Izjava o zasebnosti

Ko nas angažirate za zagotavljanje strokovnih storitev, zbiramo in uporabljamo osebne podatke, kadar imamo za to v zvezi s temi storitvami utemeljen poslovni razlog. Za pregled naših storitev kliknite tukaj .
Pri zagotavljanju strokovnih storitev strankam EY obdeluje tudi osebne podatke posameznikov, ki niso neposredno naše stranke (na primer zaposleni, stranke ali dobavitelji naših strank). Za dodatne informacije glejte poglavje "Posamezniki, katerih osebne podatke pridobivamo v zvezi z zagotavljanjem storitev našim strankam".
Večino osebnih podatkov, ki jih zbiramo in uporabljamo za zagotavljanje naših storitev, naše stranke posredujejo prostovoljno (ali jih na zahtevo strank zberemo iz virov tretjih oseb). Če ste stranka družbe EY, vam je na splošno jasno, katere osebne podatke zbiramo in uporabljamo. Te informacije lahko vključujejo:

• osnovne informacije, kot so vaše ime, podjetje, kjer ste zaposleni, vaš položaj in vaša povezava s posameznimi osebami;
• kontaktne informacije, kot je vaš poštni naslov, e-poštni naslov in telefonske številke;
• finančne informacije, kot so informacije v zvezi s plačilom;
• vse druge osebne podatke o vas ali tretjih osebah, ki nam jih posredujete, da za vas lahko opravljamo storitve.

Te informacije uporabljamo za:

• opravljanje storitev za vas;
• upravljanje našega odnosa in vzdrževanje pogodbenih odnosov;
• računovodske in davčne namene;
• marketing in poslovni razvoj;
• skladnost z našimi zakonskimi in regulativnimi obveznostmi;
• vzpostavitev, izvajanje ali varovanje zakonskih pravic;
• zgodovinske in statistične namene.

Ker nudimo zelo raznolike storitve, obdelujemo veliko kategorij osebnih podatkov, kot so: V nadaljevanju si oglejte (neizčrpne) primere kategorij osebnih podatkov za naše štiri glavne linije storitev:

V procesu sprejemanja strank, financ, administracije in trženja, vključno s pregledi neodvisnosti revizije, preprečevanja pranja denarja, konfliktov, poslovnega ugleda in financ, ter za izpolnjevanje vseh drugih pravnih ali regulativnih zahtev, ki smo jim podvrženi, obdelujemo tudi identifikacijske podatke in podatke iz preteklosti.

Pregledi lahko obsegajo naslednje:

• pregled identitete: dokazilo o imenu in naslovu;
• dejansko ekonomsko lastništvo gospodarskih in drugih pravnih subjektov;
• pregledi konfliktov: v izogib navzkrižju interesov s katero koli drugo stranko;
• pregledi preprečevanja pranja denarja, kaznivih dejanj in financiranja terorizma;
• pregledi politično izpostavljenih oseb: tistih z vidnimi vlogami v vladi, pravosodju, sodiščih, centralnih bankah, ambasadah, vojski in podjetjih v državni lasti, vključno z njihovimi družinskimi člani in tesnimi sodelavci;
• pregledi negativnih objav v medijih;
• pregledi seznamov vladnih sankcij;
• pregledi neodvisnosti.

Ti pregledi se opravijo iz pravnih, regulativnih ali poslovnih razlogov in jih je času našega sodelovanja treba ponoviti. Kot del teh pregledov moramo obdelati podatke posebnih kategorij (npr. da preverimo, ali ste politično izpostavljena oseba, ali da zberemo informacije o kazenskih obsodbah, kadar tako zahtevajo zakoni o preprečevanju pranja denarja). Pomembno je, da nam posredujete vse potrebne informacije in dokumente, saj to vpliva na našo zmožnost opravljanja storitev za vas.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov naših strank so:

Izvajanje pogodbe

• Skladnost s pravnimi ali regulativnimi obveznostmi;
• naš upravičen interes, da zagotovimo nemotene, stalne, visokokakovostne storitve in hitra izplačila vseh nadomestil, stroškov in dolgov v zvezi z našimi storitvami;
• naš upravičen interes, da razumemo vsako navzkrižje interesov ali izziv na področju zakonodaje o neodvisnosti;
• naš upravičen interes, da zavarujemo EY pred nenamernim ukvarjanjem s kriminalnimi aktivnostmi ali pomočjo pri katerih koli nezakonitih ali goljufivih aktivnostih (npr. terorizmu).

