Informativa sulla privacy

Quando ci chiedi di fornirti servizi professionali, raccogliamo e utilizziamo i dati personali solo quando abbiamo un valido motivo commerciale per farlo, in relazione all’erogazione di tali servizi. 

Nel contesto della fornitura di servizi professionali ai clienti, EY elabora anche i dati personali di soggetti che non sono direttamente nostri clienti (ad esempio dipendenti, clienti o fornitori dei nostri clienti). Vedere la sezione "Individui di cui otteniamo dati personali in relazione alla fornitura di servizi ai nostri clienti" per ulteriori informazioni.

La maggior parte dei dati personali che raccogliamo e utilizziamo per fornire i nostri servizi viene fornita volontariamente dai (o raccolta da noi da terze parti su richiesta dei) nostri clienti. Per questo motivo, se sei un cliente di EY, sarà per te noto quali dati personali raccogliamo e utilizziamo. Queste informazioni possono includere:

• Informazioni di base, come il tuo nome, la società per cui lavori, la tua posizione lavorativa,
• Informazioni di contatto, come indirizzo postale, indirizzo e-mail e numeri di telefono,
  
• Informazioni di carattere fiscale, come le informazioni relative ai pagamenti,
  
• Qualsiasi altro dato personale relativo a te o ad altre terze parti che ci fornisci ai fini dell’erogazione dei nostri servizi.
  

Utilizziamo queste informazioni:

• Per fornirti servizi,
• Per gestire al meglio le nostre relazioni e mantenere relazioni contrattuali,
• A fini contabili e fiscali,
• Per marketing e sviluppo commerciale,
• Per rispettare i nostri obblighi legali e regolamentari,
• Stabilire, esercitare o difendere diritti legalmente riconosciuti,
• Per scopi storici e statistici.

Data la diversità dei servizi che forniamo, trattiamo molte categorie di dati personali. Di seguito sono riportati esempi (non esaustivi) di categorie di dati personali suddivisi in base alle nostre (quattro) principali service line:

Inoltre, elaboriamo anche l'identificazione e le informazioni di base nell'ambito dei processi di accettazione, finanza, amministrazione e marketing dei nostri clienti, compresi l'indipendenza della revisione contabile, la lotta al riciclaggio di denaro sporco, i conflitti, i controlli di reputazione e finanziari, e per soddisfare qualsiasi altro requisito legale o normativo a cui siamo soggetti.

I controlli potrebbero includere quanto segue:

• Verifica dell'identità: prova del nome e dell'indirizzo
• Proprietà effettiva finale delle persone giuridiche e delle altre entità giuridiche
• Controllo dei conflitti: per evitare un conflitto di interessi con qualsiasi altro cliente
• Antiriciclaggio, proventi di reato e controlli sul finanziamento del terrorismo
• Controlli delle persone politicamente esposte (PEP): le persone con ruoli di spicco nel governo, nella magistratura, nei tribunali, nelle banche centrali, nelle ambasciate, nelle forze armate e nelle imprese statali, compresi i loro familiari e i loro stretti collaboratori
• Controlli sui media avversi
• Controllo della lista delle sanzioni governative
• Controlli di indipendenza

Questi controlli sono effettuati per motivi legali, regolamentari o commerciali e devono essere ripetuti nel corso del nostro impegno. Nell'ambito di questi controlli, siamo tenuti a elaborare dati di categorie speciali (ad esempio, per verificare se siete una persona politicamente esposta o per raccogliere informazioni sulle condanne penali laddove ciò sia richiesto dalle leggi antiriciclaggio). È importante che ci forniate tutte le informazioni e i documenti necessari in quanto ciò influisce sulla nostra capacità di fornirvi i servizi.

