Er I parate til at omfavne den nye lov om digital bogføring?

Formålet med loven er at mindske mængden af fejl og snyd ved indberetninger og samtidig øge informationssikkerheden gennem digital bogføring.

Opsummering: 

• Den nye bogføringslov ændrer ikke på, hvem der er omfattet af bogføringspligt, men stiller krav til digitalisering for visse bogføringspligtige virksomheder
• Herudover kommer loven med nogle præciseringer, eksempelvis til afstemningsmateriale samt udvidelser til regnskabsmaterialet med virkning fra 1. juli 2022
• Med krav om digitalisering øges fokus på GDPR!
• Erhvervsstyrelsen har den 13. december 2022 annonceret udskydelse af ikrafttrædelse af krav til digitale standard bogføringssystemer

Den 19. maj 2022 vedtog folketinget en ny bogføringslov, der pålægger virksomheder krav om digital bogføring. Loven har til hensigt at mindske mængden af fejl og snyd ved indberetning af regnskaber, moms- og skatteangivelser og på samme tid øge informationssikkerhedsniveauet i Danmark. En sidegevinst er at en lang række virksomheder vil opleve en mere effektiv administration med digital bogføring.

Kravet om digital bogføring omfatter følgende to grundlæggende bogføringspligter:

• At registrere virksomhedens transaktioner i et digitalt bogføringssystem.
• At opbevare registreringer og de bilag, der dokumenterer registreringerne, i et digitalt bogføringssystem, eller som minimum opbevare en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

Hertil følger præciserende formuleringer og udvidede definitioner, som virksomheder skal være opmærksomme på fra 1. juli 2022. Nærmere herom nedenfor. 

Hvem er omfattet af digitaliseringskravet?

Den nye bogføringslov ændrer ikke på, hvem der er omfattet af bogføringspligt. Dette er dog ikke ensbetydende med, at man bliver omfattet af kravet om digital bogføring. Hvem gælder kravene om anvendelse af digital bogføringssystem så for?

1. Alle virksomheder, uanset størrelse, der har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, vil blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.
2. Andre bogføringspligtige virksomheder, herunder personligt ejede virksomheder, foreninger, filialer mv. der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport og indberette den til Erhvervsstyrelsen, men har en omsætning over 300.000 kr. to år i træk, vil også blive omfattet af de nye regler om bogføring via et digitalt bogføringssystem.

Hvem er bogføringspligtig? Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold er omfattet af bogføringspligten. Derudover er danske filialer eller faste driftssteder af udenlandske virksomheder også omfattet.

Foreninger, der udelukkende har et socialt, kulturelt, politisk eller humanitært formål og ikke tjener pengene hertil ved erhvervsdrift, vil ikke være bogføringspligtige. Hvis en forening derimod har erhvervsdrift – det kan fx være udlejning af lokaler eller cafeteriadrift – vil den være bogføringspligtig. Enkeltstående erhvervsaktiviteter, fx afholdelse af et loppemarked medfører ikke, at en forening anses for erhvervsdrivende. Andelsboligforeninger anses for at være erhvervsdrivende og er dermed bogføringspligtige.

Virksomheder, organisationer m.v. der ikke er erhvervsdrivende vil være omfattet af bogføringspligten, hvis de er afgifts- eller skattepligtige til Danmark. Endelig kan virksomheder m.v. være omfattet, hvis de modtager offentlige tilskud.

Valg af bogføringssystem

Er din virksomhed omfattet af kravet, har I muligheden for at vælge et standardsystem, hvilket er systemer som skal anmeldes og som Erhvervsstyrelsen har godkendt, som opfylder opstillede krav. Vælger man et system, der ikke er godkendt, er man selv ansvarlig for, at det understøtter lovens krav, herunder til opbevaring og sikkerhedskopiering af bogføringsmateriale, generelle krav til IT-sikkerhed og automatiserede administrative processer.