Kot del strokovnih storitev, ki jih opravljamo za stranke, obdelujemo tudi osebne podatke posameznikov, s katerimi nismo v neposrednem (pogodbenem ali drugem) razmerju. Npr. če opravljamo obvezno revizijo, bo morala naša ekipa revidirati poslovne knjige stranke, kar lahko obsega tudi podatke plač zaposlenih pri stranki, podatke o dobaviteljih, finančni administraciji, podatke o tožečih strankah in sodnih postopkih. Še en primer: če v imenu stranke opravljamo skrbni pregled v zvezi z nakupom podjetja, pridobivamo osebne podatke o zaposlenih, vodstvu in strankah podjetja.

Stranke zaprosimo, da nam potrdijo, da so pristojne za posredovanje osebnih podatkov v zvezi z opravljanjem storitev in da so vsi osebni podatki, ki nam jih posredujejo, obdelani v skladu z veljavno zakonodajo.

Ker nudimo zelo raznolike storitve, obdelujemo veliko kategorij osebnih podatkov, kot so:

• osebni podatki (npr. ime, starost, datum rojstva, spol, zakonski stan in država);
• kontaktni podatki (npr. telefonske številke, e-poštni naslovi in poštni naslov);
• finančni podatki (npr. plača, plačilna lista, dohodek, naložbe, nadomestila in davčni status);
• podatki o zaposlitvi (npr. funkcija, položaj, izkušnje, podatki o uspešnosti in številka zaposlenega).

Pri določenih storitvah obdelujemo tudi podatke posebnih kategorij. Npr. v določenih državah se pri opravljanju storitev obračuna davka obdelujejo podatki plačil, ki jih je opravila stranka, njen zakonec ali vzdrževani otroci v zvezi s članstvom v sindikatu, politični stranki, za zdravljenja ali verski dobrodelni ustanovi. Takšne podatke zbiramo namerno in jih bomo uporabili le, kadar je to potrebno pri zagotavljanju storitve, za katero so bili podatki zbrani, npr. določitev pravilnega obdavčenja dohodka stranke in za uveljavljanje pravilnega odbitka davka v zvezi s takšnimi plačili.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov posameznikov, katerih osebne podatke pridobimo v zvezi z opravljanjem storitev našim strankam, so:

• Skladnost s pravnimi ali regulativnimi obveznostmi;
• naš upravičen interes, da svojim strankam zagotovimo nemotene, stalne in visokokakovostne storitve po vsem svetu.

Ko je podjetje v insolvenčnem postopku, se lahko v EY določi enega ali več stečajnih upraviteljev (tj. upraviteljev in likvidatorjev) za obvladovanje zadev, poslovanja in premoženja podjetja. Podobno se lahko v primeru, ko je dolžnik v insolvenčnem postopku ali v postopku preoblikovanja, določi enega ali več EY stečajnih upraviteljev za obvladovanje dolžnikovih zadev, poslovanja in premoženja.

V tem delu:

• Nosilec funkcije je stečajni upravitelj EY.
• Podjetje je insolventni subjekt, za katerega so bili imenovani nosilci funkcije.
• Dolžnik je posameznik, ki je v insolvenčnem postopku ali v postopku preoblikovanja.
• »Vi« pomeni posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki v zvezi z insolvenčnim postopkom podjetja ali dolžnika.

Pri izvajanju insolventnih storitev v EY obdelujemo vaše osebne podatke na podlagi našega upravičenega interesa, da nosilcem funkcije pomagamo izvajati njihove pravne in regulativne obveznosti v zvezi z insolvenčnimi postopki. Zaradi jasnosti podjetje ali dolžnik ostane upravljavec vaših osebnih podatkov, ki se obdelujejo za namene, ki niso povezani s pravnimi in regulativnimi obveznostmi nosilcev funkcije.

Večino osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, prejmemo neposredno od vas, vendar pa osebne podatke o vas prejmemo tudi posredno.

