Tuyên bố về quyền riêng tư

Khi Quý Vị yêu cầu chúng tôi cung cấp cho Quý Vị các dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân khi chúng tôi có lý do kinh doanh hợp lý liên quan đến các dịch vụ đó. Để biết tổng quan về dịch vụ của chúng tôi, vui lòng nhấp vào đây .
Trong bối cảnh cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho khách hàng, EY cũng xử lý dữ liệu cá nhân của những cá nhân không trực tiếp là khách hàng của chúng tôi (ví dụ: nhân viên, khách hàng hoặc nhà cung cấp của khách hàng của chúng tôi). Xem phần “Các cá nhân có dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập liên quan đến việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng của chúng tôi” để biết thêm thông tin.
Phần lớn dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập và sử dụng để cung cấp dịch vụ của chúng tôi được cung cấp một cách tự nguyện bởi (hoặc được chúng tôi thu thập từ các nguồn bên thứ ba theo yêu cầu của) khách hàng của chúng tôi. Vì lý do này, nếu Quý Vị là khách hàng của EY thì thông thường Quý Vị sẽ biết rõ dữ liệu cá nhân nào chúng tôi thu thập và sử dụng. Thông tin này có thể bao gồm:

• Thông tin cơ bản, như tên của bạn, công ty bạn làm việc, vị trí và mối quan hệ của bạn với một người
• Thông tin liên hệ, chẳng hạn như địa chỉ bưu chính, địa chỉ email và số điện thoại của bạn
• Thông tin tài chính, chẳng hạn như thông tin liên quan đến thanh toán
• Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào khác liên quan đến bạn hoặc các bên thứ ba khác mà bạn cung cấp cho chúng tôi nhằm mục đích nhận các dịch vụ của chúng tôi

Chúng tôi sử dụng thông tin này:

• Để cung cấp dịch vụ cho bạn
• Để quản lý mối quan hệ của giữa các bên và duy trì quan hệ hợp đồng
• Cho mục đích kế toán và thuế
• Để marketing và phát triển kinh doanh
• Để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định của chúng tôi
• Để thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền hợp pháp
• Cho mục đích lịch sử và thống kê

Do sự đa dạng của các dịch vụ chúng tôi cung cấp, chúng tôi xử lý nhiều loại dữ liệu cá nhân khác nhau. Vui lòng xem các ví dụ (không đầy đủ) bên dưới về danh mục dữ liệu cá nhân cho bốn dòng dịch vụ chính của chúng tôi:

Ngoài ra, chúng tôi cũng xử lý thông tin định danh và lý lịch như một phần của quy trình chấp nhận khách hàng, tài chính, quản trị và tiếp thị của chúng tôi, bao gồm tính độc lập trong kiểm toán, chống rửa tiền, xung đột, kiểm tra danh tiếng và tài chính cũng như nhằm thực hiện bất kỳ yêu cầu pháp lý hoặc quy định quản lý nào khác mà chúng tôi phải tuân theo.

Nội dung kiểm tra có thể bao gồm những điều sau đây:

• Xác minh danh tính: bằng chứng về tên và địa chỉ
• Quyền sở hữu có lợi cuối cùng đối với công ty và các pháp nhân khác
• Quyền sở hữu có lợi cuối cùng đối với công ty và các pháp nhân khác
• Kiểm tra chống rửa tiền, tiền thu được từ tội phạm và tài trợ khủng bố
• Kiểm tra những người tiếp xúc chính trị (PEP): những người có vai trò nổi bật trong chính phủ, tư pháp, tòa án, ngân hàng trung ương, đại sứ quán, lực lượng vũ trang và doanh nghiệp nhà nước, bao gồm các thành viên gia đình và các cộng sự thân cận
• Kiểm tra truyền thông có hại
• Kiểm tra danh sách chế tài của chính phủ
• Kiểm tra tính độc lập

Những hoạt động kiểm tra này được thực hiện vì lý do pháp lý, quy định hoặc kinh doanh và cần phải được lặp lại trong quá trình tham gia của chúng tôi. Trong khuôn khổ các hoạt động kiểm tra này, chúng tôi được yêu cầu xử lý dữ liệu phân loại đặc biệt (ví dụ: để xác minh xem bạn có phải là người tiếp xúc chính trị hay thu thập thông tin về kết án hình sự trong trường hợp cần thiết cho luật chống rửa tiền). Điều quan trọng là bạn cung cấp cho chúng tôi tất cả các thông tin và tài liệu cần thiết vì điều này ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ của chúng tôi cho bạn.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng của chúng tôi là:

Thực hiện hợp đồng

• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc cung cấp cho bạn các dịch vụ liền mạch, nhất quán, chất lượng cao và đảm bảo thanh toán kịp thời mọi khoản phí, chi phí và nợ đối với các dịch vụ của chúng tôi
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc tìm hiểu bất kỳ xung đột lợi ích hoặc thách thức nào liên quan đến pháp luật độc lập
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc bảo vệ EY chống lại việc vô tình xử lý số tiền thu được từ các hoạt động tội phạm hoặc hỗ trợ trong bất kỳ hoạt động bất hợp pháp hoặc lừa đảo nào khác (ví dụ: khủng bố)

Các cá nhân có dữ liệu cá nhân mà chúng tôi có được liên quan đến việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, EY xử lý dữ liệu cá nhân của những cá nhân mà chúng tôi không có mối quan hệ trực tiếp (theo hợp đồng hoặc theo cách khác). Ví dụ: nếu chúng tôi thực hiện kiểm toán theo luật định, đội dịch vụ của chúng tôi sẽ được yêu cầu kiểm toán sổ sách khách hàng của chúng tôi, có thể bao gồm dữ liệu bảng lương cho nhân viên của khách hàng, dữ liệu nhà cung ứng, quản trị tài chính, dữ liệu về người khiếu nại và thủ tục pháp lý. Lấy một ví dụ khác: nếu chúng tôi thực hiện đánh giá thẩm định về việc mua lại doanh nghiệp mục tiêu thay mặt cho khách hàng, EY có được dữ liệu cá nhân liên quan đến nhân viên, đội ngũ quản lý và khách hàng của doanh nghiệp mục tiêu.

Chúng tôi tìm kiếm xác nhận từ khách hàng của mình rằng họ có thẩm quyền cung cấp dữ liệu cá nhân cho chúng tôi liên quan đến việc thực hiện các dịch vụ và mọi dữ liệu cá nhân họ cung cấp cho chúng tôi đã được xử lý theo luật hiện hành.

Do tính đa dạng của các dịch vụ chúng tôi cung cấp, chúng tôi xử lý nhiều loại dữ liệu cá nhân như:

• Thông tin cá nhân (như tên, tuổi, dữ liệu sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân và quốc gia)
• Thông tin liên hệ (như số điện thoại, địa chỉ email và địa chỉ bưu chính)
• Thông tin tài chính (như tiền lương, bảng lương, thu nhập, đầu tư, phúc lợi và tình trạng thuế)
• Thông tin việc làm (như vai trò, cấp bậc, kinh nghiệm, dữ liệu hiệu suất và số lượng việc làm)

Đối với một số dịch vụ nhất định, chúng tôi cũng xử lý dữ liệu phân loại đặc biệt. Ví dụ, ở một số quốc gia thực hiện dịch vụ kê khai thuế liên quan đến việc xử lý các chi tiết thanh toán của khách hàng của chúng tôi, vợ/chồng và người phụ thuộc của họ đối với tư cách thành viên công đoàn, cho một đảng chính trị, để điều trị y tế hoặc cho một tổ chức từ thiện tôn giáo. Dữ liệu đó được thu thập có chủ ý và sẽ chỉ được sử dụng khi cần thiết liên quan đến việc cung cấp dịch vụ mà dữ liệu được thu thập, chẳng hạn như xác định tiền thuế chính xác trên thu nhập của khách hàng của chúng tôi và để yêu cầu khấu trừ thuế chính xác đối với các khoản thanh toán đó.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của các cá nhân có dữ liệu cá nhân mà chúng tôi có được liên quan đến việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng của chúng tôi là:

• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc đảm bảo khách hàng của chúng tôi được cung cấp các dịch vụ liền mạch, nhất quán và chất lượng cao trên toàn thế giới

Khi một công ty trải qua tình trạng mất khả năng thanh toán, một hoặc nhiều chuyên gia của EY trong dịch vụ về mất khả năng thanh toán ( chẳng hạn như, chuyên viên quản lý tài sản và chuyên viên thanh lý) có thể được chỉ định để quản lý công việc, kinh doanh và tài sản của công ty một cách đúng mực. Tương tự, khi bên nợ bị mất khả năng thanh toán hoặc phải tái cơ cấu, một hoặc nhiều chuyên gia trong dịch vụ về mất khả năng thanh toán của EY có thể được chỉ định để quản lý công việc, kinh doanh và tài sản của bên nợ đó.