I motivi legali per il trattamento dei dati personali dei nostri clienti sono:

Esecuzione di un contratto

• Rispetto di un obbligo legale o regolamentare
• Il nostro legittimo interesse a fornirvi servizi di alta qualità, costanti e senza soluzione di continuità e a garantire il pagamento tempestivo di eventuali tasse, costi e debiti relativi ai nostri servizi
• Il nostro legittimo interesse a comprendere qualsiasi conflitto di interessi o sfida in relazione alla legislazione sull'indipendenza
• Il nostro legittimo interesse a salvaguardare l'AE contro il rischio di trattare inavvertitamente i proventi di attività criminali o di assistere in qualsiasi altra attività illecita o fraudolenta (ad esempio, il terrorismo)

Come parte dei servizi professionali forniti da EY ai clienti, EY tratta i dati personali di soggetti con i quali non abbiamo rapporti diretti (contrattuali o di altro tipo). Ad esempio, se eseguiamo un controllo di carattere legale, il nostro team sarà tenuto a controllare i libri sociali dei nostri clienti, che potrebbero includere dati sui salari dei dipendenti del cliente, dati sui fornitori, sull’amministrazione, dati relativi ad azioni e procedimenti legali. Per fare un altro esempio: se intraprendiamo una cd. due diligence volta all'acquisizione di una società target per conto di un cliente, EY ottiene i dati personali relativi ai dipendenti, alla direzione e ai clienti della società target.

Alla luce di quanto sopra, chiediamo conferma ai nostri clienti se hanno l'autorità di fornirci dati personali in relazione all'esecuzione dei servizi richiesti e che tutti i dati personali che ci forniscono sono stati dai medesimi trattati in conformità con la legge applicabile.

Considerata la diversità dei servizi che forniamo, trattiamo molteplici categorie di dati personali quali:

• Dati identificativi (come nome, età, dati di nascita, genere, stato civile e nazione),
• Dati di contatto (come numeri di telefono, indirizzo e-mail e indirizzo postale),
• Informazioni di carattere finanziario (come stipendio, buste paga, reddito, investimenti, etc.),
• dettagli sull'occupazione lavorativa (come ruolo, grado, esperienza, dati sulle prestazioni, etc.).

Per alcuni servizi trattiamo anche dati cd. “sensibili”. Ad esempio, in alcuni paesi erogare servizi inerenti la dichiarazione dei redditi comporta il trattamento dei dati inerenti i pagamenti effettuati dal nostro cliente, dal coniuge e dalle persone a suo carico in relazione a un'adesione sindacale, a un partito politico, a cure mediche o a un'organizzazione religiosa. Tali dati vengono raccolti intenzionalmente e saranno utilizzati solo laddove necessario in relazione alla fornitura del servizio per il quale sono stati raccolti, come ad esempio per determinare la corretta tassazione delle entrate del nostro cliente e per richiedere la corretta detrazione fiscale in relazione a tali pagamenti.

La base giuridica per il trattamento dei dati personali delle persone di cui otteniamo i dati personali in relazione alla fornitura di servizi ai nostri clienti è:

• il rispetto di un obbligo legale,
• il nostro legittimo interesse a fornire ai nostri clienti servizi senza interruzioni, coerenti con le loro richieste e di alta qualità, in tutto il mondo.

Nel momento in cui un'azienda è sottoposta ad un procedimento di insolvenza, uno o più professionisti di EY esperti nelle procedure di insolvenza (vale a dire amministratori e liquidatori) possono essere nominati per gestire gli affari, il business e la proprietà dell'azienda medesima. Analogamente, quando un debitore è soggetto a insolvenza o ad un regime di ristrutturazione, uno o più professionisti di EY esperti nelle procedure di insolvenza potrebbero essere nominati per gestire gli affari, il business e la proprietà del debitore.

In questa sezione:

• il Titolare dell'Attività si riferisce ai professionisti di EY esperti nelle procedure di insolvenza,
• la Società si riferisce all'entità giuridica insolvente per la quale sono stati nominati i Titolari dell’Attività,
• il Debitore si riferisce alla persona soggetta a un regime di insolvenza o di ristrutturazione,
• "Tu" si riferisce alle persone interessate dalla procedura di insolvenza della società o del debitore.