Nosilci funkcij in EY vaše osebne podatke obdelujejo za naslednje namene (seznam ne zajema vseh kategorij):

• komunikacija s podjetjem ali dolžnikovimi upniki in posameznimi upniki: posebne informacije, ki so bistvene za opravljanje zakonskih dolžnosti (te informacije se uporabi za ocenjevanje, npr. upravičenosti do dividend, če se izplačajo);
• zagotavljanje informacij ali poročil vladnim oddelkom, regulativnim organom in ustreznim organom v zvezi z opravljanjem javne funkcije ali odgovarjanjem na prošnje;
• priprava zakonsko določenih poročil;
• upravljanje primerov, vključno z unovčenjem sredstev, dogovorom o terjatvah in izplačilom dobička;
• obdelava za osebne namene zaposlenih v skladu z zakonom in politikami podjetja;
• obračun plač, priprava računov, nadzor nad odplačevanjem kreditov in drugi podatki v zvezi s financami podjetja;
• smiselno in zakonito posredovanje informacij zainteresiranim strankam;
• preprečevanje in zaznava kriminala ali goljufije;
• opredelitev, uveljavljanje ali zagovarjanje pravnih pravic, prejemanje pravnih nasvetov, sprožitev ali zagovarjanje sodnih postopkov;
• skladnost s pravnimi obveznostmi, ki se nanašajo na podjetje ali dolžnika;
• obvladovanje kakovosti in tveganj.

Vrste osebnih podatkov, ki se obdelujejo za zgornje namene, obsegajo (a niso omejene na) ime, naslov, prepoznavo informacij, informacije o plačilni listi ter vse informacije o vašem sodelovanju s podjetjem ali dolžnikom, ki so potrebne za izvajanje zakonitih obveznosti nosilcev funkcije med insolvenčnim postopkom.

V zvezi z vašimi osebnimi podatki imate določene pravice. Če imate vprašanje ali želite uveljaviti svoje pravice, posredujte pisni zahtevek stranki, ki je odgovorna za vaše osebne podatke (podjetje, dolžnik ali nosilec funkcije) z uporabo kontaktnih podatkov, navedenih v sporočilih o insolventnosti.

V naših sistemih upravljanja odnosov s strankami obdelujemo osebne podatke o kontaktih (nekdanjih, obstoječih in bodočih strankah in posameznikih, ki so pri takšnih strankah zaposleni ali z njimi povezani, in o drugih poslovnih kontaktih, kot so nekdanji sodelavci, svetovalci, regulatorji in novinarji). Ti sistemi upravljanja odnosov s strankami podpirajo tržne aktivnosti EY. Kontaktom v naših sistemih upravljanja odnosov s strankam pošiljam naša najnovejša razmišljanja EY (EY Thought Leadership), e-novice, tržna gradiva, priložnosti za izobraževanje, vprašalnike in vabila na dogodke.

V naših sistemih upravljanja odnosov s strankami obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

• ime, naziv delovnega mesta, naslov, e-poštni naslov, telefonsko številko in številko telefaksa;
• ime delodajalca ali organizacije, s katero je povezan posameznik;
• marketinške in uporabniške nastavitve, vključno z informacijo o tem, ali se je posameznik prijavil na marketinška obvestila;
• odgovore na vabila, informacije o branosti, potrditve udeležbe na dogodku z uporabo piškotkov in drugih podobnih tehnologij, ki nam omogočajo, da prilagodimo naše komunikacije.

Podatkov občutljivih kategorij ne zbiramo namerno, razen če nam takšne podatke posredujete, ko se udeležite katerega izmed naših dogodkov (npr. posebne prehranske potrebe, ki razkrijejo vašo versko pripadnost ali alergije na hrano).

Podatki o poslovnih kontaktih v naših marketinških bazah podatkov, ki nimajo aktivnih interakcij z našo vsebino, bodo periodično brisani v skladu z veljavnimi zakonskimi zahtevami. Če ste se odjavili od prejemanja prihodnjih EY publikacij, lahko vaši osnovni kontaktni podatki ostanejo na našem seznamu kontaktov, ki so se odjavili od prejemanja.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov poslovnih kontaktov so:

• izrecno soglasje poslovnega kontakta;
• naš upravičen interes za obvladovanje odnosa z našimi poslovnimi kontakti in posredovanje informacij o EY, naših storitvah in dogodkih, ki jih organiziramo.

