Política de Privacidad Global – Sitio de contratación Yello

Enero de 2023

1. Introducción

El presente Aviso de Privacidad tiene por objeto describir las prácticas que sigue EY en relación con las Aplicaciones de Smart Factory de EY Catalyst ("Herramienta") con respecto a la privacidad de todas las personas cuyos datos personales se procesan y almacenan en la Herramienta. El presente Aviso de Privacidad debe leerse junto con la Declaración de Privacidad de ey.com, y en caso de conflicto con la Declaración de Privacidad de ey.com, prevalecerán los términos del presente Aviso de Privacidad. Por favor, lee atentamente este Aviso de Privacidad.

Ten en cuenta que parte del contenido de esta Política de privacidad no es aplicable si solicitas un puesto en una de las entidades de EY en la UE que están sujetas al Reglamento General de Protección de Datos ("GDPR").  El contenido correspondiente está marcado con un (*). 

2. ¿Quién maneja la Herramienta?

"EY" se refiere a una o más de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited ("EYG"), cada una de las cuales es una entidad jurídica independiente y puede determinar los fines y medios para el tratamiento de datos por derecho propio (es decir, actuar como responsable del tratamiento de datos o en una capacidad similar).  La entidad que actúa como controlador de datos (o capacidad similar) al proporcionar esta Herramienta en la que se procesarán y almacenarán sus datos personales es la entidad de EY que publicó el puesto para el que está solicitando, o la entidad de EY con la que está comprometido de cualquier otra manera.

Puedes encontrar una lista de las firmas miembro y filiales locales de EY en la Declaración de privacidad de ey.com. Los datos personales que facilitas en la Herramienta son compartidos por los responsables del tratamiento de datos mencionados con una o varias empresas miembro de EYG (véase la sección 6, "Quién puede acceder a sus datos personales", más adelante).

La Herramienta está alojada en los servidores de Amazon Web Services en Irlanda y Frankfurt.

3. ¿Cómo trata la Herramienta los datos personales?

La herramienta apoya a EY en la realización de sus actividades de reclutamiento. La Herramienta tiene dos funcionalidades: (i) actuar como herramienta de reclutamiento para la presentación de solicitudes de empleo; y (ii) actuar como un grupo de solicitantes para puestos de trabajo.

Si eres candidato o solicitante, o haces uso de la Herramienta en otra capacidad, tus datos personales que se procesan en la Herramienta se utilizan para uno o más de los siguientes fines:

• Creación de la cuenta;
• Iniciar sesión en Yello;
• Envío de invitaciones y gestión de eventos del campus;
• Presentación de solicitudes de empleo;
• Realización de entrevistas digitales;
• Procesamiento, evaluación y gestión de solicitudes de empleo;
• Gestión de la comunicación con los candidatos (por ejemplo, correos electrónicos de marketing con respecto a los candidatos/postulantes que han optado por grupos de talentos);
• Hacer ofertas de trabajo;
• Programación las entrevistas; y
• Información sobre actualizaciones después de las entrevistas.

Basamos el tratamiento de tus datos personales (en función del país y la fase del proceso de contratación) en el contexto de esta Herramienta en uno de los siguientes fundamentos jurídicos:

En el ámbito del GDPR, los datos se tratan sobre la base de una relación precontractual, tu consentimiento, obligaciones legales y/o interés legítimo.

En la medida en que procesemos tus datos personales sensibles, esto solo se hará para cumplir con una obligación legal a la que esté sujeto el controlador respectivo o, si has proporcionado voluntariamente la información, sobre la base de tu consentimiento explícito. Sin embargo, si no nos proporcionas la totalidad o parte de tus datos personales, es posible que no podamos cumplir con algunos de los fines del tratamiento. Tienes derecho a retirar tu consentimiento en cualquier momento. Ponte en contacto con: global.data.protection@ey.com.

Si eres un usuario de la Herramienta de EY, los datos personales que se procesan en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

• Creación de la cuenta;
• Iniciar sesión en Yello;
• Creación de solicitudes de empleo y eventos;
• Envío de invitaciones y gestión de eventos del campus;
• Realización de entrevistas digitales;
• Evaluación de las solicitudes de empleo;
• Gestión del fomento y la comunicación de los candidatos; y
• Selección de los candidatos seleccionados para su contratación;
• Programación de entrevistas;
• Proporcionar actualizaciones después de las entrevistas; y
• Identificación de los entrevistadores.

El tratamiento de tus datos personales es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, salvo que prevalezcan sobre dichos intereses el interés o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de sus datos personales. Los intereses legítimos específicos son:

• Gestión de los recursos humanos, incluidas las revisiones del rendimiento y la contratación; y
• Éxito de las prácticas de reclutamiento de EY, incluyendo la búsqueda, el reclutamiento, la selección y la contratación.

