Så fungerar det med skattefria förmåner till anställda

Att friskvårdbidraget är en skattefri förmån till anställda har nog de flesta koll på. Men det finns även andra personalvårdsförmåner som kan erbjudas skattefritt om vissa villkor är uppfyllda.

Exempel på skattefria personalförmåner

För att en förmån ska vara skattefri finns det tre saker att tänka på:

• Förmånen ska rikta sig till alla anställda.
• Förmånen ska vara av mindre värde och inte gå att byta mot pengar.
• Förmånen behöver antingen vara personalvårdande med syfte att skapa trivsel bland medarbetarna eller ha en naturlig koppling till arbetet, till exempel arbetskläder.

Friskvård

För att uppmuntra medarbetare till en aktiv och hälsosam livsstil kan arbetsgivare erbjuda motion och annan friskvård som naturaförmån eller som friskvårdsbidrag. När arbetsgivaren är den som bestämmer och betalar för aktiviteten är det en naturaförmån. Exempel på en naturaförmån är att medarbetarna har tillgång till ett gym på arbetsplatsen eller att det finns möjlighet till massagebehandling på arbetet. Det är viktigt att alla medarbetare har tillgång till förmånen.

Det finns ingen fast beloppsgräns på vad som är av mindre värde vid en naturaförmån. Man måste göra en bedömning i varje enskilt fall om naturaförmånen är av enklare slag och av mindre värde.

Till skillnad mot naturaförmån får friskvådsbidraget betalas ut med högst 5 000 kronor inklusive moms per år. Bidraget kan användas till enklare aktiviteter med inslag av motion eller för behandling som är avstressande eller motverkar ömhet och stelhet. Det kan också användas till kostrådgivning och rådgivning i samband med rökavvänjning.

För aktiviteter utan inslag av motion, till exempel massage, får aktiviteten kosta maximalt 1 000 kronor per tillfälle för att vara av mindre värde och skattefritt.

Bidraget får inte användas till träningsutrustning som till exempel löparskor, kläder och skidor. Inte heller till medlemsavgifter, teorikurser, diplom, hälsovård, sjukvård eller skönhetsvård.

Enklare förtäring

Kaffe, frukt och enklare smörgås i samband med arbetet, som inte kan ses som en måltid, är en skattefri förmån. Luncher ska förmånsbeskattas i de flesta fall, men det finns undantag, till exempel pedagogiska måltider för lärare eller lunch i samband med representation.

Personalfest

Personalfester med mat och dryck räknas som intern representation och är skattefri för medarbetaren så länge måltiderna intas gemensamt i samma rum. För arbetsgivaren är två personalfester per anställd och år avdragsgill. Den tredje och fjärde personalfesten och så vidare är alltså inte avdragsgill för arbetsgivaren. Däremot är det fortfarande en skattefri förmån för de anställda. Det är fortfarande fråga om intern representation och sådan är alltid skattefri.

Personalfester får inte förekomma för ofta för att vara skattefria. Med för ofta menar Skatteverket varje eller varannan vecka. Teoretiskt sett skulle de anställda alltså kunna bjudas på skattefria personalfester var tredje vecka, men arbetsgivaren får som sagt endast avdrag för två fester per person och år.

Gåvor till medarbetarna

Huvudregeln är att gåvor till medarbetarna är skattepliktiga, men det finns några undantag:

• En julgåva är skattefri om värdet inte överstiger 550 kronor inklusive moms, gäller inkomstår 2025.
• En jubileumsgåva i samband med att företaget firar 25-, 50-, 75-, eller 100-årsjubileum är skattefri om värdet inte överstiger 1 650 kronor inklusive moms för inkomstår 2025.

Minnesgåva till varaktigt anställd är skattefri om den ges när medarbetaren fyller jämnt (från 50 år och uppåt), har varit anställd en längre tid i företaget (minst 20 år) eller avslutar sin anställning. Värdet på minnesgåvan får inte överstiga 15 000 kronor inklusive moms. och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver när din anställning upphör. En arbetsgivare kan ge varaktigt anställda högst två skattefria minnesgåvor. Som varaktigt anställd räknas om den sammanlagda anställningstiden är minst sex år.

Personalrabatt

Personalrabatt på varor eller tjänster som företaget säljer kan under vissa förutsättningar vara en skattefri förmån. Till exempel får rabatten inte vara större än den största rabatt som en konsument skulle kunna få. Antalet köp per medarbetare får inte vara högre än vid normal konsumtion.

Tidningar och tidskrifter

Tidningar som behövs i arbetet och skickas hem till medarbetarens bostad kan vara en skattefri förmån. Tidningar som skickas till arbetsplatsen och som alla kan läsa är alltid skattefria för medarbetarna.

Bildskärmsglasögon

Enligt Arbetsmiljölagen har medarbetare som arbetar vid bildskärm sammanlagt minst en timme om dagen rätt till synundersökning och vid behov anpassade bildskärmsglasögon. Dessa bekostas av arbetsgivaren utan att medarbetaren förmånsbeskattas.

Mobiltelefon/dator/surfplatta

Om medarbetaren får använda arbetsgivarens mobiltelefon/dator/surfplatta och har möjlighet att skicka sms, mms eller surfa på jobbmobilen behöver medarbetaren inte betala skatt för förmånen. En förutsättning för att förmånen ska vara skattefri är att utrustningen är nödvändig för arbetet.

Artikeln är skriven av Mira Vedin i Östersund. För mer information kontakta ditt närmaste EY-kontor.