Avis de confidentialité - Yello

Janvier 2023

1. Introduction

Le présent avis sur la protection de la vie privée a pour objet de décrire les pratiques d'EY concernant Yello (l'" Outil ") en ce qui concerne la protection de la vie privée de toutes les personnes dont les données personnelles sont traitées et stockées dans l'Outil. Le présent avis de confidentialité doit être lu conjointement avec la déclaration de confidentialité de ey.com, et en cas de conflit avec la déclaration de confidentialité de ey.com, les termes du présent avis de confidentialité prévaudront. Veuillez lire attentivement cet avis de confidentialité.

Veuillez noter qu’une partie du contenu de la présente politique de confidentialité ne s’applique pas si vous postulez à un poste dans l’une des entités d’EY dans l’UE qui sont soumises au règlement général sur la protection des données (« RGPD »).  Le contenu correspondant est marqué d’un (*). 

2. Qui gère l’Outil ?

«EY» désigne une ou plusieurs entreprises membres d'Ernst & Young Global Limited (« EYG »), chacune d'entre elles étant une entité juridique distincte et capable de déterminer les fins et les moyens de traitement des données en son nom propre (c'est-à-dire agir en capacité de contrôleur de données ou capacité similaire). L’entité qui agit en qualité de responsable du traitement des données (ou en capacité similaire) en mettant à disposition cet Outil sur lequel vos données à caractère personnel seront traitées et conservées est EY Global Services Limited qui utilise sous licence l'Outil de RECSOLU, Inc., DBA Yello, 55 E. Monroe Suite 3600, Chicago, IL 60603.

Vous trouverez une liste des sociétés membres et des sociétés affiliées d’EY locales dans la Déclaration de confidentialité de ey.com. Les données à caractère personnel contenues dans l'Outil sont partagées par EY Global Services Limited avec une ou plusieurs sociétés membres d'EYG (voir "Qui peut accéder à vos données personnelles ?" la section 6 ci-dessous).

L'outil est hébergé sur des serveurs Amazon Web Services en Irlande et à Francfort.

3. Comment l’outil traite-t-il les données à caractère personnel ? 

L'outil est un système basé sur le cloud qui permettra aux équipes de talents d'EY d'apporter un meilleur soutien aux entreprises et de soutenir les efforts de recrutement sur les campus d'EY. L'outil a deux fonctionnalités : (i) agir en tant qu'outil de recrutement pour la soumission de demandes d'emploi ; et (ii) agir en tant que réserve de candidats pour les rôles d'emploi.

Si vous êtes un candidat ou un postulant, vos données personnelles qui sont traitées dans l'outil sont utilisées comme suit :

• Création de compte ;
• Connexion à Yello ;
• Envoi d'invitations pour les événements du campus et gestion de ces derniers ;
• Soumission des demandes d'emploi ;
• Réalisation d'entretiens numériques ;
• Traiter, évaluer et gérer les demandes d’emploi ;
• Gérer le suivi et la communication avec les candidats (par exemple, les courriels de marketing à l'intention des candidats qui ont choisi de faire partie de la réserve de talents) ;
• Faire des offres d’emploi ;
• Planifier les entretiens ; et
• Fournir des mises à jour après les entretiens.

Nous basons le traitement de vos données personnelles (en fonction du pays et de l’étape du processus de recrutement) dans le cadre de cet outil sur l’un des fondements juridiques suivants :

Dans le cadre du RGPD, les données sont traitées sur la base d’une relation précontractuelle, de votre consentement, d’obligations légales et/ou d’un intérêt légitime.

Nous traiterons vos données personnelles sensibles sur la base de votre consentement. La communication de vos données personnelles à EY est facultative. Toutefois, si vous ne fournissez pas tout ou partie de vos données personnelles, il se peut que nous ne soyons pas en mesure d'atteindre les objectifs du traitement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Veuillez contacter : global.data.protection@ey.com.

Si vous êtes un utilisateur EY de l'outil, vos données personnelles qui sont traitées dans l'outil sont utilisées comme suit :

• Création de compte ;
• Connexion à Yello ;
• Création de demandes d'emploi et d'événements ;
• Envoi d'invitations pour les événements du campus et gestion de ces derniers ;
• Réalisation d'entretiens numériques ;
• Évaluation des demandes d'emploi ;
• la gestion du suivi et de la communication avec les candidats ; et
• Sélection des candidats retenus pour l'embauche ;
• Planifier les entretiens ;
• Fournir des mises à jour après les entretiens ; et
• Identifier les enquêteurs.

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée qui exigent la protection des données personnelles. Le ou les intérêts légitimes spécifiques sont :

• la gestion des ressources humaines, y compris les évaluations du rendement et le recrutement ; et
• Succès des pratiques de recrutement d'EY, y compris le sourcing, le recrutement, la sélection et l'embauche.

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant fondé sur le ou les intérêts légitimes susmentionnés.Veuillez contacter : global.data.protection@ey.com.

