Основни действия в областта на човешките ресурси с оглед на края на 2023 г.

Тъй като краят на календарната година наближава и празничният период е зад ъгъла, по-долу наблягаме на ключовите моменти от гледна точка на човешките ресурси и заплатите, които трябва да бъдат взети предвид от компаниите или планирани предварително с оглед на задълженията на работодателя в края на годината. 

Прехвърляне на неизползван платен отпуск 

С наближаването на края на годината работодателите трябва да се справят с прехвърлянето на оставащите дни от годишния платен отпуск на служителите си. Дните са им предоставени, но те не са успели да ги използват пълноценно през годината. С оглед на това българското трудово законодателство предвижда възможност за работниците и служителите да прехвърлят неизползваните дни. Правото на платен годишен отпуск се погасява в срок от две години след края на годината, за която е било дължимо. 

До 31 януари 2024 г. работодателите уведомяват служителите си чрез писмено уведомление за дните платен отпуск, които имат право да използват през календарната 2024 г., включително за неизползваните дни платен отпуск, прехвърлени от предходни календарни години.

Работодателят има право да призове служителите да използват платения си годишен отпуск по всяко време след изтичане на годината, за която се полага, при спазване на съответната процедура, предвидена в закона.

Докладване на извънредния труд за 2023 г. в Инспекцията по труда

Като част от планираните действия работодателите трябва да включат в програмата си и наближаващия краен срок за отчитане на извънредния труд. Извънредният труд, положен от служителите през календарната 2023 г., подлежи на отчитане пред Инспекцията по труда до 31 януари 2024 г. Важно е да се отбележи, че работодателят е длъжен да води специална книга за извънреден труд с информация за положения от служителите извънреден труд.

Годишно съгласуване на данъка върху доходите на физическите лица и определяне на дължимия от служителите данък

До 31 януари 2024 г. работодателите са длъжни да изчислят окончателната данъчна основа за облагане с данък върху доходите на физическите лица и да определят годишния данък върху доходите на физическите лица, дължим от техните служители, когато към 31 декември 2023 г. те имат качеството на основен работодател. 

В годишната данъчна основа за облагане с данък върху доходите на физическите лица се включват доходите от трудови правоотношения с предишен работодател, когато работникът или служителят е бил нает през годината, както и доходите от трудови правоотношения за допълнителен труд по втори трудов договор. Доходите, получени от други работодатели през календарната 2023 г., се вземат предвид, в случай че работниците и служителите са предоставили на основния си работодател декларация за доходите по чл. 45 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ).

Данъчни облекчения за доброволни осигурителни вноски, доброволна застраховка "Живот" и дарения

Годишната данъчна основа се намалява с личните вноски за доброволно пенсионно осигуряване в размер до 10 % от годишната данъчна основа и с вноските за доброволно здравно осигуряване и премиите/вноските по договори за застраховка "Живот" в размер до 10 % от годишната данъчна основа, когато вноските са удържани от месечните нетни заплати и изплатени чрез работодателя по време на месечните цикли на изплащане на заплатите.  

Годишната данъчна основа също се намалява с данъчното облекчение за дарения, когато то се обработва от работодателя чрез месечната ведомост за заплати.

Горепосочените данъчни облекчения се прилагат, ако до 31 декември 2023 г. служителите предоставят на работодателите си съответните документи от пенсионно/здравно/жизненоосигурителното дружество, доказващи правото им да прилагат данъчното облекчение, и документи, удостоверяващи, че надареното лице е едно от лицата, изброени в чл. 22 на ЗОПБ (напр. здравно заведение, Български червен кръст и др.) и че сумата на дарението е получена.

Освен това служителите трябва да предоставят на работодателите си писмена декларация, че не подлежат на никакви процедури за принудително изпълнение за неплатени публични задължения, за да могат да ползват данъчното облекчение на годишна база. 

Данъчни облекчения за деца 

Съгласно ЗДДФЛ служителите, които имат деца, могат да намалят данъчната си основа и съответно дължимия данък, като се възползват от данъчното облекчение за деца. Съществуват две възможности да се поиска данъчно облекчение - чрез подаване на годишна данъчна декларация по чл. 50 от ЗДДФЛ или чрез работодателя.  

Служителите, които желаят да ползват данъчното облекчение за деца чрез своя работодател, трябва да отговарят на определени условия и да предоставят следните документи на работодателя до 31 декември 2023 г: 

• Декларация за данъчно облекчение за деца съгласно чл. 22в (чл. 22в), параграф 8 от PITA 
• Писмена декларация, че към момента на подаване на декларацията служителят не е обект на никакви процедури за принудително изпълнение на неплатени публични задължения. 

Работодателят трябва да направи необходимите изчисления и да преведе сумата за възстановяване на работника до 31 януари 2024 г. 

