“Au départ, nous avons été invités à rédiger un texte d’orientation afin d'améliorer le reporting de projets internes et de les rendre plus pérennes”, souligne Davy Van Ingelgem. “À cette fin, nous avons procédé à une analyse qui a démontré que, en plus de renouveler le système, nous devions simplifier les processus financiers et davantage les aligner. Et ce, sans négliger l'individualité de chaque entité. Ensemble, nous voulons profiter de l'occasion pour optimiser et standardiser au maximum les processus, en intégrant dans cette réflexion les caractéristiques propres au ‘groupe’ que représente la Ville d'Anvers dans sa globalité.”
En tant que Partner chez EY, Davy Van Ingelgem dirige le service SAP belge en mettant l'accent sur la business integration. “Nous aidons nos clients à atteindre une adhésion maximale au nouveau système, et nous nous assurons que tous les utilisateurs se sentent aussi impliqués, à l’aise et compétents que possible pour interagir avec lui.
Outre les aspects techniques du système, nous tentons de mettre en œuvre une transformation sur les plans à la fois business et humains chez le client. Et ici, à Anvers, nous nous attelons à formuler les bons objectifs en concertation avec la Ville, et à les atteindre. Le but est de développer une plateforme technologique faite pour durer, soutenue par la Ville et ses employés.”
“Nous finalisons actuellement la phase de conception qui consiste à dessiner le futur mode de travail et le futur système. Nous déploierons une première partie de ce plan en 2024; la seconde phase suivra un an plus tard. Début 2026, la transformation des systèmes et processus financiers sera achevée. Et bien sûr, nous continuerons à les optimiser en cours de route.”
Priorité à la sécurité
La Ville a délibérément choisi un partenaire externe pour le processus de transformation. “EY a accumulé des années d'expérience dans les grands projets, tant dans le secteur privé qu’auprès des entreprises publiques”, pointe Koen Kennis.
“De plus, il s'agit d'un opérateur neutre. Les employés municipaux ont développé leurs propres processus au fil des ans: le partenaire externe les examine et en extrait des processus plus simples.”