Obdelujemo osebne podatke o udeležencih sestankov, konferenc, dogodkov in izobraževanj EY. Postopke prijave na dogodke obvladujemo z različnimi aplikacijami, ki imajo svoje izjave o zasebnosti, kjer je pojasnjeno, zakaj in kako zbirajo in obdelujejo osebne podatke. Udeležence spodbujamo, da si preberejo izjave o zasebnosti v takšnih aplikacijah.

V sklopu naših postopkov organizacije dogodkov obdelujemo naslednje osebne podatke (vendar le v obsegu,potrebnem za posamezen dogodek):

• ime, starost ali datum rojstva;
• informacije o osebju stranke (informacije o domačem in poslovnem naslovu ter poslovne informacije);
• številka kreditne ali debetne kartice;
• informacije o stranki (informacije o domačem in poslovnem naslovu ter poslovne informacije);
• e-poštni naslov;
• spol;
• domači ali drug fizični naslov;
• imena delodajalcev (EY ali podjetje);
• poklic (delovno mesto);
• številka potnega lista;
• URL osebne spletne strani (če imate osebno spletno stran, ki jo želite deliti);
• številka telefona ali telefaksa;
• podatki, povezani z dogodkom, kot so: prehranske omejitve ali posebne zahteve, ali ste se že registrirali, status udeleženca/vrsta udeležbe, sodelovanje pri intervjujih z mediji, predhodne izkušnje na dogodkih, čas prihoda/odhoda, čas prijave/odjave v hotelu, podatki o letu (letalska družba, datum prihoda in odhoda).

Podatkov občutljivih kategorij ne zbiramo namerno, razen če nam takšne podatke posredujete (npr. posebne prehranske potrebe, ki razkrijejo vašo versko pripadnost ali alergije na hrano, ali drugi podatki, ki se nanašajo na vaše zdravje in so potrebni za zagotovitev morebitno potrebne pomoči udeležencem, npr. če bo treba zagotoviti invalidski voziček).

Udeleženci dogodkov EY, ki so organizirani zunaj prostorov EY, morajo za namen identifikacije predložiti identifikacijski dokument s fotografijo, s čimer zavarujemo svoje zaposlene, premoženje in informacije ter nepooblaščenim osebam preprečimo dostop do dogodkov EY zunaj prostorov EY.

EY lahko fotografira in snema zvočne ali video posnetke na javnih delih svojih, in jih uporablja za tržna gradiva. Posneli bomo slike in glasove udeležencev. Posnetke bomo uredili, razmnožili, predstavili, objavili ali razširili.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov udeležencev so:

• izrecno soglasje udeleženca;
• naš upravičen interes za organiziranje dogodkov in upravljanje procesa prijave na takšne dogodke;
• naš upravičen interes za varovanje naših zaposlenih, premoženja in informacij ter preprečevanje nepooblaščenim osebam, da bi pridobile dostop do dogodkov EY zunaj prostorov EY;
• naš upravičen interes za širjenje informacij o EY, naših storitvah in dogodkih, ki jih organiziramo.

Zunanjim uporabnikom nudimo dostop do različnih aplikacij, ki jih upravljamo (na primer portal EY Client in platforma My EY). Kadar aplikacija osebne podatke obdeluje na način, ki presegajo uporabo osnovnih kontaktnih podatkov za avtentifikacijo, aplikacija vsebuje ločeno izjavo o zasebnosti, v kateri je razloženo, zakaj in kako ta aplikacija zbira in obdeluje osebne podatke. Posameznike, ki uporabljajo naše aplikacije, spodbujamo, da si preberejo izjave o zasebnosti teh aplikacij.

V EY uporabljamo različna orodja za varovanje naše infrastrukture informacijske tehnologije, vključno z e-pošto. Primeri takšnih orodij so:

• sistemi, ki optično preberejo vhodno e-pošto, namenjeno prejemnikom v EY, in tako preverijo sumljive priponke in URL-je za preprečevanje zlonamernih napadov;
• orodja, ki zaznajo nevarnost zlonamernih napadov;
• orodja, ki preprečijo določene vsebine ali spletne strani.

