Ønsket om indførsel af kontrolforanstaltninger kan bl.a. være begrundet i hensynet til driften eller tekniske og sikkerhedsmæssige forhold. Det kan dog som arbejdsgiver være vanskeligt at danne sig et overblik over de gældende regelsæt, hvis man ønsker at indføre kontrolforanstaltninger, der indebærer en form for overvågning af medarbejderne - særligt fordi arbejdsgivere i denne forbindelse skal iagttage både ansættelsesretlige- og databeskyttelsesretlige regler.
Artiklen omhandler de regelsæt, som arbejdsgivere skal være opmærksomme på ved indførsel af sådanne kontrolforanstaltninger, og artiklen vil særligt have fokus på kontrol af medarbejderes brug af elektronisk udstyr.
Det kan som arbejdsgiver være vanskeligt at danne sig et overblik over de gældende regelsæt, hvis man ønsker at indføre kontrolforanstaltninger, der indebærer en form for overvågning af medarbejderne - særligt fordi arbejdsgivere i denne forbindelse skal iagttage både ansættelsesretlige- og databeskyttelsesretlige regler.
Hvilke ansættelsesretlige betingelser gælder for indføring af kontrolforanstaltninger?
Du er som arbejdsgiver i henhold til ledelsesretten under visse betingelser berettiget til at indføre kontrolforanstaltninger over for dine medarbejdere.
Det er blandt andet en betingelse, at du kan godtgøre, at kontrolforanstaltningen har et driftsmæssigt formål og er sagligt begrundet, fx at foranstaltningen indføres af tekniske eller sikkerhedsmæssige hensyn.
Kontrolforanstaltningen skal derudover være proportional og må ikke gå videre end nødvendigt for at forfølge det driftsmæssige formål. Herudover må kontrolforanstaltningen heller ikke være krænkende over for medarbejderne. Endelig skal du som arbejdsgiver også sørge for at varsle kontrolforanstaltningerne over for medarbejderne, inden de indføres.
Er du som arbejdsgiver medlem af en arbejdsgiverforening under DA eller har tiltrådt en overenskomst, og ønsker du at indføre kontrolforanstaltninger, skal du ligeledes iagttage de særlige krav i ”Aftale om kontrolforanstaltninger”, som er indgået mellem DA og LO (nu FHO). Det følger nemlig af kontrolforanstaltningsaftalen på DA/LO-området, at kontrolforanstaltninger skal varsles overfor medarbejderne senest 6 uger inden de indføres, medmindre formålet med kontrolforanstaltningerne vil gå tabt, hvis de ikke straks indføres.
Hvad skal du rent databeskyttelsesretligt tage højde for ved etablering af kontrolforanstaltninger?
Hvis du som arbejdsgiver ønsker at indføre kontrolforanstaltninger i form af kontrol af medarbejderes elektroniske udstyr, herunder smartphones, computere og tablets, skal du huske også at tage højde for de databeskyttelsesretlige regler.
Kontrolforanstaltninger for elektronisk udstyr kan bl.a. være registrering af hjemmesidebesøg samt sikkerhedskopiering og gennemgang af medarbejdernes e-mails, herunder også tidligere medarbejderes e-mails.
Sådanne kontrolforanstaltninger vil ofte udgøre en behandling af personoplysninger om medarbejderen, og som følge heraf skal kontrolforanstaltningerne indføres i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler.
Det betyder bl.a., at du som arbejdsgiver skal have et behandlingsgrundlag, iagttage din oplysningspligt og sikre, at de overordnede betingelser om saglighed, gennemsigtighed og proportionalitet er opfyldt.
Såfremt man indfører - eller har indført - kontrolforanstaltninger, er det således vigtigt at sikre, at man i sin artikel 30-fortegnelse har foretaget en beskrivelse af og sikret et behandlingsgrundlag for kontrolforanstaltningen, ligesom man skal sørge for at give medarbejderen de nødvendige oplysninger om behandlingen af personoplysninger forbundet med kontrolforanstaltningen. Sidstnævnte kan med fordel sikres som en del af privatlivspolitikken til medarbejdere.