Các thuật ngữ trong phần này:

• Người giữ chức vụ - đề cập đến các chuyên gia trong dịch vụ về mất khả năng thanh toán của EY.
• Công ty - đề cập đến thực thể mất khả năng thanh toán mà người giữ chức vụ đã được chỉ định.
• Bên nợ - đề cập đến cá nhân bị mất khả năng thanh toán hoặc tái cơ cấu.
• “Bạn” - đề cập đến các đối tượng dữ liệu liên quan đến thủ tục mất khả năng thanh toán của công ty hoặc bên nợ.

Khi cung cấp dịch vụ mất khả năng thanh toán, EY xử lý dữ liệu cá nhân của bạn vì lợi ích hợp pháp của việc hỗ trợ người giữ chức vụ trong việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý và quy định liên quan đến các thủ tục mất khả năng thanh toán. Để rõ ràng, công ty hoặc bên nợ vẫn là người kiểm soát dữ liệu cá nhân của bạn được xử lý cho các mục đích không liên quan đến nghĩa vụ pháp lý và quy định của người giữ chức vụ.

Hầu hết dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý được lấy trực tiếp từ bạn, nhưng chúng tôi cũng gián tiếp lấy dữ liệu cá nhân về bạn.

Người giữ chức vụ và EY xử lý dữ liệu cá nhân của bạn cho các mục đích sau (chưa đầy đủ):

• Giao tiếp với công ty hoặc chủ nợ của bên nợ và chủ nợ cá nhân: thông tin cụ thể cần thiết để thực hiện nhiệm vụ theo luật định (ví dụ: thông tin này sẽ được sử dụng để đánh giá quyền lợi đối với bất kỳ khoản cổ tức nào phải được trả)
• Cung cấp tài liệu tham khảo hoặc báo cáo cho các cơ quan chính phủ, cơ quan quản lý và các cơ quan thích hợp liên quan đến việc giữ chức vụ công hoặc trả lời các yêu cầu
• Cung cấp lợi nhuận theo luật định
• Mục đích quản trị theo trường hợp, bao gồm bán thanh lý tài sản, thỏa thuận khiếu nại và thanh toán phân phối
• Xử lý cho các mục đích cá nhân của nhân viên theo luật pháp và các chính sách riêng của công ty
• Quản lý bảng lương, hoàn thiện hóa đơn, kiểm soát tín dụng và các dữ liệu khác liên quan đến tài chính của công ty
• Việc cung cấp thông tin hợp lý và hợp pháp cho các bên quan tâm
• Phòng ngừa và phát hiện tội phạm hoặc gian lận
• Thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ các quyền hợp pháp, tư vấn pháp lý, thực hiện hoặc bảo vệ các thủ tục tố tụng
• Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý mà công ty hoặc bên nợ phải tuân theo
• Mục đích quản lý chất lượng và rủi ro

Các loại dữ liệu cá nhân được xử lý cho các mục đích trên bao gồm (nhưng không giới hạn) tên, địa chỉ, thông tin nhận dạng, thông tin bảng lương, cũng như bất kỳ thông tin nào với các giao dịch của bạn với công ty hoặc bên nợ cần thiết cho việc thực hiện các nghĩa vụ theo luật định của người giữ chức vụ trong suốt thủ tục mất khả năng thanh toán.

Bạn có một số quyền liên quan đến dữ liệu cá nhân của bạn. Nếu bạn có một truy vấn hoặc muốn thực hiện các quyền của mình, vui lòng gửi yêu cầu bằng văn bản cho bên chịu trách nhiệm về dữ liệu cá nhân của bạn (công ty, bên nợ hoặc người giữ chức vụ) bằng cách sử dụng các chi tiết liên hệ được cung cấp trong mục thông tin liên hệ về khả năng thanh toán.