Nel fornire servizi connessi allo stato di insolvenza, EY elabora i tuoi dati personali per fornire assistenza ai Titolari dell’Attività nell'adempimento dei loro obblighi legali e regolamentari in relazione alle procedure di insolvenza. A fini di chiarezza, la Società o il Debitore rimangono il titolare del trattamento dei dati personali trattati per scopi che non sono correlati agli obblighi legali e regolamentari dei Titolari dell’Attività.

La maggior parte dei dati personali che elaboriamo viene ottenuta direttamente da te, ma otteniamo anche indirettamente dati personali su di te.

I Titolari dell’Attività e EY trattano i tuoi dati personali per i seguenti scopi (a titolo esemplificativo):

• comunicare con la Società o i creditori del Debitore e i singoli creditori: informazioni specifiche essenziali per lo svolgimento delle attività di carattere legale (queste informazioni possono essere utilizzate per valutare, ad esempio, il diritto a un qualsiasi dividendo nel caso in cui si debba procedere con il pagamento),
• la fornitura di contatti o report agli organi amministrativi, alle autorità di regolamentazione e agli organi competenti in relazione al mantenimento delle cariche pubbliche o in risposta a richieste specifiche,
• fornire dichiarazioni e pareri di carattere legale,
• finalità di gestione amministrativa, compresa la vendita di beni, la gestione dei reclami e la distribuzione dei fondi,
• il trattamento, per scopi personali, dei dati dei dipendenti in conformità con la legge e le politiche dell'azienda,
• l’amministrazione delle buste paga, raccolta di fatture, controllo del credito e altri dati relativi alle finanze dell'azienda,
• la condivisione necessaria e lecita di informazioni alle parti interessate,
• la prevenzione e l’individuazione di reati o frodi,
• individuare, esercitare o difendere i diritti legalmente concessi, richiedere una consulenza legale, intraprendere o difendersi in procedimenti legali,
• il rispetto degli obblighi legali a cui è soggetta la Società o il Debitore,
• la gestione dei rischi aziendali.

Le categorie di dati personali trattati per le finalità di cui sopra comprendono (ma non sono limitati a) nome, indirizzo, informazioni identificative, informazioni sui compensi, nonché qualsiasi informazione relativa ai rapporti con la Società o il Debitore necessari ai Titolari dell’Attività per lo svolgimento delle attività connesse alla procedura di insolvenza.

In ogni caso, rimangono in capo a te determinati diritti in relazione ai tuoi dati personali. Se hai una domanda o desideri esercitare i tuoi diritti, invia una richiesta scritta a chi realmente tratta i tuoi dati personali (la Società, il Debitore o i Titolari dell’Attività) utilizzando i dati di contatto forniti nelle comunicazioni relative alla procedura di insolvenza.

Trattiamo i dati personali dei contatti (ex clienti, clienti esistenti e potenziali e persone in qualche modo collegate a tali clienti e altri contatti commerciali, quali alumni, consulenti, professionisti e giornalisti) nei nostri sistemi CRM. Questi sistemi CRM supportano le operazioni di marketing di EY. I contatti nei nostri sistemi CRM riceveranno da EY Thought Leadership materiali, newsletter, comunicazioni di marketing, opportunità di formazione, sondaggi e inviti a eventi.

Nei nostri sistemi CRM, elaboriamo le seguenti categorie di dati personali:

• Nome, titolo professionale, indirizzo postale, indirizzo e-mail, numeri di telefono e fax
• Nome del datore di lavoro o dell'organizzazione alla quale la persona è associata
• Preferenze di marketing
• Risposte agli inviti e conferme di partecipazione agli eventi

Non raccogliamo intenzionalmente dati personali cd. “sensibili”, a meno che tu non ci fornisca tali dati (ad esempio, richieste alimentari particolari che rivelano la tua appartenenza religiosa o eventuali allergie alimentari), se partecipi a uno dei nostri eventi.

I dati dei contatti commerciali che non hanno interagito attivamente con EY negli ultimi 18 mesi verranno eliminati dai nostri sistemi CRM. Se hai comunicato di non voler ricevere future comunicazioni da EY, i tuoi dati di contatto (di base) rimarranno unicamente nel nostro elenco di opt-out.

