Hoe EY vertrouwen en samenwerking ondersteunt om duurzame drinkwatervoorziening te verzekeren

EY ondersteunde De Watergroep en FARYS|TMVW bij onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden in een gezamenlijke dochteronderneming.

In het kort:

• Een multidisciplinair team van EY hielp twee drinkwaterbedrijven de meerwaarde van samenwerking te begrijpen, het optimale samenwerkingsscenario te kiezen en uit te voeren, en het vertrouwen tot stand te brengen dat de samenwerking vlot en soepel helpt lopen.
• Beide drinkwaterbedrijven gaven na het samenwerkingsonderzoek het vertrouwen aan EY om ook de effectieve oprichting en opstart van de dochteronderneming te begeleiden.
  
• EY droeg hierbij bijzondere zorg voor het tot stand helpen komen van ‘inter-organisationeel vertrouwen’.

Het klimaat is in beweging en dit heeft grote gevolgen voor mens en samenleving. Naast acties om de klimaatverandering zelf te mitigeren, moeten we als samenleving de weerbaarheid van onze kritieke infrastructuur tegen de gevolgen van klimaatverandering en daarmee geassocieerde risico’s (droogte, waterschaarste en waterverontreiniging) versterken. Daarom richtten De Watergroep en FARYS|TMVW een gezamenlijke dochteronderneming op, die beide moederbedrijven toelaat kennis en expertise te bundelen om onder alle omstandigheden een betaalbare, kwaliteitsvolle, veerkrachtige en duurzame drinkwatervoorziening in Vlaanderen te verzekeren.
 

Een robuust, duurzaam en slim watersysteem

Kwaliteitsvolle drinkwatervoorziening is een hoeksteen voor een gezonde samenleving, maar staat onder druk van de gevolgen van klimaatverandering. Door klimaatverandering komt immers zowel de beschikbaarheid van voldoende drinkwater als de kwaliteit van het beschikbare water onder druk te staan. De verwachte effecten zijn zodanig dat acties en maatregelen nodig zijn om de drinkwatervoorziening ook op lange termijn zeker te stellen. Maatschappelijke ‘sense of urgency’ hierrond is duidelijk aanwezig. Zo wil de Vlaamse overheid door middel van een ‘Blue deal’ middelen, instrumenten en partners uit verschillende sectoren samenbrengen om deze kwestie samen te tackelen op een structurele manier. Onder waterbedrijven ontstaat een dynamiek om samenwerking in kader van een integraal waterbeheer te verkennen. Om tegemoet te komen aan de uitdagingen is er immers nood aan innovatieve projecten in een kader van integraal waterbeheer, die de weerbaarheid van het drinkwatersysteem tegen de impact van klimaatverandering versterken. Door samenwerking kan naar een meer robuust, duurzaam en slim watersysteem gegroeid worden.

Om de toekomstige drinkwatervoorziening op operationeel, tactisch en strategisch niveau te organiseren zodat het de impact van klimaatverandering beter kan doorstaan, lanceren De Watergroep en FARYS|TMVW een daadkrachtige samenwerking door de gezamenlijke dochterorganisatie ‘Waterunie’ op te richten. Deze dochterorganisatie zal instaan voor de aansturing en coördinatie van productie en toevoer, distributie, transport en monitoring van de watervoorziening op het betreffende grondgebied.
 

Een multidisciplinair EY team met kennis en vooral veel goesting

EY ondersteunde beide drinkwaterbedrijven gedurende 1 jaar met enerzijds een onderzoek naar samenwerkingsmogelijkheden en anderzijds de implementatie van de samenwerking in de vorm van de oprichting van een dochterorganisatie. Gezien de complexiteit van dit traject heeft EY deze opdracht vanuit verschillende invalshoeken benaderd met een multidisciplinair team (Strategy & Transactions, Tax, EY Law, Transformation Delivery en People Advisory Services). Het project verliep als volgt:

1. In de eerste fase maakte EY een omgevingsanalyse om uitdagingen te schetsen en de huidige situatie bij de twee moederbedrijven in kaart te brengen vanuit strategisch-financieel, juridisch, personeelsmatig, organisatorisch en fiscaal perspectief. Zo kwam het onderzoeksteam tot een beter begrip van de strategische én financieel-economische meerwaarde die verschillende samenwerkingsvormen ten opzichte van die uitdagingen zou kunnen bieden. In overleg met de opdrachtgevers werd besloten dat de samenwerking van start zou gaan met een dochteronderneming als pilootproject rond vier pijlers werkt: gezamenlijke (automatisering van) netmonitoring- en sturing, gezamenlijk optimaliseren van opslagcapaciteit, gezamenlijk optimaliseren van aan-en verkoopcontracten en gezamenlijk coördineren van investeringen.
   
