SAP S/4HANA : L'outil indispensable à la fonction finance

La plupart des systèmes d'information financiers, y compris ceux basés sur SAP, résultent de projets initiés il y a une dizaine, voire une vingtaine d'années. Bien que de nouvelles versions et mises à jour aient été apportées, améliorant certains processus et interfaces, de nombreux processus métiers souffrent encore d'un manque de digitalisation, d'automatisation et de simplification. 

C’est l’opportunité qu’offre aujourd’hui la solution SAP S/4 HANA pour soutenir les transformations en finance et dans les domaines connexes. La simplification technique du progiciel, son architecture Cloud, une ergonomie utilisateurs moderne, une manipulation fluide des processus, beaucoup d’innovations et un modèle de données plus cohérent ; ces éléments suscitent chez de nombreuses organisations un intérêt croissant pour lancer leurs transformations.

Si l’on passe en revue quelques attentes clés des acteurs de la fonction finance lorsqu’ils se lancent dans leurs projets de transformation, voici ce que nous pouvons retenir :

Amélioration de la gestion des processus financiers

• Consolidation des systèmes financiers : SAP S/4HANA permet de regrouper les processus financiers sur une seule plateforme, réduisant ainsi la complexité des systèmes hérités et éliminant les redondances. C’est un des grands bénéfices obtenus. Les directeurs financiers soulignent souvent leur satisfaction quant à la capacité de cet outil à centraliser la gestion des comptes clients, des fournisseurs et de la comptabilité générale sur une plateforme unique. En outre, la centralisation des processus de gestion des immobilisations et de la trésorerie est perçue comme un atout majeur, réduisant les besoins de synchronisation entre différents systèmes tout en optimisant l'efficacité opérationnelle. Cette consolidation simplifie considérablement les processus
  
  
• Intégration des données en temps réel : Les données sont traitées en temps réel, ce qui permet une prise de décision plus rapide et précise. En facilitant l'accès instantané aux données financières, SAP S/4HANA aide les contrôleurs de gestion à raccourcir les délais de clôture mensuelles, trimestrielles et annuelles et à améliorer la rapidité et la transparence des résultats. Il ne peut plus y avoir de compromis sur l’accès à des sources d’information uniques, surtout dans certains secteurs ou l’information financière doit être associée aux informations de risques, de compliance et de consolidation. En outre, il répond aux besoins des responsables de la conformité en fournissant des rapports en temps réel sur les indicateurs clés, garantissant ainsi une gestion financière optimale et une conformité continue aux exigences réglementaires. 

Optimisation des clôtures financières et reporting

• Fast Close : La rapidité des clôtures comptables est améliorée grâce à une gestion intégrée des processus de clôture. Les cycles de clôture sont réduits grâce à la possibilité d'accéder et d'analyser instantanément les données comptables et financières. Beaucoup de travaux manuels de réconciliation sont supprimés. Au sein des services de comptabilité, les équipes soulignent que l'usage d’outils d’analyse instantanée leur permet d'identifier les anomalies dans les écritures comptables dès leur saisie, ce qui simplifie ainsi les cycles de clôture. Cela contribue également à une meilleure coordination entre les équipes grâce à une visibilité partagée des données.
  
  
• Reporting en temps réel : SAP S/4HANA permet un reporting financier en temps réel, avec des informations toujours à jour, permettant aux entreprises d'avoir une vue instantanée sur leur santé financière, sans avoir à attendre les rapports mensuels ou trimestriels. Cela rend les analyses et les décisions plus agiles. Les utilisateurs financiers s'accordent largement sur les avantages des tableaux de bord interactifs qui offrent un accès immédiat aux performances financières. Cette vue instantanée facilite des prises de décisions éclairées, sans dépendre des rapports mensuels. De surcroît, les notifications automatiques en temps réel informent les utilisateurs dès que des seuils critiques sont atteints, leur permettant d'intervenir rapidement.

Meilleure visibilité et transparence des flux financiers

• Analyses prédictives et simulations : Grâce aux fonctionnalités de machine learning et d’analyse prédictive intégrées, SAP S/4HANA permet de prévoir les tendances financières, d’anticiper les flux de trésorerie et d’effectuer des simulations sur différents scénarios économiques. Le système d’information financier devient un vrai support à l’anticipation. Les directeurs financiers que nous rencontrons utilisent des modèles prédictifs afin d’anticiper les tendances de vente, en se basant sur les données historiques et actuelles. Ils simulent également divers scénarios de flux de trésorerie afin d’évaluer l'impact potentiel d’un nouvel investissement ou d’un changement de politique de crédit, leur permettant ainsi de mieux préparer leurs stratégies.
  
