e étnica, dados de saúde, orientação sexual);
• identificadores governamentais, tais como números de passaporte, detalhes de vistos e números de identificação nacional; e
• Os dados relativos a condenações penais (para o cargo relevante) serão recolhidos mas apenas sob a forma de um “sim” ou de um “não”. Nenhuma outra informação acerca de condenações criminais será processada.

Obtemos os seus dados pessoais de várias formas:

• Fornecido por si. Alguns dados pessoais que recebemos diretamente de si. Os exemplos incluem informações nas suas mensagens para nós e informações que você insere em um formulário de contato da Web ou portal on-line.
• Obtido internamente. É possível que obtenhamos os seus dados pessoais de outros sistemas da EY. Um exemplo para os clientes são os dados que estão incluídos no nosso sistema CRM. Esses dados podem vir das seguintes fontes:
  • Candidatos/candidatos próprios através da inscrição em Yello; 
  • Parceiros, colaboradores ou contratados da EY (como referência);
  • SuccessFactors/Employee Central;
  • SF Recrutamento; e
  • Ferramentas da EY como o CappFinity, Saville, Pymetrics, e HireVue.

Se for um representante do campus, a Ferramenta processa estas categorias de dados pessoais:

• Nome, endereço de e-mail, cargo, número de telefone, departamento universitário/faculdade. Estes dados têm origem de:
• o próprio utilizador; e
• Websites de faculdades/universidades ou a própria faculdade/universidade.

5. Dados pessoais sensíveis

De acordo com a definição do RGPD, os dados pessoais sensíveis revelam a sua origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.

A recolha e tratamento de dados pessoais sensíveis ou especiais também pode ser necessária em alguns países onde tal é obrigatório ou exigido pela lei aplicável:

• origem racial e étnica;
• dados de saúde;
• orientação sexual;
• identificadores governamentais, tais como números de passaporte, detalhes de vistos e números de identificação nacional; e
• dados relativos a condenações criminais (tenha em atenção que só é registado um "sim" ou um "não" através da Ferramenta em relação às condenações criminais – não são registadas mais informações ou detalhes dessas condenações). 
  

6. Quem pode aceder aos seus dados pessoais?

Os dados pessoais do Utilizador são acedidos na Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipas:

• Colaboradores, parceiros e contratados da EY
• Gerentes de contratação da EY
• Recrutadores
• Serviços Partilhados de Recrutamento de Talento e Coordenadores de Recrutamento
• Super utilizador de adjudicação
• Suporte Global do Sistema
• Relatórios Globais
• Candidatos / Requerentes
• Pessoal de suporte da Yello
• Tata Consulting Services (TCS)
• Equipe de suporte de TI da IBM

É nossa política utilizar apenas prestadores de serviços third-party que são obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade, e que cumprem com quaisquer requisitos legais aplicáveis à transferência de dados pessoais fora da jurisdição em que foram originalmente recolhidos.

Os direitos de acesso detalhados acima podem envolver a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia) em que a EY opera (os escritórios da EY estão listados em https://www.ey.com/en_gl/locations). A EY processará os seus dados pessoais na Ferramenta de acordo com a legislação e os regulamentos profissionais aplicáveis na sua jurisdição.
As transferências de dados pessoais dentro da rede EY são regidas pelas Regras Empresariais Vinculativas da EY.

Para os dados recolhidos no Espaço Económico Europeu (EEE) ou que digam respeito a indivíduos no EEE, a EY requer um mecanismo de transferência apropriado, conforme necessário, para cumprir a lei aplicável. A transferência de dados pessoais da Ferramenta para a RECSOLU, Inc., DBA Yello, e da Ferramenta para a TCS e IBM, são regidas por acordos entre a EY e os prestadores de serviços que incluem cláusulas padrão de proteção de dados adotadas pela Comissão Europeia.

Pode contactar-nos através de global.data.protection@ey.com se pretender informações adicionais sobre a forma como legitimamos a transferência dos seus dados pessoais para países fora do EEE. 

7. Retenção dos dados

A nossa política consiste em reter os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para os fins descritos na secção “Como é que a Ferramenta processa os dados pessoais”. Os períodos de retenção variam consoante a jurisdição, sendo estabelecidos de acordo com os requisitos regulamentares e profissionais do local de retenção.