   
2. Vervolgens voerde het EY-team vanuit verschillende disciplinaire invalshoeken een analyse uit van scenario’s voor de oprichting van een dochteronderneming, die werden doorvertaald naar implicaties op gebied van aansturingsmodellen, organisatievormgeving, financiën, fiscaliteit en juridische impact. EY leverde een eindrapport op dat een principiële beslissing door de respectievelijke raden van bestuur mogelijk maakte over het te verkiezen scenario voor de oprichting van een gezamenlijke dochter. Daarnaast werd een concrete roadmap uitgewerkt voor de eigenlijke oprichting van de gezamenlijke dochter.
   
   
3. Na deze eerste opdracht kreeg EY het vertrouwen van beide opdrachtgevers om ook de effectieve oprichting en opstart van de dochteronderneming te begeleiden. Hetzelfde multidisciplinaire EY-team werkte samen met de opdrachtgever op basis van de business case en roadmap voor oprichting, om de nodige juridische, btw-technische, fiscale, operationele en strategische overeenstemming te bereiken tussen beide moederbedrijven. Het projectteam vertaalde dit alles naar formele oprichtingsdocumenten in het kader van het bestuurlijke toezicht door de Vlaamse overheid (statuten, oprichtingsverslagen, interne reglementen, aandeelhoudersovereenkomsten, dienstverleningsovereenkomsten, etc.), strategische sturingsinstrumenten (business plan met missie, visie, strategische en operationele doelstellingen) en sturingsorganen voor de dochteronderneming.
   
   
4. Eind maart 2022 werd de dochteronderneming ‘Waterunie’ opgericht. Vanaf dit moment voorziet EY verdere ondersteuning voor de stuurgroep en de Raad van Bestuur van ‘Waterunie’, op basis van de in het implementatietraject opgeleverde strategische sturingsinstrumenten.
    

Vertrouwen als smeermiddel voor samenwerking

Waterunie werd juridisch opgericht na fiat van de Vlaamse regering, de Raden van Bestuur en de Algemene Vergaderingen van de moederbedrijven. De nieuwe organisatie was volledig operationeel op 30 maart 2022 met alle juridische, fiscale, organisatorische en strategische instrumenten en werd daarmee opgeleverd binnen tijd en budget.

Van bij de start was het opbouwen van vertrouwen tussen beide moederbedrijven prioritair. Uit onderzoek blijkt immers dat wederzijds vertrouwen een essentieel onderdeel is van succesvolle samenwerking op termijn. Het EY-team paste daarvoor inzichten uit wetenschappelijk onderzoek toe, waarin de totstandkoming van inter-organisationeel vertrouwen wordt gezien als een proces waarin percepties die organisatie hebben over elkaars betrouwbaarheid leiden tot wederzijdse bereidheid om zich kwetsbaar op te stellen ten opzichte van mekaar, waardoor ze uiteindelijk meer risico’s durven nemen in de wederzijdse relatie. Dit proces van vertrouwensopbouw wordt gestut door institutionele, calculatieve en relationele fundamenten, waaraan het EY-team doorheen het hele ondersteuningstraject gebouwd heeft.

Institutionele fundamenten

Uit onderzoek blijkt dat de aanwezigheid van ‘institutionele fundamenten’ van vertrouwen een positieve invloed heeft op alle dimensies van vertrouwensopbouw. Het EY-team voerde daartoe een heldere juridisch-technische (incl. fiscale) risico- en scenario-analyse uit, ontwierp statuten, samenwerkingsovereenkomst, aandeelhoudersovereenkomst, dienstenovereenkomst, interne reglementen, en ondersteunde bij de procedure voor het bestuurlijk toezicht. Tevens werkte EY een heldere procesmatige aanpak uit (roadmap) die steeds voor houvast en duidelijkheid zorgde in de te ondernemen stappen, waardoor het project binnen budget, scope, en tijd werd opgeleverd. De institutionele helderheid en duidelijkheid die hierdoor tot stand komt verlicht de complexiteit en onzekerheid over formele aspecten van samenwerking en creëert daardoor ruimte voor gezamenlijke reflectie over mogelijke kosten en baten van samenwerking. Daardoor kan vertrouwen op een meer diepgaand niveau tot stand komen.