Če si izmenjate e-pošto s prejemnikom v EY, bodo vaša e-sporočila optično prebrala orodja EY  za varovanje infrastrukture informacijske tehnologije, kar pomeni, da bodo vsebino lahko prebrale tudi pooblaščene osebe v EY in ne le ciljni prejemnik sporočila.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov posameznikov, ki si z EY dopisujejo po e-mailu:

• naš upravičen interes za varovanje naše infrastrukture informacijske tehnologije pred nepooblaščenim dostopom ali uhajanjem podatkov;
• naš upravičen interes za analizo e-poštnega prometa

EY telefonske storitve se izvajajo interno. Kadar kličete naše zaposlene, se na EY strežnikih shrani le vaša telefonska številka, ki jo prejemnik klica prejme na svoj telefonsko napravo in prek e-pošte. EY ne zbira nobenih drugih osebnih identifikacijskih podatkov, lahko pa se shranjujejo tehnični dnevniki in poročila, ki se uprabljajo za odpravljanje težav.

EY storitve za glasovna sporočila podpira Microsoft. Ko pokličete naše zaposlene in jim pustite glasovno sporočilo, bo to glasovno sporočilo in vsi osebni podatki, ki jih vsebuje, shranjeno na globalnih strežnikih Microsoft Azure, oseba, ki ste jo klicali, pa ga bo dobila prek e-pošte v formatu MP3. Microsoft ne hrani podatkov o klicih v povezavi z vašimi klici oseb, zaposlenih v EY.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov, ki si z EY komunicirajo prek telefona in glasovnih sporočil:

• naš upravičen interes za ohranjanje komunikacijskih omrežij.

V zvezi z razpoložljivimi zaposlitvenimi možnostmi v EY zbiramo informacije od kandidatov in o njih. Informacije, ki jih zbiramo, način, kako jih uporabljamo, in čas, ko se zbirajo, se razlikujejo glede na državo, kjer se prijavite na delovno mesto. Na splošno se podatki, ki jih zbiramo o naših kandidatih za delovna mesta, nanašajo na življenjepise ali CV-je, identifikacijske dokumente, potrdila o izobrazbi, poklicne izkušnje, informacije o zaposlitvi in reference.

Vaše osebne podatke uporabljamo, da povežemo vaše znanje, izkušnje in izobrazbo z določenimi delovnimi mesti, ki jih ponujamo v EY. Te informacije posredujemo ustreznim kadrovskim vodjem in osebam, vključenim v postopek zaposlovanja, ki se odločijo, ali vas bomo povabili na razgovor ali ne. Če boste povabljeni na razgovor (ali ustreznik) in nadaljnje postopke, bomo zbrali dodatne informacije, kar obsega zapiske z razgovora, rezultate ocenjevalnega postopka, povratne informacije in podatke o ponudbi.

V povezavi z našimi dejavnostmi zaposlovanja, vključno z vlogami za zaposlitev in uvajanjem, od kandidatov zbiramo tudi podatke posebnih kategorij, kjer nas k temu zavezuje delovno pravo. Takšne informacije so pomembne za njihovo bodoče delovno okolje v EY ali zagotavljanje zaslužkov. Posamezniki nam lahko podajo tudi izrecno dovoljenje za zbiranje takšnih informacij, če to dovoljuje zakonodaja. Na primer, kjer to dovoljuje veljavna zakonodaja, bomo zbirali informacije o posameznikovih nezmožnostih, da bomo lahko analizirali raznolikost naše delovne sile. Ko se zaključi uvajanje posameznika, bomo njegove informacije o nezmožnostih uporabili tudi za zagotovitev ustreznega delovnega okolja. Preveriti bomo morali tudi kazensko ozadje določenih kandidatov, da ocenimo njihovo upravičenost do zaposlitve v EY ali pri strankah EY. V določenih državah bomo za namene spremljanja raznolikosti kandidate prosili tudi, da navedejo različne informacije o svoji rasi in etničnosti ter spolni usmerjenosti, čeprav bo posredovanje takšnih informacij popolnoma prostovoljno. Če kandidat ne bo prostovoljno posredoval teh informacij, pa bomo morda v skladu z zakonodajo primorani sami oceniti takšne kriterije.

zakaj in kako se zbirajo takšni osebni podatki in kako jih aplikacije obdelujejo. Posameznike, ki uporabljajo naša orodja in spletne strani za zaposlovanje, spodbujamo, da preberejo izjave o zasebnosti, ki so na voljo za takšna orodja in spletne strani.