Si vous êtes un représentant du campus, vos données personnelles qui sont traitées dans l'outil sont utilisées comme suit :

• Création de compte ;
• Se connecter à l'outil ;
• l'envoi d'invitations à des événements sur le campus et la gestion de ces événements ; et
• peuvent être traitées lors de la sélection des candidats retenus pour l'embauche.

4. Quel type de données personnelles est traité dans l'outil ?

Si vous êtes un candidat ou un postulant, ou si vous utilisez l'outil à un autre titre, et si EY l'autorise légalement en vertu du droit applicable, l'outil peut traiter ces catégories de données à caractère personnel :

• Informations sur le profil du candidat (nom, coordonnées, informations sur la formation, CV, langues parlées, préférences géographiques, lieu, emploi demandé/emploi proposé, informations sur la diversité, photo) ;
• Information sur la diversité, photo ;
• Informations sur les candidats pour une demande d'emploi spécifique, informations sur les entretiens (y compris par le biais d'entretiens vidéo/enregistrés), informations sur les évaluations, informations relatives aux exigences réglementaires ou opérationnelles spécifiques à un pays ;
• Données personnelles sensibles (origine raciale et ethnique, données de santé, orientation sexuelle) ;
• les identifiants gouvernementaux tels que les numéros de passeport, les détails des visas et les numéros d'identification nationaux ; et
• Les données relatives aux condamnations pénales seront collectées mais uniquement sous la forme d'un "oui" ou d'un "non". Aucune autre information sur les condamnations pénales ne sera traitée.

Nous obtenons vos données personnelles de différentes manières :

• Fourni par vous. Certaines données personnelles que nous recevons directement de votre part. Il peut s’agir, par exemple, d’informations contenues dans les messages que vous nous envoyez et d’informations que vous saisissez dans un formulaire de contact Web ou un portail en ligne.
• Obtenu en interne. Il est possible que nous obtenions vos données personnelles à partir d’autres systèmes d’EY. Un exemple pour les clients est les données qui sont incluses dans notre système CRM. Ces données peuvent provenir des sources suivantes :
  • Les candidats/postulants eux-mêmes via l’inscription à Yello ; 
  • Les partenaires, employés ou contractants d'EY (à titre de référence) ;
  • SuccessFactors/Employee Central ;
  • Recrutement SF ; et
  • Des outils EY tels que CappFinity, Saville, Pymetrics et HireVue.

Si vous êtes un représentant du campus, l'outil traite ces catégories de données personnelles :

• Nom, adresse électronique, titre, numéro de téléphone, département du collège/de l'université. Ces données proviennent de :
• vous-même ; et
• Les sites web des collèges/universités ou le collège/université lui-même.

5. Données personnelles sensibles

Les données personnelles sensibles révèlent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos données biométriques, vos données concernant la santé ou vos données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle.

La collecte et le traitement de données personnelles sensibles ou spéciales peuvent également être nécessaires dans certains pays où cela est obligatoire ou requis par la loi applicable :

• l'origine raciale et ethnique ;
• les données relatives à la santé ;
• l'orientation sexuelle ;
• les identifiants gouvernementaux tels que les numéros de passeport, les détails des visas et les numéros d'identification nationaux ; et
• les données relatives aux condamnations pénales (veuillez noter que seul un "oui" ou un "non" est enregistré via l'outil en ce qui concerne les condamnations pénales - aucune autre information ou détail de ces condamnations n'est enregistré).
  

6. Qui peut accéder à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont accessibles dans l'outil par les personnes/équipes suivantes :

• Employés, partenaires et contractants d'EY
• Responsables de l'embauche chez EY
• Recruteurs
• Recrutement de talents Services partagés et coordonnateurs du recrutement
• Sourcing Super User
• Support du système mondial
• Reporting mondial
• Candidats / Candidates
• Personnel de soutien de Yello
• Tata Consulting Services (TCS)
• Équipe de support informatique IBM

Notre politique consiste à utiliser exclusivement des prestataires de services tiers tenus de garantir une protection, une sécurité et une confidentialité appropriées des données, et respectant toutes les exigences juridiques applicables en matière de transfert de données à caractère personnel en dehors de la juridiction dans laquelle elles ont été initialement collectées.

Les droits d'accès détaillés ci-dessus impliquent le transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions situées en dehors de l'Union européenne) dans lesquelles EY opère (la liste des bureaux d'EY est disponible sur www.ey.com/ourlocations). Une vue d'ensemble des entités du réseau EY fournissant des services à des clients externes est accessible à l'adresse ici (voir la section 1 À propos d'EY - " Afficher une liste des sociétés membres et affiliées d'EY "). EY traitera vos données personnelles dans l'outil conformément à la loi et aux réglementations professionnelles applicables dans votre juridiction. Les transferts de données personnelles au sein du réseau EY sont régis par les Règles d'entreprise contraignantes d'EY .

Pour les données collectées dans l'Espace économique européen (EEE) ou qui concernent des personnes se trouvant dans l'EEE, EY exige un mécanisme de transfert approprié si nécessaire pour se conformer à la loi applicable. Le transfert des données personnelles de l'outil à RECSOLU, Inc. et DBA Yello, et de l'outil à TCS, est régi par un accord entre EY et le prestataire de services qui comprend des clauses standard de protection des données adoptées par la Commission européenne.

