Megafonía contra un cielo azul

Cómo un marco sólido de reporte de irregularidades puede ayudar a crear valor a largo plazo

Los programas eficaces de reporte de irregularidades no sólo tienen sentido desde el punto de vista legal y ético, sino que también ayudan a las empresas a salir reforzadas frente a sus competidores.

En resumen

  • Es probable que la importancia de los reportes de irregularidades para descubrir conductas indebidas aumente a medida que las organizaciones respondan a los desafíos de la pandemia de COVID-19.
  • Las empresas y sus directivos deben asumir la responsabilidad de establecer una "cultura del diálogo" adecuada para que quienes reportan se expresen.
  • Los programas de reporte de irregularidades constituyen un pilar fundamental del marco de gobierno corporativo de una organización y pueden contribuir a la creación de valor a largo plazo.

La máxima pictórica japonesa de tres monos sabios (cada uno cubriéndose los ojos, los oídos o la boca) encarna el principio proverbial de "no ver el mal, no oír el mal, no hablar el mal". Hay varios significados atribuidos a los monos y al proverbio, pero la frase se usa con mayor frecuencia para referirse a aquellos que lidian con la incorrección haciendo la vista gorda. Afortunadamente, las personas desean cada vez más hablar cuando ven o escuchan sobre irregularidades, y las organizaciones no solo deben querer ayudarlos, sino que deben ayudarlos.

Al mismo tiempo, la pandemia de COVID-19 presenta nuevos desafíos para las organizaciones que buscan construir y mantener un marco de integridad sólido, incluida su infraestructura de denuncia de irregularidades. Las políticas y los procedimientos deben revisarse a través de la lente de una fuerza laboral cada vez más dispersa y remota. Nueve de cada diez encuestados en el Informe Global de Integridad 2020 de EY (pdf) ¿Es este el momento de la verdad para la integridad corporativa? creen que la pandemia supone un mayor riesgo para la conducta empresarial ética en su organización.

Al ser conscientes de que la pandemia global y su impacto se dejarán sentir en un futuro previsible, las organizaciones deben hacer más para localizar y detener los comportamientos poco éticos, y también para proteger a los que ayudan a hacerlo.

Quienes reportan – empleados que sacan a la luz comportamientos dentro de su propia organización – desempeñan un papel crucial en el descubrimiento de conductas indebidas. Ésta es sólo una de las razones por las que las políticas de protección de quienes reportan han salido del olvido y se han convertido en una de las prioridades de muchos profesionales jurídicos y de cumplimiento. Lo que antes merecía una mención fugaz como parte de un debate más amplio sobre la integridad, es cada vez más una preocupación central para las empresas, tanto grandes como pequeñas.

Estas preocupaciones provienen de dentro y fuera de las organizaciones, con el aumento de las expectativas de los empleados y la entrada en vigor de nuevos mandatos legales. Los gobiernos europeos están aplicando una legislación que obliga a las empresas a ofrecer mayores niveles de protección a los trabajadores, incluidos los de sectores industriales muy regulados, como los servicios financieros y la sanidad.

A medida que entran en vigor más leyes, las organizaciones tienen que crear políticas eficaces y viables en torno a la construcción de la integridad, y considerar específicamente el reporte de irregularidades. Se están haciendo algunos progresos, pero no siempre se aplican de forma holística o incluso coherente.

Los datos recopilados para el Informe Global de Integridad 2020 de EY (pdf) revelaron que la gran mayoría de los encuestados (el 94 % de las casi 3.000 empresas encuestadas) contaba con al menos un elemento de un sólido procedimiento de denuncia. El más común fue un código de conducta sobre cómo deben comportarse los empleados en los negocios (47 %), seguido de la capacitación periódica sobre estándares de comportamiento legales, regulatorios o profesionales relevantes (38 %).

A nivel general, el 39% de los encuestados afirma que en los últimos tres años ha sido más fácil reportar sus problemas. A pesar de ello, uno de cada cinco encuestados está más preocupado por el nivel de protección de quienes reportan que hace tres años, y menos de un tercio (27%) cree que se les ofrece más protección.

Las organizaciones deben comprender todo este proceso: una política por sí sola no es suficiente. Dado que las leyes y normas sobre reporte de irregularidades están cada vez más extendidas, las empresas de todo el mundo deben crear y mejorar sus procedimientos actuales.

Un concepto fundamental es la capacidad de una empresa para "escuchar hacia abajo", es decir, para poder recibir aportes y comentarios de los niveles inferiores a la dirección ejecutiva. Esto ayuda a fomentar un entorno en el que los empleados se sientan cómodos "hablando" cuando vean cosas que creen que van en contra de los valores de la empresa.

Fomentar el entorno adecuado

Las organizaciones deben desarrollar y actualizar periódicamente procesos exhaustivos de reporte de irregularidades que establezcan cómo los individuos pueden informar de acciones que consideran problemáticas. Esto incluye cómo pueden revelar estas actividades y a quién. Una parte igualmente importante del proceso es la formación y la información. No basta con establecer una política y enterrarla en un manual poco visible o de difícil acceso, sino que las empresas deben impartir formación en toda la empresa de forma recurrente, para que todos los empleados conozcan sus derechos en virtud de la política de reporte de irregularidades.