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân về các liên hệ (khách hàng cũ, khách hàng đang có và khách hàng tiềm năng, và cá nhân được thuê hoặc liên kết với các khách hàng đó và các liên hệ kinh doanh khác, như cựu nhân viên, chuyên gia tư vấn, cơ quan quản lý và nhà báo) trong hệ thống CRM của chúng tôi. Các hệ thống CRM này hỗ trợ các hoạt động marketing của EY. Các liên hệ trong các hệ thống CRM của chúng tôi sẽ được gửi tài liệu Tư duy Lãnh đạo của EY, bản tin, tài liệu marketing, cơ hội học tập, khảo sát và lời mời tham gia các sự kiện. 

Trong các hệ thống CRM của chúng tôi, chúng tôi xử lý các phân loại dữ liệu cá nhân sau:

• Tên, chức danh công việc, địa chỉ, địa chỉ email, số điện thoại và số fax
• Tên của chủ lao động hoặc tổ chức mà cá nhân được liên kết với
• Tiếp thị và sở thích của người dùng, bao gồm việc người đó có chọn tham gia truyền thông tiếp thị hay không
• Phản hồi với các lời mời, hoạt động đọc và xác nhận tham dự sự kiện thông qua sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để điều chỉnh thông tin liên lạc của chúng tôi

Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu phân loại nhạy cảm, trừ khi bạn cung cấp cho chúng tôi dữ liệu đó (ví dụ: các yêu cầu ăn kiêng đặc biệt tiết lộ liên kết tôn giáo của bạn hoặc bất kỳ dị ứng thực phẩm nào), nếu bạn tham dự một trong các sự kiện của chúng tôi.

Dữ liệu về những mối liên hệ công việc trong cơ sở dữ liệu tiếp thị của chúng tôi chưa có tương tác tích cực với EY sẽ được xóa định kỳ theo yêu cầu quản lý hiện hành. Nếu Quý Vị đã chọn không nhận các ấn phẩm của EY trong tương lai, thông tin liên hệ cơ bản của Quý Vị có thể vẫn còn trong danh sách chọn không tham gia của chúng tôi.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của các đầu mối liên hệ trong công việc là:

• Đồng ý rõ ràng của đầu mối liên hệ trong công việc
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc quản lý mối quan hệ với các đầu mối liên hệ công việc của chúng tôi và cung cấp thông tin về EY, các dịch vụ và sự kiện chúng tôi tổ chức

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân về những người tham gia các cuộc họp, hội nghị, sự kiện và buổi học (sự kiện) của EY. Chúng tôi sử dụng các ứng dụng khác nhau để quản lý các quy trình đăng ký sự kiện, ứng dụng nào sẽ chứa các thông báo bảo mật của riêng họ giải thích lý do và cách dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý bởi các ứng dụng này. Chúng tôi khuyến khích người tham gia tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các ứng dụng đó.

Là một phần của quy trình quản lý sự kiện, chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân sau (nhưng chỉ trong phạm vi cần thiết cho một sự kiện cụ thể):

• Tên, tuổi hoặc ngày sinh
• Thông tin nhân sự của khách hàng (thông tin về nhà, văn phòng và doanh nghiệp)
• Số thẻ tín dụng hoặc số thẻ ghi nợ
• Thông tin khách hàng (thông tin về nhà, văn phòng và doanh nghiệp)
• Địa chỉ email
• Giới tính
• Địa chỉ nhà hoặc địa chỉ liên lạc khác
• Tên của nhà tuyển dụng (EY hoặc công ty)
• Nghề nghiệp (chức danh công việc)
• Số hộ chiếu
• URL web cá nhân (nếu bạn có một trang web cá nhân mà bạn muốn chia sẻ)
• Số điện thoại hoặc fax
• Dữ liệu liên quan đến sự kiện như: Hạn chế về chế độ ăn uống hoặc yêu cầu đặc biệt, trạng thái đăng ký, trạng thái/loại người tham gia, tham gia phỏng vấn trên phương tiện truyền thông, trải nghiệm sự kiện trước đó, thời gian đến/thời gian khởi hành, thời gian nhận/trả phòng khách sạn, thông tin chuyến bay (hãng hàng không, ngày đến và ngày đi)

Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu phân loại nhạy cảm, trừ khi bạn cung cấp cho chúng tôi dữ liệu đó (ví dụ: các yêu cầu ăn kiêng đặc biệt tiết lộ liên kết tôn giáo của bạn hoặc bất kỳ dị ứng thực phẩm hoặc dữ liệu nào khác liên quan đến sức khỏe của bạn để cung cấp hỗ trợ cho người tham gia, nếu cần, ví dụ, nếu có yêu cầu cần một chiếc xe lăn).