Det er hertil essentielt at notere, at hvis jeres digitale bogføringssystem kun er lokalt installeret, vil registreringen af bilag typisk blive gemt på lokale servere. I vil derfor være underlagt et krav om at tage en sikkerhedskopi af jeres registreringer, som skal besiddes og opbevares af en tredjepart, hvilket fordelagtigt gøres gennem en cloud-baseret løsning. Sidst er der ved en ændring af årsregnskabsloven samtidig blevet indført en pligt til, at regnskabspligtige virksomheder skal give oplysninger om deres bogføringssystem ved indberetning af årsrapporten.

Digitaliseringskrav

Et digitalt bogføringssystem defineres som en digital service eller software, som indeholder funktioner, der gør det muligt for jer som virksomhed at registrere transaktioner samt opbevare registreringer og bilag, eller som minimum en fuldstændig sikkerhedskopi heraf, på en server hos en udbyder eller en anden tredjepart.

Efter den nye lov, gælder der tre krav til digitale bogføringssystemer, uanset om der er tale om standard- eller specialudviklede systemer:

• Systemet skal understøtte en løbende registrering af virksomhedens transaktioner med angivelse af bilag for hver registrering og en betryggende opbevaring af registreringer og bilag i 5 år.  
• Systemet skal opfylde anerkendte standarder for it-sikkerhed, herunder for bruger- og adgangsstyring, samt sikre automatisk sikkerhedskopiering af registreringer og bilag. 
• Systemet skal understøtte automatisering af administrative processer, herunder ved automatisk fremsendelse og modtagelse af e-fakturaer samt ved mulighed for kontering i overensstemmelse med en offentlig standardkontoplan i registrerede bogføringssystemer.

29. oktober 2022 har Erhvervsstyrelsen sendt udkast i høring til bekendtgørelser om krav til samt anmeldelse og registrering af digitale standard bogføringssystemer i høring, med forventet ikrafttrædelse 1. januar 2023. Bekendtgørelsen præciserer nærmere kravene til digitale standard bogføringssystemer. Vedtagelsen af denne bekendtgørelse har Erhvervsstyrelsen d. 13. december 2022 annonceret udskudt på ubestemt tid, som følge af den igangværende regeringsdannelse. Dertil har Erhvervsstyrelsen i samme forbindelse bemærket, at der fortsat kan ske ændringer af kravene til digitale standard bogføringssystemer, hvorfor udbydere bør afvente de endelige regler, inden de påbegynder eventuelle tilpasninger af deres systemer.

Kravene til digitale bogføringssystemer, som ikke skal registreres, men hvor virksomheden skal sikre, at systemet opfylder kravene, forventer vi bliver udarbejdet i første halvår af 2023. Det gælder navnlig specialudviklede bogføringssystemer.

Yderligere vil Erhvervsstyrelsen udarbejde en vejledning om den nærmere afgrænsning mellem de forskellige typer af bogføringssystemer, der er omfattet af bogføringslovens krav til digitale bogføringssystemer.

Hvordan afgrænses bilagsmaterialet der skal opbevares i bogføringssystemet, så det kun er nødvendige bilag, som virksomhederne opbevarer?

Virksomheder har efter bogføringsloven pligt til at sikre et kontrolspor, ved at alle registreringer kan dokumenteres ved et bilag, og indeholder henvisning hertil.

Når reglerne om bogføring via et digitalt bogføringssystem træder i kraft, skal registreringer og bilag opbevares i et digitalt bogføringssystem i mindst fem år. Der vil dog ikke være krav om, at alt regnskabsmateriale skal opbevares digitalt ligesom det ikke er alle bilag som skal opbevares i et digitalt bogføringssystem.