Calculatieve fundamenten

Duidelijkheid over kosten en baten is immers één van de belangrijkste ‘calculatieve fundamenten’ van vertrouwen in inter-organisationele samenwerking. Calculatieve fundamenten beïnvloeden voornamelijk de bereidheid om zich kwetsbaar op te stellen tegenover elkaar. Het EY-team werkte aan de hand van een financieel-economische analyse een business case op strategisch, tactisch en operationeel niveau uit voor de samenwerking. De haalbaarheid van deze case werd bovendien getoetst vanuit een juridisch, financieel, personeelsmatig en fiscaal perspectief aan de hand van zes mogelijke scenario’s voor oprichting van een gezamenlijke dochteronderneming. Aan de hand van deze analyse kreeg de klant duidelijk zicht op de voordelen, de nadelen, de haalbaarheid en de randvoorwaarden voor succesvolle samenwerking. Aangezien deze analyse voornamelijk de gedeelde voordelen en haalbaarheid van de samenwerking benadrukte, vormde ze een fundament van vertrouwen dat bijdroeg aan de bereidheid van beide moederbedrijven om zich kwetsbaar op te stellen ten opzichte van elkaar, om zodanig de geïdentificeerde gedeelde voordelen van samenwerking te kunnen realiseren.

Relationele fundamenten

‘Relationele fundamenten’ hebben tenslotte vooral impact op percepties over de betrouwbaarheid van een andere partij in inter-organisationele samenwerking. Ze krijgen vaak niet de aandacht die ze verdienen bij de opbouw van samenwerking tussen organisaties, en worden onder de vage noemer ‘de menselijke factor’ vaak weggezet als irrationele of emotionele factoren in het proces van samenwerkingsopbouw. Nochtans blijkt uit onderzoek dat investering in de relatie tussen sleutelpersonen die hun organisaties vertegenwoordigen de meest persoonlijke, diepgaande en impactvolle fundamenten voor vertrouwen leggen in samenwerking tussen organisaties. Ze dringen immers door tot de onderliggende percepties van betrouwbaarheid die de vertegenwoordigers van twee organisatie van mekaar en van mekaars organisatie hebben.

Het EY-team heeft daarom ook expliciet zorg gedragen voor deze relationele fundamenten, door de sleutelpersonen in elk van de moederbedrijven te ondersteunen in een proces van geleidelijke en begeleide kennismaking, aftasting en relatie-opbouw aan de hand van frequent status- en voortgangsoverleg en het faciliteren van gezamenlijke visievorming en besluitvorming op relevante niveaus. Tevens werd er een geconnecteerde organisatiestructuur opgezet waar informatie en kennis vlot overgedragen wordt tussen verschillende niveaus die mekaar ontmoeten in het kader van de nieuwe dochteronderneming (werkgroepen – stuurgroep – Raad van Bestuur – Algemene Vergadering).
 

Trusted advisor

Door multidisciplinaire expertise in te zetten heeft EY beide drinkwaterbedrijven ondersteund om de mogelijke meerwaarde van samenwerking te begrijpen, om het meest optimale scenario voor de uitwerking van samenwerking te kiezen, om de samenwerking effectief op te zetten door een dochteronderneming op te richten, en om gaandeweg het wederzijdse vertrouwen tot stand te brengen dat als een smeermiddel de ambitieuze samenwerking tussen beide bedrijven vlot en soepel helpt lopen.

Ook in de komende periode voorziet EY in post go-live PMO ondersteuning om een vlotte projectwerking te verzekeren. Uiteraard kunnen beide moederorganisaties ook in de toekomst op EY rekenen als trusted advisor bij verdere ondersteuning en uitwerking van de projecten.