La base giuridica per il trattamento dei dati personali dei contatti commerciali è:

• il consenso esplicito della persona interessata,
• il nostro legittimo interesse a gestire il rapporto con i nostri contatti commerciali e a fornire informazioni su EY, sui nostri servizi e sugli eventi che organizziamo.

Trattiamo i dati personali dei partecipanti a riunioni, conferenze, eventi e sessioni di formazione (insieme, gli “eventi”) di EY. Utilizziamo varie applicazioni per gestire i processi di registrazione degli eventi, le quali conterranno le proprie informative sulla privacy che illustrano perché e come i dati personali vengono raccolti e trattati dalle medesime applicazioni. Invitiamo pertanto i partecipanti agli eventi a fare riferimento alle informative privacy disponibili su tali applicazioni.

Nell'ambito dei nostri processi di gestione degli eventi, trattiamo i seguenti dati personali (ma solo nella misura necessaria per un determinato evento):

• Nome, età o data di nascita,
• Informazioni sul cliente e sul personale del cliente (informazioni su casa, ufficio e attività commerciali)
• Numero della carta di credito o debito
• Indirizzo e-mail
• Genere
• Indirizzo di casa o altro indirizzo fisico
• Occupazione (titolo professionale)
• Numero di passaporto
• URL sito web personale (se si dispone di un sito web personale che si desidera condividere)
• Numeri di telefono o fax
• Dati relativi all'evento quali: restrizioni alimentari o richieste specifiche, stato della registrazione, status del partecipante, partecipazione ad interviste con i media, esperienza dell'evento precedente, orario di arrivo / orario di partenza, orario di check-in / check-out dell'hotel, informazioni sul volo (compagnia aerea, date di arrivo e partenza).

Non raccogliamo intenzionalmente dati cd. “sensibili”, a meno che tu non ci fornisca tali dati (ad esempio, richieste alimentari specifiche che possano rivelare la tua appartenenza religiosa o eventuali allergie alimentari o altri dati relativi alla tua salute necessari per fornirti il dovuto supporto per prendere parte all’evento, come ad esempio, se sarà necessaria una sedia a rotelle).

I partecipanti agli eventi EY ospitati presso luoghi esterni sono tenuti a portare un documento d'identità con foto, a scopo identificativo, per salvaguardare le nostre persone, le risorse e le nostre informazioni e per impedire alle persone non autorizzate di accedere agli eventi EY che si tengono fuori dalle nostre sedi.

A EY è consentito scattare fotografie ed effettuare registrazioni audio o video nelle aree pubbliche degli eventi EY. Utilizziamo tali media nei nostri materiali di marketing. Le immagini e le voci dei partecipanti verranno registrate. Le registrazioni saranno modificate, copiate, esposte, pubblicate o distribuite.

La base giuridica per il trattamento dei dati personali dei partecipanti agli eventi è:

• il consenso esplicito del partecipante
• il nostro legittimo interesse nell'organizzazione di eventi e nella gestione del processo di registrazione per tali eventi,
• il nostro legittimo interesse a tutelare persone, risorse e informazioni e a impedire a persone non autorizzate di accedere a eventi EY che si tengono al di fuori delle nostre sedi,
• il nostro legittimo interesse a fornire informazioni su EY, i nostri servizi e sugli eventi che organizziamo.

Forniamo agli utenti esterni l'accesso a varie applicazioni gestite da noi (come il Portale Clienti EY). Nei casi in cui tali applicazioni trattano dati personali che vanno al di là delle informazioni di contatto di base utilizzate a fini di autenticazione alle applicazioni medesime, tali applicazioni renderanno disponibili le proprie informative sulla privacy che spiegano perché e come i dati personali vengono raccolti e trattati da tali applicazioni. Invitiamo le persone che utilizzano le nostre applicazioni a fare riferimento alle informative sulla privacy disponibili su tali applicazioni.