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet udkast til regler for, hvilke bilag der skal kunne opbevares i et digitalt standard bogføringssystem i henhold udkast til bekendtgørelser om krav til digitale standard bogføringssystemer i høring af 29. oktober 2022. Efter disse regler skal et digitalt standard bogføringssystem understøtte opbevaring af bilag, der dokumenterer virksomhedens købs- og salgstransaktioner således at bilag vedrørende købstransaktioner kan opbevares digitalt i systemet, og så bilag vedrørende salgstransaktioner enten genereres automatisk i systemet og opbevares digitalt eller kan opbevares digitalt i systemet, fx som et billede eller en indscannet fil.

Tilsvarende regler forventes fastsat i forhold til virksomhedernes pligt til at opbevare registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem.

EY kan hjælpe jer med at evaluere jeres behov

Hos EY er vi specialiseret i den nye bogføringslov og brugen af økonomisystemer. Står I med nogle spørgsmål til digitaliseringskrav, eller valg af systemer, så står vores Finance Operate & Transformation team klar til at hjælpe jer. Ræk ud til Kenni Sejling Christensen, hvis I vil have et uvildigt gennemsyn af jeres systembehov, og de muligheder som den nye bogføringslov tilbyder jer.

I nogle tilfælde er der yderligere mulighed for at søge offentlige midler til behovsafklaringen eller implementering af nyt økonomisystem. Hvorvidt det vil være muligt for jer at søge offentlige midler hertil, vil vores team ligeledes kunne vurdere.

Ansvar ved udbydere af digitale bogføringssystemer

Foruden overstående krav til selve systemerne, vil der samtidig være krav til udbydere af digitale bogføringssystemer.

En udbyder af et digitalt bogføringssystem er efter den nye lov defineret som en virksomhed som markedsfører eller påtænker at markedsføre et digitalt bogføringssystem her i landet på ensartede vilkår til en ubestemt kreds af virksomheder. For disse udbydere af standardsystemer, såvel cloud-baserede systemer som hybrid-systemer, er det deres ansvar at sikre at deres systemer overholder kravene. For at have tilladelse til markedsføring af systemer, skal udbydere først anmelde deres system(er) til erhvervsstyrelsen, hvortil den skal godkendes. Hvis systemet overholder kravene, og godkendelsen har fundet sted, bliver systemet registreret i en offentlig tilgængelig fortegnelse, som virksomheder kan anvende, for at sikre sig at de vælger et system, der opfylder kravene.

Virksomheder der udbyder eller udvikler bogføringssystemer specielt til en konkret virksomhed, dvs. specialudviklede systemer, er ikke omfattet af definitionen, og dermed heller ikke af kravene i bogføringsloven til udbydere af digitale bogføringssystemer. For sådanne systemer er det den enkelte virksomhed, som skal sikre at bogføringslovens krav er opfyldt.

Med krav om digitalisering øges fokus på GDPR

Bogføringsmateriale vil som det klare udgangspunkt indeholde personoplysninger, og den digitale behandling heraf vil således være omfattet af GDPR – også selvom de alene drejer sig om for- og efternavn på den kontaktperson, som er angivet på fakturaen.

Det er således vigtigt, at virksomheden ved implementeringen af sine bogføringsprocesser og valg af digitale løsning bl.a. sikrer følgende:

• At bogføringsprocesserne bliver kortlagt i virksomhedens lovpligtige artikel 30-fortegnelse
• At der i bogføringsmaterialet alene registreres de personoplysninger, der vurderes at være nødvendige (saglige)
• At de registrerede (dem, der angives personoplysninger om) bliver oplyst om, hvordan deres personoplysninger behandles som led i bogføringsprocesserne
• At det ved valg af den rette digitale løsning sikres, at systemet understøtter passende sikkerhed
• At der indgås databehandleraftale med eventuel udbyder af det valgte digitale bogføringssystem, herunder at det besluttes, hvorledes virksomheden skal føre tilsyn med systemudbyderen
• At der fastsættes relevante slettefrister og procedurer for bogføringsmaterialet

Hvornår indføres de nye lovbestemmelse?

