Transformation: Fem tips för att skapa en bättre arbetsmiljö

I dag behöver företag i många branscher förändra sina verksamheter. Men vad är avgörande för en framgångsrik transformationsprocess?

Kortfattat:

• Medarbetare är avgörande för att driva engagemang och skapa förändring.
• Framgångsrikt förändringsarbete bygger på delaktighet där olika idéer och erfarenheter tas tillvara.
• Fokus bör läggas på känslomässiga aspekter och på att ge medarbetare rätt verktyg så att de kan hantera och driva förändring i linje med företagets strategi.

Idag behöver företag kontinuerligt anpassa sig till förändringar i omvärlden för att säkerställa långsiktig hållbarhet. Det handlar inte bara om miljö och ekonomi, utan även om medarbetares arbetssituation. Förändrade kundbehov, inflation, kraftigt ökade kostnader för energi och insatsvaror, klimatförändringar och krig sätter press på lönsamheten, ibland på bekostnad av hållbarhet. Detta är tydligt i branscher som tillverkningsindustrin, restaurangbranschen och skogs- och lantbruk. En hållbar arbetsmiljö är avgörande för att undvika arbetsrelaterade skador till följd av stress, trötthet eller slarv.

Så hur kan företag förändra sin verksamhet och samtidigt växa och skapa värde för kunder, medarbetare och samhället i stort? Hur kan företag undvika att arbetet med förändring blir en skrivbordsprodukt, i stället för ett effektivt verktyg?

Fokusera på medarbetare som berörs av förändring

I alla transformationer fungerar medarbetare som en katalysator för förändring. Det går inte att tvinga fram förändringar av beteenden eller tankesätt. För att lyckas med transformationer behöver företag skapa förutsättningar för att medarbetare själva ska vilja förändras.

Några av de vanligaste orsakerna till att transformationer misslyckas är otillräckligt stöd till medarbetare, brist på ledarskap och en dåligt formulerad vision kopplat till förändringen. En otydlig vision gör det svårt för chefer att styra kursen, så att målet med förändringen uppnås.

I varje förändring spelar medarbetares känslor en viktig roll. Känslor kan antingen hjälpa eller stjälpa en transformation. Ett företag som står inför en förändringsprocess behöver även identifiera och involvera informella ledare som kan påverka arbetet. Informella ledare är ofta avgörande för att medarbetare på arbetsplatsen ska dra åt samma håll.

Delaktighet möjliggör innovation i stor skala

För att förändringsarbetet ska nå önskat resultat behöver företag dra nytta av nya idéer och dela erfarenheter inom hela organisationen, inte bara i enstaka fall eller pilotprojekt. Att skapa en företagskultur där erfarenhetsutbyte och samskapande är grundläggande kan vara det som lyfter en transformation från vision till verklighet.

Dra nytta av tekniken

I dagens digitala tidsålder är förändringar nästan alltid kopplade till ny teknik. Teknik kommer att fortsätta spela en avgörande roll, till exempel genom att automatisera processer, effektivisera verksamheter och skapa nya möjligheter till samarbete genom digitala verktyg och plattformar som gör oss mer tillgängliga än tidigare. I en föränderlig omvärld är förmågan att anpassa sig till förutsättningar som finns här och nu avgörande för framgångsrika transformationer. Det är viktigt att dra nytta av nya tekniska möjligheter innan de riskerar att bli omoderna. Företag som vågar kliva utanför sin bekvämlighetszon kan utforska nya möjligheter och leverera snabba resultat.

Fem framgångsfaktorer för lyckade transformationer

Alla förändringar drivs av människor. För att lyckas behöver medarbetare känna sig motiverade och fokuserade. Att behålla denna känsla under hela förändringsarbetet kan vara en utmaning. Ofta sjunker medarbetarnas motivation över tid. Här är fem faktorer som är viktiga i varje förändring kopplad till medarbetares arbetsmiljö:

1. Strategiska insatser bör vara mångsidiga för att möta olika behov och tilltala olika typer av individer och delar av organisationen. Genom att fånga upp flera olika perspektiv från organisationen är det möjligt att skapa en bredare förankring, acceptans och tillit. Olika plattformar för kunskapsutbyte och samarbete gör det möjligt att nyttja befintlig expertis och bygga en gemensam förståelse och kunskapsbas för långsiktig hållbar förändring.

2. Medarbetare behöver känna att de har en hållbar arbetsmiljö och tillgång till rätt verktyg för att våga och orka ta till sig förändringar. I detta ingår att säkerställa så att medarbetare och organisationer får tid att återhämta sig från de krav som det dagliga arbetet ställer och reflektera över lärdomar. Genom att prioritera återhämtning och avsätta särskild tid för innovation och gemensamt firande kan organisationer främja en kultur byggd på gemenskap med fokus på kontinuerlig utveckling och förbättring.

3. Befintlig kompetens inom organisationen ses som en värdefull tillgång som ska nyttjas. För att utveckla kompetens som redan finns är det avgörande att förstå den befintliga strukturen och identifiera områden för förbättring.

4. Att starta smått och skala upp i hela organisationen över tid gör det möjligt att dra viktiga lärdomar och anpassa och vidareutveckla arbetet.

5. För att lyckas med en transformation gäller det att arbeta stegvis och hela tiden hålla ett öga på hur resurser används. Vi vill skapa mätbart värde, inte bara en gång utan hela tiden, lite i taget. Att erkänna eventuella motgångar är viktigt och att anta en problemlösningsinriktad attityd som prioriterar lärande och erfarenhetsutbyte hjälper att driva transformationsprocessen framåt.

Så kan EY hjälpa dig med framgångsrika transformationer

Våra medarbetare hjälper företag att anpassa sig till en föränderlig omvärld. Vi fokuserar på att förstå din kontext, så att du kan anpassa din verksamhet till utmaningar och nya förutsättningar. Vi har en gedigen erfarenhet av att hjälpa företag med både storskaliga och småskaliga transformationer, bland annat med syfte att skapa en hållbar arbetsmiljö för medarbetare.