Những người tham dự các sự kiện của EY được tổ chức tại các địa điểm bên ngoài được yêu cầu mang theo ảnh định danh cho mục đích nhận dạng để bảo vệ người, tài sản và thông tin của chúng tôi và để ngăn chặn người không được phép lọt vào các sự kiện của EY ở địa điểm bên ngoài.

EY được phép chụp ảnh và ghi âm thanh hoặc video trong các khu vực công cộng trong các sự kiện của EY. Chúng tôi sử dụng phương tiện truyền thông như vậy trong các tài liệu marketing của chúng tôi. Hình ảnh và tiếng nói của người tham dự sẽ được ghi lại. Bản ghi sẽ được chỉnh sửa, sao chép, trưng bày, xuất bản hoặc phân phối.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của người tham gia là:

• Sự đồng ý rõ ràng của người tham gia
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc tổ chức các sự kiện và quản lý quá trình đăng ký cho các sự kiện đó.
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc bảo vệ người, tài sản và thông tin của chúng tôi và để ngăn chặn người không được phép lọt vào các sự kiện của EY ở địa điểm bên ngoài.
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc cung cấp thông tin về EY, các dịch vụ và sự kiện chúng tôi tổ chức

Chúng tôi cung cấp cho người dùng bên ngoài quyền truy cập vào các ứng dụng khác nhau do chúng tôi quản lý (ví dụ Cổng thông tin Khách hàng EY và nền tảng My EY). Trong trường hợp các ứng dụng đó xử lý các dữ liệu cá nhân nằm ngoài thông tin liên hệ cơ bản được sử dụng cho mục đích xác thực ứng dụng, các ứng dụng đó sẽ có thông báo riêng về quyền riêng tư nhằm giải thích lý do và cách thức dữ liệu cá nhân được các ứng dụng đó thu thập và xử lý. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng ứng dụng của chúng tôi tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các ứng dụng đó.

EY sử dụng nhiều công cụ khác nhau để duy trì bảo mật cho cơ sở hạ tầng CNTT của chúng tôi, bao gồm cả các cơ sở email của chúng tôi. Ví dụ về các công cụ đó là:

• Các hệ thống quét email đến người nhận của EY để tìm các tệp đính kèm và URL đáng ngờ, nhằm ngăn chặn các cuộc tấn công phần mềm độc hại
• ·       Các công cụ cung cấp phát hiện mối đe dọa điểm cuối để phát hiện các cuộc tấn công độc hại
• Các công cụ chặn nội dung hoặc trang web nhất định

Nếu bạn trao đổi thư từ qua email với người nhận của EY, email của bạn sẽ được quét bởi các công cụ mà EY vận hành để duy trì bảo mật cơ sở hạ tầng CNTT của mình, điều này có thể dẫn đến nội dung được đọc bởi những người được ủy quyền của EY ngoài người nhận dự định.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của các cá nhân trao đổi thư từ với EY qua email:

• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc bảo vệ cơ sở hạ tầng CNTT của chúng tôi khỏi bị truy cập trái phép hoặc rò rỉ dữ liệu
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc phân tích lưu lượng email

Dịch vụ điện thoại của EY được lưu trữ nội bộ tại EY. Khi Quý Vị gọi cho nhân viên EY, chỉ có số điện thoại của Quý Vị được lưu trữ trên máy chủ EY và sẽ được gửi đến người nhận cuộc gọi của Quý Vị trên thiết bị cầm tay của người nhận cuộc gọi đó và qua email. Những thông tin có thể được sử dụng để nhận dạng cá nhân khác sẽ không được thu thập nhưng các nhật ký và báo cáo kỹ thuật có thể được lưu trữ nhằm mục đích xử lý sự cố.

Dịch vụ thư thoại của EY do Microsoft cung cấp. Khi Quý Vị gọi cho nhân viên EY và để lại thư thoại, thư thoại này và mọi dữ liệu cá nhân trong đó sẽ được lưu trữ trên máy chủ Microsoft Azure toàn cầu và sẽ được gửi đến người nhận cuộc gọi của Quý Vị dưới dạng clip thoại MP3 trong một email. Microsoft sẽ không lưu trữ nhật ký cuộc gọi liên quan đến các cuộc gọi của Quý Vị cho nhân viên EY.