Odvisno od države, kjer se prijavite, v EY zbiramo osebne podatke o kandidatih (»vas«) iz naslednjih virov:

• neposredno od vas – npr. informacije, ki ste jih navedli v prijavi na delovno mesto neposredno prek spletne strani EY za zaposlitev (dodatne informacije o tem, kako se vaši podatki obdelujejo v našem globalnem sistemu za zaposlovanje, so na voljo v izjavi o zasebnosti v tem sistemu);
• od agencij za zaposlovanje – npr. ko agencija za zaposlovanje, ki ima vaše podatke, stopi v stik z nami, da vas priporoči kot potencialnega kandidata;
• prek javno razpoložljivih spletnih virov – npr. kjer imate javno objavljen poklicni profil (npr. na spletni strani vašega trenutnega delodajalca ali npr. na LinkedInu);
• prek referenc – npr. prek reference od prejšnjega zaposlenega ali delodajalca ali od priporočnika, ki ste ga navedli;
• iz rezultatov pregledov izobrazbe in izkušenj.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov naših kandidatov za delovna mesta so:

• izrecno soglasje kandidata;
• naš upravičen interes za privabljanje, prepoznavo in iskanje talentov;
• naš upravičen interes za obdelavo in obvladovanje vlog za delovna mesta v EY, vključno s pregledom in izbiro kandidatov;
• naš upravičen interes za zaposlovanje in uvajanje kandidatov, tako da uspešnim kandidatom pripravimo ponudbo in opravimo preglede pred nastopom zaposlitve;
• naš upravičen interes za obvladovanje naših spletnih strani za zaposlitev (vključno z izvajanjem statističnih analiz);
• skladnost z zakonskimi ali regulativnimi obveznostmi (pri izvajanju pregledov ozadja za zagotovitev, da je kandidat upravičen do dela).

EY želi ohranjati vseživljenjski, obojestransko koristen odnos z našimi alumni (nekdanji partnerji družb članic, zaposleni in izvajalci). Če vas povabimo v našo skupnost nekdanjih sodelavcev, bomo uporabili vaše ime, kontaktne podatke, vlogo, zadnje delovno mesto v EY, položaj, linijo storitev in državo, da vas vključimo v eno izmed naših baz podatkov nekdanjih sodelavcev, razen če ste navedli, da ne želite sodelovati v programu EY alumni. Ustvarite lahko podrobnejši profil in se odločite, koliko dodatnih informacij želite deliti z EY in širšo skupnostjo nekdanjih sodelavcev.

Naše baze podatkov o nekdanjih sodelavcih imajo svoje izjave o zasebnosti, kjer je pojasnjeno, zakaj in kako se zbirajo takšni osebni podatki in kako jih aplikacije obdelujejo. Posameznike, ki uporabljajo naše baze podatkov o nekdanjih sodelavcih, spodbujamo, da preberejo izjave o zasebnosti v teh aplikacijah.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov naših nekdanjih sodelavcev so:

• izrecno soglasje nekdanjih sodelavcev;
• naš upravičen interes, da ohranjamo dober odnos z našimi nekdanjimi sodelavci, jim pošiljamo publikacije o EY in naših storitvah, povabimo nekdanje sodelavce na dogodke in jim pomagamo, da vzdržujejo medsebojne stike.

Osebne podatke naših dobaviteljev (vključno s podizvajalci in posamezniki, ki so povezani z našimi dobavitelji in izvajalci) obdelujemo z namenom upravljanja našega razmerja in pogodbe ter za prejem storitev od naših dobaviteljev.

Osebni podatki, ki jih obdelujemo, so običajno omejeni na kontaktne informacije (ime, ime delodajalca, telefon, e-pošta in drugi kontaktni podatki) in finančne informacije (informacije v zvezi s plačili).