Vous pouvez nous contacter via global.data.protection@ey.com si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la manière dont nous légitimons le transfert de vos données personnelles vers des pays en dehors de l’EEE. 

7. Conservation des données

Notre politique consiste à ne conserver les données personnelles qu'aussi longtemps qu'elles sont nécessaires aux fins décrites dans la section "Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles". Les périodes de conservation varient selon les juridictions et sont fixées conformément aux exigences réglementaires et professionnelles locales en matière de conservation.

Afin de répondre à nos exigences professionnelles et légales, d'établir, d'exercer ou de défendre nos droits légaux et à des fins d'archivage et d'historique, nous devons conserver les informations pendant des périodes significatives.

Les politiques et/ou procédures de conservation des données personnelles dans l'outil sont les suivantes :

• Si vous êtes candidat, postulant ou utilisez l’outil à un autre titre, vos données seront conservées conformément aux politiques de conservation locales respectives d’EY. Après la fin de la période de conservation des données, vos données personnelles seront supprimées ou anonymisées (auquel cas vos données ne seront plus des données personnelles et vous ne serez pas identifiable à partir de ces données anonymes). Si vous avez des questions sur nos pratiques de conservation des données, veuillez nous contacter via global.data.protection@ey.com.
• Si vous êtes un utilisateur de l'outil d'EY, vos données seront conservées conformément à la politique de journalisation informatique d'EY (pdf), à la politique mondiale de conservation des dossiers d'EY et au calendrier de conservation national (CRS) pertinent. À la fin de la période de conservation des données, vos données personnelles seront supprimées ou rendues anonymes (auquel cas vos données ne seront plus des données personnelles et vous ne pourrez pas être identifié à partir de ces données anonymes).

Après la fin de la période de conservation des données, vos données personnelles seront supprimées.

8. Sécurité

EY protège la confidentialité et la sécurité des informations qu'elle obtient dans le cadre de ses activités. L'accès à ces informations est limité, et des politiques et procédures sont en place pour protéger les informations contre la perte, l'utilisation abusive et la divulgation inappropriée. Des informations supplémentaires concernant notre approche de la protection des données et de la sécurité des informations sont disponibles dans notre brochure Protecting your data (pdf) .

9. Contrôle de vos données personnelles

EY ne transférera pas vos données personnelles à des tiers (autres que les parties externes mentionnées à la section 6 ci-dessus), sauf si nous avons votre permission ou si la loi nous y oblige.

10. Vos droits à l’égard de vos données personnelles

En fonction de la juridiction applicable, vous pouvez avoir certains droits en ce qui concerne vos données personnelles, notamment :

• Pour demander des détails sur les données à caractère personnel qu’EY traite à votre sujet et pour accéder aux données à caractère personnel qu’EY traite à votre sujet
• le droit à la rectification de vos données personnelles, si celles-ci sont incomplètes ou incorrectes, par exemple ;
• De limiter ou de s’opposer au traitement des données à caractère personnel ou de demander l’effacement de vos données à caractère personnel
• Pour recevoir une copie des données à caractère personnel que vous avez fournies à EY dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, que vous pouvez réutiliser à vos propres fins (ce que l’on appelle la « portabilité des données »)
• Lorsque vous avez donné votre consentement au traitement de vos données personnelles, le droit de retirer votre consentement.
• le droit de porter plainte auprès d’une autorité de protection des données (voir la section « Réclamations »).

Si vous avez des questions sur la manière dont EY traite vos données personnelles ou sur vos droits liés à vos données personnelles, veuillez envoyer un e-mail à l’équipe de protection des données.

11. Plaintes

Si vous êtes préoccupé par une violation présumée de la loi sur la protection de la vie privée ou de toute autre réglementation, veuillez communiquer avec le responsable mondial de la protection de la vie privée d’EY, Bureau du conseiller général, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume-Uni, ou par courriel à l’adresse de l’équipe de protection des données ou par l’intermédiaire de votre représentant habituel d’EY. Un responsable de la protection de la vie privée d’EY enquêtera sur votre plainte et vous fournira des renseignements sur la façon dont elle sera traitée et résolue.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont EY a résolu votre plainte, vous avez le droit de vous plaindre auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. Vous pouvez également porter l'affaire devant un tribunal compétent.

Certaines sociétés membres d’EY dans des pays en dehors de l’Union européenne (UE) et du Royaume-Uni ont désigné des représentants dans l’UE et au Royaume-Uni, respectivement, pour agir en leur nom si, et quand, elles entreprennent des activités de traitement de données auxquelles s’applique le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et/ou le Règlement général sur la protection des données (RGPD) du Royaume-Uni. De plus amples informations et les coordonnées de ces représentants sont disponibles ci-dessous :

Délégué à la protection des données de l'UE

Délégué à la protection des données du Royaume-Uni

12. Nous contacter

Si vous avez d'autres questions ou préoccupations, contactez votre représentant EY habituel ou envoyez un courriel à à l'équipe chargée de la protection des données.