Cơ sở hợp pháp cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của những người liên lạc với EY qua dịch vụ điện thoại và thư thoại:

• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc duy trì mạng lưới liên lạc

Chúng tôi thu thập thông tin từ và về các ứng viên liên quan đến các cơ hội việc làm có sẵn tại EY. Thông tin mà chúng tôi thu thập, cách thức sử dụng thông tin và thời gian thu thập thông tin khác nhau tùy thuộc vào quốc gia bạn đăng ký xin việc. Như một vấn đề chung, dữ liệu chúng tôi thu thập về ứng viên xin việc của chúng tôi bao gồm sơ yếu lý lịch hoặc CV, tài liệu nhận dạng, hồ sơ học tập, lịch sử công việc, thông tin việc làm và thư giới thiệu.

Chúng tôi sử dụng dữ liệu cá nhân của bạn để khớp các kỹ năng, kinh nghiệm và học vấn của bạn với các vai trò cụ thể do EY đề nghị. Thông tin này được chuyển đến các nhà quản lý tuyển dụng có liên quan và những người tham gia vào quy trình tuyển dụng để quyết định có nên mời bạn đi phỏng vấn hay không. EY sẽ thu thập thêm thông tin nếu bạn được mời đến giai đoạn phỏng vấn (hoặc tương đương) trở đi. Thông tin như vậy bao gồm ghi chú phỏng vấn, kết quả đánh giá, thông tin phản hồi và chi tiết đề nghị.

Liên quan đến các hoạt động tuyển dụng của chúng tôi bao gồm các thủ tục nộp đơn xin việc và nhận vào làm việc, chúng tôi cũng thu thập dữ liệu phân loại đặc biệt từ các ứng viên trong trường hợp chúng tôi có nghĩa vụ để làm như vậy theo luật lao động. Thông tin này có liên quan đến môi trường làm việc trong tương lai của họ tại EY hoặc việc cung cấp phúc lợi làm việc trong tương lai hoặc với sự đồng ý rõ ràng của cá nhân, trong trường hợp việc thu thập thông tin đó được pháp luật cho phép. Ví dụ: khi được cho phép theo luật hiện hành, chúng tôi sẽ thu thập thông tin về những khuyết tật của một cá nhân để phân tích tính đa dạng của lực lượng lao động của chúng tôi. Sau khi được nhận vào làm việc, cung cấp thông tin cá nhân về khuyết tật của cá nhân đó cũng sẽ được sử dụng để cung cấp một môi trường làm việc phù hợp. Chúng tôi cũng sẽ cần tiến hành kiểm tra lý lịch hình sự đối với một số ứng cử viên để đánh giá liệu những người này có đủ điều kiện làm việc tại EY hoặc làm việc cho khách hàng của EY. Ở một số quốc gia, chúng tôi cũng sẽ yêu cầu các ứng cử viên cung cấp thông tin đa dạng về chủng tộc và dân tộc của họ và xu hướng tính dục cho mục đích theo dõi tính đa dạng, mặc dù việc cung cấp thông tin này sẽ hoàn toàn tự nguyện. Tuy nhiên, trong trường hợp một ứng viên không tự nguyện cung cấp thông tin như vậy, chúng tôi có thể được pháp luật yêu cầu phải tự đánh giá các tiêu chí đó.

Các công cụ và trang web tuyển dụng của chúng tôi chứa các thông báo về quyền riêng tư của riêng họ giải thích lý do và cách dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý bởi các ứng dụng đó. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng các công cụ và trang web tuyển dụng của chúng tôi để tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các công cụ và trang web đó.

Tùy thuộc vào quốc gia nơi bạn nộp đơn, EY thu thập dữ liệu cá nhân về các ứng cử viên (“bạn”) từ các nguồn sau:

• Trực tiếp từ bạn - ví dụ: thông tin bạn đã cung cấp khi đăng ký vào vị trí trực tiếp thông qua trang web nghề nghiệp của EY (để biết thêm thông tin về việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn thông qua hệ thống quản lý tuyển dụng toàn cầu của chúng tôi, vui lòng đọc tuyên bố về dữ liệu quyền riêng tư có sẵn trong hệ thống này)
• Từ các đơn vị tuyển dụng - ví dụ: khi một đơn vị tuyển dụng có thông tin chi tiết của bạn liên hệ với chúng tôi để gợi ý bạn là một ứng viên tiềm năng;
• Thông qua các nguồn có sẵn công khai trực tuyến - ví dụ: nơi bạn có một hồ sơ chuyên nghiệp được đăng trực tuyến (ví dụ: trên trang web của nhà tuyển dụng hiện tại của bạn hoặc trên một trang web mạng lưới chuyên nghiệp, chẳng hạn như LinkedIn)
• Bằng cách giới thiệu - ví dụ: thông qua giới thiệu từ nhân viên cũ hoặc chủ lao động, hoặc từ người giới thiệu bạn đã xác định
• Kết quả kiểm tra sàng lọc lý lịch

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên xin việc của chúng tôi là:

• Sự đồng ý rõ ràng của ứng viên
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc thu hút, xác định và tìm nguồn nhân tài
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi để xử lý và quản lý các đơn xin việc cho các vai trò tại EY, bao gồm sàng lọc và lựa chọn ứng cử viên
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi để tuyển dụng và nhận vào ứng viên bằng cách đưa ra lời đề nghị cho các ứng viên thành công, và thực hiện kiểm tra sàng lọc trước khi làm việc
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi để quản lý các trang web nghề nghiệp của chúng tôi (bao gồm tiến hành phân tích thống kê)
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định (khi tiến hành kiểm tra lý lịch để đảm bảo ứng viên đủ điều kiện làm việc)

EY hy vọng sẽ duy trì mối quan hệ suốt đời hai bên cùng có lợi với các cựu nhân viên EY (cựu lãnh đạo, nhân viên và nhà thầu). Nếu chúng tôi mời bạn đến với cộng đồng cựu nhân viên của chúng tôi, tên của bạn, chi tiết liên hệ, vai trò, văn phòng EY cuối cùng, cấp bậc, mảng dịch vụ và quốc gia sẽ được sử dụng để tạo một bản hồ sơ cho bạn có trong một trong các cơ sở dữ liệu cựu nhân viên của chúng tôi, trừ khi bạn cho biết rằng bạn là không quan tâm đến việc tham gia chương trình cựu nhân viên EY. Bạn có cơ hội tạo một hồ sơ chi tiết hơn và quyết định số lượng thông tin bổ sung bạn muốn chia sẻ với EY và cộng đồng cựu nhân viên rộng lớn hơn.

Cơ sở dữ liệu cựu nhân viên của chúng tôi chứa các thông báo về quyền riêng tư của riêng họ giải thích lý do và cách dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý bởi các ứng dụng đó. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng cơ sở dữ liệu cựu nhân viên của chúng tôi tham khảo các thông báo về quyền riêng tư có sẵn trên các ứng dụng đó.

Các căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của cựu nhân viên của chúng tôi là:

• Sự đồng ý rõ ràng của cựu nhân viên
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc duy trì mối quan hệ bền chặt với cựu nhân viên của chúng tôi, gửi các ấn phẩm về EY và các dịch vụ của chúng tôi, mời cựu nhân viên đến các sự kiện, và giúp cựu nhân viên giữ liên lạc với các cựu nhân viên khác.

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân về các nhà cung ứng của chúng tôi (bao gồm cả các nhà thầu phụ, và các cá nhân liên quan đến nhà cung ứng và nhà thầu của chúng tôi) để quản lý mối quan hệ và hợp đồng của chúng tôi, và nhận dịch vụ từ các nhà cung ứng của chúng tôi.

Dữ liệu cá nhân chúng tôi xử lý thường giới hạn ở thông tin liên hệ (tên, tên của chủ lao động, điện thoại, email và các chi tiết liên hệ khác) và thông tin tài chính (thông tin liên quan đến thanh toán).

