Vad får du inte missa inför årsredovisningen 2023 i ESEF-format?

Styrelsens ansvar, läsbarhet, intern kontroll och tidpunkt för publicering!

Kortfattat

• ESEF är det officiella formatet av årsredovisningen som ska avges enligt Öppenhetsdirektivet och bör ses som en viktig del av ett företags kommunikationsstrategi
• Styrelsen är ansvarig för avlämnande av ESEF-rapporten och kvalitet på rapporten behöver säkerställas genom ändamålsenliga interna kontroller
• Inför arbetet med årsredovisningen 2023 bör fokus ligga på säkerställande av läsbarhet i det maskinläsbara formatet

Nu bör ”fullt fokus” ligga på att utveckla processer för att effektivisera och kvalitetssäkra ESEF-rapporteringen, skriver FAR:s Strategigrupp Redovisning i en fördjupningsartikel i Balans. I artikeln finns bra och konkreta råd för att skapa goda interna rutiner för arbetet med ESEF-versionen av årsredovisningen. Denna artikel förklarar varför detta är viktigt. 

Varför är ESEF-versionen av årsredovisningen viktig? 

Kraven på elektronisk rapportering härstammar från Öppenhetsdirektivet och har i Sverige implementerats i Lagen om värdepappersmarknaden. ESEF-rapporten är det officiella formatet av årsredovisning i enlighet med Öppenhetsdirektivet och det är styrelsen som är ansvarig för att årsredovisningen upprättas och inrapporteras till Finansinspektionen i ESEF-format. Det är också årsredovisning i ESEF-format som ska publiceras på bolagets hemsida och som är föremål för redovisningstillsyn.  

Bakgrunden är att vårt sätt att konsumera data har förändrats. Idag använder vi teknik på ett helt annat sätt när vi söker efter information. Vi läser tidningar och böcker digitalt. Även finansiella rapporter har blivit alltmer digitala, exempelvis genom publicering av sökbara PDF-format på bolagens hemsidor.  

I sitt projekt ”Better Communication” har IASB® lagt stor vikt vid detta. Arbetet med att ta fram en ”IFRS-taxonomi” syftar till att möjliggör en effektiv digital konsumtion av finansiella rapporter, dvs underlätta för investerare och andra intresseneter att hitta finansiell information. ESEF-taxonomin som används inom EU är en förlängning av IFRS-taxonomin.  

Fördelarna med digital rapportering som bygger på ESEF är:

• bättre kvalité när företagen själva märker upp (kategoriserar) informationen i de finansiella rapporterna
• lägre kostnader för investerare, långivare och tillsynsmyndigheter som kan bearbeta och analysera information snabbare: detta skfitar fokus från datainsamling till analys
• effektivare informationsinhämtning och analys - det finns redan idag verktyg för att analysera och jämföra data från olika företags ESEF-rapporter 

Mot denna bakgrund bör årsredovisningen i ESEF-format således ses som en viktig del av företagets kommunikationsstrategi.  

Kan du läsa informationen i din ESEF-rapport? 

För att informationen i en ESEF-årsredovisning ska kunna användas effektivt måste den självklart vara läsbar även i det maskinläsbara formatet. Bristande läsbarhet har dock visat sig vara ett återkommande problem i publicerade ESEF-årsredovisningar för 2022. Se bild 1 nedan för ett exempel från ett svenskt företag. 

Exemplet är inte unikt. Tyvärr ser de flesta ESEF-årsredovisningar för svenska bolag för 2022 ut så här. Det är framförallt tabeller som vållat problem, där informationen presenterades i en enda rad istället för i tabellformat. Kvalitén på informationen i blocktaggarna skiljer sig dock mellan olika länder. Se bild 2 nedan för ett exempel på motsvarande upplysning från ett tyskt bolags ESEF-årsredovisning.

Exempel från en not om materiella anläggningstillgångar i en ESEF-årsredovisning för ett tyskt företag 2022.

Inför arbetet med årsredovisningarna för 2023 har ESMA har förtydligat rekommendationen om läsbarheten för tabeller och enligt uppgift har även fler programvaruleverantörer tagit fram funktionaliteter som möjliggör en korrekt formatering i ESEF-årsredovisningen 2023.

Styrelsens ansvar och intern kontroll

Eftersom det är styrelsens ansvar att årsredovisningen upprättas i ett elektroniskt format behöver framtagandet av ESEF-versionen av årsredovisningen – dvs taggningen, eller märkningen – av de finansiella rapporterna kvalitetssäkras med samma ambition som övrig information i årsredovisningen. Det bör således vara viktigt att ha en fungerande rutin för uppmärkningen för att säkerställa att den är korrekt, fullständig och överensstämmer med tillämpliga regelverk. 

För att kunna göra detta behövs tillgång till verktyg som gör att man kan läsa informationen i det elektroniska formatet (ofta benämnt en ”ESEF Reader”). 

Kraven på intern kontroll och styrelsens ansvar framgår tydligt i ett norskt tillsynsbeslut. I detta fall hade företaget missat att tagga viss information i ESEF-formatet av årsredovisningen. I ett långt brev betonar det norska Finanstilsynet vikten av överensstämmelse mellan årsredovisningarna och behovet av intern kontroll. Finanstilsynet riktar också uppmärksamhet mot att ESEF-rapporten inte varit en integrerad del av styrelsens behandling av årsbokslutet: Finanstilsynet skriver vidare att man förutsätter att det elektroniska formatet är behandlad av styrelsen och att hur bolaget uppfyller kraven på ESEF rapportering är en integrerad del av styrelsens arbete.

Tänk på det här innan du publicerar årsredovisningen på hemsidan!

Under 2023 har många noterade bolag inom EU och EES fått brev från den nationella övervakningsmyndigheten om att de publicerat årsredovisningar i PDF-format utan att tydligt ange att det inte är den officiella versionen av årsredovisningen, dvs inte ESEF-versionen. Även många svenska företag har missat detta.

Om en årsredovisning offentliggörs i andra format än den officiella versionen rekommenderar ESMA att bolagen tydligt anger att det inte är den officiella versionen. ESMA rekommenderar också att inkludera en hänvisning, eller länk, till den officiella årsredovisningen. Observera att det är viktigt att göra detta på ett sätt så att texten inte kommer med i ESEF-versionen eller ändrar hash-nummer (dvs checksumma) för ESEF-filerna. 

Det är också viktigt att beakta tidpunkten för publicering av årsredovisningen i PDF-format. Om det inte finns mycket starka skäl bör årsredovisning i annat format än den officiella versionen offentliggöras senare än, eller samtidigt, som publicering av ESEF-årsredovisningen.

Vill du veta mer? 

• ESMA Reporting Manual avsnitt Guidance 1.0.2 Presentation of AFRs in other formats than ESEF: ESEF Reporting Manual (europa.eu) 
  
• Report 2022 Corporate reporting enforcement and regulatory activities (avsnitt 5.2.3)