EY utilizza molteplici strumenti per mantenere la sicurezza della propria infrastruttura IT, compresi gli strumenti con cui viene gestita la posta elettronica. Esempi di tali strumenti sono:

• sistemi che eseguono la scansione di e-mail in arrivo ai destinatari EY alla ricerca di allegati e URL sospetti, al fine di prevenire attacchi con malware,
• strumenti che forniscono il rilevamento delle minacce cd. end-point per rilevare attacchi dannosi,
• strumenti che bloccano determinati contenuti o siti Web.

Se invii una e-mail a un destinatario EY, le tue e-mail verranno scansionate dagli strumenti che EY utilizza per mantenere la sicurezza della sua infrastruttura IT, il che potrebbe comportare la lettura dei contenuti da parte di persone EY autorizzate diverse dal destinatario dell’e-mail.

La base giuridica al trattamento dei dati personali dei soggetti che dialogano con EY via e-mail è:

• il nostro legittimo interesse a proteggere la nostra infrastruttura IT da accessi non autorizzati o perdite di dati,
• il nostro legittimo interesse nell'analisi del traffico e-mail.

Il servizio telefonico di EY è ospitato internamente a EY. Quando chiami il personale di EY, solo il tuo numero di telefono verrà memorizzato sui server di EY e verrà consegnato al destinatario della tua chiamata sul suo telefono e tramite un'e-mail.

Il servizio di segreteria telefonica di EY è fornito da Microsoft. Quando si chiama il personale di EY e si lascia un messaggio vocale, questo messaggio vocale e tutti i dati personali in esso contenuti saranno memorizzati su server globali Microsoft Azure e saranno consegnati al destinatario della chiamata come clip vocale MP3 in un'e-mail. Microsoft non conserverà i registri delle chiamate in relazione alle vostre chiamate al personale di EY.

Motivi legali per il trattamento dei dati personali delle persone che corrispondono con EY tramite i servizi di segreteria telefonica:

• Il nostro legittimo interesse a mantenere le reti di comunicazione

Raccogliamo informazioni da e sui candidati in relazione alle opportunità di lavoro disponibili in EY. Le informazioni che raccogliamo, il modo in cui vengono utilizzate e le tempistiche del trattamento variano a seconda del paese in cui il trattamento avviene. Come regola generale, i dati che raccogliamo riguardo ai nostri candidati includono curriculum, documenti di identificazione, documenti inerenti il percorso formativo, la storia lavorativa e informazioni sulle precedenti occupazioni, con annessi riferimenti.

Utilizziamo i tuoi dati personali per associare le tue capacità, l’esperienza e la tua formazione con i ruoli specifici ricercati da EY in quel momento. Queste informazioni vengono trasferite alle persone coinvolte nel processo di assunzione per decidere se invitarti a un colloquio. EY raccoglierà ulteriori informazioni se si è invitati al colloquio. Tali informazioni includono note sul colloquio, risultati della valutazione, feedback e dettagli dell'offerta.

In relazione alle nostre attività di assunzione di personale, comprese le interviste e la fase di onboarding, potremmo raccogliere anche dati cd. “sensibili” dai candidati, qualora vi sia l'obbligo di farlo a fronte di previsioni giuslavoristiche. Queste informazioni possono essere rilevanti per il tuo futuro ambiente di lavoro presso EY o per la futura prestazione di indennità di lavoro, o con il consenso esplicito della persona interessata, se tale trattamento è consentito dalla normativa applicabile. Ad esempio, laddove consentito dalla normativa applicabile, raccoglieremo informazioni su eventuali disabilità di una persona al fine di analizzare le peculiarità della nostra forza lavoro. Una volta assunto, le informazioni fornite da una persona relative alle disabilità verranno utilizzate anche per fornire un ambiente di lavoro adeguato. Se richiesto dalla legge, potremo inoltre effettuare controlli sui cd. “carichi pendenti”, per determinati candidati, al fine di valutare la loro idoneità a lavorare presso EY o per determinati clienti di EY.

