Efektívne riadenie ľudských zdrojov

Prostredníctvom procesného auditu vám môžeme pomôcť nájsť odpovede na otázky uvedené vyššie. Procesný audit je analýza efektivity aktuálnej organizačnej štruktúry a procesov v spoločnosti. Jeho výsledkom je nezávislé vyhodnotenie pracovného vyťaženia jednotlivých zamestnancov, ako aj celých tímov.

Súčasťou procesného auditu môže byť aj identifikácia duplicitných aktivít a činností, ktoré sú vhodné pre outsourcing, centralizáciu alebo automatizáciu na základe objektívnych dát (procesný mining) a návrh konkrétnych zlepšení organizačnej štruktúry.

K prevereniu pracovnej vyťaženosti možno pristúpiť dvoma spôsobmi. Prvým je použitie nástroja procesného miningu, ktorým sa docieli, že jednotlivé výstupy a odporúčania budú založené na dátach a objektívnych informáciách o strávenom čase. Vďaka monitorovaciemu softvéru sa eliminuje nutnosť uskutočniť riadené rozhovory s vybranými vlastníkmi procesov s cieľom pochopiť ich vyťaženosť a zároveň sa hodnotené informácie získajú objektívne a v reálnom čase.

Druhou možnosťou je nahradiť procesný mining rozhovormi a spoluprácou so zamestnancami, a to tak, aby zamestnanci zaznamenali a pomenovali svoje pracovné činnosti a strávený čas. Takáto alternatíva sa následne doplní ďalšími krokmi, aby sa vytvorilo čo možno najobjektívnejšie hodnotenie.

Naše skúsenosti

Dĺžka a hĺbka procesného auditu závisia najmä od požiadaviek našich klientov. Ako príklad však možno uviesť vykonanie procesného auditu v spoločnosti pôsobiacej vo finančnom sektore. Audit sa vykonal v priebehu desiatich týždňov, pričom výsledkom bolo vytvorenie návrhu organizačných zmien v spoločnosti a navrhnutie konkrétnych opatrení v rámci personálnej a organizačnej agendy. Tým sa docielilo zníženie všetkých mzdových nákladov o 10 % ročne. Zároveň sa identifikovali ďalšie možnosti outsourcingu a centralizácie procesov.

Čo môže zamestnávateľ spraviť svojpomocne?

Predtým než sa spoločnosť pustí do rozsiahleho procesného auditu, môže podniknúť niekoľko krokov, ktoré jej poskytnú prvotné nahliadnutie do efektivity organizačného nastavenia.

Zamestnávateľ sa môže svojpomocne zamerať na štruktúru organizácie a porovnať pomery medzi zamestnancami a príslušnými nadriadenými. Preverí tak, v ktorých oddeleniach alebo tímoch je na prvý pohľad nadbytok vedúcich pozícií a, naopak, ktoré organizačné útvary vyzerajú poddimenzované a kde sú manažéri zaťažení príliš vysokým počtom priamych podriadených.

Spoločnosť môže tiež spraviť základnú nákladovú analýzu, z ktorej sa dá určiť, ktoré tímy a pozície sú pre spoločnosť najnákladnejšie, a overiť, či tento náklad korešponduje s hodnotou, ktorú dané pozície spoločnosti prinášajú.

Aj keď akákoľvek spoločnosť môže vykonať procesný audit nezávisle od svojej veľkosti alebo odvetvia, v ktorom pôsobí, procesný audit je obzvlášť nápomocný v prípade uskutočnenia podnikových akvizícií alebo pri zmenách podnikateľskej stratégie či funkcií v spoločnosti.

V EY asistujeme našim klientom pri výbere a nastavení vhodných kvantitatívnych a kvalitatívnych parametrov hodnotenia zamestnancov a praktickej implementácii týchto princípov do odmeňovacích modelov. Takáto podpora je vhodná najmä pri strategických zmenách v spoločnosti (zmena firemnej filozofie) či ako podklad pre kolektívne vyjednávanie.

Pri asistencii s nastavením odmeňovacieho modelu zamestnancov zohľadňujeme viacero aspektov, okrem iného trh, na ktorom zamestnávateľ pôsobí, odlíšenie sa od konkurencie, strategické ciele spoločnosti, rozpočet zamestnávateľa, ako aj adresnosť či nastavenie a implementáciu dlhodobých odmeňovacích schém. Takéto nastavenie vieme vždy podrobiť preskúmaniu aj z pohľadu práva, daní a odvodov.

Súčasťou asistencie môže byť aj podpora lídrov v schopnosti rozvíjať ľudí, segmentácia zamestnancov a nastavenie rozvojových plánov v závislosti od druhu práce.

Naše skúsenosti

Nastavenie ukazovateľov výkonnosti pre spoločnosť pôsobiacu v sektore zdieľaných služieb s dlhodobým problémom v oblasti spracovávania faktúr v priebehu desiatich týždňov. Výsledkom bola správa obsahujúca komplexný návrh optimalizácie procesov, ako aj návrh na vytvorenie odmeňovacieho modelu pre zamestnancov v závislosti od rýchlosti spracovania nevybavených a nových faktúr.

Výsledkom bolo vysporiadanie tisícok nevybavených faktúr v priebehu siedmich týždňov a zvrátenie negatívneho trendu v porovnaní s minulými obdobiami.

Čo môže zamestnávateľ spraviť svojpomocne?

Zamestnávatelia, ktorí sa domnievajú, že je potrebné uskutočniť zmenu ukazovateľov výkonnosti, môžu vykonať viacero svojpomocných krokov, a to:

• Vyhodnotiť voľne dostupné trhové dáta týkajúce sa odmeňovania obdobných pozícií.
• Podporiť otvorenú komunikáciu v spoločnosti v oblasti spokojnosti zamestnancov s odmeňovaním (napr. formou anonymných dotazníkov).
• Prehodnotiť, či odmeňovací model adresuje strategické ciele spoločnosti a hlavné výzvy, ktorým spoločnosť čelí.