De forma a satisfazer os nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos legais e para fins de arquivo e histórico, precisamos de reter informação durante um período de tempo significativo.

As políticas e/ou os procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta são:

• Caso seja candidato, candidato ou faça uso da Ferramenta noutra qualidade, os seus dados serão mantidos em linha com as respetivas políticas locais de retenção da EY. Após o fim do período de retenção dos dados, os seus dados pessoais serão eliminados ou anonimizados (neste caso, os seus dados já não serão dados pessoais e não será identificável a partir desses dados anónimos). Se tiver alguma questão sobre as nossas práticas de retenção de dados, por favor contacte-nos através de global.data.protection@ey.com.
• Se é utilizador da Ferramenta EY, os seus dados serão mantidos em linha com a EY Records Retention Global Policies e o Country Retention Schedule (CRS) relevante. Após o termo do período de conservação dos dados ou em caso de revogação do consentimento os seus dados pessoais serão eliminados ou anonimizados (caso em que os seus dados deixarão de ser dados pessoais e não será identificável a partir desses dados anónimos).

Após o período de retenção da informação, os seus dados pessoais serão apagados.

8. Segurança

A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações obtidas no decurso da respetiva atividade. O acesso a essas informações é limitado e existem políticas e procedimentos em vigor concebidos para salvaguardar as informações contra perdas, utilização indevida e divulgação imprópria. Informações adicionais sobre a nossa abordagem à proteção de dados e segurança das informações estão disponíveis na nossa brochura Proteger os seus dados.

9. Controlo dos seus dados pessoais

A EY não vai transferir os seus dados pessoais a terceiros (que não as entidades externas referidas na secção 6 acima) salvo se tivermos a sua permissão ou se a legislação assim o requeira.

10. Os seus direitos em relação aos seus dados pessoais 

Dependendo da jurisdição aplicável, pode ter determinados direitos em relação aos seus dados pessoais, incluindo:

• Para solicitar detalhes dos dados pessoais que a EY processa sobre si e aceder aos dados pessoais que a EY processa sobre si
• Corrigir os seus dados pessoais caso estejam incompletos ou incorretos
• Para restringir ou opor-se ao tratamento de dados pessoais ou solicitar o apagamento dos seus dados pessoais
• Receber uma cópia dos dados pessoais que forneceu à EY num formato estruturado, de uso corrente e legível por máquina, que poderá reutilizar para as suas próprias finalidades (conhecida como “portabilidade de dados”)
• Nos casos em que tenha prestado consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, o direito de retirar o seu consentimento.
• O direito de fazer queixa a uma autoridade de proteção de dados (consulte a secção “Reclamações”)

Se tiver alguma questão sobre a forma como a EY trata os seus dados pessoais ou os seus direitos relacionados com os seus dados pessoais, por favor envie um e-mail para a equipa de proteção de dados.

11. Reclamações

Em caso de suspeita de uma alegada quebra da lei de privacidade de dados ou de qualquer outro regulamento, contacte o Diretor de Privacidade Global da EY, Escritório do Conselho Geral, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido, envie um e-mail para global.data.protection@ey.com ou contacte o seu representante da EY habitual. Um Diretor de Privacidade da EY irá investigar a reclamação e fornecer-lhe informações sobre como será tratada e resolvida.

Se não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu a sua queixa, tem o direito de apresentar queixa à autoridade de proteção de dados do seu país. Pode também ter o direito de remeter a questão para um tribunal de jurisdição competente.

Certas empresas membros da EY em países fora da União Europeia (UE) e do Reino Unido nomearam representantes na UE e no Reino Unido respetivamente para agirem em seu nome se, e quando, realizarem atividades de tratamento de dados às quais se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da UE e/ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) do Reino Unido. Mais informações e os dados de contacto desses representantes encontram-se disponíveis aqui.

Representante da UE para a protecção de dados

Representante para a proteção de dados do Reino Unido

12. Contacte-nos

Se tiver questões ou preocupações adicionais, contacte o seu representante da EY habitual ou envie um e-mail para global.data.protection@ey.com.