Selvom loven træder i kraft pr. 1. juli 2022, vil overstående krav indføres gradvist fra 2023.

Hvornår kravet om digital bogføring træder i kraft for jer, afhænger af jeres virksomhedsform og omsætning. Tidsplanen som var fremlagt forud for 13. december 2022 var:

• 1. januar 2023: De nye krav til digitale standard bogføringssystemer forventes at træde i kraft.
• 1. oktober 2023: Forventet frist for omstilling af digitale bogføringssystemer til de nye krav og for anmeldelse af systemet til Erhvervsstyrelsen.
• 1. oktober – 1. januar 2024: Erhvervsstyrelsen kontrollerer, at anmeldte bogføringssystemer opfylder kravene.
• I første halvår af 2023: Erhvervsstyrelsen udarbejder udkast til krav til bogføringssystemer, som ikke skal registreres. Kravene vil blive sendt i offentlig høring.
• 1. juli 2023: De nye krav til digitale bogføringssystemer, som ikke skal registreres, forventes at træde i kraft. Virksomhederne og deres systemleverandører vil herefter få tid til at omstille sig til de nye krav.
• 1. juli 2024: Det forventes, at regnskabspligtige virksomheder skal anvende et registreret bogføringssystem, fra det regnskabsår der starter 1. juli 2024 eller senere.

Det fremgår af kommentarerne til loven, at tidligst d. 1. januar 2026 forventes øvrige virksomheder og foreninger med årlig nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk at skulle bogføre via et digitalt bogføringssystem: forventet dato for dette er ikke længere meldt ud og vi afventer nærmere information fra Erhvervsstyrelsen herom.

Udskydelse af planen for ikrafttrædelse af krav til digitale standard bogføringssystemer betyder midlertidigt, at vi afventer Erhvervsstyrelsens opdaterede plan for implementering ligesom kravene til disse systemer jf. høringsudkast til bekendtgørelse om digital bogføring i mellemtiden kan blive justeret.

De endelige ikraftsættelsesdatoer vil blive fastlagt, så snart erhvervsministeren har afholdt høring med skatteministeren samt efter inddragelse af de politiske partier bag den nye bogføringslov.

Kontrol af overholdelse af kravene

Jf. den nye bogføringslov skal Erhvervsstyrelsen føre en risikobaseret kontrol over, om udbydere såvel som virksomheder overholder deres nyerhvervede bogføringspligter.

Ved risikobaseret kontrol forstås, at Erhvervsstyrelsen kan iværksætte en kontrol, hvis der er indikationer på, at lovkrav ikke bliver overholdt. Erhvervsstyrelsen fører kontrol med virksomheder, der benytter digitale bogføringssystemer efter den nye § 24 og kontrol med udbydere af digitale bogføringssystemer efter den nye § 25. 

Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en sådan kontrol konstaterer overtrædelser af krav i bogføringsloven, kan styrelsen anvende de reaktionsmuligheder, der følger af de nye §§ 27 og 29 i bogføringsloven. Endvidere kan der efter omstændighederne blive tale om bødestraf for overtrædelser efter den nye § 33.

Hvad skal din virksomhed forholde sig til den 1. juli 2022?

Selvom de væsentligste ændringer først gradvist indføres i 2023, er der allerede ændringer, der trådte i kraft den juli 2022, som din virksomhed måske skal forholde sig til.  

• Begrebsændring i bogføringsprincippet
• Udvidet krav til regnskabsmaterialet
• Præcisering af hvornår der skal foretages afstemninger
• Systembeskrivelsen erstattes med beskrivelse af bogføringsprocedurer
• En ny kontrolhjemmel
• Nye sanktionsmuligheder og skærpet straf

Begrebsændring i bogføringsprincippet

Førhen har begrebet ”God bogføringsskik” været anvendt som et gennemgående princip for, hvordan bogføringspligtige skal tilgå bogføringsprocesserne. Jf. den nye § 5 erstattes begrebet med ”bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang”.