  
• Tableaux de bord personnalisés : Les utilisateurs peuvent accéder à des tableaux de bord dynamiques qui fournissent une vue d'ensemble des performances financières, offrant ainsi une meilleure compréhension des indicateurs clés et des risques potentiels. Les responsables financiers apprécient particulièrement la personnalisation des tableaux de bord par département, ce qui permet à chaque équipe d'accéder directement aux indicateurs de performance spécifiques à leurs activités. La suppression des fichiers Excel superflus est grandement appréciée ; ils sont remplacés par des visualisations instantanées et intégrées, améliorant ainsi la netteté et l'efficacité de l'analyse des données.

Simplification des processus de comptabilité et de gestion des risques

• Réduction des transactions complexes : La structure simplifiée de SAP S/4HANA élimine la duplication des tables et des données, ce qui facilite la gestion des transactions comptables (comme le rapprochement bancaire ou la gestion des immobilisations). C’est une évolution majeure et une grande valeur ajoutée du nouveau modèle de données proposé. Dans ce cadre, les directeurs financiers insistent souvent sur l’efficacité que procure l’automatisation du processus de rapprochement bancaire, réduisant ainsi le temps dédié à cette tâche, passant alors de plusieurs jours à quelques heures. Ils soulignent également la simplification de la gestion des actifs fixes, rendue possible grâce à une interface unifiée qui combine la comptabilité et la gestion des immobilisations, ce qui améliore significativement le suivi et la gestion de ces actifs.
  
  
• Gestion proactive des risques : L’intégration d’outils de gestion des risques et de conformité permet aux entreprises de mieux anticiper et gérer les risques financiers et réglementaires, en respectant des normes comptables internationales (IFRS, GAAP). Lors des discussions avec les responsables des risques, ceux-ci mettent en avant l'importance de l'implémentation d'alertes automatiques pour les transactions qui dépassent un seuil de risque prédéfini, leur permettant ainsi de réagir rapidement si nécessaire. Ils soulignent également la valeur de la génération automatique de rapports de conformité, ce qui assure le respect des normes IFRS ou GAAP et réduit la charge administrative associée à la conformité.

Amélioration de la gestion de la trésorerie et des finances

• Gestion centralisée de la trésorerie : SAP S/4HANA permet une vue consolidée des flux de trésorerie, améliorant ainsi la gestion des liquidités et la planification de la trésorerie à court et long terme. Les directeurs financiers mettent souvent en avant l'importance de la visualisation centralisée, des positions de trésorerie en temps réel, qui permet une gestion proactive des liquidités. Ils apprécient également l'automatisation des prévisions de trésorerie, fondée sur des données historiques et actuelles, facilitant ainsi la planification financière et optimisant l'utilisation des ressources.
  
  
• Optimisation du fonds de roulement : L’accès en temps réel aux données permet d’optimiser les délais de paiement des clients et fournisseurs, donc, de mieux gérer le besoin en fonds de roulement (BFR). Les responsables financiers rapportent une réduction des délais de paiement des clients, ce qui est rendu possible par une meilleure visibilité sur les créances. Ils soulignent également l'importance de pouvoir négocier les conditions de paiement avec les fournisseurs, en s'appuyant sur des analyses de trésorerie en temps réel, ce qui leur permet d'optimiser leur gestion des flux financiers.

Accélération des processus de consolidation et de conformité

• Consolidation financière automatisée : Les entreprises avec des entités internationales bénéficient d'une consolidation financière automatisée et conforme aux réglementations locales et internationales. Cela facilite le suivi et la présentation des résultats consolidés. L'automatisation du processus de consolidation pour les entités multinationales est grandement appréciée, car elle permet d'obtenir une visibilité instantanée sur les résultats consolidés. De plus, la génération automatique de rapports de consolidation garantit la conformité aux normes locales et internationales, tout en simplifiant considérablement le processus.
  
  
• Conformité aux réglementations : S/4HANA intègre des fonctionnalités qui permettent de suivre les évolutions réglementaires et de s’y adapter en temps réel, garantissant une conformité continue. Les outils intégrés offrent la possibilité de suivre en temps réel les évolutions réglementaires, facilitant ainsi l’ajustement des processus financiers aux nouvelles exigences. Parallèlement, la génération automatique de rapports de conformité s'avère particulièrement utile pour satisfaire aux exigences des audits internes et externes, simplifiant ainsi la gestion des contrôles.