Poleg tega podatke o naših dobaviteljih uporabljamo tudi, da preverimo, ali obstaja navzkrižje interesov ali omejitev glede neodvisnosti revidiranja pri določanju dobavitelja. Preden začnemo sodelovati z novim dobaviteljem, opravimo tudi preglede neodvisnosti revidiranja in druge preglede, ki jih zahteva zakonodaja ali predpis, npr. preglede negativnih objav v medijih, podkupovanja in korupcije ter druge preglede finančnega kriminala.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov naših dobaviteljev so:

• Izvajanje pogodbe
• Skladnost s pravnimi ali regulativnimi obveznostmi;
• naš upravičen interes za upravljanje plačil, nadomestil in stroškov ter za pobiranje in izterjavo denarja, ki je dolgovan EY;
• naš upravičen interes, da razumemo vsako navzkrižje interesov ali izziv na področju zakonodaje o neodvisnosti;
• naš upravičen interes, da zavarujemo EY pred nenamernim ukvarjanjem s kriminalnimi aktivnostmi ali pomočjo pri katerih koli nezakonitih ali goljufivih aktivnostih (npr. terorizmu).

EY/Ethics zaposlenim v EY, strankam in drugim zunaj EY omogoča zaupno in anonimno ali odkrito prijavo aktivnosti, ki vključujejo neetično ali nezakonito vedenje, ki je v nasprotju s strokovnimi standardi ali kakor koli drugače neskladno z našim Globalnim kodeksom ravnanja. Prijave se lahko posredujejo po spletu ali telefonu.

EY/Ethics ima svojo izjavo o zasebnosti in obrazec za soglasje, ki opisujeta prakse, ki jim v EY sledimo v zvezi z EY/Ethics. Posameznike, ki uporabljajo EY/Ethics, spodbujamo, da preberejo to obvestilo in obrazec za soglasje.

Ko obiščete naše prostore, obdelamo vaše osebne podatke, da vam zagotovimo določene možnosti (npr. dostop do naših stavb in konferenčnih sob ali brezžičnega interneta), nadziramo dostop do naših stavb in zavarujemo svoje prostore, osebje, blago in zaupne podatke (npr. z uporabo video nadzora CCTV).

Osebni podatki, ki jih zbiramo, so običajno omejeni na vaše ime, kontaktne informacije, lokacijo in čas, ko vstopite in izstopite iz naših prostorov.

Evidence obiskovalcev in izkaznice za vstop
Obiskovalci naših prostorov se morajo vpisati na recepciji. Takšno evidenco obiskovalcev hranimo kratek čas. Za dostop dobijo obiskovalci naših prostorov začasno izkaznico za vstop. V evidencah obiskovalcev bomo preverili, ali so izkaznice za vstop vrnjene. Poleg tega jih bomo uporabili za vpogled v varnostne incidente in za nujne primere (npr. če je treba evakuirati pisarno).

Brezžični internet
Nadziramo in beležimo promet na naših brezžičnih internetnih omrežjih. S tem lahko dobimo omejene informacije o uporabnikovem omrežnem vedenju, lahko pa tudi vidimo vsaj naslove vira in destinacije, kjer se uporabnik povezuje.

Video nadzor CCTV
V EY uporabljamo video nadzor CCTV, kjer je to dovoljeno z zakonom. Posnetki CCTV so varno shranjeni in dostopni le v nujnih primerih (npr. za ogled incidentov). Posnetke CCTV lahko razkrijemo organom kazenskega pregona. Razkrili jih bomo tudi našim zavarovateljem, da bodo lahko obdelali zavarovalne zahtevke zaradi incidentov. Običajno se posnetki CCTV po kratkem času izbrišejo ali samodejno presnamejo, razen če se prepozna težava, ki zahteva nadaljnjo preiskavo.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov obiskovalcev naših pisarn je:

• naš upravičen interes za varovanje naših prostorov, osebja, blaga in zaupnih podatkov;
• naš upravičen interes za preprečevanje in zaznavo kriminala ter pripravo, uveljavljanje in zagovarjanje pravnih zahtevkov.