Tienes derecho a oponerte en cualquier momento, por motivos relacionados con tu situación particular, al tratamiento de los datos personales que te conciernen, sobre la base del interés o los intereses legítimos antes mencionados.Ponte en contacto con: global.data.protection@ey.com.

Si eres un representante del campus, tus datos personales que se procesan en la Herramienta se utilizan de la siguiente manera:

• Creación de la cuenta;
• Ingresar en la Herramienta;
• Envío de invitaciones y gestión de eventos del campus; y
• pueden ser procesados durante la selección de los candidatos seleccionados para la contratación.

4. ¿Qué tipo de datos personales se tratan en la Herramienta?

Si eres candidato o solicitante, o haces uso de la Herramienta en otra capacidad, y si EY lo permite legalmente en virtud de la ley aplicable, la Herramienta puede procesar estas categorías de datos personales:

• Información sobre el perfil del candidato (nombre, datos de contacto, información educativa, currículum vitae, idiomas hablados, preferencias geográficas, ubicación, puesto solicitado/trabajo ofrecido;
• Información sobre diversidad, foto;
• Información sobre los postulantes de una solicitud de empleo específica, información sobre las entrevistas (incluidas las entrevistas grabadas o en vídeo), información sobre la evaluación, información relativa a los requisitos normativos u operativos específicos de cada país;
• Datos personales sensibles (origen racial y étnico, datos de salud, orientación sexual);
• identificadores gubernamentales, como números de pasaporte, datos de visado y números de identificación nacional; y
• Se recopilarán datos relacionados con condenas penales (para el puesto en cuestión), pero sólo en forma de "sí" o "no". No se procesará más información sobre condenas penales.

Obtenemos tus datos personales de diversas formas:

• Proporcionados por ti. Algunos datos personales los recibimos directamente de ti. Los ejemplos incluyen información en tus mensajes y la información que ingresas en un formulario de contacto web o portal online.
• Obtenido internamente. Es posible que obtengamos tus datos personales de otros sistemas de EY. Un ejemplo para los clientes son los datos que se incluyen en nuestro sistema CRM. Estos datos pueden provenir de las siguientes fuentes:
  • Los propios candidatos/solicitantes a través del registro en Yello; 
  • Socios, empleados o personal bajo contrato de EY (como referencia);
  • SuccessFactors/Employee Central;
  • Reclutamiento de SF; y
  • Herramientas de EY como CappFinity, Saville, Pymetrics y HireVue.

Si eres representante de campus, la Herramienta trata estas categorías de datos personales:

• Nombre, dirección de correo electrónico, cargo, número de teléfono, departamento de la universidad. Estos datos proceden de:
• ti mismo; y
• Sitios web universitarios o de la propia universidad.

5. Datos personales sensibles

Los datos personales sensibles revelan tu origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos genéticos, datos biométricos, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual u orientación sexual.

La recopilación y el procesamiento de datos personales sensibles o especiales también pueden ser necesarios en algunos países donde esto es obligatorio o requerido por la ley aplicable:

• origen racial y étnico;
• datos de salud;
• orientación sexual;
• identificadores gubernamentales, como números de pasaporte, datos de visado y números de identificación nacional; y
• datos relativos a las condenas penales (ten en cuenta que a través de la Herramienta sólo se registra un "sí" o un "no" en relación con las condenas penales – no se registra más información ni detalles de dichas condenas).
  

6. ¿Quién puede acceder a tus datos personales?

Las siguientes personas/equipos tienen acceso a tus datos personales en la Herramienta:

• Empleados, socios y personal bajo contrato de EY
• Gerentes de contratación de EY
• Reclutadores
• Servicios Compartidos de Contratación de Talentos y Coordinadores de Contratación
• Superusuario de recursos
• Soporte del Sistema Global
• Informes globales
• Candidatos / Postulantes
• Personal de soporte de Yello
• Tata Consulting Services (TCS)
• Equipo de IT de IBM

Es nuestra política utilizar únicamente proveedores de servicios externos que estén obligados a mantener niveles adecuados de protección de datos, seguridad y confidencialidad, y que cumplan con los requisitos legales aplicables para la transferencia de datos personales fuera de la jurisdicción en la que se recopilaron originalmente.

Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en varias jurisdicciones (incluidas jurisdicciones fuera de la Unión Europea) en las que opera EY (las ubicaciones de las oficinas de EY se enumeran en https://www.ey.com/en_gl/locations). EY procesará tus datos personales en la Herramienta de conformidad con la legislación aplicable y la normativa profesional de tu jurisdicción. Las transferencias de datos personales dentro de la red de EY se rigen por las Normas Corporativas Vinculantes de EY.

Para los datos recopilados en el Espacio Económico Europeo (EEA) o que se refieren a personas físicas en el EEA, EY requiere un mecanismo de transferencia adecuado según sea necesario para cumplir con la legislación aplicable. La transferencia de datos personales de la Herramienta a RECSOLU, Inc., DBA Yello, y de la Herramienta a TCS e IBM, se rigen por acuerdos entre EY y estos proveedores de servicios que incluyen cláusulas estándar de protección de datos adoptadas por la Comisión Europea.