Издаване на удостоверения за доходи за облагаеми доходи от трудови правоотношения, придобити през 2023 г.

След като бъде извършено годишното изравняване на данъка върху доходите на физическите лица, работодателят трябва да има готовност да издаде удостоверения за доходите от трудови правоотношения, изплатени на служителите през календарната 2023 г. Удостоверенията за доходи се издават при поискване от страна на служителите, като срокът за издаването им е 14 дни след получаване на искането.

Годишно отчитане в края на годината на доходите, изплатени на наети и ненаети лица

Подаването на годишен формуляр за отчитане съгласно чл. 73, ал. 1 и 6 от ЗДДФЛ е сред задълженията, които компаниите трябва да имат предвид след празничния сезон. Задължението за деклариране на облагаемите доходи от трудови правоотношения, удържаните данъци и социалноосигурителни вноски през съответната данъчна година е до 28 февруари 2024 г. Освен това някои необлагаеми доходи също подлежат на отчитане, като например:

• Ваучери за храна до 200 лв. месечно
• Еднократни плащания, предоставени на работниците и служителите за сметка на социалните разходи при раждане или осиновяване на дете, сключване на брак, смърт на член от семейството, които са освободени от облагане с данък върху доходите на физическите лица в размер до 2400 лв. годишно 
• Парично обезщетение и помощ, изплатени на основание разпоредбите на Кодекса за социално осигуряване, включително първите три дни от отпуска по болест, изплатени от работодателя
• Парични награди, изплащани от работодателя на основание на нормативен акт, освободени от облагане с данък върху доходите на физическите лица
• Парични обезщетения, предоставени съгласно разпоредбите на Кодекса на труда, освободени от облагане с данък върху доходите на физическите лица, като например: обезщетение в случай на увреждане на здравето на служителите; обезщетение за преместване на служител на друго работно място; обезщетение в случай на прекратяване на трудовото правоотношение поради заболяване или пенсиониране, както и обезщетение за вреди, причинени на служителите
• Други необлагаеми доходи, предоставени от работодателя на съответните служители, ако има такива, които не включват обезщетения, предоставени в натура.

Същият срок важи и за задължението за годишно отчитане на доходите, изплатени на неработещи физически лица. 

Българският парламент вече одобри изменение на ЗДДФЛ в сила от 2024 г. и ще се прилага по-широк обхват на необлагаемите доходи, подлежащи на деклариране от работодателя. 

Позиции за данъчно пребиваване и формуляри за отчитане съгласно чл. 73а, параграф 5 от PITA  

Важно е да се прегледат позициите на данъчните резиденти на онези служители, които може да са данъчни резиденти на друга държава, например командировани служители, служители, които работят от чужбина, и т.н. 

Напомняме, че всички работодатели следва да декларират облагаемите доходи, изплатени на физически лица, които не са български данъчни местни лица, но са данъчни местни лица на друга държава-членка на ЕС, чрез подаване на уведомление по чл. 73a, 

Параграф 5 от PITA, който е дължим до 30 април 2024 г. Следователно е препоръчително да се определят позициите на данъчните резиденти предварително, така че работодателите да са наясно със списъка на служителите, които няма да отговарят на критериите за данъчни резиденти в България най-рано за 2023 г., и по този начин да имат достатъчно време да потвърдят позициите си и да осигурят точно отчитане по чл. 73a. 

Какво да очакваме през 2024 г.?

Минимална работна заплата и социалноосигурителен доход 

Считано от 1 януари 2024 г., минималната работна заплата и минималният месечен осигурителен доход се увеличават от 780 лв. на 933 лв. Максималният месечен социалноосигурителен доход се увеличава от 

3400 лв. до 3750 лв. 

Обезщетения за временна трудова неработоспособност

През 2024 г. паричните обезщетения само за първите два дни от временната неработоспособност ще бъдат за сметка на застрахователите и ще се изчисляват като 70% от среднодневното брутно възнаграждение за месеца, в който е настъпила неработоспособността. Понастоящем застрахователите плащат първите три дни от паричното обезщетение.

Промените трябва да се вземат предвид от работодателя при структурирането на бюджета и планирането на еднократните плащания и да се въведат в софтуера за заплати. 

Национални официални празници и неработни дни в края на годината

24 декември - Бъдни вечер

25, 26 и 27 декември - Коледа

1 януари - Нова година

Практиката на EY България в областта на заплатите има богат опит в предоставянето на услуги в областта на заплатите и администрирането на човешките ресурси на голям брой клиенти - от малки стартиращи предприятия до големи международни компании, работещи в широк спектър от индустрии. За повече информация за нашите HR

административно решение, моля, проверете ТУК.