EY skiftar skrud– strategisk förflyttning ska ta rådgivnings- och revisionsföretaget in i framtiden

Framtidens kontor är klimatneutralt och stimulerar till kunskapsutbyte och kontaktskapande. Ny teknologi som sensorer och appar guidar medarbetarna till rätt typ av arbetsplats, ljus, ljudnivå och temperatur som passar för uppgiften. EY:s nya smarta huvudkontor vid Sergels torg i Stockholm är anpassat till det hybdridarbete som kommer att gälla efter pandemin, menar Sverigechefen Magnus Kuchler. 

R
ådgivnings- och revisionsföretaget EY flyttade nyligen sitt Stockholmskontor till hörnet av Hamngatan och Malmskillnadsgatan i centrala Stockholm. Flytten är en del av en större strategisk förflyttning på väg mot ökad hållbarhet och större utbyte över kompetensgränserna, förklarar Sverigechefen Magnus Kuchler.

– Hösten 2019 tog EY globalt beslut om en ny strategi som krävde att vi tog ett stort kliv framåt. Då beslutade vi i Sverige att flytta vårt huvudkontor för att snabbare kunna implementera och levandegöra den nya strategin.

Som ett ledande kunskapsföretag vill EY gå i spetsen med att utnyttja ny teknologi för att minska energiförbrukningen och bygga framtidens arbetsplats, där de medarbetare som väljer att vara på kontoret verkligen ska få ut något av det. 

– Utmaningen i detta är att skapa en kontorsmiljö som är så attraktiv och anpassad till medarbetarnas behov att de vill komma dit. Arbetsplatsen ska vara en magnet, säger Magnus Kuchler.

EY:s nya kontor använder ny teknologi för att nå det målet. Med hjälp av en app kan medarbetarna snabbt hitta en plats med en ljudnivå och konfiguration som passar den uppgift som väntar, vare sig den kräver koncentration, småprat eller aktivt samarbete med andra. Appen tar in data från 1 500 sensorer som mäter temperatur, ljud och ljus, och dessutom gör det möjligt att identifiera var de man vill träffa sitter just för dagen. Sensorerna reglerar och optimerar ventilation och temperatur, och toaletterna spolas med återvunnet regnvatten. Allt detta innebär att kontoret har fått den högsta miljöstandarden, LEED Platinum. 

– Vårt nya kontor kommer ge ett minskat koldioxidutsläpp på hela 70 procent för alla våra medarbetare i Stockholm, samtidigt som vi globalt har som mål att bli ”net zero” 2025. Det här är inte bara en flytt – det är en strategisk förflyttning in i ett arbetsliv som är bättre för våra medarbetare, för våra kunder och för miljön.

Ska stimulera till innovation

Färre resor och fler digitala möten bidrar också till att reducera verksamhetens klimatavtryck. Att jobba var och när man vill kallas ibland hybridarbete och det har fått en rejäl skjuts framåt under pandemin. Genom att avskaffa fasta arbetsplatser stimulerar kontoret till ökat utbyte över kompetensgränserna, både spontant och planerat. Och detta är avgörande för kvaliteten på tjänsterna i en tid när allt fler kunder driver alltmer komplexa projekt, påpekar Magnus Kuchler.  

– Vår nya strategi kräver att alla medarbete är insatta i hela vårt tjänsteutbud, från skatt och juridik till transaktioner och revision. Det kan vara svårt om man aldrig träffar kollegor från andra affärsområden.

Varför är detta viktigt för kunderna?

– Kunder som vill genomföra större förändringar av sin affärsmodell eller strategi efterfrågar ofta en rad specialkompetenser. För att möta det behovet sätter vi samman unika team med individer från olika kunskapsområden, även över landgränser.

Att samverka med kunder och kollegor över hela världen utan att behöva resa bidrar också till minskad klimatbelastning. Bättre funktionalitet och större användarvana har ökat nyttan hos de digitala mötesverktygen.

– Det nya kontoret ska stimulera till innovation. Våra workshops, såväl internt som med kunder, har vunnit på digital teknologi. Tidigare var digitala möten sällan särskilt innovativa eller kreativa. Då var det lätt att tro att alla måste vara i samma rum, och då fick det bli en del resor.