Udvidet krav til regnskabsmaterialet

Listen over, hvad der anses som regnskabsmateriale, er udvidet til også at omfatte:

• Dokumentation for oplysningerne i noterne og ledelsesberetningen, og for skøn og vurderinger foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport. 
• Frivilligt udarbejdede regnskaber, der er aflagt efter årsregnskabsloven, som ikke udelukkende anvendes til virksomhedens eget brug. 

Denne udvidelse øger altså mængden af regnskabsmateriale der lovpligtigt skal gemmes i 5 år.

Præcisering af hvornår der skal foretages afstemninger

I den nye § 11 præciseres det, at der skal foretages de afstemninger, der er nødvendige for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter. Afstemningerne skal senest foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.

Systembeskrivelsen er erstattet med beskrivelse af bogføringsprocedurer

Det tidligere krav omkring beskrivelse af it-systemer til bogføring og opbevaring af regnskabsmateriale m.v.  erstattes af den nye § 6, som blot indeholder et enkelt krav om en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, hvilket indeholder procedurer for uafbrudte registreringer af transaktioner og betryggende opbevaring af regnskabsmateriale. Ydermere, skal de ansvarlige medarbejdere oplyses. Virksomhederne skal efterleve kravet i førstkommende nye regnskabsår, som starter efter 1. oktober 2022.

Kravet omkring oplysningen af hvilke IT-systemer, der anvendes, bliver nedlagt grundet de nye digitaliseringsregler.

Det nye krav om procedurebeskrivelser gælder ikke alle bogføringspligtige virksomheder, foreninger m.v. men kun dem, der enten er

• pligtige til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven eller,
• har en nettoomsætning over 300.000 kr. to år i træk.

Som hjælp har erhvervsstyrelsen udarbejdet en skabelon til procesbeskrivelsen, så virksomheder kan sikre sig at de får overført den nødvendige information, og altså overholder deres pligter ved den nye § 6.

Skabelonen er frivillig at anvende og henvender sig særligt til små- og mellemstore virksomheder – men selv større virksomheder kan vælge at bruge skabelonen som en oversigt over hovedelementerne i virksomhedens bogføringsprocedurer, hvorfra der så kan henvises til mere detaljerede beskrivelser i særskilte dokumenter. 

Skabelonen findes på erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Ny kontrolhjemmel

Erhvervsstyrelsen får med den nye § 23 hjemmel til at gennemføre en risikobaseret kontrol med virksomheder, der

• er omfattet af årsregnskabsloven, men som endnu ikke har indsendt deres første årsrapport, og
• virksomheder der har fravalgt revision af årsregnskabet.

Nye sanktionsmuligheder og skærpet straf

Hvis Erhvervsstyrelsen i forbindelse med kontrollen efter § 23 konstaterer væsentlige overtrædelser af bogføringspligten, og styrelsens påbud om at rette manglerne ikke bliver efterlevet, kan styrelsen tvangsopløse virksomheden.

Samtidig forekommer der en skærpelse af straffebestemmelsen, der tillader bøder på op til 1,5 millioner kr. ved en omfattende overtrædelse af loven.

Det gælder både for overtrædelse af de almindelige bogføringspligter til registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale, og de nye pligter om at bruge et digitalt bogføringssystem til registrering og opbevaring af bilag. Bødestraffen udmåles efter hvor omfattende lovovertrædelsen er sammenholdt med virksomhedens størrelse.

Den erhvervsdrivende kan med fordel holde sig opdateret med ændringer i tidsplanen på erhvervsstyrelsens hjemmeside.

For en uddybning af disse punkter, er I meget velkomne til at række ud til vores rådgivere i EY. Vi ser frem til at omfavne den nye bogføringslov og drøfte med jer, hvordan den kan hjælpe jer til at få en mere effektiv administration.