I nostri strumenti per il reclutamento del personale e i siti web a ciò dedicati contengono le rispettive informative sulla privacy che spiegano perché e come i dati personali vengono raccolti e trattati attraverso tali strumenti. Invitiamo le persone che utilizzano tali strumenti a fare riferimento alle informative sulla privacy disponibili su tali strumenti e nei rispettivi siti web.

A seconda della nazione in cui si fa richiesta di assunzione, EY raccoglie i dati personali sui candidati dalle seguenti fonti:

• direttamente da te - ad esempio, le informazioni che hai fornito per aderire ad una candidatura direttamente attraverso il sito web di EY (per ulteriori informazioni sul trattamento dei tuoi dati personali tramite il nostro sistema globale di gestione delle assunzioni, leggi l'informativa sulla privacy dei dati disponibile direttamente sul sito web in questione),
• dalle agenzie di ricerca del personale - ad esempio, quando un'agenzia di ricerca del personale in possesso dei tuoi dati ci contatta per suggerirti come potenziale candidato;
• attraverso fonti disponibili online pubblicamente - ad esempio, se hai un profilo professionale pubblicato online (ad es. sul sito web del tuo attuale datore di lavoro o su un sito di networking professionale, come LinkedIn),
• per introduzione - ad esempio, tramite l’introduzione del tuo profilo da parte di un ex dipendente o datore di lavoro o di una persona che hai identificato,
• come risultato dei controlli eseguiti sui nostri sistemi.

La base giuridica al trattamento dei dati personali dei nostri candidati è:

• il consenso esplicito del candidato,
• il nostro legittimo interesse ad attrarre, identificare e assumere ottimi professionisti,
• il nostro legittimo interesse a gestire al meglio le domande di assunzione ricevute, compresa la selezione e l’individuazione dei candidati,
• il nostro legittimo interesse ad assumere i candidati presentando un'offerta ai candidati individuati e svolgendo controlli pre-assunzione,
• il nostro legittimo interesse a gestire i nostri siti web destinati all’assunzione dei candidati (inclusa la gestione di analisi statistiche),
• il rispetto di un obbligo legale o regolamentare (quando si eseguono controlli in background per verificar se un candidato è idoneo a svolgere una determinata attività).

EY spera di mantenere una relazione duratura e reciprocamente vantaggiosa con gli alumni EY (soci, dipendenti e professionisti non più in EY). Se ti invitiamo alla nostra comunità di alumni, il tuo nome, i dati di contatto, il ruolo, l'ultima funzione ricoperta in EY, la service line e la nazione in cui hai lavorato verranno utilizzati per creare un record nei nostri database di alumni, a meno che tu non abbia indicato di non essere interessato a partecipare al programma di alumni EY. Hai anche l'opportunità di creare un profilo più dettagliato e di decidere quante informazioni aggiuntive desideri condividere con EY e la più ampia comunità di alumni.

I nostri database sugli alumni contengono le loro specifiche informative sulla privacy che spiegano perché e come i dati personali vengono raccolti ed elaborati da tali database. Incoraggiamo le persone che utilizzano i nostri database di alumni a fare riferimento alle informative sulla privacy disponibili su tali database.

La base giuridica al trattamento dei dati personali dei nostri alumni è:

• il consenso esplicito dell'alumno,
• Il nostro legittimo interesse a mantenere una relazione stabile e duratura con i nostri alumni, inviando comunicazioni su EY e sui nostri servizi, invitando gli alumni a eventi e coinvolgendo gli stessi a rimanere in contatto con altri alumni.

Trattiamo dati personali dei nostri fornitori (inclusi i subappaltatori e le persone in qualunque modo collegate ai nostri fornitori e appaltatori) al fine di gestire le nostre attività commerciali e i contratti, nonché per ricevere servizi dai nostri fornitori.

I dati personali che elaboriamo sono generalmente limitati alle informazioni di contatto (nome del legale rappresentante e del responsabile del progetto, telefono, e-mail e altri dati di contatto) e informazioni di carattere finanziario (informazioni relative al pagamento).