EY har infört Teams-mötesrum med teknologi som låter alla deltagare se samma sak, oavsett var de befinner sig.

– Vi har riktigt bra workshops oavsett om man är med fysiskt eller digitalt. Vi kreerar tillsammans med kunder och kollegor oavsett var i världen de befinner sig. Med tillgång till den samlade kunskapsmassan hos våra 300 000 medarbetare finns det ingen fråga som vi inte kan hitta svaret på.

EY genomför nästan inga fysiska workshops nu under pandemin.

– Hybridarbetet – som vi alltså började tala om redan innan pandemin – innebär att man är hos kund, på kontoret eller hemma, beroende på vad som passar uppgifter, familjesituation och pendlingsavstånd. Jag har själv varit på kontoret en dag var tredje vecka under pandemin. Tidigare gjorde jag kanske 100 flygresor om året, säger Magnus Kuchler och tror att ”det nya normala” kommer att bestå även efter pandemin.

Att bygga företagskultur

Många frågar sig hur man bygger och bevarar en företagskultur i detta nya normala. När man ses oftare digitalt än fysiskt, och inte vet vilka som är på kontoret en viss dag (vilket dock EY:s app ger besked om)?

– Det gäller helt enkelt att sätta av tid som är öronmärkt för teambyggande och fysiska möten. Ärligt talat, på den gamla tidens kontor var det alltför lätt att falla in i invanda rutiner, luncha med samma människor och sätta sig på samma plats varje dag, även i aktivitetsbaserade flexkontor.

EY har valt att halvera antalet kvadratmeter per anställd i sitt nya kontor.

– Många missförstår detta som att vi halverar antalet arbetsplatser, när vi i själva verket ökar dem med sju procent. Ett nytt kontor går att optimera på ett helt annat sätt och vi har fortfarande fler arbetsplatser än vi har medarbetare.

Som ledande kunskapsföretag är EY beroende av att kunna rekrytera de skarpaste hjärnorna i varje ny generation som kommer ut på arbetsmarknaden. Undersökningar har visat att Generation Z, det vill säga de som är födda runt eller efter millennieskiftet, prioriterar frihet och balans i livet när de söker jobb.

– De gillar flexibilitet och att vi inte kräver att de ska sitta hos oss mellan nio och fem. De ogillar att bli styrda och är helt vana vida att jobba digitalt och hålla kontakten med varandra digitalt.

Hållbarhet är också en självklarhet för yngre generationer. Även där levererar EY med sitt nya huvudkontor, konstaterar Magnus Kuchler:

– Nu sitter vi i en av världens mest miljövänliga byggnader där vi mäter energiförbrukningen i realtid. Framgent ska vi följa upp hur mycket vi reser och vilket koldioxidavtryck vi lämnar i arbetet. Alla medarbetare kommer få individuella rese- och utsläppsprofiler, för att mäta och följa upp. Vi ska leva som vi lär. 

Så uppnår EY klimatnegativitet:

För att nå klimatnegativitet under 2021, och ”net zero” under 2025, har EY identifierat sju nyckelfaktorer:

• Minska utsläppen från affärsresor med 35%. (Ny teknik ska hjälpa reducera fysiska möten).
  
• Minska den totala användningen av el på kontoren, och använda 100% förnybar energi för återstående behov.
• Strukturera kontrakten för elförsörjning genom virtuella inköpsavtal (PPA). Målet är att införa mer el än man förbrukar i nationella nät.
• Förse team internt med verktyg som gör det möjligt för dem att beräkna, och sedan arbeta för att minska mängden kol som släpps ut när de arbetar mot kund.
• Använda naturbaserade lösningar och koldioxidreducerande teknik för att avlägsna avtryck i atmosfären samt kompensera för mer kol än EY släpper ut varje år.
• Investera i tjänster och lösningar som hjälper kunder att lönsamt klimatkompensera sina företag, och tillhandahålla lösningar på andra hållbarhetsutmaningar och -möjligheter. 
• Kräva att 75% av leverantörerna ska sätta vetenskapliga mål (SBT) senast 2025