Transformation digitale et agilité organisationnelle

• Architecture modulaire et évolutive : La flexibilité de SAP S/4HANA permet aux organisations de déployer des modules spécifiques en fonction de leurs besoins, rendant la transformation progressive et adaptable aux évolutions futures. La plupart des contrôleurs financiers nous confient chercher à déployer des modules spécifiques pour la gestion des dépenses et la comptabilité, ajustés aux besoins précis de leur organisation. Très souvent, ils attendent également une intégration facile de nouvelles technologies, telles que l'intelligence artificielle, pour rester agiles face à l'évolution rapide des exigences du marché et des besoins.
  
  
• Accès à l'innovation : La plateforme permet une intégration facile avec des technologies émergentes, telles que l'intelligence artificielle (IA), l'automatisation des processus robotisés (RPA) et l'internet des objets (IoT), favorisant ainsi une transformation digitale permanente. Les directeurs financiers cherchent souvent à intégrer l'automatisation des processus robotisés (RPA) pour améliorer l'efficacité dans la gestion de tâches répétitives comme le traitement des factures. L'utilisation de l'Internet des objets (IoT) pour suivre les actifs en temps réel et optimiser la gestion des stocks devient une attente requise, particulièrement dans des environnements nécessitant une gestion précise et réactive des ressources.

Réduction des coûts et gains d’efficacité

• Réduction des coûts IT : En consolidant plusieurs systèmes sur une seule plateforme cloud ou hybride, les entreprises réduisent leurs coûts de maintenance, d’infrastructure et de gestion des données. Souvent, les directeurs financiers expriment le désir de réduire leurs coûts de maintenance en consolidant leurs systèmes sur une plateforme cloud. Ils aspirent généralement à diminuer les dépenses liées à l'infrastructure en choisissant une solution SaaS (Software as a Service), qui se révèle être une alternative plus rentable et flexible.
  
  
• Automatisation des processus financiers : L’automatisation de tâches répétitives (facturation, rapprochement bancaire, etc.) réduit les erreurs humaines, accélère les processus et libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Les différents acteurs financiers expriment leur volonté d'automatiser les processus de facturation et d'approbation des dépenses afin d’optimiser le temps de traitement et réduire les erreurs humaines. SAP S/4HANA facilite cette automatisation, considérée comme un levier stratégique afin d’améliorer l'efficacité opérationnelle globale.

Support pour la croissance internationale

• Gestion multi-devises et multi-pays : S/4HANA simplifie la gestion des opérations dans plusieurs pays avec la gestion des devises, des réglementations fiscales locales et des normes comptables propres à chaque pays. Les directeurs financiers insistent sur la nécessité d'un système efficace pour la gestion des transactions multi-devises, qui intègre une conversion automatique selon les taux du marché. Ils considèrent également la gestion intégrée des exigences fiscales locales comme essentielle pour garantir la conformité et réduire les complexités liées aux réglementations fiscales internationales.

Expansions et fusions-acquisitions facilitées : L’architecture permet d’intégrer rapidement de nouvelles entités suite à des fusions ou acquisitions, accélérant ainsi la mise en conformité et l’intégration des nouvelles unités dans les systèmes financiers. Les responsables financiers recherchent une intégration rapide des nouvelles entités après une acquisition et un alignement efficace des processus financiers. SAP S/4HANA facilite cette intégration et l'harmonisation des systèmes lors de fusions, garantissant ainsi une conformité rapide et une transition fluide entre les entités.

Les plateformes axées sur la technologie sont essentielles pour stimuler la transformation numérique et améliorer la performance opérationnelle des clients dans des secteurs à fort impact. Choisir de s'associer à des entreprises de logiciel, comme SAP dans cette étude de cas, permet à des firmes telles que la nôtre d'aider plus efficacement les organisations à tirer parti des technologies de pointe afin de transformer leurs systèmes hérités, parfois obsolètes, en la pierre angulaire accélérant les projets digitaux actuels et futurs. Notre alliance nous aide à répondre aux exigences des défis actuels et futurs, en particulier dans le secteur des services financiers, en offrant des capacités dans des domaines tels que les produits financiers, le sous-ledger, le contrôle financier, les encaissements et décaissements d'assurance, ainsi que les solutions de durabilité.

S/4HANA est une plateforme robuste et complète permettant d’adresser de nombreux enjeux de transformation. Il va sans dire que ce type de projets doit être accompagné par un contact avec les métiers et l’IT, afin de faciliter une adoption pédagogique et facile des nouvelles pratiques. Il n’est pas toujours aisé de changer les habitudes. L'énorme potentiel de simplification et d'automatisation donne un appétit grandissant aux entreprises en quête de lancer des initiatives de transformation avec l'appui de cette solution aux nombreuses « best practices ». C'est pourquoi EY accorde une attention particulière à la configuration de ses équipes pour assister ces projets. Outre les compétences techniques, l’adoption et le changement doivent faire l’objet d’efforts et d’une attention précise pour assurer le succès.