 

Es responsabilidad de la dirección de la empresa garantizar que los programas de reporte de irregularidades se consideren algo más que un simple escaparate. Es importante integrar una política de reporte de irregularidades en la cultura y los valores de la empresa a largo plazo. Los empleados se sienten seguros cuando existe una cultura integral de integridad dentro de la organización y la gente sabe que la empresa está comprometida con estos valores.

 

Un concepto crítico relacionado es la capacidad de una empresa de "escuchar hacia abajo", es decir, ser capaz de recibir activamente los aportes y comentarios de los niveles inferiores a la dirección ejecutiva. Esto ayuda a fomentar un entorno en el que los empleados se sientan cómodos "hablando" cuando vean cosas que creen que van en contra de los valores de la empresa. De hecho, las organizaciones deben promover una cultura que considere el reporte de irregularidades como un deber y una responsabilidad en caso de que se produzcan conductas indebidas o poco éticas.

 

Fomentar la seguridad

Los programas eficaces de reporte de irregularidades deben autoperpetuarse. Los empleados que tengan experiencias positivas con el programa servirán de embajadores para el uso futuro del sistema.

 

Un enfoque común para la gestión de las quejas es la creación de una línea de atención telefónica donde los empleados pueden presentar una queja. Esto puede ser un buen comienzo, pero es sólo el principio. También hay que tener en cuenta quién revisa la información. Hay que recurrir a una junta neutral, con la experiencia necesaria para entender los requisitos legales y morales, y la seriedad necesaria para hacer recomendaciones que se tomen en serio. Esto podría incluir a socios externos, dependiendo del sector.

 

La comunicación a lo largo del proceso suele ser un factor de complicación. Para que la investigación de los hechos sea "neutral", muchos procesos son necesariamente opacos. Aunque la privacidad tanto del acusado como del acusador es importante, cualquier proceso de reporte de irregularidades debe tener formas estandarizadas de informar al denunciante original. Un acusador debe estar capacitado para saber, idealmente antes de presentar una denuncia o al hacer su primera llamada, cuándo y cómo se le informará sobre el resultado del caso.

 

Quienes reportan las irregularidades tienen dos preocupaciones comunes cuando exponen su caso – que su reporte sea ignorado o que se enfrenten a consecuencias y represalias por haber dado la voz de alarma. El Informe de Integridad Global 2020 de EY valida este hecho, ya que el 53% de los encuestados que habían reportado un problema declararon que se sentían presionados para no reportar. Esto no fue universal, ya que los encuestados que informaron de presiones variaron desde el 83% en Japón hasta el 38% en México. El contexto y las costumbres locales, como siempre, son importantes.

 

Mantener a quien reporta informado durante el proceso puede ayudar a disipar el miedo a ser ignorado, mientras que las organizaciones pueden disipar el miedo a las represalias dando a conocer las protecciones que existen para quienes reportan y destacando los casos en los que la acción sacada a la luz por un denunciante ha conducido a una reforma.

Informe de Integridad Global
de los encuestados que habían reportado un problema se sentían presionados para no denunciar.

El reporte de irregularidades y el programa de integridad

Independientemente de los requisitos reglamentarios, las empresas y sus ejecutivos deben asumir la responsabilidad de crear el entorno adecuado para que los denunciantes puedan denunciar. Los denunciantes, sencillamente, no son raros ni enemigos de la empresa. El Informe Global de Integridad 2020 de EY (pdf) encontró que el 37 % de los encuestados había reportado problemas de mala conducta a la gerencia o a una línea directa de denuncias. Un cambio cultural profundamente arraigado, que va más allá de la palabrería y el cumplimiento mínimo, lleva tiempo. Pero las recompensas son muchas.

Esto no sólo tiene sentido desde el punto de vista legal, sino que también puede contribuir a la creación de valor a largo plazo de una empresa. Los programas de reporte de irregularidades constituyen un pilar fundamental del marco de gobierno corporativo de una organización y es fundamental que las empresas creen procesos éticos y humanos para gestionar los reportes.

Al incorporar esto como parte de su programa de integridad, las organizaciones pueden asegurarse de que sus empleados no hagan la vista gorda ante las irregularidades, se les anime a hablar y sean recompensados, no penalizados, por hacerlo. En última instancia, esto les ayudará a salir más fuertes que sus competidores, habiendo retenido a los mejores talentos y atraído a nuevos clientes incluso en tiempos turbulentos.

Resumen

Dado que las expectativas de los empleados están cambiando y las leyes de reporte de irregularidades están cada vez más extendidas, las organizaciones necesitan mejorar sus procedimientos actuales. Las políticas de denuncia son importantes, pero no son suficientes. Las empresas deben impartir formación de forma recurrente, para que todos los empleados conozcan sus derechos y se sientan seguros dentro de una cultura integral de integridad. Un cambio cultural profundo lleva tiempo, pero las recompensas son muchas, incluyendo la retención de los mejores talentos y la atracción de nuevos clientes.

Cómo EY puede ayudar

  • Análisis Forense y de Integridad

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