Waarom een dynamisch competentiedashboard een meerwaarde is voor elke organisatie

EY ondersteunde het Waterbouwkundig Laboratorium bij het ontwerp en de uitrol van een competentiedashboard.

In het kort:

• Een competentiedashboard is een dynamisch instrument om competenties van medewerkers in de organisatie in kaart te brengen en te analyseren.
• Hiermee kan het management de competentieontwikkeling actief beheren, ontwikkelingsnoden detecteren en werken in multidisciplinaire teams vergemakkelijken.

De afdeling Waterbouwkundig Laboratorium van het Departement Mobiliteit en Openbare Werken (dMOW) stoomt zich klaar voor de uitdagingen van de toekomst. Als betrouwbaar expertisecentrum biedt het een antwoord op watergerelateerde vraagstukken via onderzoek en adviesverlening aan overheidsactoren, partners en commerciële klanten.

Net zoals zoveel andere overheidsorganisaties, vormen expertise en knowhow het kloppend hart van hun werking. Het competentiebeheer van de eigen medewerkers is dan ook cruciaal.
 

Nood aan overzicht van competenties

Het Waterbouwkundig Laboratorium had nood aan een globaal overzicht van de aanwezige en de vereiste competenties. Op teamniveau bestonden daarvoor competentielijsten. Het ontbrak echter aan een algemene visie en aanpak om dit op niveau van de volledige afdeling te monitoren en beheren. Op die manier werden de verschillende aanwezige competenties binnen de afdeling niet optimaal benut.

Op organisatieniveau leidt dit tot:

• Inefficiëntie in het samenstellen van multidisciplinaire teams om nieuwe projecten aan te vangen;
• Een gebrek aan inzicht inzake de aan te trekken type profielen of expertises;
• Moeilijkheden bij het opvangen van competenties bij langdurige afwezigheid, verschuiving of het verlaten van de organisatie;
• Het ontbreken van een werkbaar overzicht voor de kwalitatieve personeelsbehoefte bepaling in het kader van de opmaak van een personeelsplan (PEP).
   

Van statische matrix naar een dynamisch dashboard

EY ondersteunde het Waterbouwkundig Laboratorium bij het ontwerpen en het uitrollen van een gebruiksvriendelijke tool om bovenstaande blinde vlekken te minimaliseren en steevast doorheen de gehele afdeling en operationele werking toe te passen.

Bij een competentiematrix wordt al snel aan een statische tabel gedacht, waarin de verschillende competenties binnen een team, een afdeling of een organisatie overzichtelijk worden gemaakt.  

Om weg te blijven van een overzicht dat slechts op beperkte tijdstippen ‘uit de kast’ wordt gehaald, lag de focus op het uitbouwen van een dynamische data-visualisatie in een gebruiksvriendelijke tool. Dit resulteerde in een dynamisch competentiedashboard via Power BI. Hierin wordt de data met behulp van filters op verschillende manieren gevisualiseerd zodat het dashboard op de noodzakelijke vragen binnen de organisatie antwoord kan bieden en deel kan uitmaken van de dagelijkse werking. 

Het op maat ontworpen dynamisch dashboard biedt voor het Waterbouwkundig Laboratorium een antwoord op volgende vragen:

1. Beschikken we over voldoende cruciale vaardigheden?
   Via de GAP-analyse geeft het dashboard inzicht in knelpunten om gericht op in te zetten. Bovendien is het mogelijk om de evolutie van de GAP-analyse doorheen de tijd te analyseren.
   
   
2. Hoe vinden we juiste persoon op de juiste plaats?
   Een rangschikking van de vaardigheden zorgt voor een overzicht van de best scorende medewerkers voor een betreffende competentie. Zo wordt snel de juiste persoon voor de respectievelijke opdracht/taak gevonden.
   
   
3. Iemand verandert van functie of verlaat de afdeling, welke vaardigheden dienen we te vervangen?
   Het dashboard laat toe om per medewerker de hoogst scorende expertise weer te geven. Op die manier kan veel tijd gewonnen worden bij het zoeken van nieuwe of het opleiden van één of meerdere reeds aanwezige medewerkers.
   
   
4. Hoe zetten we gericht in op de persoonlijke ontwikkeling en groei van onze medewerkers en op welke manier evalueren we deze doorheen de tijd?  
   Het dashboard geeft een overzicht van de vaardigheden en soft skills per medewerker. Aan de hand van vooraf bepaalde en verwachte scores zijn persoonlijke werkpunten visueel zichtbaar. Dit laat toe om gericht in te zetten op de persoonlijke groei van medewerkers (soft skills) en hun expertise (vaardigheden).

Het instrument laat toe om competentiebeheer actief te managen, zonder dit instrument in te zetten in de formele planning- en evaluatiecyclus van de afdeling. Er werd doelbewust gekozen om deze tool hier niet voor in te zetten, zodat de data geen waardeoordeel of appreciatie omvatten van de prestaties of competenties van elke medewerker. Wel is het een instrument dat toelaat om opleidingsnoden overheen teams en functies te detecteren.
 

Ondersteuning en expertise op maat

Op basis van de noden en de behoeften van de organisatie biedt EY ondersteuning en expertise bij de opmaak van een competentiedashboard op maat.

Het start bij het verzamelen van de input, namelijk het definiëren van de cruciale competenties binnen de organisatie. Hierin vinden we de juiste balans om objectief en kritisch vragen te stellen en zo de detailgraad voldoende scherp te stellen zonder het overzicht te verliezen. We weten als geen ander dat de kennis van een organisatie bij zijn mensen ligt. Om die reden geloven we sterk in een participatief verhaal om samen de vertaalslag te maken en om van bij de start draagvlak te creëren.  We treden op als een kwaliteitsbewaker en een behouder van het algemeen overzicht.

We staan samen met u stil bij de blinde vlekken in uw organisatie en de mogelijke antwoorden hierop. We denken mee na over de link tussen het personeelsplan en het competentiebeheer. We treden op als een vertaler tussen uw noden en de eindeloze mogelijkheden van data-visualisatie.