Inoltre, utilizziamo i dati dei nostri fornitori anche per verificare se vi sia un conflitto di interessi o una restrizione in tema di indipendenza nella nomina del fornitore. Prima di contrattualizzare un nuovo fornitore, eseguiamo quindi verifiche in tema di indipendenza e altri controlli di base richiesti dalla legge o dalla normativa applicabile al nostro settore, ad esempio in materia di antiriciclaggio e anticorruzione.

La base giuridica al trattamento dei dati personali dei nostri fornitori è:

• l’esecuzione di un contratto,
• il rispetto di obblighi legali,
• il nostro legittimo interesse nella gestione di pagamenti, commissioni e spese e nella raccolta e nel recupero di crediti dovuti a EY,
• il nostro legittimo interesse a verificare eventuali conflitti di interessi o in relazione alla legislazione sull'indipendenza,
• il nostro legittimo interesse a salvaguardare EY nei confronti di attività in qualunque modo connesse a proventi di attività criminali o l'assistenza in altre attività illecite o fraudolente (ad esempio, il terrorismo).

EY / Ethics fornisce al personale di EY, ai clienti e ai terzi al di fuori di EY un mezzo per comunicare in via del tutto confidenziale, e in forma anonima o meno, un'attività che potrebbe comportare atteggiamenti non etici o illegali, che violino gli standard professionali o che sono in contrasto con il nostro EY Codice di Condotta Globale. Le comunicazioni possono essere inviate online o attraverso una linea telefonica sicura.

EY / Ethics contiene una propria informativa sulla privacy e il modulo di consenso, che descrivono le procedure poste in essere da EY in relazione a EY / Ethics. Invitiamo le persone che utilizzano EY / Ethics a fare riferimento alla suddetta informativa EY / Ethics e al relativo modulo di consenso.

Quando visiti un ufficio EY, trattiamo i tuoi dati personali al fine di fornirti determinate agevolazioni (come l'accesso ai nostri edifici e alle sale conferenze, o al sistema Wi-Fi), per controllare l'accesso ai nostri edifici e per tutelare i nostri uffici, il personale, i beni e le informazioni riservate (ad esempio, utilizzando una strumentazione di CCTV).

I dati personali che raccogliamo sono generalmente limitati al tuo nome, alle informazioni di contatto, alla posizione e al momento in cui entri e lasci il nostro ufficio.

Registrazione dei visitatori e badge di accesso

Richiediamo ai visitatori dei nostri uffici di registrarsi presso la reception e conserviamo tale registro dei visitatori per un breve periodo di tempo. Ai visitatori dei nostri uffici viene fornito un badge di accesso temporaneo per accedere ai medesimi. I registri dei visitatori verranno utilizzati per verificare la restituzione dei badge di accesso, in caso si verifichi un incidente di sicurezza e per scopi di emergenza (ad esempio, se un ufficio deve essere evacuato).

Wi-Fi

Registriamo e monitoriamo il traffico generato sulle nostre reti Wi-Fi. Ciò ci consente di visualizzare poche informazioni sul comportamento di un utente nella nostra rete, tuttavia ciò include la possibilità di visualizzare gli indirizzi di origine e destinazione da cui l'utente si sta connettendo.

CCTV

EY ha attivo un sistema di monitoraggio CCTV, nei limiti consentiti dalla legge. Le immagini CCTV sono archiviate in modo sicuro e sono accessibili unicamente in base alle necessità del caso concreto (ad esempio, se si è verificato un incidente). Siamo autorizzati a divulgare le immagini assunte con CCTV alle forze dell'ordine. Condivideremo anche le immagini CCTV con i nostri assicuratori al fine di elaborare eventuali reclami assicurativi, a seguito di un incidente. Le registrazioni CCTV vengono in genere eliminate o sovrascritte automaticamente dopo un breve periodo di tempo, a meno che non si sia in presenza di un problema che richiede ulteriori indagini.

La base giuridica al trattamento dei dati personali dei visitatori degli uffici EY è:

• il nostro legittimo interesse a tutelare i nostri uffici, il personale, i beni e le informazioni riservate,
• il nostro legittimo interesse nella prevenzione e nell'individuazione di reati e nell'esercizio di azioni legali.