Ngoài ra, chúng tôi cũng sử dụng dữ liệu về các nhà cung ứng của mình để kiểm tra xem liệu chúng tôi có xung đột lợi ích hoặc hạn chế độc lập kiểm toán đối với việc chỉ định nhà cung ứng. Trước khi chúng tôi tiếp nhận một nhà cung ứng mới, chúng tôi cũng tiến hành kiểm tra sự độc lập kiểm toán và kiểm tra lý lịch khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc quy định, ví dụ, truyền thông bất lợi, hối lộ và tham nhũng, và kiểm tra tội phạm tài chính khác.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng của chúng tôi là:

• Thực hiện hợp đồng
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý hoặc quy định
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc quản lý các khoản thanh toán, phí và lệ phí, và để thu và thu hồi tiền nợ EY
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc tìm hiểu bất kỳ xung đột lợi ích hoặc thách thức nào liên quan đến pháp luật độc lập
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc bảo vệ EY chống lại việc vô tình xử lý số tiền thu được từ các hoạt động tội phạm hoặc hỗ trợ trong bất kỳ hoạt động bất hợp pháp hoặc lừa đảo nào khác (ví dụ: khủng bố)

EY/Đạo đức cung cấp cho nhân sự EY, khách hàng của EY và những người khác ngoài EY phương tiện để báo cáo một cách bí mật và ẩn danh hoặc không ẩn danh một hoạt động liên quan đến hành vi phi đạo đức hoặc bất hợp pháp mà điều đó vi phạm các tiêu chuẩn chuyên môn hoặc không phù hợp theo cách khác với Quy tắc Ứng xử Toàn cầu EY của chúng tôi. Việc báo cáo có thể được thực hiện trực tuyến hoặc qua đường dây nóng điện thoại.

EY/Đạo đức có biểu mẫu y thông báo và chấp thuậnt fvề quyền riêng tư của riêng chúng tôi, trong đó mô tả các biện pháp mà EY thực hiện theo liên quan đến EY/Đạo đức. Chúng tôi khuyến khích các cá nhân sử dụng EY/Đạo đức tham khảo thông báo và mẫu chấp thuận EY/Đạo đức này.

Khi bạn đến thăm văn phòng EY, chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nhằm cung cấp cho bạn một số tiện lợi (như quyền đi vào các tòa nhà và phòng hội nghị của chúng tôi hoặc sử dụng Wi-Fi), để kiểm soát quyền đi vào các tòa nhà của chúng tôi, và để bảo vệ văn phòng, nhân viên của chúng tôi, hàng hóa và thông tin bí mật (ví dụ: bằng cách sử dụng camera quan sát).

Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập thường giới hạn ở tên của bạn, thông tin liên hệ, vị trí và thời gian bạn bước vào và rời khỏi văn phòng của chúng tôi.

Hồ sơ khách truy cập và thẻ truy cập
Chúng tôi yêu cầu khách đến văn phòng của chúng tôi phải đăng ký tại quầy lễ tân và chúng tôi lưu trữ hồ sơ khách đó trong một khoảng thời gian ngắn. Khách đến thăm văn phòng của chúng tôi được cấp thẻ truy cập tạm thời để vào văn phòng của chúng tôi. Hồ sơ khách truy cập của chúng tôi sẽ được sử dụng để xác minh rằng thẻ truy cập đã được trả lại, xem xét sự cố bảo mật và cho các mục đích khẩn cấp (ví dụ: nếu một văn phòng cần được sơ tán).

WifiChúng tôi theo dõi và ghi lưu lượng truy cập trên các mạng Wi-Fi của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi xem thông tin hạn chế về hành vi trên mạng của người sử dụng, nhưng cũng sẽ bao gồm khả năng nhìn thấy ít nhất các địa chỉ nguồn và đích mà người sử dụng đang kết nối từ đâu và đến đâu.

Camera quan sát (CCTV)
EY sử dụng camera quan sát khi pháp luật cho phép. Hình ảnh camera quan sát được lưu trữ an toàn và chỉ có thể truy cập được khi cần biết (ví dụ: để xem xét một sự cố). Chúng tôi được phép tiết lộ hình ảnh camera quan sát cho các cơ quan thực thi pháp luật. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ hình ảnh camera quan sát với các công ty bảo hiểm của chúng tôi nhằm mục đích xử lý yêu cầu bồi thường bảo hiểm do xảy ra sự cố. Các bản ghi của camera quan sát thường bị xóa hoặc tự động ghi đè sau một khoảng thời gian ngắn trừ khi xác định được vấn đề cần điều tra thêm.

Căn cứ pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của khách đến thăm văn phòng EY là:

• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc bảo vệ văn phòng, nhân viên, hàng hóa và thông tin mật của chúng tôi
• Lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc ngăn chặn và phát hiện tội phạm, và thiết lập, thực hiện và bào chữa các khiếu nại pháp lý