Puedes ponerte en contacto con nosotros a través de global.data.protection@ey.com si deseas información adicional sobre la forma en que legitimamos la transferencia de tus datos personales a países fuera del EEA. 

7. Retención de datos

Nuestra política es conservar los datos personales sólo durante el tiempo necesario para los fines descritos en la sección "Cómo procesa la Herramienta sus datos personales". Los periodos de conservación varían en las distintas jurisdicciones y se establecen de acuerdo con los requisitos normativos y profesionales locales en materia de conservación.

Para cumplir con nuestros requisitos profesionales y legales, para establecer, ejercer o defender nuestros derechos legales y para fines de archivo e históricos, necesitamos retener la información durante períodos de tiempo significativos.

Las políticas y/o procedimientos de retención de datos personales en la Herramienta son:

• Si eres candidato, solicitante o haces uso de la Herramienta en otra capacidad, tus datos se mantendrán de acuerdo con las respectivas políticas locales de retención de EY. Una vez finalizado el período de retención de datos, tus datos personales se eliminarán o anonimizarán (en cuyo caso tus datos ya no serán datos personales y no serás identificable a partir de dichos datos anónimos). Si tienes alguna pregunta sobre nuestras prácticas de retención de datos, ponte en contacto con nosotros a través de global.data.protection@ey.com.
• Si eres usuario de EY de la Herramienta, tus datos se mantendrán de acuerdo con las Políticas Globales de Retención de Registros de EY y el Programa de Retención de País (CRS) correspondiente. Una vez finalizado el período de retención de datos o en caso de revocación del consentimiento, tus datos personales se eliminarán o anonimizarán (en cuyo caso tus datos ya no serán datos personales y no serás identificable a partir de dichos datos anónimos).

Una vez finalizado el periodo de conservación de datos, tus datos personales se eliminarán.

8. Seguridad

EY protege la confidencialidad y seguridad de la información que obtiene en el curso de su actividad. El acceso a dicha información es limitado, y existen políticas y procedimientos diseñados para salvaguardar la información de pérdidas, usos indebidos y divulgación indebida. Encontrarás información adicional sobre nuestro enfoque en materia de protección de datos y seguridad de la información en nuestro brochure Protecting your data (pdf).

9. Control de tus datos personales

EY no transferirá tus datos personales a terceros (que no sean las partes externas mencionadas en la sección 6 anterior) a menos que tengamos tu permiso o que la ley nos obligue a hacerlo.

10. Tus derechos en relación con tus datos personales

Dependiendo de la jurisdicción aplicable, puedes tener ciertos derechos en relación con tus datos personales, entre ellos:

• Solicitar detalles de los datos personales que EY procesa sobre ti y acceder a los datos personales que EY procesa sobre ti.
• Para que se corrijan tus datos personales, por ejemplo, si están incompletos o son incorrectos
• Limitar el tratamiento de tus datos personales, oponerse al mismo o solicitar su supresión
• Recibir una copia de los datos personales que hayas facilitado a EY en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica que pueda reutilizar para sus propios fines (lo que se conoce como "portabilidad de datos").
• Cuando hayas dado tu consentimiento para el tratamiento de tus datos personales, el derecho a retirar tu consentimiento.
• El derecho a presentar un reclamo ante una autoridad de protección de datos (véase la sección "Quejas").

Si tienes alguna pregunta sobre cómo EY procesa tus datos personales o tus derechos relacionados con tus datos personales, envía un correo electrónico a equipo de protección de datos.

11. Quejas

Si te preocupa una supuesta violación de la ley de privacidad o cualquier otra regulación, ponte en contacto con el Líder Global de Privacidad de EY, Oficina del Asesor Jurídico, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Reino Unido o por correo electrónico al equipo de protección de datos o a través de tu representante habitual de EY. Un Líder de Privacidad de EY investigará tu queja y proporcionará información sobre cómo se manejará y resolverá.

Si no estás conforme con la forma en que EY ha resuelto tu reclamación, puedes tener derecho a reclamar ante la autoridad de protección de datos de tu país. También puedes tener derecho a recurrir a un tribunal competente.

Ciertas firmas miembro de EY en países fuera de la Unión Europea (UE) y el Reino Unido han designado representantes en la UE y el Reino Unido, respectivamente, para que actúen en su nombre si, y cuando, realicen actividades de procesamiento de datos a las que se aplique el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR) y/o el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido (GDPR del Reino Unido). A continuación encontrarás más información y los datos de contacto de estos representantes:

Representante de la UE para la protección de datos

Representante de protección de datos del Reino Unido

12. Contáctanos

Si tienes más preguntas o dudas, ponte en contacto con tu representante habitual de EY o envía un correo electrónico al equipo de protección de datos.